Акт списання запасів

Що списуєте — який акт потрібен

«Акт на списання» — збірна назва: який документ складати, залежить від того, що вибуває з обліку.

Межа між запасами та основними засобами — строк служби. Малоцінні предмети, якими користуються не довше року (або операційного циклу, якщо він довший), належать до запасів (п. 6 НП(С)БО 9). У податковому обліку основний засіб — це актив, що служить понад рік і коштує більше 20 000 грн (пп. 14.1.138 Податкового кодексу).

Коли складають акт, а коли обходяться без нього

Акт потрібен, коли запаси ще лежать на складі, але користуватися ними вже не можна: сплив строк придатності, товар намок, розбився, морально застарів або постраждав під час аварії, пожежі чи обстрілу.

Інші випадки оформлюють інакше:

• матеріали пішли у виробництво чи на ремонт — це витрачання; його підтверджують накладна-вимога, лімітно-забірна картка або звіт про використання матеріалів;
• нестача — запасів фізично немає, оглядати нічого. Її фіксують інвентаризаційний опис і протокол комісії; у межах норм природного убутку нестачу списують на витрати за розпорядженням керівника, понад норми — відносять на рахунок винних осіб (п. 4 розділу IV Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, наказ Мінфіну від 02.09.2014 № 879);
• продаж або безоплатна передача — видаткова накладна чи акт приймання-передачі.

Перед списанням зіпсованого доведеться провести інвентаризацію: Положення № 879 вимагає її, коли встановлено факт псування цінностей, крадіжки чи зловживання (на день встановлення), а також після пожежі, техногенної аварії чи стихійного лиха (на день після їх закінчення). Обсяг перевірки визначає керівник (п. 7 розділу I). Підприємства в районах бойових дій проводять її тоді, коли до майна і документів є безпечний доступ (п. 8 розділу I).

Форма акта: вільна для бізнесу, типова для бюджетних установ

Бізнес розробляє бланк сам. Типові форми Мінстату з обліку матеріалів і малоцінних предметів (накази № 193 і № 145 від 1996 року) втратили чинність 22 жовтня 2021 року. Залишилася одна вимога — обов’язкові реквізити первинного документа з частини другої статті 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» і пункту 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Мінфіну від 24.05.1995 № 88):

• назва документа і дата складання;
• назва підприємства;
• зміст та обсяг операції, одиниця виміру;
• посади і прізвища осіб, відповідальних за операцію та її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати учасника операції.

Номер акта, підстава, код ЄДРПОУ, печатка — додаткові реквізити: закон їх дозволяє, але не вимагає.

Розпорядники бюджетних коштів і фонди соціального та пенсійного страхування користуються типовою формою «Акт списання запасів» з наказу Мінфіну від 13.12.2022 № 431. Акт складає комісія, призначена наказом керівника, у двох примірниках: перший після затвердження керівником передають до бухгалтерії, другий лишається в матеріально відповідальної особи. Установа може затвердити й власну форму з обов’язковими реквізитами — тільки тоді їй згодиться зразок із цієї сторінки, складений для бізнесу. Типовою формою Мінфіну можуть користуватися й підприємства будь-якої форми власності.

Як заповнити акт списання запасів

1. Гриф «Затверджую» і шапка. Посада та ім’я керівника, повна назва підприємства, код ЄДРПОУ, номер, дата і місце складання. Дата — обов’язковий реквізит; вона не може бути ранішою за дату наказу про комісію.
2. Підстава для роботи комісії. Наказ керівника з датою і номером. У полі форми пишіть у родовому відмінку — «наказу від 01.09.2026 № 12», щоб фраза «на підставі…» читалася правильно.
3. Комісія. Голова і члени — представник адміністрації, бухгалтер, фахівець, здатний оцінити стан запасів. Матеріально відповідальну особу зазначають окремо: вона присутня під час огляду і підписує акт. Включати її до комісії не варто: вийде, що людина перевіряє сама себе.
4. Причина списання. Одна конкретна причина з обставинами і датою, а не перелік усіх можливих.
5. Перелік запасів. Окремий рядок на кожну позицію: найменування так, як воно записане в обліку, номенклатурний номер, одиниця виміру, кількість, ціна, сума. У полі форми пишіть ці дані через кому в тому самому порядку, наприкінці — загальну суму.
6. Рахунок обліку. Той, на якому обліковуються саме ці запаси: 20 «Виробничі запаси», 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» або 28 «Товари».
7. Висновок комісії. Крім слів «підлягають списанню», напишіть, що буде із запасами далі: утилізація, передача на переробку, оприбуткування тари чи відходів. Окремого поля для додатків у формі немає — перелічіть їх у висновку.
8. Підписи. Кожен член комісії розписується особисто, в окремому рядку. У формі є поля для двох членів комісії — якщо їх більше, допишіть решту в готовому файлі. Останньою підписує матеріально відповідальна особа.

Приклад заповненого переліку:

Формулювання причин списання: приклади

Слова «непридатне» чи «зіпсоване» нічого не пояснюють. Причина має відповідати на три запитання: що сталося, коли і чому запаси не можна використати.

Зіпсовано внаслідок затоплення складського приміщення 22.09.2026 (прорив труби опалення): упаковка розмокла, суміші затверділи, використання за призначенням неможливе.

Сплив строк придатності: молочна продукція партії № 418 придатна до 14.09.2026, на дату огляду не реалізована.

Електродриль має тріщину корпусу і згорілу обмотку двигуна; за висновком сервісного центру ремонт економічно недоцільний.

Знищено внаслідок влучання уламків у склад 27.09.2026 під час повітряної атаки: запаси згоріли, залишки до використання непридатні.

Якщо від запасів нічого не лишилося, так і напишіть у причині списання: комісія оглядає тільки залишки.

Висновок комісії теж пишіть предметно:

Запаси на суму 18 450,00 грн списати з обліку і передати на утилізацію спеціалізованому підприємству за договором. Додатки: інвентаризаційний опис, пояснення завідувача складу, фото — 6 шт.

Що додати до акта

• наказ про створення комісії;
• інвентаризаційний опис і протокол інвентаризаційної комісії;
• письмове пояснення матеріально відповідальної особи;
• висновок фахівця, лабораторії чи сервісного центру;
• фото або відео пошкоджень;
• документи служб, які фіксували аварію, пожежу чи обстріл;
• після списання — акт або договір про утилізацію чи знищення.

Після підписання: облік, відшкодування, ПДВ

Облік. Вартість повністю втрачених або зіпсованих запасів списують на витрати звітного періоду. Поки не вирішено, хто винен, суму обліковують на позабалансовому рахунку; коли винну особу встановлено, належне до відшкодування зараховують до дебіторської заборгованості та доходу (п. 27 НП(С)БО 9).

Відшкодування працівником. Працівник відповідає за пряму дійсну шкоду в межах середнього місячного заробітку (ст. 132 Кодексу законів про працю), а повністю — у випадках зі статті 134, наприклад за письмовим договором про повну матеріальну відповідальність. Суму в межах середнього місячного заробітку роботодавець відраховує із зарплати своїм розпорядженням: його видають не пізніше двох тижнів з дня виявлення шкоди і виконують не раніше ніж через сім днів після повідомлення працівника. В інших випадках шкоду стягують через суд (ст. 136); на позов роботодавець має один рік з дня виявлення шкоди (ст. 233).

ПДВ. Податкова служба у роз’ясненнях вважає, що списані запаси, зокрема зіпсовані, починають використовуватися не в господарській діяльності. Тому платник ПДВ, який придбав їх із податком, не пізніше останнього дня звітного періоду складає зведену податкову накладну і нараховує зобов’язання з вартості придбання (п. 198.5 і п. 189.1 Податкового кодексу). На час воєнного стану діє виняток: це правило не застосовують до товарів, знищених або втрачених унаслідок обставин непереборної сили (п. 32-1 підрозділу 2 розділу XX Кодексу). Знищення треба підтвердити документами — наприклад, актом про пожежу.

Часті питання

Чи можна списати запаси без комісії?

Для бізнесу прямої вимоги немає: стаття 9 Закону зобов’язує лише вказати посади і прізвища відповідальних осіб та зібрати їхні підписи. Бюджетним установам комісію приписує наказ № 431. А обов’язкову інвентаризацію перед списанням у будь-якому разі проводить комісія, створена розпорядчим документом керівника (п. 1 розділу II Положення № 879).

Чи потрібна печатка на акті?

Ні. Печатка — додатковий реквізит: за пунктом 2.4 Положення № 88 підпис лише «може бути скріплений печаткою».

Чи можна скласти акт в електронній формі?

Так. Первинні документи складають у паперовій або електронній формі (ч. 2 ст. 9 Закону). В електронному акті власноручні підписи замінює електронний підпис кожного члена комісії.

Чи можна одним актом списати різні запаси?

Так, якщо причина спільна: кожну позицію записують окремим рядком. Запаси з різними причинами — скажімо, прострочені продукти і розбиту тару — краще розвести по різних актах: причина в зразку одна на весь документ.

У якому періоді відображати списання за результатами інвентаризації?

Протокол інвентаризаційної комісії керівник затверджує протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації. Її результати відображають в обліку того звітного періоду, в якому інвентаризацію закінчено (п. 2 і 3 розділу IV Положення № 879).

Скільки зберігати акт списання?

За пунктом 44.3 Податкового кодексу юридичні особи — платники податку на прибуток, неприбуткові організації та юридичні особи на спрощеній системі — зберігають первинні документи не менше 1825 днів, інші платники — не менше 1095 днів. Строк рахують з дня подання податкової звітності, для складання якої використано документ.