Наказ про списання матеріальних цінностей

Коли потрібен наказ про списання матеріальних цінностей?

Наказ про списання матеріальних цінностей оформлюється тоді, коли підприємство або установа має документально підтвердити рішення про зняття певного майна з обліку. Йдеться про товарно-матеріальні цінності, малоцінні та швидкозношувані предмети, інструменти, запасні частини, меблі, офісну техніку, обладнання, будівельні матеріали, спецодяг, сировину або інші активи, які обліковуються в організації.

Найчастіше наказ потрібен після інвентаризації, коли комісія виявила непридатні, пошкоджені, застарілі або відсутні цінності. Також документ складається у разі природного зносу, псування через аварію, закінчення строку використання, морального старіння, неможливості ремонту або економічної недоцільності відновлення. Для бухгалтерії такий наказ є управлінською підставою для подальшого відображення списання в обліку разом з актом списання та іншими первинними документами.

Хто має право подати

Ініціатором підготовки наказу зазвичай виступає матеріально відповідальна особа, керівник структурного підрозділу, завідувач складу, бухгалтерія або інвентаризаційна комісія. Вони повідомляють керівника про наявність цінностей, які не можуть використовуватися, та передають підтвердні матеріали.

Підписує наказ керівник юридичної особи: директор, голова правління, начальник установи, керівник комунального підприємства або інша посадова особа, якій надано відповідні повноваження. Якщо організація має внутрішнє положення про облік майна, порядок списання визначається цим положенням. У бюджетних установах і комунальних підприємствах можуть діяти додаткові правила погодження з власником майна, засновником або уповноваженим органом управління.

Куди подається наказ про списання матеріальних цінностей

Наказ не подається до зовнішнього органу як заява чи скарга. Це внутрішній організаційно-розпорядчий документ підприємства, який реєструється у журналі наказів або в електронній системі документообігу. Після підписання він передається до бухгалтерії, інвентаризаційної комісії, матеріально відповідальної особи та, за потреби, до структурного підрозділу, який забезпечує утилізацію, демонтаж, передачу залишків або реалізацію придатних частин.

Якщо списується майно бюджетної установи, комунального підприємства або державної організації, наказ може оформлюватися після отримання погодження від органу управління майном. У такому випадку до внутрішньої справи додаються листи-погодження, рішення засновника або інші документи, передбачені локальними правилами.

Підстава для видання наказу

Підстава є ключовою частиною наказу, оскільки саме вона пояснює, чому матеріальні цінності списуються. Керівник не повинен видавати наказ лише на підставі усного повідомлення працівника. Потрібні документи, які підтверджують фактичний стан майна, причину непридатності або результат перевірки.

Найчастіше підставою є акт інвентаризаційної комісії, акт технічного стану, дефектний акт, службова записка керівника підрозділу, акт списання матеріальних цінностей, висновок спеціаліста про неможливість ремонту або інший первинний документ. Якщо цінності були втрачені чи пошкоджені з вини працівника, окремо можуть оформлюватися матеріали службового розслідування та документи щодо відшкодування шкоди.

Які документи додаються

Перелік додатків залежить від виду майна, причини списання та форми власності підприємства. Для звичайного внутрішнього списання достатньо документів, які підтверджують наявність цінностей на обліку та обґрунтовують неможливість їх подальшого використання.

• службова записка матеріально відповідальної особи або керівника підрозділу;
• акт інвентаризації або інвентаризаційний опис, якщо списання проводиться за результатами перевірки;
• акт технічного стану, дефектний акт або висновок про непридатність майна;
• акт списання матеріальних цінностей із переліком позицій, кількістю та причинами списання;
• відомості бухгалтерського обліку щодо первісної або облікової вартості;
• пояснення працівників, якщо є нестача, пошкодження або втрата;
• рішення комісії про можливість утилізації, ліквідації або використання залишків;
• погодження власника, засновника чи уповноваженого органу, якщо воно потрібне за правилами організації.

Структура та обов’язкові реквізити

Зразок наказу про списання матеріальних цінностей має містити стандартні реквізити розпорядчого документа та конкретні відомості про майно. Чим точніше описані цінності, тим менше питань виникає у бухгалтерії, під час внутрішнього контролю або перевірки.

• повна назва підприємства, установи або організації;
• назва документа: наказ;
• дата, номер і місце складання;
• заголовок про списання матеріальних цінностей;
• посилання на підстави: акт комісії, інвентаризацію, службову записку, дефектний акт;
• рішення керівника про списання конкретних цінностей;
• перелік майна або посилання на додаток із переліком;
• причина списання: знос, непридатність, пошкодження, моральне старіння, нестача;
• доручення бухгалтерії відобразити операцію в обліку;
• доручення щодо утилізації, демонтажу, передачі залишків або оприбуткування придатних матеріалів;
• відповідальні особи та строки виконання;
• підпис керівника та відмітки про ознайомлення відповідальних працівників.

Як правильно заповнити

Під час заповнення наказу спочатку зазначаються реквізити організації, дата і номер документа. У заголовку варто писати не загальну фразу, а конкретно: про списання матеріальних цінностей, обладнання, запасів або іншого майна. Далі вказується підстава, наприклад акт комісії, складений за результатами інвентаризації, або дефектний акт щодо непридатності майна.

У розпорядчій частині потрібно перелічити, що саме списується. Якщо позицій багато, доцільно зробити додаток до наказу з таблицею, де зазначені найменування, інвентарні або номенклатурні номери, одиниці виміру, кількість, облікова вартість і причина списання. У самому наказі тоді зазначається, що перелік наведено в додатку.

Окремо визначаються виконавці: бухгалтерія, матеріально відповідальна особа, комісія або підрозділ, який займається фактичним вилученням майна. Якщо після списання залишаються придатні деталі, металобрухт, запасні частини чи інші матеріали, у наказі бажано зазначити порядок їх оприбуткування або передачі.

Ознайомлення працівників з наказом

З наказом слід ознайомити всіх працівників, які мають виконувати його положення або відповідають за майно. Зазвичай це головний бухгалтер, члени комісії, матеріально відповідальна особа, завідувач складу, керівник підрозділу та особа, відповідальна за утилізацію чи демонтаж.

Ознайомлення підтверджується підписом на примірнику наказу, окремому аркуші ознайомлення або в електронній системі документообігу. Якщо працівник відмовляється підписати документ, роботодавець може оформити відповідний акт. Для бухгалтерії наявність підписів важлива, оскільки наказ встановлює конкретні обов’язки та строки виконання операцій зі списання.

Типові помилки

Помилки в наказі можуть призвести до зауважень під час перевірки, неповного відображення операції в обліку або спорів щодо відповідальності працівників. Найчастіше проблеми виникають через відсутність конкретики.

• не зазначено підставу для списання або додано лише усне пояснення працівника;
• у наказі немає точного переліку цінностей чи посилання на додаток;
• не вказані інвентарні номери, кількість або одиниці виміру;
• причина списання сформульована надто загально, без акта або висновку комісії;
• не визначено, хто відповідає за утилізацію, демонтаж чи передачу залишків;
• бухгалтерії не доручено відобразити списання в обліку;
• матеріально відповідальну особу не ознайомлено з наказом;
• для державного або комунального майна не отримано погодження, якщо воно потрібне.

Строки розгляду

Оскільки наказ про списання є внутрішнім документом, законодавство зазвичай не встановлює єдиного строку його розгляду для всіх підприємств. На практиці строки залежать від інвентаризації, роботи комісії, підготовки актів і погоджень. Якщо майно списується в межах звичайної господарської діяльності, наказ видається після отримання всіх підтвердних документів.

У бюджетних установах, державних і комунальних підприємствах процес може тривати довше через необхідність погодження з органом управління майном або засновником. Внутрішні положення підприємства можуть визначати окремі строки для складання акта, передачі документів до бухгалтерії та фактичного списання.

Часті питання

Чи можна списати матеріальні цінності без наказу?

Для належного документального оформлення наказ бажано мати. Він підтверджує управлінське рішення керівника та дає бухгалтерії підставу відобразити списання разом з актом і первинними документами.

Чим наказ відрізняється від акта списання?

Акт фіксує стан майна, причину непридатності та висновок комісії. Наказ є рішенням керівника: що саме списати, кому виконати дії та як відобразити операцію в обліку.

Хто входить до комісії зі списання?

Зазвичай до комісії включають представника адміністрації, бухгалтера, матеріально відповідальну особу, фахівця з технічних питань або працівника відповідного підрозділу. Склад залежить від виду майна та внутрішніх правил організації.

Чи потрібен окремий наказ на кожне списання?

Не завжди. Якщо списується кілька позицій одночасно, їх можна включити до одного наказу з додатком. Головне, щоб кожна цінність була чітко ідентифікована.

Чи можна використати бланк наказу для бюджетної установи?

Так, але його потрібно адаптувати до правил конкретної установи. Для бюджетних, державних і комунальних організацій можуть бути потрібні додаткові погодження, акти та рішення органу управління майном.

Що робити, якщо майно пошкодив працівник?

У такій ситуації одного наказу про списання недостатньо. Варто оформити пояснення, матеріали службового розслідування, акт про пошкодження та окремо вирішити питання матеріальної відповідальності працівника.

Чи потрібно зберігати наказ після списання?

Так. Наказ, акт списання, інвентаризаційні документи та бухгалтерські матеріали зберігаються у справах підприємства відповідно до правил діловодства та строків зберігання документів.

Чи можна скачати зразок і змінити його під свою організацію?

Так, шаблон можна використовувати як основу. Перед підписанням потрібно внести реквізити підприємства, перелік цінностей, підстави списання, відповідальних осіб і порядок виконання наказу.