Лист-звернення

Приклади листів-звернень

Усі назви, прізвища, адреси й номери в прикладах вигадані — підставте свої. Перший лист показано повністю; у другому й третьому верхню частину бланка пропущено — вона така сама.

Лист організації партнерові — на бланку, з вихідним номером

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «КЛЕН-МЕБЛІ»

вул. Заводська, 12, м. Вінниця, 21000, тел. (0432) 00 00 00, e-mail: office@example.com, код ЄДРПОУ 00000000

01.10.2026 № 57/01-12

Директору ТОВ «Деревпостач» Олені КОВАЛЬЧУК

Про перенесення строку поставки

Шановна пані Олено!

За договором поставки від 12.03.2026 № 18 чергову партію плит ДСП (120 листів) ми маємо прийняти до 15.10.2026. Через ремонт складу, який триватиме до 25.10.2026, зробити це вчасно не зможемо.

Просимо перенести поставку цієї партії на 28.10.2026 без зміни ціни та інших умов договору. Якщо Ви згодні, просимо підтвердити це листом до 09.10.2026 — проєкт додаткової угоди надішлемо того ж дня.

Додаток: графік ремонту складу на 1 арк. в 1 прим.

Директор (підпис) Андрій МЕЛЬНИК

Савчук Ірина (0432) 00 00 01

Прохання про підтримку проєкту

02.10.2026 № 14

Директору ТОВ «Оселя-Буд» Ігорю ШЕВЧЕНКУ

Про допомогу в ремонті дитячого майданчика

Шановний пане Ігорю!

Громадська організація «Наш двір» об’єднує мешканців п’яти будинків на вул. Садовій у Полтаві. У жовтні ми власними силами ремонтуємо дитячий майданчик, яким щодня користуються близько 80 дітей. Працюватимуть волонтери, нові гойдалки вже придбано коштом мешканців.

Просимо розглянути можливість безоплатно передати для майданчика 20 л фарби для зовнішніх робіт і 0,5 м³ обрізної дошки або продати ці матеріали зі знижкою. Зі свого боку встановимо на майданчику табличку з подякою і надішлемо фотозвіт про те, як використано допомогу.

Показати майданчик і відповісти на запитання готові в будь-який зручний для Вас день: тел. 050 000 00 00.

Додаток: кошторис ремонту на 2 арк. в 1 прим.

Голова організації (підпис) Наталія БОНДАР

Запит інформації

01.10.2026 № 58/01-12

Керівникові навчального центру «Перша допомога» Сергію ТКАЧЕНКУ

Про умови навчання працівників

Шановний пане Сергію!

ТОВ «Клен-Меблі» планує в листопаді 2026 року провести для 25 працівників навчання з домедичної допомоги. Просимо до 16.10.2026 повідомити:

1. вартість навчання однієї групи та умови оплати;
2. тривалість курсу і найближчі вільні дати;
3. чи можна провести заняття на території нашого підприємства;
4. який документ отримують учасники після навчання.

Відповідь просимо надіслати на office@example.com.

Директор (підпис) Андрій МЕЛЬНИК

Лист громадянина до установи

Директору КП «Зелене господарство» Василю ГРИЩЕНКУ, вул. Соборна, 5, м. Черкаси, 18000

від Петренка Миколи Васильовича, адреса: вул. Лісова, 14, кв. 7, м. Черкаси, 18000, тел. 050 000 00 00, e-mail: petrenko@example.com

ЛИСТ-ЗВЕРНЕННЯ щодо аварійного дерева біля будинку

Біля під’їзду № 2 будинку на вул. Лісовій, 14 росте суха тополя заввишки з п’ятиповерхівку. Під час буревію 27 вересня 2026 року від неї відламалася велика гілка й упала на тротуар. Дерево нахилене в бік дитячого майданчика.

Прошу:

1. обстежити дерево і вирішити питання про його видалення або обрізання;
2. повідомити мене про результати обстеження та строк виконання робіт.

Відповідь прошу надіслати на електронну пошту petrenko@example.com у строк, установлений статтею 20 Закону України «Про звернення громадян».

Додаток: фотографії дерева — 3 шт.

01.10.2026 (підпис) Микола ПЕТРЕНКО

Як скласти такий самий лист у формі

Форма над цим текстом складає лист від фізичної особи, тож повторити в ній можна четвертий приклад. Сполучну фразу «З урахуванням викладеного прошу…» і прохання відповісти у строк, установлений статтею 20 Закону «Про звернення громадян», вона додасть сама. Тему формулюйте так, щоб вона продовжувала слово «щодо», яке вже є в бланку: «аварійного дерева біля будинку», «надання довідки». Посаду, ім’я та прізвище адресата вписуйте в давальному відмінку («Директору», «Василю ГРИЩЕНКУ»), а власні прізвище, ім’я та по батькові — у називному: у бланку вони стоять після слова «Заявник».

Для листа організації файл Word доведеться допрацювати: замінити блок «Заявник…» бланком із датою та вихідним номером, прибрати назву «ЛИСТ-ЗВЕРНЕННЯ» й посилання на статтю 20 Закону «Про звернення громадян», додати заголовок «Про…», а в підписі вказати посаду.

Реквізити службового листа

Листи організацій оформлюють за національним стандартом ДСТУ 4163:2020 «Вимоги до оформлення документів», чинним від 1 вересня 2021 року. Національні стандарти застосовують добровільно, якщо їх обов’язковість не встановлено нормативним актом, тож для приватної компанії це орієнтир, а не вимога.

Слово «Лист» на бланку не пишуть: назву виду документа стандарт вимагає на всіх документах, крім листів. Місце складення на листах теж не зазначають. Поля сторінки — 30 мм ліворуч, 10 мм праворуч, по 20 мм згори і знизу; шрифт — Times New Roman розміром 12–14 пунктів.

Громадянинові бланк і вихідний номер не потрібні. У його листі мають бути прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання, суть прохання, дата й підпис — це вимоги статті 5 Закону «Про звернення громадян».

Як сформулювати прохання

• Почніть з обставин — одне-два речення з датами, номером договору, цифрами.
• Прохання винесіть в окремий абзац і почніть дієсловом: «Просимо перенести…», «Прошу надати…». Кілька прохань пронумеруйте.
• Один лист — одне питання: його розглядає один виконавець, і друга тема легко губиться.

Як надіслати лист і зберегти підтвердження

• Особисто. Надрукуйте два примірники: один залишається в канцелярії, на другому попросіть поставити дату і вхідний номер.
• Поштою. Рекомендованим листом із повідомленням про вручення. Якщо важливо довести, що саме було в конверті, — листом з оголошеною цінністю та описом вкладення.
• Електронною поштою. На офіційну адресу адресата. Організація надсилає скан підписаного листа або електронний документ з електронним підписом керівника. Громадянинові кваліфікований електронний підпис для звернення не потрібен, але в листі слід зазначити електронну адресу чи інший спосіб зв’язку.

Чи зобов’язані відповісти і в який строк

Це залежить від того, хто пише.

Громадянин. Лист фізичної особи з проханням, пропозицією чи скаргою до органу влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи або організації, до повноважень яких належить питання, — це звернення за Законом «Про звернення громадян», хоч би як його назвали. Стаття 20 дає на розгляд не більше одного місяця від дня надходження, а якщо додаткове вивчення не потрібне — відповісти мають невідкладно, не пізніше ніж за 15 днів. Коли місяця бракує, строк продовжують і повідомляють про це автора, але загалом розгляд не може тривати довше ніж 45 днів. Якщо питання не належить до повноважень адресата, звернення протягом п’яти днів пересилають за належністю. Виняток — заяви і скарги з питань, які регулює Закон «Про адміністративну процедуру»: за статтею 12 їх розглядають у порядку, встановленому тим законом. Усі подробиці — на сторінці «Заява-звернення громадянина».

Організація. Цей закон говорить лише про звернення громадян, тому на лист від імені юридичної особи його строки не поширюються. Єдиного строку відповіді на діловий лист закон не встановлює: компанії орієнтуються на договір і звичаї ділового листування, державні установи — на свої інструкції з діловодства. Тому бажану дату відповіді пишуть у самому листі — як прохання, а не вимогу.

Запит на публічну інформацію. Якщо ви просите в органу влади чи іншого розпорядника документ або відомості, якими він володіє, це вже запит на інформацію. Подати його може і людина, і організація. Відповідь мають надати не пізніше п’яти робочих днів від дня отримання запиту; коли інформації багато, строк можуть продовжити до 20 робочих днів (стаття 20 Закону «Про доступ до публічної інформації»).

Типові помилки

• Лист адресовано організації загалом, хоча рішення ухвалює конкретна посадова особа.
• Додатки згадано в тексті, але відмітки про те, що саме й на скількох аркушах додано, немає.
• Немає телефону виконавця чи адреси для відповіді — адресатові ні в кого уточнити деталі.
• Громадянин не підписав лист або не зазначив місця проживання — таке звернення визнають анонімним і не розглядають.

Часті питання

Чим лист-звернення відрізняється від заяви?

Заяву подають у межах визначеної процедури — про відпустку, звільнення, видачу довідки. Лист-звернення — це прохання, для якого окремої процедури немає. Для закону назва не важить: лист громадянина з проханням посприяти в реалізації його прав стаття 3 Закону «Про звернення громадян» називає заявою (клопотанням), і строки розгляду ті самі.

Чи ставити печатку на листі організації?

Не обов’язково. За ДСТУ 4163:2020 організація може засвідчувати печаткою підпис посадової особи, а перелік документів, де це потрібно, визначає сама у своїй інструкції з діловодства.

Чи можна написати лист-звернення від руки?

Громадянинові — так: закон вимагає, щоб письмове звернення було підписане й мало дату, а про друк не згадує. Головне — розбірливий почерк. Службові листи організацій за ДСТУ 4163:2020 друкують.

Що робити, якщо на лист не відповіли?

Організації варто надіслати нагадування з посиланням на перший лист: «01.10.2026 ми надіслали Вам лист № 57/01-12 про перенесення строку поставки. Відповіді не отримали. Просимо повідомити про Ваше рішення до 14.10.2026». Громадянин, якщо строк розгляду його звернення минув, може подати скаргу вищому органу чи посадовій особі або звернутися до суду — це передбачає стаття 16 Закону «Про звернення громадян».

Скільки адресатів можна вказати в одному листі?

За ДСТУ 4163:2020 — не більше чотирьох. Якщо отримувачів більше, складають список розсилання, а на кожному примірнику зазначають лише одного адресата.