Наказ про затвердження посадових інструкцій

Коли потрібен наказ про затвердження посадових інструкцій?

Наказ про затвердження посадових інструкцій оформлюється тоді, коли роботодавець упорядковує розподіл обов’язків між працівниками та вводить єдині правила виконання роботи за конкретними посадами. Посадова інструкція описує трудову функцію, підпорядкування, права, відповідальність, вимоги до кваліфікації та порядок взаємодії працівника з іншими підрозділами.

Такий наказ потрібен при створенні підприємства, відкритті нового відділу, зміні штатного розпису, перейменуванні посад, перерозподілі функцій між працівниками або приведенні кадрових документів у відповідність до Класифікатора професій. Також його складають після оновлення внутрішніх положень, запровадження нових процесів, зміни організаційної структури чи результатів перевірки кадрової документації.

Зразок наказу допомагає правильно оформити рішення керівника, визначити перелік інструкцій, дату їх дії та порядок ознайомлення працівників без зайвих формулювань.

Хто має право подати

Наказ видає роботодавець в особі керівника юридичної особи, директора філії в межах повноважень, керівника установи або ФОП, який використовує найману працю. Підготовкою тексту зазвичай займається кадрова служба, юрист, секретар, діловод або керівник структурного підрозділу, але підписує наказ саме уповноважена особа роботодавця.

Якщо на підприємстві діє розподіл повноважень, право затверджувати посадові інструкції може бути передбачене статутом, положенням про структурний підрозділ, довіреністю або внутрішнім наказом про делегування повноважень. Для державних і комунальних установ додатково враховуються типові положення, кваліфікаційні характеристики та внутрішні правила діловодства.

Куди подається наказ про затвердження посадових інструкцій

Наказ про затвердження посадових інструкцій не подається до ЦНАП, податкової, Пенсійного фонду чи іншого органу як окрема адміністративна послуга. Це внутрішній організаційно-розпорядчий документ роботодавця, який реєструється у журналі наказів з основної діяльності або кадрових наказів залежно від прийнятої системи діловодства.

Після підписання наказ зберігається у роботодавця разом із додатками. Його можуть вимагати для ознайомлення під час перевірки Держпраці, у разі трудового спору, службового розслідування, атестації, оцінювання роботи працівника або встановлення меж його трудових обов’язків. Працівникам не обов’язково видавати копію наказу, але вони мають бути ознайомлені з посадовою інструкцією, яка стосується їхньої посади.

Підстава видання наказу

Підставою для видання наказу є потреба роботодавця затвердити або оновити посадові інструкції відповідно до фактичної організації праці. У тексті можна послатися на штатний розпис, правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурні підрозділи, Класифікатор професій, КЗпП України, Закон України про охорону праці, а також рішення керівництва щодо оптимізації роботи.

Якщо посадові інструкції змінюють істотні умови праці, наприклад суттєво розширюють обов’язки, змінюють режим роботи або підпорядкування, одного наказу про затвердження може бути недостатньо. У такій ситуації роботодавцю потрібно окремо дотриматися процедури повідомлення працівників і оформлення змін до трудових відносин. Якщо ж інструкції лише систематизують уже виконувані функції, наказ використовується як документальне підтвердження їх запровадження.

Які документи додаються

До наказу додаються документи, які підтверджують зміст затверджених інструкцій і порядок їх впровадження. Перелік додатків залежить від структури підприємства, кількості посад та способу ведення кадрової документації.

• посадові інструкції за кожною посадою, що затверджується;
• перелік посадових інструкцій, якщо їх багато і вони оформлюються окремим реєстром;
• чинний штатний розпис або витяг із нього;
• положення про структурні підрозділи, якщо вони визначають функції відділів;
• аркуші ознайомлення працівників із посадовими інструкціями;
• службова записка керівника підрозділу або кадрової служби про необхідність затвердження інструкцій;
• проєкти посадових інструкцій із погодженнями відповідальних осіб;
• наказ про внесення змін до штатного розпису, якщо він пов’язаний із новими інструкціями.

У самому наказі варто зазначити, що посадові інструкції є додатками до наказу або затверджуються в окремих примірниках із відповідним грифом затвердження.

Структура та обов’язкові реквізити

Наказ оформлюється за правилами діловодства, прийнятими у роботодавця. Він має бути зрозумілим для кадрової служби, керівників підрозділів і працівників, яких стосуються затверджені посадові інструкції. У документі важливо не лише вказати факт затвердження, а й визначити, з якої дати інструкції застосовуються та хто відповідає за ознайомлення персоналу.

• повна або скорочена назва роботодавця;
• назва документа: наказ;
• дата, номер і місце видання;
• заголовок: про затвердження посадових інструкцій;
• коротка підстава або мета видання наказу;
• розпорядча частина із формулюванням про затвердження інструкцій;
• перелік посад або посилання на додаток;
• дата набрання чинності посадовими інструкціями;
• відповідальні особи за ознайомлення працівників;
• пункт про контроль за виконанням наказу;
• підпис керівника або іншої уповноваженої особи;
• відмітки про ознайомлення відповідальних осіб.

Якщо інструкції затверджуються окремими додатками, на них ставиться гриф затвердження або зазначається, що вони затверджені конкретним наказом із датою та номером.

Як правильно заповнити

Спочатку потрібно перевірити назви посад у штатному розписі. Вони мають відповідати внутрішнім кадровим документам і, за можливості, Класифікатору професій. Якщо в наказі вказати одну назву посади, а в трудовому договорі чи штатному розписі іншу, надалі можуть виникнути питання щодо того, яка саме інструкція застосовується до працівника.

У розпорядчій частині варто використовувати чіткі формулювання: затвердити посадові інструкції, ввести їх у дію з конкретної дати, доручити керівникам підрозділів або кадровій службі ознайомити працівників під підпис. Якщо інструкції замінюють попередні, потрібно зазначити, що попередні редакції втрачають чинність із відповідної дати.

Не слід перевантажувати наказ детальним описом усіх обов’язків працівників. Такі положення мають бути в самих посадових інструкціях. Наказ фіксує управлінське рішення, а не дублює зміст кожної інструкції. Для зручності можна використати готовий бланк наказу та адаптувати його під кількість посад, структуру підприємства і внутрішні правила погодження документів.

Ознайомлення працівників з наказом і посадовими інструкціями

Працівників потрібно ознайомити насамперед із посадовими інструкціями, які визначають їхні трудові обов’язки. Ознайомлення проводиться під підпис: на примірнику інструкції, в окремому аркуші ознайомлення або в журналі. У записі бажано зазначати прізвище, ім’я, посаду працівника, дату ознайомлення та підпис.

Якщо працівник відмовляється підписати аркуш ознайомлення, роботодавець може скласти акт про відмову за участю кількох осіб. Це не замінює належної процедури, але підтверджує, що працівнику надали документ для ознайомлення. Для нових працівників посадову інструкцію бажано надавати до початку роботи або в день оформлення трудових відносин. Для чинних працівників важливо врахувати, чи не змінює інструкція істотні умови праці.

Типові помилки

Найчастіше проблеми виникають не через сам факт відсутності наказу, а через нечітке оформлення зв’язку між наказом, посадовими інструкціями та фактичними трудовими обов’язками працівників.

• у наказі не зазначено, які саме посадові інструкції затверджуються;
• немає дати набрання чинності інструкціями;
• назви посад не збігаються зі штатним розписом або трудовими документами;
• посадові інструкції затверджені, але працівників не ознайомили під підпис;
• нова інструкція фактично змінює істотні умови праці без належної процедури;
• у наказі відсутній відповідальний за ознайомлення працівників;
• попередні редакції інструкцій не скасовані, через що діють кілька різних версій;
• додатки до наказу не пронумеровані або не мають посилання на дату й номер наказу.

Строки розгляду

Оскільки наказ про затвердження посадових інструкцій є внутрішнім документом роботодавця, він не проходить зовнішній розгляд у державному органі. Строк підготовки залежить від кількості посад, необхідності погодження з керівниками підрозділів, юристом, службою охорони праці або кадровою службою.

Наказ набирає чинності з дати, зазначеної в його тексті. Якщо окрему дату не встановлено, зазвичай він застосовується з дня підписання. Ознайомлення працівників бажано провести до початку застосування нових інструкцій або одразу після затвердження, якщо інструкції не змінюють умов праці, а лише уточнюють чинні обов’язки.

Часті питання

Чи обов’язково видавати наказ про затвердження посадових інструкцій?

Закон не встановлює єдиної форми такого наказу для всіх роботодавців, але його наявність допомагає підтвердити, що посадові інструкції офіційно введені в дію. Це важливо для кадрового обліку, перевірок, дисциплінарних питань і трудових спорів.

Чи можна затвердити всі посадові інструкції одним наказом?

Так, роботодавець може одним наказом затвердити кілька або всі посадові інструкції. У такому разі доцільно зробити додаток із переліком інструкцій або окремо пронумерувати кожну інструкцію як додаток до наказу.

Чи потрібно ознайомлювати працівників із самим наказом?

Відповідальних осіб варто ознайомити з наказом під підпис, адже вони виконують його пункти. Працівників, яких стосуються інструкції, обов’язково ознайомлюють із відповідними посадовими інструкціями. Ознайомлення із самим наказом може бути додатковим, якщо так передбачено внутрішнім порядком.

Що робити, якщо посадова інструкція змінює обов’язки працівника?

Потрібно оцінити, чи є такі зміни істотними для трудових відносин. Якщо працівнику фактично змінюють трудову функцію, режим, підпорядкування або обсяг відповідальності, роботодавцю слід дотриматися процедури зміни умов праці, а не лише видати наказ про затвердження нової редакції інструкції.

Чи можна використовувати зразок наказу для ФОП?

Так, ФОП із найманими працівниками може використовувати зразок наказу, адаптувавши реквізити під себе. У документі замість назви підприємства зазначаються дані ФОП, дата, номер наказу, перелік посадових інструкцій і порядок ознайомлення працівників.

Де зберігати наказ і посадові інструкції?

Наказ зберігається у справах роботодавця відповідно до номенклатури справ. Посадові інструкції можуть зберігатися в кадровій службі, у керівників підрозділів або в особових справах працівників, якщо такий порядок передбачений внутрішніми правилами.

Чи потрібно погоджувати посадові інструкції з працівниками?

Працівник має бути ознайомлений з інструкцією під підпис. Погодження з працівником як окрема процедура не завжди потрібне, але якщо інструкція змінює істотні умови праці або виходить за межі домовленої трудової функції, роботодавцю слід діяти обережно і оформити зміни належним чином.

Чи треба скасовувати старі посадові інструкції?

Якщо затверджується нова редакція інструкції замість попередньої, у наказі бажано прямо зазначити, що стара редакція втрачає чинність із конкретної дати. Це усуває плутанину та допомагає визначити, яка інструкція діяла в певний період.