Наказ про використання печатки на підприємстві

Коли потрібен наказ про використання печатки на підприємстві?

Наказ про використання печатки оформлюється тоді, коли підприємство має печатку і фактично застосовує її для засвідчення договорів, актів, довідок, кадрових документів, фінансових паперів або офіційного листування. Законодавство не вимагає від більшості суб’єктів господарювання обов’язково мати печатку, однак якщо вона використовується, її обіг бажано врегулювати внутрішнім документом.

Такий наказ особливо потрібен після створення юридичної особи, виготовлення нової печатки, зміни керівника, втрати або знищення старої печатки, передачі печатки іншому працівнику, відкриття філії чи структурного підрозділу. Документ також доцільний, якщо підприємство хоче обмежити коло осіб, які можуть ставити відбиток, або визначити, на яких саме документах він допускається.

На практиці наказ допомагає уникнути ситуацій, коли печатка зберігається безконтрольно, передається усно або використовується працівником без належних повноважень.

Хто має право подати

Наказ не подається у звичному розумінні, а видається всередині підприємства. Право видати такий документ має керівник юридичної особи: директор, генеральний директор, голова правління, керівник установи або інша особа, яка діє від імені підприємства на підставі статуту, положення чи довіреності.

Проєкт наказу зазвичай готує кадрова служба, юрист, секретар, бухгалтерія або працівник, відповідальний за діловодство. Якщо підприємство має кілька печаток, наприклад основну печатку, печатку для документів, печатку філії або штампи підрозділів, у наказі можна окремо визначити відповідальних осіб за кожну з них.

Працівник, якому передають печатку на зберігання, повинен бути ознайомлений із наказом і фактично прийняти печатку за актом або під підпис у журналі обліку.

Куди подається наказ про використання печатки

Наказ про використання печатки не подається до ЦНАП, податкової служби, державного реєстратора чи іншого органу для затвердження. Це внутрішній організаційно-розпорядчий документ підприємства. Після підписання керівником він реєструється у журналі наказів або в електронній системі документообігу та зберігається разом з іншими наказами з основної діяльності.

Копія наказу може знадобитися для внутрішнього користування бухгалтерії, канцелярії, юридичного відділу, служби безпеки або керівникам підрозділів. У деяких випадках її надають банку, контрагенту чи аудитору, якщо потрібно підтвердити повноваження конкретної особи працювати з печаткою. Оригінал доцільно зберігати у відповідального за діловодство або в архіві підприємства.

Підстава видання наказу

Підставою для видання наказу може бути рішення керівника впорядкувати діловодство, виготовлення печатки, зміна відповідальної особи, службова записка бухгалтера або юриста, внутрішнє положення про документообіг чи вимоги статуту підприємства. Якщо печатка передається від одного працівника іншому, підставою також може бути акт приймання-передачі або наказ про кадрові зміни.

У тексті наказу не потрібно докладно цитувати законодавство. Достатньо зазначити, що документ видається з метою організації використання та зберігання печатки, контролю за її застосуванням і визначення відповідальних осіб. Якщо на підприємстві діє положення про документообіг або інструкція з діловодства, наказ може посилатися на ці внутрішні документи.

Які документи додаються

До наказу можуть додаватися документи, які підтверджують наявність печатки, її передачу відповідальній особі або внутрішній порядок роботи з документами. Перелік додатків залежить від того, чи це перше введення печатки в обіг, чи зміна відповідального працівника.

• акт приймання-передачі печатки відповідальній особі;
• зразок відбитка печатки або опис її реквізитів;
• службова записка про необхідність призначення відповідального працівника;
• положення про документообіг або інструкція з діловодства, якщо такі документи діють на підприємстві;
• перелік документів, на яких дозволено проставляти печатку;
• журнал обліку використання печатки, якщо підприємство його веде;
• акт знищення старої печатки або документ про виготовлення нової печатки, якщо наказ пов’язаний із заміною;
• довіреність або наказ про повноваження працівника, якщо печаткою користується не керівник.

Додатки не завжди є обов’язковими, але вони роблять внутрішній контроль зрозумілішим і допомагають підтвердити, кому саме була передана печатка.

Структура та обов’язкові реквізити

Наказ про використання печатки складається у стандартній формі для розпорядчих документів підприємства. Він має містити чіткі формулювання, щоб не виникало сумнівів, хто відповідає за печатку, де вона зберігається і в яких випадках використовується. Якщо підприємство застосовує фірмовий бланк, наказ можна оформити на ньому.

• повне найменування підприємства;
• назву документа — «Наказ»;
• дату та місце складання;
• номер наказу згідно з внутрішньою реєстрацією;
• заголовок, наприклад «Про використання печатки підприємства»;
• підставу або мету видання наказу;
• опис печатки, яка вводиться в обіг або передається на зберігання;
• прізвище, ім’я, по батькові та посаду відповідальної особи;
• правила зберігання печатки;
• перелік документів, на яких дозволено ставити відбиток;
• порядок передачі печатки на час відпустки, лікарняного або звільнення відповідальної особи;
• особу, яка контролює виконання наказу;
• підпис керівника та відмітки про ознайомлення працівників.

Як правильно заповнити

Під час заповнення наказу важливо не обмежуватися загальною фразою про дозвіл використовувати печатку. Потрібно конкретно визначити, яка саме печатка використовується: основна печатка підприємства, печатка для документів, печатка відокремленого підрозділу або інший штамп. Якщо на печатці зазначений код ЄДРПОУ чи повне найменування юридичної особи, ці дані можна відобразити в описі.

Відповідальну особу слід зазначати повністю: посада, прізвище, ім’я та по батькові. Бажано окремо прописати, де зберігається печатка, наприклад у сейфі бухгалтерії, у керівника або в канцелярії. Також варто визначити, чи може відповідальна особа передавати печатку іншим працівникам і за яких умов.

У наказі можна передбачити, що печатка проставляється лише після підписання документа уповноваженою особою. Це зменшує ризик використання печатки на непогоджених або недійсних документах. Якщо потрібен готовий бланк, зразок наказу варто адаптувати під фактичну структуру підприємства, а не залишати універсальні формулювання без змін.

Ознайомлення працівника з наказом

Працівник, на якого покладається відповідальність за зберігання та використання печатки, повинен бути ознайомлений із наказом під підпис. Відмітку про ознайомлення можна зробити внизу наказу або на окремому аркуші ознайомлення. Якщо наказ стосується кількох працівників, наприклад бухгалтера, секретаря та юриста, кожен із них ставить підпис із зазначенням дати.

Якщо печатка фактично передається працівнику, доцільно оформити акт приймання-передачі. У ньому зазначають дату передачі, опис печатки, стан відбитка, дані особи, яка передає, і дані особи, яка приймає. Це особливо важливо при зміні головного бухгалтера, секретаря, керівника канцелярії або іншої відповідальної особи.

Типові помилки

Помилки в наказі зазвичай пов’язані з нечітким визначенням відповідальності або відсутністю правил фактичного зберігання печатки. Через це складніше встановити, хто мав доступ до печатки у певний період.

• не зазначено конкретну відповідальну особу;
• у наказі немає опису печатки або її призначення;
• не визначено місце зберігання печатки;
• дозволено використовувати печатку без вказівки на перелік документів;
• відсутній порядок передачі печатки під час відпустки чи звільнення працівника;
• працівника не ознайомлено з наказом під підпис;
• печатку передано усно без акта або запису в журналі;
• у шаблоні залишені чужі реквізити підприємства або неправильна назва юридичної особи.

Строки розгляду

Оскільки наказ про використання печатки є внутрішнім документом, строк його розгляду державними органами не встановлюється. Він набирає чинності з дати підписання керівником або з іншої дати, прямо зазначеної в тексті наказу. Наприклад, можна передбачити, що новий порядок використання печатки діє з наступного робочого дня.

Підготовка наказу зазвичай відбувається в межах внутрішнього документообігу підприємства. Якщо наказ пов’язаний зі зміною відповідальної особи, бажано оформити його до фактичної передачі печатки. Зберігати наказ потрібно протягом строків, установлених правилами діловодства та архівного зберігання для організаційно-розпорядчих документів.

Часті питання

Чи обов’язково підприємству мати печатку?

Для більшості юридичних осіб використання печатки не є обов’язковим. Однак підприємство може добровільно мати печатку і застосовувати її у своїй діяльності. Якщо печатка використовується, внутрішній наказ допомагає визначити порядок її зберігання та застосування.

Чи потрібно реєструвати наказ про використання печатки в державному органі?

Ні, такий наказ не реєструється в ЦНАП, податковій службі або в державного реєстратора. Він залишається внутрішнім документом підприємства та зберігається разом з іншими наказами з основної діяльності.

Хто може бути відповідальним за печатку?

Відповідальною особою може бути директор, головний бухгалтер, секретар, юрист, керівник канцелярії або інший працівник, якому керівник довіряє зберігання печатки. Головне, щоб ця особа була прямо зазначена в наказі та ознайомлена з ним під підпис.

Чи можна використовувати печатку без наказу?

Фактично підприємства іноді використовують печатку без окремого наказу. Але відсутність внутрішнього порядку створює ризики: складніше довести, хто мав доступ до печатки, хто відповідав за її зберігання і чи мав працівник право ставити відбиток на документі.

Чи потрібно складати акт приймання-передачі печатки?

Акт не завжди є обов’язковим, але він бажаний, якщо печатка передається конкретному працівнику. Акт підтверджує дату передачі, стан печатки та особу, яка прийняла її на зберігання.

Що робити, якщо змінилася відповідальна особа?

Потрібно видати новий наказ або внести зміни до чинного наказу. Також варто оформити акт приймання-передачі печатки від попередньої відповідальної особи до нової.

Чи можна в одному наказі врегулювати використання кількох печаток?

Так, в одному наказі можна описати кілька печаток або штампів, якщо вони належать одному підприємству. Для кожної печатки бажано зазначити її призначення, місце зберігання та відповідальну особу.

Чи підходить один зразок наказу для ТОВ і приватного підприємства?

Загальна структура наказу може бути однаковою, але реквізити, назва керівної посади, внутрішні підрозділи та перелік документів потрібно адаптувати під конкретне підприємство. Не варто залишати у формі дані, які не відповідають вашій організації.