Додаткова угода до договору

Коли потрібна додаткова угода до договору?

Додаткова угода оформлюється тоді, коли основний договір уже підписаний, але його умови потрібно змінити або уточнити. Найчастіше документ складають для продовження строку дії договору, зміни ціни, коригування графіка оплати, заміни реквізитів сторін, уточнення обсягу робіт чи послуг, зміни адреси об’єкта оренди або порядку поставки товару.

Наприклад, орендодавець і орендар можуть підписати додаткову угоду про новий розмір орендної плати або продовження договору оренди. Замовник і виконавець можуть погодити інший строк виконання робіт, а постачальник і покупець — змінити кількість товару чи умови доставки. Якщо сторони домовились про припинення частини зобов’язань або виключення окремого пункту договору, це також фіксується додатковою угодою.

Такий документ має юридичну силу лише у зв’язку з основним договором, тому в ньому обов’язково зазначаються дата, номер і назва договору, до якого він укладається.

Хто має право подати

Додаткову угоду не стільки подають, скільки підписують сторони основного договору. Якщо договір укладений між фізичними особами, угоду підписують ці самі особи. Якщо однією зі сторін є юридична особа або ФОП, документ підписує керівник, підприємець або представник за довіреністю.

У господарських відносинах право підпису підтверджується установчими документами, наказом про призначення керівника, випискою з ЄДР або довіреністю. У цивільних договорах важливо, щоб особа мала належні повноваження на зміну умов договору. Якщо документ підписує представник без підтверджених повноважень, інша сторона може поставити під сумнів чинність такої угоди.

Сторони додаткової угоди

Сторонами додаткової угоди є ті самі учасники, які підписали основний договір. Їх потрібно зазначати так само, як у первинному документі: повне найменування юридичної особи, код ЄДРПОУ, посада і ПІБ підписанта; для ФОП — ПІБ, реєстраційні дані та податковий номер; для фізичної особи — ПІБ, паспортні дані або дані ID-картки, адреса проживання.

Якщо у сторони змінилися реквізити, адреса, банківський рахунок або керівник, це можна відобразити в додатковій угоді. У такому разі варто прямо написати, що інші умови договору залишаються без змін і сторони підтверджують свої зобов’язання. Якщо відбулася заміна сторони в договорі, звичайної додаткової угоди може бути недостатньо: інколи потрібен окремий договір про відступлення права вимоги, переведення боргу або інший документ залежно від правовідносин.

Куди подається додаткова угода до договору

У більшості випадків додаткова угода залишається у сторін і зберігається разом з основним договором, актами, рахунками, накладними та листуванням. Її не потрібно реєструвати в державному органі, якщо закон або сам договір не встановлює іншого порядку.

Окремі види угод можуть потребувати подання або пред’явлення третім особам. Наприклад, додаткова угода до договору оренди нерухомості може знадобитися нотаріусу або державному реєстратору, якщо змінюються умови, що підлягають державній реєстрації. У господарських відносинах документ часто подають до бухгалтерії, банку, податкового консультанта, аудитора або контрагента. У разі спору додаткова угода додається до матеріалів справи в суді як доказ погоджених змін.

Істотні умови додаткової угоди

Істотними є ті умови, без яких неможливо зрозуміти зміст домовленості сторін. Для додаткової угоди ключове значення має точне посилання на основний договір і конкретне формулювання змін. Не варто писати загально: “сторони домовились змінити порядок оплати”. Потрібно вказати, який саме пункт договору змінюється, у якій редакції він викладається або який новий пункт додається.

Якщо змінюється ціна, зазначається новий розмір платежу та порядок його застосування. Якщо продовжується строк дії договору, потрібно визначити нову дату або період. Якщо змінюється предмет договору, обсяг робіт чи кількість товару, бажано додати специфікацію, кошторис, графік або інший додаток. Також варто передбачити дату набрання чинності додатковою угодою: з моменту підписання, з конкретної календарної дати або з моменту виконання певної умови.

Які документи додаються

Перелік додатків залежить від виду основного договору та змісту змін. Якщо додаткова угода лише змінює банківські реквізити або продовжує строк дії, додаткові документи можуть не знадобитися. Якщо ж змінюються істотні умови, краще додати підтвердні матеріали.

• копія основного договору, до якого укладається додаткова угода;
• додатки до основного договору, якщо зміни стосуються специфікацій, графіків або кошторисів;
• нова специфікація товару, перелік послуг або технічне завдання;
• оновлений графік виконання робіт, поставки або оплати;
• документи, що підтверджують повноваження підписанта: статут, наказ, виписка з ЄДР, довіреність;
• нові банківські реквізити або лист про їх зміну;
• копії документів про зміну найменування, адреси, керівника чи інших реєстраційних даних;
• акт звірки або інші бухгалтерські документи, якщо зміни пов’язані з оплатою чи заборгованістю.

Структура та обов’язкові реквізити

Зразок додаткової угоди має бути побудований так, щоб із документа було зрозуміло, хто, до якого договору і які саме зміни вносить. Назва документа зазвичай формулюється як “Додаткова угода до договору” із зазначенням номера та дати основного договору. Якщо додаткових угод кілька, їх нумерують послідовно.

• назва документа та номер додаткової угоди;
• дата і місце підписання;
• повні дані сторін та підписантів;
• посилання на основний договір: назва, номер, дата;
• пункти договору, які змінюються, доповнюються або виключаються;
• нова редакція відповідних пунктів;
• дата набрання чинності змінами;
• положення про те, що інші умови договору залишаються чинними;
• кількість примірників і їх юридична сила;
• реквізити сторін, підписи, печатки за наявності.

Якщо основний договір був нотаріально посвідчений, додаткова угода зазвичай оформлюється в такій самій формі. Якщо договір укладено письмово, зміни також бажано оформлювати письмово.

Як правильно заповнити

Починати заповнення потрібно з перевірки основного договору. У ньому часто є окремий пункт про порядок внесення змін: письмова форма, підписання обома сторонами, обов’язкове погодження додатків, можливість електронного документообігу. Якщо такий порядок передбачений, його потрібно дотриматися.

У тексті додаткової угоди слід використовувати точні формулювання. Найзручніший спосіб — написати: “Пункт 3.1 договору викласти в такій редакції…” і далі навести повний новий текст пункту. Якщо додається новий пункт, потрібно зазначити його номер і зміст. Якщо пункт виключається, варто прямо вказати, що він втрачає чинність з визначеної дати.

Не рекомендується вносити зміни лише листом, усною домовленістю або правками на полях договору. Такі дії можуть створити спір щодо того, чи погодили сторони нові умови. Перед підписанням потрібно перевірити реквізити, повноваження підписантів, дату набрання чинності та відповідність додатків тексту угоди.

Типові помилки

Помилки в додатковій угоді найчастіше виникають через неточні формулювання або відсутність зв’язку з основним договором. Через це документ складно використати як доказ погоджених змін.

• не зазначено номер або дату основного договору;
• змінюється пункт договору, але не наведено його нову редакцію;
• у тексті є суперечності між новою умовою та іншими пунктами договору;
• не визначено дату, з якої починають діяти зміни;
• документ підписала особа без належних повноважень;
• не додано специфікацію, графік або кошторис, хоча текст угоди на них посилається;
• сторони змінили істотні умови усно, а письмову угоду оформили пізніше без правильної дати;
• у різних примірниках угоди відрізняється текст або додатки.

Строки розгляду

Для додаткової угоди немає універсального строку розгляду, оскільки вона підписується за домовленістю сторін. Якщо порядок погодження передбачений основним договором, потрібно керуватися саме ним. Наприклад, договір може встановлювати строк для відповіді на пропозицію змінити умови або порядок обміну підписаними примірниками.

Зміни набирають чинності з дати, визначеної в додатковій угоді. Якщо такої дати немає, зазвичай орієнтуються на дату підписання обома сторонами. Для договорів, які потребують нотаріального посвідчення або державної реєстрації змін, фактичне застосування нових умов може залежати від виконання відповідної процедури.

Часті питання

Чи можна використовувати один зразок додаткової угоди для різних договорів?

Так, базовий шаблон можна адаптувати для договору оренди, поставки, послуг, підряду чи позики. Але зміст змін потрібно формулювати під конкретний договір: із правильними пунктами, датами, сумами, строками та додатками.

Чи потрібно укладати новий договір замість додаткової угоди?

Новий договір зазвичай не потрібен, якщо сторони змінюють лише окремі умови чинного договору. Якщо ж змінюється предмет договору, сторона, характер зобов’язань або більшість умов, доцільно оцінити, чи не краще укласти новий договір.

Чи має додаткова угода юридичну силу без печатки?

Для більшості договорів печатка не є обов’язковою, якщо сторони належно підписали документ. Водночас, якщо у внутрішніх правилах компанії або в самому договорі передбачено використання печатки, її краще поставити, щоб уникнути спорів.

Чи можна підписати додаткову угоду електронним підписом?

Так, якщо сторони використовують кваліфікований електронний підпис або погоджений електронний документообіг. Важливо, щоб основний договір або домовленість сторін дозволяли такий спосіб підписання і щоб електронний примірник можна було перевірити.

Чи можна змінити ціну договору заднім числом?

Сторони можуть визначити, що певні умови застосовуються з попередньої дати, якщо це не порушує закон, права третіх осіб і не суперечить суті договору. Однак такі формулювання потрібно використовувати обережно, особливо у бухгалтерських, податкових і трудових питаннях.

Скільки примірників додаткової угоди потрібно підписати?

Зазвичай підписують по одному примірнику для кожної сторони. Якщо документ подається нотаріусу, державному реєстратору, банку або іншій установі, може знадобитися додатковий примірник або належним чином засвідчена копія.

Що робити, якщо інша сторона не підписує додаткову угоду?

Якщо договір передбачає зміну умов лише за взаємною згодою, без підпису іншої сторони додаткова угода не набере чинності. У такій ситуації можна направити письмову пропозицію, провести переговори або, за наявності підстав, вирішувати спір у судовому порядку.

Чи потрібно прошивати додаткову угоду з основним договором?

Обов’язку прошивати документи зазвичай немає. Але додаткову угоду потрібно зберігати разом з основним договором та всіма додатками. Якщо документ має багато сторінок або додатків, сторони можуть пронумерувати сторінки та підписати їх для зменшення ризику підміни.