Додаткова угода про внесення змін до договору

Коли потрібна додаткова угода про внесення змін до договору?

Додаткова угода потрібна тоді, коли сторони не розривають чинний договір, а лише змінюють його окремі умови. Це зручно для договорів оренди, поставки, підряду, надання послуг, купівлі-продажу, позики, зберігання, перевезення та інших цивільних або господарських договорів. Наприклад, орендодавець і орендар домовилися продовжити строк оренди, замовник і виконавець змінили вартість послуг, постачальник і покупець узгодили новий графік поставки, а підрядник і замовник уточнили перелік робіт.

Такий документ дозволяє не переписувати весь договір заново. У ньому достатньо чітко зазначити, які пункти основного договору викладаються в новій редакції, які доповнюються, а які втрачають чинність. Якщо зміни стосуються істотних умов, їх бажано фіксувати письмово навіть тоді, коли між сторонами є довіра та тривала співпраця.

Хто має право подати

Додаткову угоду не стільки подають, скільки підписують сторони договору. Право укласти її мають ті самі учасники, які підписали основний договір: фізичні особи, фізичні особи-підприємці, юридичні особи, органи місцевого самоврядування, установи чи інші суб’єкти, якщо вони мають необхідну цивільну або господарську правоздатність.

Від імені юридичної особи угоду підписує керівник або інша особа, уповноважена статутом, положенням, наказом чи довіреністю. Якщо договір укладав представник, важливо перевірити, чи охоплює його довіреність право змінювати умови договору, а не лише підписувати первинний документ. Для фізичної особи достатньо особистого підпису або підпису представника за належною довіреністю.

Сторони додаткової угоди

Сторонами додаткової угоди є учасники основного договору. Їхні назви мають збігатися з назвами у договорі або бути зазначені з урахуванням актуальних змін. Наприклад, якщо юридична особа змінила найменування, у тексті доцільно вказати нову назву та зазначити, що вона є правонаступником або тією самою стороною за договором.

У додатковій угоді варто повторити статус сторін: орендодавець і орендар, замовник і виконавець, постачальник і покупець, кредитор і боржник. Це допомагає уникнути плутанини, особливо якщо в основному договорі багато додатків або він укладений між кількома учасниками. Якщо зміни підписує представник, поруч із його даними зазначають документ, на підставі якого він діє.

Куди подається додаткова угода

У більшості випадків додаткова угода нікуди не подається. Вона підписується сторонами у потрібній кількості примірників і зберігається разом з основним договором, актами, рахунками, специфікаціями та листуванням. Для бізнесу такий документ передається до бухгалтерії, юридичного відділу, відповідального менеджера або іншої особи, яка супроводжує виконання договору.

Якщо основний договір посвідчувався нотаріально, зміни до нього часто також оформлюються у нотаріальній формі. Якщо договір підлягав державній реєстрації, наприклад у сфері нерухомості чи окремих майнових прав, додаткова угода може потребувати внесення відповідних відомостей до реєстру. Для договорів у публічних закупівлях зміни оприлюднюються через електронну систему закупівель у встановленому порядку.

Які документи додаються

Перелік додатків залежить від того, які саме умови змінюються. Якщо сторони змінюють тільки строк або порядок оплати, часто достатньо основного договору та самої додаткової угоди. Якщо ж зміни стосуються ціни, обсягу робіт, технічного завдання, реквізитів або представництва, варто додати документи, які підтверджують підстави для таких змін.

• копія основного договору з усіма попередніми додатками та додатковими угодами;
• оновлена специфікація, кошторис, графік поставки, календарний план або технічне завдання;
• лист, протокол переговорів або інший документ, яким сторони погодили зміну умов;
• довіреність представника, якщо угоду підписує не керівник і не сама фізична особа;
• наказ або рішення уповноваженого органу юридичної особи, якщо внутрішні правила вимагають такого погодження;
• оновлені банківські реквізити, витяг або інші реєстраційні дані сторони;
• документи для нотаріуса чи реєстратора, якщо форма основного договору потребує посвідчення або реєстрації змін.

Істотні умови додаткової угоди

Головна істотна умова такої угоди — зрозумілий зміст змін. У документі потрібно точно визначити основний договір: його назву, номер, дату укладення та сторони. Далі зазначається, що саме змінюється: конкретний пункт, розділ, додаток або реквізити. Формулювання має дозволяти без сумнівів зрозуміти, яка редакція діє після підписання.

Якщо змінюється ціна, потрібно зазначити новий розмір або порядок її визначення. Якщо продовжується строк, варто вказати конкретну дату або подію, до якої діє договір. Якщо змінюється предмет, обсяг послуг чи робіт, доцільно додати оновлену специфікацію або технічне завдання. Також важливо зазначити дату набрання чинності змінами: з моменту підписання, з конкретної календарної дати або з іншої погодженої події.

Структура та обов’язкові реквізити

Додаткова угода має бути оформлена так, щоб її можна було безпомилково пов’язати з основним договором. Назва документа зазвичай містить формулювання «Додаткова угода» та посилання на договір, до якого вона укладається. Якщо угод уже декілька, їм присвоюють номери у хронологічному порядку.

• назва документа та номер додаткової угоди;
• місце і дата підписання;
• повні дані сторін та їхній статус за основним договором;
• посилання на основний договір із зазначенням дати та номера;
• чіткий опис пунктів, які змінюються, доповнюються або виключаються;
• нова редакція відповідних пунктів або посилання на оновлений додаток;
• дата набрання чинності змінами;
• положення про те, що інші умови договору залишаються без змін;
• кількість примірників і їх однакова юридична сила;
• реквізити, підписи сторін, за потреби печатки.

Якщо використовується бланк додаткової угоди, його потрібно адаптувати під конкретний договір, а не залишати загальні формулювання без прив’язки до пунктів.

Як правильно заповнити

Почніть із перевірки основного договору: чи передбачає він порядок внесення змін, письмову форму, погодження електронною поштою, нотаріальне посвідчення або інші особливості. Далі визначте, які саме умови треба змінити. Не варто писати загально «сторони домовилися змінити умови договору» без конкретизації. Краще зазначити: «пункт 3.1 договору викласти в такій редакції» або «доповнити договір пунктом 5.4 такого змісту».

Якщо змін декілька, розмістіть їх окремими пунктами. Для великих таблиць, кошторисів, графіків або переліків товарів доцільно оформити новий додаток і вказати, що він замінює попередній. У реквізитах перевірте найменування юридичних осіб, коди, адреси, банківські рахунки, дані підписантів. Якщо шаблон завантажується як готова форма, перед підписанням приберіть підказки, незаповнені поля та варіанти, які не стосуються вашої ситуації.

Типові помилки

Найчастіші помилки пов’язані не з формою документа, а з нечітким описом змін. Якщо з тексту неможливо зрозуміти, який пункт договору змінено і яка редакція діє, між сторонами може виникнути спір щодо виконання зобов’язань.

• не зазначено номер або дату основного договору;
• сторони названі інакше, ніж у договорі, без пояснення причини;
• змінюється ціна або строк, але не вказано дату набрання чинності;
• у тексті залишені порожні поля, примітки або альтернативні варіанти;
• немає підпису однієї зі сторін або повноваження підписанта не підтверджені;
• додаткова угода суперечить іншим чинним додаткам до договору;
• зміни до нотаріального чи зареєстрованого договору оформлені у простій письмовій формі без перевірки вимог;
• сторони підписали лише один примірник, хоча кожна має зберігати власний.

Строки розгляду

Для звичайної додаткової угоди законом не встановлено єдиного строку розгляду. Сторони самостійно домовляються, коли підписати документ і з якої дати застосовувати нові умови. Якщо одна сторона направляє проект іншій, строк відповіді може бути визначений у самому договорі, у супровідному листі або в діловому листуванні.

Зміни набирають чинності з дати, зазначеної в угоді. Якщо такої дати немає, зазвичай застосовується дата підписання останньою стороною. Для нотаріальних або реєстраційних дій фактичний строк залежить від процедури посвідчення, підготовки документів і внесення відомостей до відповідного реєстру.

Часті питання

Чи можна змінити договір без додаткової угоди?

Іноді сторони можуть погодити окремі робочі питання листуванням, актом або заявкою, якщо це передбачено договором. Але зміни істотних умов, зокрема ціни, строку, предмета чи порядку оплати, краще оформлювати письмовою додатковою угодою.

Чи потрібно укладати новий договір замість додаткової угоди?

Новий договір доцільний, якщо змінюється майже весь зміст домовленостей або сторони фактично починають нові правовідносини. Якщо потрібно змінити лише кілька пунктів, достатньо додаткової угоди про внесення змін до договору.

Скільки примірників додаткової угоди потрібно підписати?

Зазвичай підписують по одному примірнику для кожної сторони. Якщо сторін більше двох, кожна отримує власний примірник. У тексті варто зазначити, що всі примірники мають однакову юридичну силу.

Чи можна підписати додаткову угоду електронним підписом?

Так, якщо сторони домовилися про електронний документообіг і використовують належні електронні підписи. Для окремих договорів можуть діяти спеціальні вимоги до форми, тому перед підписанням варто перевірити умови основного договору.

Чи потрібна печатка на додатковій угоді?

Для більшості юридичних осіб печатка не є обов’язковою, якщо інше не передбачено внутрішніми правилами, договором або домовленістю сторін. Вирішальне значення має підпис уповноваженої особи.

Чи можна змінити дату дії договору заднім числом?

Сторони можуть визначити, що певні умови застосовуються з попередньої дати, якщо це не порушує закон і права інших осіб. Таке формулювання треба прописувати обережно, особливо для бухгалтерських, податкових і реєстраційних наслідків.

Що робити, якщо інша сторона не підписує додаткову угоду?

Додаткова угода діє лише за згодою сторін. Якщо інша сторона не погоджується, потрібно виконувати чинний договір або використовувати передбачений ним порядок переговорів, претензій, розірвання чи вирішення спору.

Чи можна використовувати один шаблон для різних договорів?

Так, але кожного разу шаблон потрібно адаптувати: змінити дані сторін, посилання на основний договір, номери пунктів, зміст нових умов і додатки. Універсальний зразок не можна підписувати без перевірки конкретного договору.