Наказ про призначення відповідального за охорону праці

Коли потрібен наказ про призначення відповідального за охорону праці?

Наказ про призначення відповідального за охорону праці потрібен тоді, коли роботодавець має документально закріпити, хто саме на підприємстві відповідає за організацію безпечних умов праці. Це не формальність: без такого наказу складно підтвердити, що на підприємстві визначено відповідальну особу, розподілено обов’язки та забезпечено контроль за інструктажами, навчанням, перевіркою знань і веденням обов’язкової документації.

Найчастіше наказ оформлюється при відкритті підприємства, прийнятті працівників, зміні керівника, переведенні фахівця з охорони праці, звільненні попередньої відповідальної особи або появі нових виробничих ризиків. Також документ доречний після зміни структури підприємства, створення нового підрозділу, запуску виробничої дільниці, складу, магазину, офісу чи будівельного об’єкта. Готовий бланк наказу допомагає не пропустити важливі реквізити і правильно сформулювати управлінське рішення.

Хто має право видати наказ

Наказ видає керівник підприємства, установи або організації, який діє від імені роботодавця. Це може бути директор товариства, голова фермерського господарства, керівник комунальної установи, директор школи, завідувач закладу, фізична особа-підприємець, якщо вона використовує найману працю. Саме роботодавець відповідає за організацію системи охорони праці відповідно до Закону України «Про охорону праці» та підзаконних актів.

Відповідальною особою зазвичай призначають працівника, який має належну підготовку, пройшов навчання і перевірку знань з охорони праці. На більших підприємствах такі функції може виконувати служба охорони праці або фахівець з охорони праці. У невеликих роботодавців обов’язки можуть покладатися на працівника за суміщенням, якщо це не суперечить вимогам законодавства і він має необхідні знання.

Куди подається наказ про призначення відповідального за охорону праці

Наказ є внутрішнім організаційно-розпорядчим документом, тому він не подається автоматично до Держпраці, податкової, ЦНАП чи іншого органу. Після підписання керівником документ реєструється у журналі або системі документообігу підприємства, доводиться до відома відповідальної особи та інших працівників, яких він стосується.

Оригінал наказу зберігається у роботодавця: у кадровій службі, канцелярії, службі охорони праці або в особи, відповідальної за діловодство. Його можуть вимагати під час перевірки Держпраці, внутрішнього аудиту, розслідування нещасного випадку, перевірки документації перед початком робіт підвищеної небезпеки або під час службового розслідування. Тому важливо, щоб наказ був підписаний, зареєстрований і містив підтвердження ознайомлення працівника.

Підстава видання наказу

У наказі бажано зазначити, на підставі чого керівник призначає відповідального за охорону праці. Типовими підставами є вимоги законодавства про охорону праці, необхідність організації безпечних умов праці, штатний розпис, посадова інструкція, протокол перевірки знань з охорони праці, наказ про прийняття працівника або рішення про перерозподіл функцій між працівниками.

Якщо відповідальна особа вже працює на підприємстві, у наказі можна посилатися на її посаду та документи, що підтверджують навчання. Якщо працівнику додатково доручають функції з охорони праці, варто перевірити, чи відповідають ці обов’язки його трудовій функції, посадовій інструкції та умовам оплати праці. У разі суміщення або розширення зони відповідальності може знадобитися окремий наказ про доплату чи зміни до посадової інструкції.

Які документи додаються

До наказу не завжди формують окремий пакет додатків, але для підтвердження законності призначення роботодавцю варто мати документи, які пояснюють вибір відповідальної особи та обсяг її обов’язків. Це особливо важливо для підприємств із виробничими процесами, небезпечним обладнанням, транспортом, будівельними роботами або великою кількістю працівників.

• посадова інструкція працівника або фахівця з охорони праці;
• документ про проходження навчання і перевірки знань з питань охорони праці;
• протокол комісії з перевірки знань, якщо він оформлювався;
• штатний розпис або витяг зі штатного розпису;
• наказ про прийняття на роботу, переведення або суміщення обов’язків;
• положення про службу охорони праці або відповідний локальний акт підприємства;
• перелік інструкцій з охорони праці, журналів інструктажів та інших документів, за ведення яких відповідає призначена особа;
• згода працівника, якщо йдеться про додаткові обов’язки поза межами його основної трудової функції.

Структура та обов’язкові реквізити

Зразок наказу має відповідати загальним правилам оформлення розпорядчих документів. У ньому важливо не лише назвати працівника відповідальним, а й чітко описати, за що саме він відповідає. Нечітке формулювання «відповідальний за охорону праці» без переліку функцій часто створює проблеми під час перевірок і внутрішніх розслідувань.

• повна назва підприємства, установи або організації;
• назва документа — «Наказ»;
• дата і номер наказу;
• місце видання документа;
• заголовок, наприклад «Про призначення відповідального за охорону праці»;
• коротка вступна частина із зазначенням підстави видання;
• прізвище, ім’я, по батькові та посада відповідальної особи;
• дата, з якої працівник починає виконувати відповідні функції;
• перелік основних обов’язків: організація інструктажів, контроль журналів, підготовка інструкцій, участь у перевірках;
• порядок контролю за виконанням наказу;
• підпис керівника;
• відмітка про ознайомлення працівника під підпис.

Як правильно заповнити

Під час заповнення шаблону спочатку внесіть офіційну назву роботодавця так, як вона зазначена в реєстраційних документах. Далі проставте дату, номер і місце видання наказу. У заголовку краще використовувати конкретне формулювання: «Про призначення відповідального за охорону праці», а не скорочені або неофіційні назви.

У тексті наказу вкажіть причину видання: організація роботи з охорони праці, виконання вимог законодавства, зміна відповідальної особи або створення підприємства. Дані працівника потрібно записати повністю: посада, прізвище, ім’я та по батькові. Якщо працівник відповідає не за всю систему охорони праці, а лише за окремий напрям, це треба прямо зазначити, наприклад за проведення первинного інструктажу, ведення журналів або контроль безпечної експлуатації обладнання.

Не варто перевантажувати наказ надмірними цитатами законів. Достатньо послатися на законодавство про охорону праці та локальні акти підприємства. Після підписання наказу відповідальна особа має ознайомитися з ним під підпис із зазначенням дати. Якщо використовується електронний документообіг, ознайомлення підтверджується у прийнятий на підприємстві спосіб.

Ознайомлення працівника з наказом

Ознайомлення відповідальної особи з наказом є обов’язковим етапом оформлення. Працівник повинен розуміти, які саме функції на нього покладаються, з якої дати вони починаються і які документи він має вести або контролювати. Найчастіше ознайомлення оформлюється підписом на самому наказі із фразою «З наказом ознайомлений», датою та підписом працівника.

Якщо наказ стосується керівників підрозділів, майстрів, завідувачів складів або інших посадових осіб, їх також доцільно ознайомити з документом. Це допомагає уникнути ситуації, коли відповідальна особа формально призначена, але керівники підрозділів не надають їй необхідні журнали, інформацію або доступ до робочих місць. Для підприємств з кількома локаціями можна оформити аркуш ознайомлення як додаток до наказу.

Типові помилки

Найчастіше помилки виникають через використання надто загального бланка без урахування реальної структури підприємства. Наказ має відповідати фактичним умовам роботи, кількості працівників, наявності підрозділів і характеру ризиків.

• призначення особи, яка не проходила навчання та перевірку знань з охорони праці;
• відсутність дати, з якої працівник виконує обов’язки;
• загальне формулювання без конкретного переліку функцій;
• покладення додаткових обов’язків без урахування посадової інструкції;
• відсутність підпису керівника або номера наказу;
• немає відмітки про ознайомлення працівника;
• у наказі вказано працівника, який уже звільнений або переведений на іншу посаду;
• не видано новий наказ після зміни відповідальної особи.

Строки розгляду

Оскільки наказ про призначення відповідального за охорону праці є внутрішнім документом роботодавця, він не проходить процедуру розгляду в державному органі. Його готує кадрова служба, юрист, служба охорони праці або інша уповноважена особа, після чого документ підписує керівник.

Бажано видати наказ до фактичного початку виконання працівником відповідних функцій. Якщо підприємство тільки починає роботу з найманими працівниками, наказ оформлюють на старті діяльності. Якщо попередня відповідальна особа звільняється або переводиться, новий наказ варто видати без перерви в організації охорони праці. Документ діє до його скасування, заміни новим наказом або до припинення трудових відносин із відповідальною особою.

Часті питання

Чи обов’язково видавати наказ про відповідального за охорону праці?

Так, роботодавець має документально організувати роботу з охорони праці. Наказ є практичним способом підтвердити, хто саме відповідає за відповідний напрям, особливо якщо на підприємстві немає окремої служби охорони праці.

Чи можна призначити відповідальним директора?

У невеликих роботодавців керівник може виконувати частину функцій з організації охорони праці, якщо це відповідає законодавству та фактичній структурі підприємства. Проте він також має забезпечити навчання, інструктажі, ведення документації та контроль безпечних умов праці.

Чи потрібно погоджувати наказ з Держпраці?

Ні, звичайний наказ про призначення відповідального за охорону праці не погоджується з Держпраці. Але він має бути на підприємстві та може перевірятися під час заходів контролю або розслідування нещасного випадку.

Чи можна використати один наказ для кількох відповідальних осіб?

Так, якщо на підприємстві кілька підрозділів або напрямів роботи, в одному наказі можна призначити кількох відповідальних осіб. У такому разі потрібно чітко розмежувати, хто відповідає за інструктажі, журнали, обладнання, пожежну безпеку, роботи підвищеної небезпеки або окремі виробничі ділянки.

Чи потрібне навчання для відповідальної особи?

Так, особа, яка організовує роботу з охорони праці, повинна мати належні знання та пройти навчання і перевірку знань у встановленому порядку. Наявність лише наказу без підтвердження підготовки може бути недостатньою під час перевірки.

Що робити, якщо відповідальна особа звільнилася?

Потрібно видати новий наказ про призначення іншої відповідальної особи. За потреби попередній наказ скасовується або втрачає чинність у частині призначення звільненого працівника. Важливо не залишати період, коли відповідальний за охорону праці фактично не визначений.

Чи можна скачати зразок і змінити його під своє підприємство?

Так, зразок наказу можна використовувати як основу, але його потрібно адаптувати під назву роботодавця, посади, структуру підприємства, дату початку обов’язків і фактичний перелік функцій відповідальної особи.

Чи достатньо наказу без посадової інструкції?

Для разового управлінського рішення наказу може бути достатньо, але для стабільної роботи краще узгодити його з посадовою інструкцією, положенням про службу охорони праці та іншими локальними документами. Це зменшує ризик спорів щодо обсягу обов’язків працівника.