Акт про знищення документів

Коли потрібен акт про знищення документів?

Акт про знищення документів оформлюється тоді, коли організація проводить упорядкування архіву, звільняє місце у сховищі або завершує черговий етап роботи з номенклатурою справ. Його використовують для списання документів, строки зберігання яких минули: кадрових матеріалів із коротким строком зберігання, копій договорів, первинної робочої документації, службового листування, чорнових матеріалів, окремих бухгалтерських або адміністративних справ.

Такий акт не складається довільно лише тому, що документи стали непотрібними. Перед знищенням потрібно перевірити строки зберігання за чинними правилами діловодства, номенклатурою справ і переліками типових документів. Якщо документи можуть знадобитися для податкової перевірки, трудового спору, підтвердження стажу, майнових прав або виконання договору, їх не варто включати до акта без додаткової перевірки. Саме тому готовий бланк акта допомагає правильно зафіксувати підстави списання і уникнути ситуації, коли важливі документи знищені без належного оформлення.

Хто має право скласти акт

Акт складає особа або комісія, яка відповідає за діловодство, архівне зберігання чи облік документів в організації. На практиці це може бути секретар, архіваріус, працівник кадрової служби, бухгалтер, юрисконсульт або інший працівник, якому керівник доручив підготовку документів до знищення.

Для юридичних осіб бажано створити комісію наказом керівника. До її складу включають працівників, які можуть оцінити зміст документів і підтвердити завершення строків зберігання. Якщо установа є джерелом формування Національного архівного фонду або працює з документами постійного зберігання, порядок знищення може потребувати погодження з експертною комісією та відповідною архівною установою. ФОП також може оформити акт для власного обліку, особливо якщо йдеться про господарські, кадрові або податкові матеріали.

Куди подається акт про знищення документів

Акт про знищення документів зазвичай не подається до суду, ЦНАП чи іншого зовнішнього органу. Це внутрішній документ підприємства або установи, який передається на розгляд і затвердження керівнику. Після затвердження акт зберігається у справах організації як підтвердження законності списання документів.

Якщо порядок роботи з архівом передбачає погодження, акт або опис справ до знищення передається експертній комісії підприємства, а в окремих випадках — до державного архіву чи архівного відділу місцевої адміністрації. Для приватних компаній, які не передають документи до державного архіву, зазвичай достатньо внутрішнього погодження, але це залежить від виду документів і статусу організації. Після затвердження документи можуть бути знищені шляхом подрібнення, спалювання, передання на утилізацію або іншим способом, що унеможливлює відновлення інформації.

Які документи додаються

До акта варто додати матеріали, які підтверджують, що документи відібрані до знищення не випадково, а після перевірки строків зберігання та внутрішнього погодження. Повний перелік додатків залежить від виду організації, обсягу архіву і категорії документів.

• наказ керівника про створення комісії або призначення відповідальної особи;
• номенклатура справ за відповідний рік або витяг із неї;
• опис справ, запропонованих до знищення;
• перелік документів із зазначенням індексів, заголовків, дат і кількості аркушів або справ;
• довідка або висновок про закінчення строків зберігання;
• протокол засідання експертної комісії, якщо вона створена;
• погодження архівної установи, якщо воно потрібне для конкретної організації;
• накладна, акт приймання на утилізацію або інший документ від організації, яка здійснює знищення;
• фотофіксація або внутрішній звіт про знищення, якщо такий порядок встановлений у компанії.

Структура та обов’язкові реквізити

Акт має бути складений так, щоб з нього було зрозуміло, хто, коли, на якій підставі і які саме документи знищив. Недостатньо написати загальну фразу про списання архіву. У документі потрібно деталізувати перелік справ, адже саме це дає можливість перевірити правомірність знищення у майбутньому.

• назва організації або дані ФОП;
• назва документа — акт про знищення документів або акт про вилучення документів для знищення;
• дата і місце складання;
• підстава для складання акта: наказ, рішення комісії, закінчення строків зберігання;
• склад комісії із зазначенням посад і прізвищ;
• перелік документів або справ, що підлягають знищенню;
• період, за який створені документи;
• кількість справ, томів, аркушів або одиниць зберігання;
• спосіб знищення: шредерування, передання на утилізацію, спалювання чи інший спосіб;
• підписи членів комісії;
• гриф затвердження керівником;
• відмітка про фактичне знищення або передання на утилізацію.

Як правильно заповнити

Перед заповненням акта потрібно провести ревізію документів і звірити кожну справу зі строком зберігання. Не варто орієнтуватися лише на рік створення документа: для різних видів справ строки можуть суттєво відрізнятися. Наприклад, частина кадрових документів зберігається значно довше, ніж звичайне службове листування, а документи щодо майнових прав або підтвердження трудового стажу можуть мати особливий режим зберігання.

У таблиці або переліку до акта бажано зазначати індекс справи за номенклатурою, заголовок, крайні дати, кількість томів і примітки. Якщо документів багато, основний акт може містити загальне рішення комісії, а детальний перелік оформлюється додатком. У тексті слід уникати нечітких формулювань на кшталт «старі документи» або «непотрібні папери». Краще писати конкретно: «службове листування за 2019 рік», «копії рахунків», «заяви працівників про відпустку за відповідний період».

Якщо документи передаються спеціалізованій організації для утилізації, це потрібно зазначити в акті або оформити окремий документ приймання-передачі. Для електронних документів варто фіксувати спосіб видалення, носії, відповідальних осіб і заходи, які унеможливлюють відновлення інформації.

Типові помилки

Найчастіші помилки пов’язані не з формою акта, а з відсутністю перевірки строків зберігання. Навіть правильно оформлений шаблон не захистить організацію, якщо до знищення включені документи, які ще потрібно зберігати за законом або внутрішніми правилами.

• знищення документів без наказу керівника або рішення комісії;
• відсутність детального переліку справ, які списуються;
• зазначення лише загальної назви «архівні документи» без дат і кількості;
• включення до акта кадрових, бухгалтерських або договірних документів без перевірки строків зберігання;
• відсутність підписів членів комісії або затвердження керівником;
• знищення документів до завершення перевірки, спору або виконання договору;
• неоформлене передання документів на утилізацію сторонній організації;
• відсутність погодження з архівною установою, якщо воно потрібне для конкретної установи.

Строки розгляду

Єдиного строку розгляду акта про знищення документів для всіх організацій немає. Зазвичай процедура залежить від внутрішнього порядку діловодства: комісія проводить перевірку, готує перелік справ, складає акт і передає його керівнику на затвердження. У невеликій компанії це може зайняти кілька робочих днів, а у великій установі з архівним фондом — значно довше.

Якщо потрібне погодження експертної комісії або архівної установи, строки залежать від графіка засідань і обсягу документів. Знищувати справи до завершення погодження не рекомендується. Акт слід зберігати разом із додатками стільки, скільки визначено номенклатурою справ організації.

Часті питання

Чи можна знищити документи без акта?

Для офіційної діяльності це небажано. Без акта складно підтвердити, які саме документи були знищені, хто прийняв рішення і чи минули строки їх зберігання. Для підприємств і установ акт є основним доказом упорядкованого списання документів.

Чим відрізняється акт про знищення від акта про вилучення документів для знищення?

Акт про вилучення зазвичай фіксує рішення відібрати документи, строк зберігання яких закінчився. Акт про знищення може підтверджувати вже фактичне знищення або передання документів на утилізацію. У практиці ці функції іноді поєднують в одному документі, якщо це передбачено внутрішнім порядком.

Хто підписує акт про знищення документів?

Акт підписують члени комісії або відповідальні особи, які проводили відбір документів. Після цього документ затверджує керівник організації. Якщо документи передані на утилізацію, можуть додатково підписуватися представники організації, яка їх прийняла.

Чи потрібна печатка на акті?

Якщо організація використовує печатку у своїй діяльності, її можна поставити на затвердженому акті. Проте головне значення мають підписи відповідальних осіб, дата, перелік документів і гриф затвердження. Для багатьох приватних компаній печатка не є обов’язковою.

Чи можна включити до акта електронні документи?

Так, якщо електронні документи підлягають видаленню після закінчення строків зберігання. У такому разі потрібно зазначити їх вид, період, місце зберігання, носій або інформаційну систему, а також спосіб видалення. Варто окремо перевірити, чи не потрібні резервні копії для звітності або спорів.

Чи потрібно погоджувати акт з державним архівом?

Не завжди. Для більшості приватних компаній достатньо внутрішнього погодження, якщо документи не належать до тих, що передаються на державне зберігання. Установи, які є джерелами формування архівного фонду або мають документи постійного зберігання, повинні перевіряти порядок погодження з архівною установою.

Що робити, якщо строк зберігання документа незрозумілий?

Такий документ краще тимчасово не знищувати. Потрібно перевірити номенклатуру справ, переліки типових документів, внутрішні положення і можливі ризики: перевірки, судові спори, трудові питання, виконання договорів. Якщо є сумнів, документ доцільно залишити на зберіганні до уточнення.

Чи можна використовувати готовий зразок акта?

Так, зразок допомагає не пропустити обов’язкові реквізити: склад комісії, підставу, перелік документів, спосіб знищення і затвердження керівником. Перед використанням форму потрібно адаптувати під конкретну організацію, вид документів і внутрішній порядок архівного зберігання.