Наказ про зміну істотних умов праці

Коли потрібен наказ про зміну істотних умов праці?

Наказ про зміну істотних умов праці оформлюється тоді, коли роботодавець не переводить працівника на іншу роботу, але змінює умови, за яких він виконує свою трудову функцію. Йдеться не про разову зміну графіка чи тимчасове доручення, а про зміну умов, які впливають на оплату, режим, пільги, тривалість робочого часу або організацію роботи.

Такий наказ застосовується, наприклад, при запровадженні змінного графіка, переході на неповний робочий час, зміні системи преміювання, перегляді посадових окладів у межах законодавства, зміні найменування посади, скасуванні окремих доплат, зміні робочого місця в межах тієї самої місцевості або перерозподілі функцій без зміни посади.

Важливо, щоб зміни були пов’язані з реальними змінами в організації виробництва і праці. Якщо роботодавець просто хоче погіршити умови конкретному працівнику без об’єктивної причини, такий наказ може бути оскаржений.

Хто має право подати

Наказ не подається до зовнішнього органу як заява чи скарга. Його видає роботодавець у межах своїх повноважень. Підписантом зазвичай є директор, керівник установи, голова правління, уповноважена посадова особа або фізична особа-підприємець, яка використовує найману працю.

Проєкт наказу найчастіше готує кадрова служба, юрист, бухгалтерія або керівник структурного підрозділу. Якщо зміни стосуються оплати праці, до підготовки обов’язково залучається бухгалтерія або особа, відповідальна за нарахування заробітної плати. Якщо на підприємстві діє профспілка, у певних випадках враховується її позиція відповідно до трудового законодавства та колективного договору.

Куди подається наказ про зміну істотних умов праці

Наказ про зміну умов праці є внутрішнім кадровим документом роботодавця. Він не подається до ЦНАП, суду, податкової служби чи Пенсійного фонду для затвердження. Документ реєструється у журналі наказів з кадрових питань або в іншій системі внутрішнього документообігу підприємства.

Після підписання наказ доводиться до відома працівників, яких він стосується. Один примірник або оригінал зберігається у роботодавця, а копії чи витяги можуть передаватися до кадрової служби, бухгалтерії, керівникам підрозділів. Якщо працівник надалі оскаржує зміну умов або звільнення через відмову продовжувати роботу, наказ може подаватися як доказ до суду чи Держпраці.

Підстава видання наказу

Підставою для наказу мають бути не формальні побажання керівника, а документи, які підтверджують зміну організації виробництва і праці. Це може бути рішення власника або уповноваженого органу, новий штатний розпис, зміна структури підприємства, запровадження нового режиму роботи, оптимізація виробничих процесів, зміна технології, скорочення окремих функцій або оновлення положення про оплату праці.

У наказі бажано чітко зазначити, які саме обставини стали причиною змін. Наприклад, не варто обмежуватися фразою «у зв’язку з виробничою необхідністю». Краще вказати конкретніше: «у зв’язку зі зміною режиму роботи відділу продажів», «у зв’язку із затвердженням нового штатного розпису», «у зв’язку із запровадженням змінної організації роботи».

Які документи додаються

До наказу бажано сформувати пакет документів, який підтверджує законність і послідовність дій роботодавця. Перелік залежить від того, які саме умови змінюються: оплата, графік, посада, режим роботи, місце виконання роботи чи інші умови.

• службова записка керівника підрозділу або обґрунтування необхідності змін;
• рішення власника, протокол, розпорядження або інший управлінський документ;
• новий або змінений штатний розпис;
• проєкт змін до правил внутрішнього трудового розпорядку;
• новий графік змінності, графік роботи або графік обліку робочого часу;
• зміни до положення про оплату праці чи преміювання;
• письмові повідомлення працівникам про зміну істотних умов праці;
• аркуші ознайомлення працівників з наказом;
• заяви працівників про згоду або відмову продовжувати роботу в нових умовах, якщо вони подані.

Структура та обов’язкові реквізити

Зразок наказу про зміну істотних умов праці має містити всі реквізити кадрового документа. Чим чіткіше описані підстави, дата запровадження змін і коло працівників, тим менше ризиків для роботодавця у разі спору. Якщо зміни стосуються кількох працівників, їх можна перелічити в тексті наказу або оформити окремий додаток.

• повне найменування роботодавця або дані ФОП;
• назва документа: «Наказ»;
• дата, номер і місце складання;
• заголовок: «Про зміну істотних умов праці»;
• опис підстав для внесення змін;
• перелік умов, які змінюються;
• дата, з якої нові умови починають діяти;
• перелік працівників або посад, яких стосуються зміни;
• доручення кадровій службі повідомити працівників;
• доручення бухгалтерії або керівникам підрозділів виконати необхідні дії;
• порядок контролю за виконанням наказу;
• підпис керівника та відмітки про ознайомлення працівників.

Як правильно заповнити

Під час заповнення бланка потрібно спочатку визначити, які умови справді є істотними для конкретних працівників. Наприклад, якщо змінюється лише порядок звітування, це не завжди потребує наказу саме про істотні умови. Якщо ж змінюється режим роботи, розмір чи система оплати, пільги, графік або тривалість робочого часу, наказ має бути деталізованим.

У тексті не варто використовувати загальні формулювання без змісту. Краще прямо зазначити: «встановити працівникам відділу обслуговування клієнтів змінний режим роботи», «змінити систему преміювання згідно з новим положенням», «запровадити неповний робочий тиждень для таких посад». Дата запровадження змін має узгоджуватися зі строком попередження працівників.

Якщо працівник не погоджується працювати в нових умовах, роботодавець не повинен змушувати його підписувати згоду. У такому разі фіксується відмова або відсутність згоди, а подальші кадрові дії проводяться за правилами трудового законодавства.

Ознайомлення працівника з наказом

Працівників, яких стосується наказ, потрібно ознайомити з документом під підпис. Зазвичай це робиться через окремий аркуш ознайомлення, журнал або відмітку під текстом наказу. Важливо, щоб було зрозуміло, коли саме працівник отримав інформацію про майбутні зміни.

Повідомлення про зміну істотних умов праці за загальним правилом здійснюється завчасно. У трудових відносинах це має особливе значення, адже працівник повинен мати час вирішити, чи погоджується він працювати далі в нових умовах. Якщо працівник відмовляється підписати ознайомлення, складається акт за участю кількох осіб. Сам факт відмови від підпису не означає, що наказ не діє, але роботодавцю потрібно мати доказ належного повідомлення.

Типові помилки

Найчастіше помилки виникають через те, що роботодавець використовує шаблон наказу без адаптації до конкретної ситуації. Наказ має відображати реальні зміни, а не бути формальним документом «про всяк випадок».

• не зазначено конкретну підставу зміни умов праці;
• працівників повідомили із запізненням або без підтвердження отримання повідомлення;
• у наказі не вказано дату початку дії нових умов;
• зміна умов фактично приховує переведення на іншу роботу;
• не додано новий графік, штатний розпис або положення про оплату праці;
• працівників не ознайомили з наказом під підпис;
• для всіх працівників використано однаковий текст, хоча зміни стосуються різних умов;
• наказ суперечить колективному договору або внутрішнім положенням роботодавця.

Строки розгляду

Оскільки наказ є внутрішнім документом, зовнішній орган його не розглядає. Строки залежать від процедури, яку має виконати роботодавець до запровадження змін. Працівників зазвичай попереджають завчасно у строк, визначений трудовим законодавством, якщо інше не передбачено спеціальними нормами на період особливого правового режиму.

Дата видання наказу, дата повідомлення працівників і дата початку дії нових умов мають бути узгоджені між собою. Якщо роботодавець змінює оплату, графік або режим роботи без належного попередження, це може стати підставою для трудового спору.

Часті питання

Чи можна скачати наказ про зміну істотних умов праці і використати його без змін?

Зразок можна взяти за основу, але його потрібно адаптувати до конкретної ситуації: зазначити підстави, перелік працівників, дату запровадження змін і документи, на яких ґрунтується рішення роботодавця.

Чим відрізняється зміна істотних умов праці від переведення?

При зміні істотних умов працівник продовжує виконувати ту саму трудову функцію за своєю посадою. Переведення означає зміну роботи, посади, спеціальності або іншої істотної трудової функції і зазвичай потребує згоди працівника.

Чи потрібна згода працівника на зміну умов праці?

Працівника потрібно повідомити про зміну умов і надати йому можливість погодитися або відмовитися продовжувати роботу. Якщо працівник не погоджується, роботодавець діє за процедурою, передбаченою трудовим законодавством.

Що робити, якщо працівник відмовляється підписувати наказ?

У такому випадку складається акт про відмову від ознайомлення. В акті зазначають дату, дані працівника, зміст ситуації та підписи осіб, які підтверджують факт відмови.

Чи можна одним наказом змінити умови праці кільком працівникам?

Так, якщо зміни мають спільну підставу. Працівників можна перелічити в самому наказі або в додатку. Якщо умови для різних працівників відрізняються, це потрібно чітко відобразити.

Чи потрібно повідомляти Держпраці про такий наказ?

Зазвичай наказ не подається до Держпраці для погодження. Але роботодавець повинен зберігати документи, які підтверджують законність змін, на випадок перевірки або трудового спору.

Чи можна змінити оплату праці наказом?

Можна, якщо є законні підстави, дотримано процедуру повідомлення і зміни не порушують мінімальні державні гарантії, колективний договір та внутрішні положення про оплату праці.

Яка форма документа краща: наказ чи повідомлення працівнику?

Це різні документи. Наказ фіксує управлінське рішення роботодавця, а повідомлення доводить інформацію до конкретного працівника. На практиці доцільно оформлювати обидва документи.