Наказ про надання права підпису документів

Коли потрібен наказ про надання права підпису документів?

Наказ про надання права підпису документів оформлюється тоді, коли керівник не підписує всі документи особисто або коли внутрішні процеси підприємства потребують розподілу повноважень між працівниками. Найчастіше це стосується бухгалтерії, відділу кадрів, складу, юридичного відділу, відділу закупівель, продажів або філії підприємства.

Документ потрібен, якщо головному бухгалтеру надається право підписувати фінансові документи, менеджеру — видаткові накладні та акти виконаних робіт, начальнику відділу кадрів — довідки й кадрові повідомлення, а керівнику філії — листи та документи в межах діяльності підрозділу. Наказ також використовують під час відпустки, хвороби або відрядження директора, коли частину підписних повноважень тимчасово передають заступнику.

Важливо відрізняти наказ від довіреності. Наказ діє як внутрішній управлінський документ, а довіреність часто потрібна для представництва перед третіми особами, банками, судами, державними органами чи контрагентами.

Хто має право подати

Ініціатором підготовки наказу зазвичай виступає керівник підприємства, кадрова служба, бухгалтерія, юридичний відділ або керівник структурного підрозділу. Сам наказ видає особа, яка має управлінські повноваження діяти від імені організації: директор, генеральний директор, голова правління, керівник установи або інша особа, визначена статутом, положенням чи установчими документами.

Право підпису може надаватися працівнику, який перебуває у трудових відносинах з роботодавцем, або посадовій особі, повноваження якої випливають з посади. Для працівника важливо, щоб обсяг підпису відповідав його посадовим обов’язкам, кваліфікації та фактичним функціям. Якщо особа підписуватиме документи поза межами внутрішньої діяльності підприємства, до наказу часто додають або окремо оформлюють довіреність.

Куди подається наказ про надання права підпису документів

Наказ на право підпису документів є внутрішнім документом підприємства, тому він не подається до ЦНАП, податкової служби чи іншого органу автоматично після видання. Оригінал зберігається у роботодавця: у службі діловодства, кадровому підрозділі, бухгалтерії або юридичному відділі залежно від внутрішнього порядку документообігу.

Копія наказу може передаватися тим підрозділам і особам, яким потрібно перевірити повноваження підписанта. Наприклад, бухгалтерія використовує його для підтвердження права підпису первинних документів, банк може попросити копію разом із карткою зі зразками підписів, контрагент — для перевірки особи, яка підписує акти чи накладні. Якщо документ стосується електронного документообігу, наказ може бути підставою для надання доступу до системи та кваліфікованого електронного підпису.

Підстава видання наказу

Підставою для видання наказу може бути потреба організувати документообіг, розподілити функції між працівниками, забезпечити безперервну роботу підприємства або підтвердити повноваження певної посадової особи. У наказі бажано зазначити конкретну причину: виробнича необхідність, затвердження внутрішнього порядку підписання документів, тимчасова відсутність керівника, зміна структури підприємства, призначення працівника на посаду або впровадження електронного документообігу.

Якщо право підпису пов’язане з посадою, підставою можуть бути штатний розпис, посадова інструкція, положення про структурний підрозділ, трудовий договір або контракт. Якщо право надається тимчасово, у підставі варто послатися на наказ про відпустку, відрядження, тимчасове виконання обов’язків або інший внутрішній документ.

Які документи додаються

Перелік додатків залежить від того, які саме документи працівник підписуватиме і чи потрібно підтверджувати його повноваження перед третіми особами. Для внутрішнього наказу часто достатньо кадрових та організаційних документів, але для банків, контрагентів або електронного документообігу можуть знадобитися додаткові підтвердження.

• проєкт наказу про надання права підпису документів;
• посадова інструкція працівника або витяг з неї;
• положення про структурний підрозділ, якщо повноваження пов’язані з роботою відділу;
• наказ про призначення працівника на посаду або переведення;
• зразок підпису працівника, якщо це передбачено внутрішніми правилами;
• перелік документів, які дозволено підписувати;
• довіреність, якщо працівник представлятиме підприємство перед контрагентами, банком або державними органами;
• документи щодо доступу до електронного документообігу або кваліфікованого електронного підпису.

Структура та обов’язкові реквізити

Зразок наказу на право підпису документів має містити всі реквізити управлінського документа, щоб у контрагентів, бухгалтерії або перевіряючих не виникало сумнівів щодо його чинності. Найважливіше — чітко визначити особу, якій надається право підпису, перелік документів і межі повноважень.

• повна назва підприємства, установи або організації;
• назва документа — наказ;
• дата, номер і місце видання;
• заголовок, наприклад «Про надання права підпису документів»;
• підстава видання наказу;
• прізвище, ім’я, по батькові та посада працівника;
• перелік документів, які працівник має право підписувати;
• строк дії повноважень або дата початку їх застосування;
• умови використання підпису, зокрема в паперовій чи електронній формі;
• відповідальна особа за контроль виконання наказу;
• підпис керівника;
• відмітка про ознайомлення працівника з наказом.

Якщо повноваження обмежені сумою, видом операцій, підрозділом або конкретними контрагентами, ці обмеження потрібно прописати без двозначностей.

Як правильно заповнити

Під час заповнення наказу не варто обмежуватися загальною фразою «надати право підпису документів». Такий запис може створити ризик надто широкого тлумачення повноважень. Краще зазначити конкретні групи документів: акти виконаних робіт, видаткові накладні, рахунки, кадрові довідки, листи, договори певного виду, документи складського обліку або внутрішні службові документи.

У тексті наказу потрібно вказати, з якої дати працівник набуває право підпису. Якщо повноваження тимчасові, зазначається кінцева дата або подія, після якої вони припиняються, наприклад вихід директора з відпустки. Якщо наказ діє без визначеної кінцевої дати, можна зазначити, що він діє до скасування або до зміни посадових повноважень працівника.

Окремо варто прописати, чи поширюється наказ на електронні документи. Якщо працівник підписує документи кваліфікованим електронним підписом, формулювання має узгоджуватися з правилами електронного документообігу підприємства. Для зовнішніх документів бажано перевірити, чи не потрібна додаткова довіреність.

Ознайомлення працівника з наказом

Працівник, якому надається право підпису, має бути ознайомлений з наказом під підпис. Це підтверджує, що він знає обсяг своїх повноважень, дату початку їх дії та обмеження. Відмітка про ознайомлення зазвичай містить фразу «З наказом ознайомлений», підпис, ініціали та дату.

Якщо наказ стосується кількох працівників, доцільно оформити окремий аркуш ознайомлення або таблицю в кінці наказу. Для дистанційної роботи чи електронного документообігу ознайомлення може проводитися через внутрішню систему підприємства, якщо такий порядок передбачений локальними актами. Важливо, щоб роботодавець міг підтвердити факт ознайомлення у разі спору або перевірки.

Типові помилки

Помилки в наказі найчастіше виникають через нечіткий опис повноважень або відсутність зв’язку між посадою працівника і документами, які він підписує. Це може призвести до відмови контрагента прийняти документ або до внутрішніх спорів щодо відповідальності.

• не зазначено конкретний перелік документів, які дозволено підписувати;
• право підпису надано особі без уточнення посади;
• немає дати початку дії повноважень;
• не визначено строк дії тимчасового права підпису;
• наказом намагаються замінити довіреність там, де потрібне представництво перед третіми особами;
• відсутня відмітка про ознайомлення працівника;
• не враховано електронний підпис і електронний документообіг;
• використано старий бланк із неправильними реквізитами підприємства.

Строки розгляду

Наказ про надання права підпису документів не проходить зовнішню процедуру розгляду, оскільки це внутрішній управлінський акт. Він набирає чинності з дати, зазначеної в тексті, або з дати підписання керівником, якщо інше не встановлено самим наказом.

На практиці проєкт наказу готується кадровою службою, юристом, бухгалтерією або секретаріатом, після чого погоджується з керівником і за потреби з відповідальними підрозділами. Якщо наказ потрібен для банку, контрагента чи електронного документообігу, бажано оформити його до моменту підписання перших документів уповноваженою особою.

Часті питання

Чи можна використовувати наказ замість довіреності?

Не завжди. Наказ підтверджує внутрішній розподіл повноважень у підприємстві. Якщо працівник представляє організацію перед банком, державним органом, судом або контрагентом, часто потрібна довіреність. У багатьох ситуаціях наказ і довіреність використовуються разом.

Чи потрібно нотаріально посвідчувати наказ на право підпису?

Ні, наказ як внутрішній документ підприємства нотаріально не посвідчується. Його підписує керівник або інша уповноважена особа. Нотаріальне посвідчення може стосуватися окремої довіреності, якщо цього вимагає характер дій або вимоги органу, до якого звертається представник.

Чи можна надати право підпису кільком працівникам одним наказом?

Так, одним наказом можна визначити кількох працівників і для кожного окремо зазначити перелік документів, які він має право підписувати. Щоб уникнути плутанини, доцільно оформити таблицю з посадами, видами документів, строком дії повноважень і обмеженнями.

Чи має головний бухгалтер право підпису без окремого наказу?

Окремі повноваження головного бухгалтера можуть випливати з посадових обов’язків і внутрішніх документів підприємства. Проте для чіткого підтвердження права підписувати певні фінансові, первинні або звітні документи доцільно видати окремий наказ або передбачити це в локальному акті.

Чи можна надати право підпису договорів менеджеру?

Можна, але потрібно чітко визначити види договорів, межі суми, територію або напрям діяльності, якщо такі обмеження потрібні. Для підписання договорів із контрагентами зазвичай додатково оформлюється довіреність, оскільки контрагент має бачити належне підтвердження представництва.

Чи діє наказ на електронні документи?

Так, якщо це прямо передбачено наказом або внутрішніми правилами електронного документообігу. У тексті бажано зазначити, що працівник має право підписувати відповідні документи в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису.

Як скасувати право підпису документів?

Право підпису скасовується окремим наказом керівника або припиняється у випадку, визначеному в первинному наказі: закінчення строку, переведення працівника, звільнення, повернення директора з відпустки чи зміна внутрішнього порядку документообігу.

Чи потрібно реєструвати наказ у журналі?

Так, наказ варто зареєструвати відповідно до внутрішньої системи діловодства підприємства. Залежно від змісту він може належати до наказів з основної діяльності або організаційно-розпорядчих документів. Реєстраційний номер допомагає підтвердити дату видання та чинність документа.