Наказ про облікову політику

Коли потрібен наказ про облікову політику?

Наказ про облікову політику оформлюється тоді, коли підприємство визначає власні правила бухгалтерського обліку в межах, дозволених законодавством і національними або міжнародними стандартами фінансової звітності. Найчастіше його готують під час створення юридичної особи, переходу на іншу систему звітності, зміни структури підприємства, відкриття нових напрямів діяльності або перегляду облікових підходів.

Документ потрібен товариствам, приватним підприємствам, комунальним підприємствам, неприбутковим організаціям та іншим юридичним особам, які ведуть бухгалтерський облік. Він допомагає визначити, як обліковуються запаси, основні засоби, доходи, витрати, резерви, курсові різниці, розрахунки з контрагентами та інші господарські операції.

На практиці наказ також потрібен для аудитора, податкової перевірки, внутрішньої інвентаризації, зміни бухгалтера або підтвердження, що підприємство застосовує обрані методи послідовно, а не змінює їх залежно від окремої операції.

Хто має право подати

Наказ про облікову політику не є заявою, тому його не подають від імені працівника чи засновника. Це внутрішній організаційно-розпорядчий документ підприємства, який видає керівник: директор, генеральний директор, голова правління або інша особа, що має право підпису відповідно до статуту, положення чи довіреності.

Проєкт наказу зазвичай готує головний бухгалтер або особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку. Якщо бухгалтерський облік передано на аутсорсинг, текст може підготувати залучений бухгалтер чи спеціалізована організація, але затверджує його саме керівник підприємства.

Працівники, які виконують облікові функції, не затверджують політику самостійно, але можуть погоджувати її положення, готувати додатки, робочий план рахунків, графік документообігу та інші внутрішні форми.

Куди подається наказ про облікову політику

Наказ про облікову політику зазвичай не подається до податкової служби, органів статистики, банку чи державного реєстратора після його затвердження. Він зберігається у документах підприємства разом з іншими наказами з основної діяльності та використовується у щоденній роботі бухгалтерії.

Водночас документ може надаватися на вимогу контролюючих органів у межах перевірки, аудиторам під час аудиту фінансової звітності, ревізійній комісії, власникам, засновникам або внутрішнім контролерам. Якщо підприємство бере участь у тендерах, отримує фінансування або проходить фінансовий моніторинг, копію наказу іноді запитують для підтвердження належної організації обліку.

Оригінал наказу доцільно зберігати у керівника, кадровій або адміністративній службі, а копію чи електронну версію надати бухгалтерії для застосування в роботі.

Підстава видання наказу

Підставою для видання наказу є обов’язок підприємства вести бухгалтерський облік і складати фінансову звітність за встановленими правилами. У тексті можна зазначити, що документ видається з метою організації бухгалтерського обліку, забезпечення єдиного підходу до відображення господарських операцій та дотримання вимог законодавства про бухгалтерський облік.

Якщо наказ затверджується вперше, підставою буде створення підприємства або початок ведення діяльності. Якщо документ оновлюється, варто вказати причину: зміна стандартів обліку, перехід на міжнародні стандарти, реорганізація, зміна видів діяльності, впровадження нової облікової програми або необхідність уточнення окремих положень.

Не слід без потреби переписувати норми законів у наказ. Достатньо послатися на законодавство про бухгалтерський облік, податкове законодавство в частині взаємозв’язку з обліком, національні положення або міжнародні стандарти, які застосовує підприємство.

Які документи додаються

До наказу часто додаються внутрішні документи, які деталізують обрану облікову політику. Їх склад залежить від розміру підприємства, системи обліку, кількості операцій і наявності окремих підрозділів. Для малого підприємства достатньо короткого наказу з основними правилами, а для компанії з великим документообігом доцільно оформити кілька додатків.

• положення про облікову політику або опис основних методів обліку;
• робочий план рахунків, якщо підприємство використовує деталізовані субрахунки;
• графік документообігу із зазначенням відповідальних осіб і строків передачі документів;
• перелік посадових осіб, які мають право підписувати первинні документи;
• форми первинних документів, якщо підприємство використовує власні форми;
• порядок проведення інвентаризації активів і зобов’язань;
• порядок оцінки запасів, основних засобів, нематеріальних активів і резервів;
• положення про організацію бухгалтерської служби або розподіл обов’язків між працівниками.

Структура та обов’язкові реквізити

Зразок наказу про облікову політику має містити реквізити, характерні для внутрішнього наказу підприємства. Документ оформлюється на бланку юридичної особи або із зазначенням її повної назви, коду ЄДРПОУ, місцезнаходження чи інших ідентифікаційних даних. У верхній частині зазначаються назва документа, дата, номер і місце складання.

Основна частина складається з преамбули та розпорядчих пунктів. У преамбулі коротко пояснюється мета видання наказу. У розпорядчій частині затверджується облікова політика, визначається дата набрання чинності, відповідальні особи, порядок контролю та перелік додатків.

• повна назва підприємства;
• дата і номер наказу;
• назва документа: наказ про облікову політику;
• підстава або мета видання;
• пункти про затвердження облікової політики;
• перелік додатків, якщо вони є;
• відповідальні особи за ведення обліку та контроль;
• підпис керівника;
• відмітки про ознайомлення відповідальних працівників.

Як правильно заповнити

Під час заповнення наказу важливо не обмежуватися загальними фразами. У документі потрібно закріпити саме ті методи обліку, які підприємство реально застосовує. Наприклад, якщо підприємство має запаси, варто визначити метод їх оцінки при вибутті. Якщо є основні засоби, потрібно описати підхід до амортизації, критерії визнання, порядок ремонту та поліпшення.

Якщо підприємство використовує типові бухгалтерські програми, це можна зазначити в організаційному розділі, але не варто робити програму єдиним змістом наказу. Облікова політика має описувати правила, а не лише технічний спосіб їх реалізації.

Дата набрання чинності повинна бути зрозумілою. Для новоствореного підприємства наказ часто діє з дати державної реєстрації або початку господарської діяльності. Для оновленої редакції доцільно вказати, що попередній наказ втрачає чинність з певної дати. Якщо використовується готовий шаблон або бланк, його потрібно адаптувати під фактичну діяльність підприємства, а не залишати непотрібні розділи.

Ознайомлення працівників з наказом

З наказом потрібно ознайомити працівників, які відповідають за бухгалтерський облік, складання первинних документів, передачу документів до бухгалтерії, проведення інвентаризації та контроль господарських операцій. Насамперед це головний бухгалтер, бухгалтери, касир, матеріально відповідальні особи, керівники структурних підрозділів, складські працівники та інші посадові особи залежно від специфіки підприємства.

Ознайомлення можна оформити безпосередньо на останній сторінці наказу або на окремому аркуші ознайомлення. У ньому зазначаються прізвище, ім’я, посада, дата і підпис працівника. Якщо підприємство використовує електронний документообіг, підтвердження може здійснюватися електронним підписом або іншим передбаченим внутрішніми правилами способом.

Відсутність ознайомлення не завжди робить наказ недійсним, але ускладнює доведення того, що працівник знав про встановлений порядок документообігу чи відповідальність за певні дії.

Типові помилки

Найчастіше помилки виникають через копіювання чужого наказу без урахування діяльності підприємства. У результаті в документі з’являються методи обліку, які не застосовуються, або відсутні положення щодо операцій, які підприємство фактично здійснює.

• у наказі не зазначено дату набрання чинності;
• не визначено відповідальних осіб за ведення обліку та контроль;
• облікова політика суперечить фактичним операціям підприємства;
• у тексті залишені розділи, які не стосуються діяльності компанії;
• не оформлено додатки, на які є посилання в наказі;
• відсутні підпис керівника або номер наказу;
• працівників не ознайомлено з правилами документообігу;
• попередню редакцію наказу не скасовано після затвердження нової.

Строки розгляду

Оскільки наказ про облікову політику є внутрішнім документом підприємства, він не проходить зовнішнього розгляду в державному органі. Строк його підготовки залежить від обсягу діяльності, кількості господарських операцій, наявності філій, складів, виробництва, зовнішньоекономічних операцій та вимог до фінансової звітності.

Для новоствореного підприємства наказ бажано затвердити до початку активного ведення обліку або на старті господарської діяльності. Якщо вносяться зміни, їх варто оформити до початку періоду, з якого застосовуватимуться нові правила. Зміни протягом року допускаються лише тоді, коли для цього є обґрунтовані підстави, наприклад зміна законодавства, стандартів або умов діяльності.

Часті питання

Чи обов’язково підприємству мати наказ про облікову політику?

Так, юридична особа повинна організувати бухгалтерський облік і визначити обрані методи його ведення. Наказ є зручним способом офіційно закріпити ці правила та підтвердити їх застосування.

Чи потрібно подавати наказ до податкової?

Зазвичай ні. Наказ зберігається на підприємстві та надається лише у випадках, коли його запитують під час перевірки, аудиту або іншого контролю в межах повноважень відповідного органу чи особи.

Хто підписує наказ про облікову політику?

Наказ підписує керівник підприємства або інша уповноважена особа. Головний бухгалтер може підготувати проєкт документа, погодити його зміст або бути зазначеним як відповідальна особа, але затверджує наказ керівник.

Чи можна використовувати готовий зразок наказу?

Так, готовий зразок можна використовувати як основу. Водночас його потрібно адаптувати: прибрати зайві положення, додати правила для реальних операцій підприємства і перевірити, чи відповідає текст застосовним стандартам обліку.

Як часто потрібно оновлювати наказ?

Наказ не обов’язково оновлювати щороку, якщо облікова політика не змінюється. Перегляд потрібен у разі зміни законодавства, стандартів, системи обліку, структури підприємства або суттєвих умов діяльності.

Чи потрібні додатки до наказу?

Додатки не є обов’язковими у кожному випадку, але вони корисні, коли потрібно деталізувати робочий план рахунків, графік документообігу, перелік відповідальних осіб або внутрішні форми первинних документів.

Що робити, якщо підприємство змінює бухгалтера?

Зміна бухгалтера сама по собі не завжди потребує нового наказу. Але варто перевірити, чи правильно визначені відповідальні особи. Якщо в наказі прямо зазначено попереднього бухгалтера, потрібно внести зміни або видати новий наказ.

Чи можна затвердити нову редакцію замість змін до старого наказу?

Так, підприємство може затвердити нову редакцію наказу про облікову політику. У такому разі в тексті бажано зазначити, з якої дати попередній наказ або його окремі положення втрачають чинність.