Акт списання канцелярських товарів

Коли потрібен акт списання канцелярських товарів?

Акт списання канцелярських товарів оформлюється тоді, коли підприємство або установа має підтвердити фактичне використання канцтоварів і зняти їх з матеріального обліку. Найчастіше йдеться про папір для друку, ручки, олівці, папки, файли, скотч, степлери, скоби, конверти, щоденники, блокноти, тонери, картриджі та інші витратні матеріали офісного призначення.

Документ потрібен не для кожної дрібної витрати окремо, а для системного оформлення використаних запасів за певний період: місяць, квартал, після інвентаризації, після передачі канцтоварів у підрозділи або після завершення окремого проєкту. Наприклад, бухгалтерія може списати пачки паперу, видані відділу кадрів для оформлення наказів, особових справ і заяв працівників.

Такий бланк також використовують бюджетні установи, навчальні заклади, громадські організації та компанії, де ведеться облік матеріальних цінностей. Акт підтверджує, що канцтовари не зникли без пояснення, а були використані у роботі.

Хто має право подати

Акт списання канцтоварів не подається зовнішньому органу як заява чи скарга. Його складають усередині підприємства або організації. Ініціатором може бути матеріально відповідальна особа, завідувач господарства, офіс-менеджер, комірник, бухгалтер, керівник структурного підрозділу або інший працівник, якому були передані канцелярські товари.

На практиці списання часто оформлює комісія. Її склад визначається наказом керівника або внутрішнім положенням про облік матеріальних цінностей. До комісії можуть входити представник адміністрації, бухгалтерії та працівник підрозділу, який фактично використав канцтовари. Якщо організація невелика, акт може скласти одна відповідальна особа, але його все одно бажано погодити з керівником або бухгалтером.

Куди подається акт списання канцелярських товарів

Після складання акт передається до бухгалтерії або іншого підрозділу, який веде облік запасів. Бухгалтер використовує документ як підставу для відображення списання у внутрішньому обліку та формування витрат відповідного періоду. Якщо в організації є склад або матеріально відповідальна особа, примірник акта може залишатися також у складських документах.

У державних і комунальних установах акт зазвичай погоджується з керівником установи або уповноваженою посадовою особою. У приватних компаніях порядок затвердження визначається внутрішніми правилами документообігу. Під час податкової перевірки, аудиту, інвентаризації або внутрішнього контролю акт може надаватися як підтвердження правомірного списання канцтоварів.

Які документи додаються

До акта бажано додати документи, які підтверджують придбання, передачу або фактичне використання канцтоварів. Перелік залежить від того, як саме організовано облік у компанії: через склад, підзвітну особу, централізовану закупівлю або пряме придбання для підрозділу.

• видаткові накладні або товарні чеки на придбання канцтоварів;
• рахунки, акти приймання-передачі, фіскальні чеки або інші первинні документи постачальника;
• вимоги-накладні на видачу канцтоварів зі складу;
• звіт підзвітної особи, якщо канцтовари купував працівник за видані кошти;
• відомість видачі канцтоварів працівникам або структурним підрозділам;
• наказ про створення комісії зі списання, якщо акт складається комісійно;
• інвентаризаційні матеріали, якщо списання проводиться після перевірки залишків;
• пояснювальна записка відповідальної особи, якщо є розбіжності або нестача.

Не варто обмежуватися лише актом без підтвердних документів, якщо списуються значні обсяги або дорогі витратні матеріали, наприклад картриджі. Чим зрозуміліший ланцюг від придбання до використання, тим менше питань виникає у бухгалтерії та перевіряючих.

Структура та обов’язкові реквізити

Єдиної універсальної форми для всіх підприємств немає, тому організація може використовувати власний шаблон акта списання канцтоварів. Водночас документ має містити реквізити, які дозволяють ідентифікувати списані матеріали, відповідальних осіб і підставу списання. Якщо форма затверджена внутрішнім наказом або обліковою політикою, краще використовувати саме її.

• назва документа: акт списання канцелярських товарів;
• дата і місце складання;
• повна назва підприємства, установи або ФОП;
• склад комісії або дані відповідальної особи;
• період, за який здійснюється списання;
• підстава для списання: використання у господарській діяльності, видача підрозділам, інвентаризація;
• таблиця з найменуванням канцтоварів, одиницею виміру, кількістю та за потреби вартістю;
• висновок комісії про необхідність списання;
• підписи членів комісії, матеріально відповідальної особи та керівника, якщо передбачено затвердження.

У таблиці важливо не об’єднувати різні товари в один рядок без деталізації. Наприклад, краще окремо зазначити папір А4, ручки кулькові, папки-реєстратори, файли, конверти, а не писати загальну фразу канцтовари.

Як правильно заповнити

Починати заповнення слід із дати, назви організації та підстави списання. Якщо комісію створено наказом, у тексті можна зазначити реквізити такого наказу. Далі вказується склад комісії із посадами та прізвищами. Якщо акт оформлює матеріально відповідальна особа, потрібно чітко зазначити її посаду і підрозділ.

Основна частина акта — таблиця списання. У ній зазначають найменування канцтовару, одиницю виміру, кількість, а за потреби облікову вартість. Для бюджетних установ і організацій із суворішим обліком вартісні показники зазвичай мають значення, тому їх варто узгодити з бухгалтерією. Якщо акт використовується для внутрішнього обліку невеликої компанії, може бути достатньо кількісного переліку, але це залежить від затвердженого порядку документообігу.

Формулювання причини списання має бути конкретним: використано для друку договорів, кадрових документів, навчальних матеріалів, архівування справ, забезпечення роботи адміністрації. Небажано писати лише для потреб офісу, якщо можна уточнити, який підрозділ отримав матеріали. Після заповнення акт підписують усі особи, які брали участь у списанні, а за необхідності його затверджує керівник.

Типові помилки

Помилки в акті списання канцтоварів зазвичай пов’язані не зі складністю форми, а з недостатньою деталізацією. Документ має показувати, що списання є обґрунтованим і пов’язане з діяльністю організації.

• указано лише загальне слово канцтовари без переліку конкретних найменувань;
• не зазначено кількість або одиницю виміру: штуки, пачки, коробки, комплекти;
• акт складено без підпису матеріально відповідальної особи;
• немає підстави списання або вона сформульована надто загально;
• дата акта не відповідає періоду фактичного використання матеріалів;
• списуються товари, які не підтверджені накладними, чеками чи складськими документами;
• відсутнє затвердження керівника, хоча воно передбачене внутрішніми правилами;
• суми в акті не збігаються з даними бухгалтерського обліку.

Строки розгляду

Акт списання канцтоварів не має окремого строку розгляду, встановленого для всіх організацій. Його обробляють у строки, визначені внутрішнім документообігом підприємства або установи. Найчастіше такі акти складають наприкінці місяця, кварталу, після інвентаризації або після видачі канцтоварів працівникам.

Бухгалтерія зазвичай перевіряє наявність підписів, відповідність кількості залишкам на обліку та наявність підтвердних документів. Якщо все оформлено коректно, акт включають до первинних документів відповідного облікового періоду. Зберігати його потрібно разом з іншими документами бухгалтерського та матеріального обліку протягом строку, визначеного законодавством і внутрішніми правилами архівування.

Часті питання

Чи обов’язково складати акт списання канцтоварів?

Якщо канцтовари перебувають на обліку як матеріальні цінності, їх використання потрібно документально підтвердити. Акт є зручним і поширеним способом такого підтвердження. Для дрібних витрат порядок може бути спрощеним, але він має бути узгоджений з бухгалтерією або внутрішніми правилами компанії.

Чи можна використати власний бланк акта?

Так, організація може використовувати власний бланк, якщо він містить необхідні реквізити: дату, назву підприємства, перелік канцтоварів, кількість, підставу списання, відповідальних осіб і підписи. Бажано, щоб форма була затверджена наказом або передбачена обліковою політикою.

Хто підписує акт списання канцелярських товарів?

Зазвичай акт підписують члени комісії, матеріально відповідальна особа та, за потреби, керівник. Якщо у компанії немає комісії, документ може підписати відповідальний працівник і бухгалтер, але порядок підписання краще визначити внутрішнім наказом.

Чи потрібно вказувати вартість канцтоварів?

Вартість варто зазначати, якщо канцтовари обліковуються у бухгалтерії з вартісними показниками. Для бюджетних установ і підприємств із детальним складським обліком це зазвичай необхідно. У невеликих організаціях іноді використовують лише кількісний облік, але це має відповідати внутрішньому порядку.

Чи можна списати канцтовари одним актом за місяць?

Так, це поширена практика. В одному акті можна відобразити канцтовари, використані за місяць або інший визначений період. Головне, щоб перелік був деталізований, а кількість відповідала фактичній видачі та залишкам за обліковими документами.

Що робити, якщо частина канцтоварів втрачена?

Втрату не варто оформлювати як звичайне використання. У такій ситуації доцільно провести перевірку, отримати пояснення відповідальної особи та оформити списання з урахуванням причин нестачі. За потреби складаються окремі документи щодо інвентаризації або матеріальної відповідальності.

Чи підходить зразок для бюджетної установи?

Зразок можна використовувати як основу, але бюджетним установам потрібно враховувати власні правила бухгалтерського обліку, накази керівника та вимоги до первинних документів. Перед підписанням форму бажано узгодити з бухгалтерією установи.