Наказ про строки виплати заробітної плати

Коли потрібен наказ про строки виплати заробітної плати?

Наказ про строки виплати заробітної плати оформлюється, коли роботодавець має визначити конкретні дати, у які працівникам виплачується заробітна плата за першу та другу половину місяця. Законодавство вимагає виплачувати зарплату регулярно, не рідше двох разів на місяць, із дотриманням установленого проміжку між виплатами. Тому внутрішній документ із чіткими датами допомагає уникнути спорів із працівниками та претензій контролюючих органів.

Такий наказ потрібен новоствореному підприємству, ФОП із найманими працівниками, роботодавцю, який змінює дати виплати через оновлення колективного договору, правил внутрішнього трудового розпорядку або організаційні зміни в бухгалтерії. Документ також доцільно видати, якщо раніше строки були визначені нечітко: наприклад, зазначалося лише «аванс» і «зарплата» без конкретних чисел місяця. Для кадрового та бухгалтерського обліку зручніше використовувати готовий бланк наказу, адаптований під фактичний графік виплат роботодавця.

Хто має право подати

Наказ не подається як заява, а видається роботодавцем у межах його управлінських повноважень. Підписує документ керівник юридичної особи, директор філії за наявності відповідних повноважень або фізична особа-підприємець, яка використовує працю найманих працівників. Підготувати проєкт може кадрова служба, бухгалтерія, юрист або інша уповноважена особа.

Якщо на підприємстві діє профспілка або представник трудового колективу, строки виплати зарплати бажано узгоджувати з положеннями колективного договору чи локальних актів. Наказ не повинен погіршувати становище працівників порівняно з вимогами трудового законодавства. Працівники не затверджують наказ, але мають бути ознайомлені з ним у частині, що стосується строків отримання заробітної плати.

Куди подається наказ про строки виплати заробітної плати

Наказ про строки виплати заробітної плати не направляється до податкової, Пенсійного фонду, Держпраці чи іншого органу для попереднього погодження. Це внутрішній організаційно-розпорядчий документ роботодавця. Після підписання він реєструється у журналі наказів або в електронній системі документообігу, передається до бухгалтерії та кадрової служби, а також доводиться до відома працівників.

Під час інспекційного відвідування Держпраці, трудового спору або внутрішньої перевірки наказ може підтверджувати, що роботодавець установив прозорий порядок виплати зарплати. Якщо строки додатково прописані в колективному договорі, положенні про оплату праці або правилах внутрішнього трудового розпорядку, наказ має відповідати цим документам, а не суперечити їм.

Підстава видання наказу

Підставою для видання наказу є обов’язок роботодавця організувати своєчасну та регулярну виплату заробітної плати працівникам. У преамбулі можна зазначити, що документ видається з метою впорядкування строків виплати зарплати, забезпечення роботи бухгалтерії та виконання вимог трудового законодавства. Якщо на підприємстві є колективний договір або положення про оплату праці, їх варто вказати як локальні акти, на які спирається наказ.

Окрема підстава потрібна у разі зміни раніше встановлених дат. Наприклад, роботодавець може послатися на необхідність приведення внутрішніх документів у відповідність до законодавства, зміну банківського обслуговування, централізацію бухгалтерського обліку або затвердження нового положення про оплату праці. Важливо, щоб нові строки не порушували мінімальні гарантії щодо періодичності виплати зарплати.

Які документи додаються

До наказу зазвичай не потрібно формувати великий пакет додатків, однак для правильного оформлення варто перевірити внутрішні документи роботодавця. Вони допомагають узгодити строки виплати зарплати з чинною системою оплати праці та уникнути суперечностей між наказами, положеннями і трудовими договорами.

• проєкт наказу про строки виплати заробітної плати;
• чинний колективний договір, якщо він укладений на підприємстві;
• положення про оплату праці або інший локальний акт щодо зарплати;
• правила внутрішнього трудового розпорядку, якщо в них згадуються дати виплат;
• попередній наказ про строки виплати зарплати, якщо він скасовується або змінюється;
• службова записка бухгалтера, кадровика або керівника підрозділу за потреби;
• лист ознайомлення працівників або електронне підтвердження ознайомлення.

Якщо зарплата перераховується на банківські картки, додатково можна врахувати умови договору з банком щодо строків зарахування коштів. Але банківські технічні процедури не повинні бути причиною затримки виплати працівникам.

Структура та обов’язкові реквізити

Зразок наказу має містити всі реквізити розпорядчого документа, щоб його можна було використовувати в кадровому та бухгалтерському обліку. У тексті необхідно не просто зазначити «виплачувати аванс і зарплату», а встановити конкретні числа місяця. Наприклад, окремо визначають дату виплати за першу половину місяця та дату остаточного розрахунку за відпрацьований місяць.

• повна назва роботодавця або дані ФОП;
• назва документа — «Наказ»;
• дата, номер і місце видання;
• заголовок: «Про строки виплати заробітної плати»;
• підстава або мета видання наказу;
• конкретні дати виплати зарплати за першу та другу половину місяця;
• правило виплати напередодні, якщо дата припадає на вихідний, святковий або неробочий день;
• відповідальні особи: бухгалтерія, кадрова служба, керівники підрозділів;
• пункт про ознайомлення працівників;
• підпис керівника та відмітки про ознайомлення відповідальних осіб.

Якщо новий наказ замінює попередній, у тексті варто прямо зазначити, який наказ втрачає чинність із конкретної дати.

Як правильно заповнити

Під час заповнення наказу насамперед визначте реальні календарні дати виплати. Вони мають відповідати вимогам щодо періодичності: зарплата виплачується не рідше двох разів на місяць, а проміжок між виплатами не повинен перевищувати встановлену законом межу. Остаточний розрахунок за місяць має проводитися у строк, передбачений трудовим законодавством. Якщо вибрана дата припадає на вихідний або святковий день, у наказі варто передбачити виплату напередодні.

Не використовуйте нечіткі формулювання на кшталт «у кінці місяця», «орієнтовно 5 числа» або «за наявності коштів». Працівник має розуміти, коли саме очікувати виплату, а бухгалтерія — коли формувати платіжні документи. Якщо на підприємстві є різні категорії працівників, бажано не встановлювати для них різні строки без обґрунтованої причини. Готовий шаблон наказу можна адаптувати під юридичну особу або ФОП, але реквізити, дати, відповідальні особи та внутрішні посилання потрібно заповнювати індивідуально.

Ознайомлення працівників з наказом

Після підписання наказу працівників потрібно ознайомити з установленими строками виплати заробітної плати. Це можна зробити шляхом підпису на аркуші ознайомлення, у журналі, через систему електронного документообігу або іншим способом, який дозволяє підтвердити факт доведення інформації. Особливо важливо ознайомити бухгалтерію, кадрову службу та керівників структурних підрозділів, які відповідають за табелі, нарахування і комунікацію з працівниками.

Якщо строки виплати змінюються, повідомлення працівників допомагає уникнути непорозумінь. Працівник має знати не лише дату виплати, а й те, що у разі збігу з вихідним чи святковим днем кошти повинні бути виплачені раніше. Відсутність ознайомлення не завжди робить наказ недійсним, але може ускладнити позицію роботодавця під час трудового спору.

Типові помилки

Найчастіше помилки виникають не через складність форми, а через неточні формулювання та невідповідність наказу іншим документам роботодавця. Перед підписанням варто перевірити, чи однаково зазначені строки в наказі, положенні про оплату праці, колективному договорі та трудових договорах, якщо вони містять такі умови.

• у наказі не зазначені конкретні числа місяця;
• встановлено лише одну виплату заробітної плати на місяць;
• проміжок між виплатами перевищує допустимий строк;
• немає правила про виплату напередодні вихідного або святкового дня;
• дати в наказі суперечать колективному договору чи положенню про оплату праці;
• не визначено відповідальних осіб за виконання наказу;
• попередній наказ не скасовано, хоча він містить інші строки;
• працівників не ознайомили з новим порядком виплати зарплати.

Строки розгляду

Оскільки наказ про строки виплати заробітної плати є внутрішнім документом роботодавця, він не проходить процедуру розгляду в державному органі. Документ набирає чинності з дати, зазначеної в самому наказі, або з дати його підписання, якщо інший момент не встановлено. Для практичного застосування бажано видати наказ до початку періоду, з якого змінюються строки виплати.

Якщо наказ готується замість попереднього, у ньому варто передбачити перехідну дату, щоб бухгалтерія встигла налаштувати платіжний календар. Зберігати документ потрібно відповідно до правил кадрового та бухгалтерського діловодства роботодавця.

Часті питання

Чи обов’язково видавати наказ про строки виплати заробітної плати?

Так, роботодавцю потрібно мати внутрішній документ, який чітко визначає строки виплати зарплати. Це може бути наказ, колективний договір, положення про оплату праці або поєднання цих документів. На практиці наказ зручний, бо швидко доводить конкретні дати до бухгалтерії та працівників.

Чи можна встановити виплату зарплати один раз на місяць?

Ні. Заробітна плата має виплачуватися не рідше двох разів на місяць. Якщо роботодавець встановлює лише одну дату виплати, це створює ризик порушення трудових гарантій і може стати підставою для претензій працівників або контролюючих органів.

Які дати краще зазначати в наказі?

Дати потрібно визначати так, щоб між виплатами не було надмірного проміжку, а остаточний розрахунок проводився у встановлений законодавством строк після завершення періоду. Найкраще зазначати конкретні числа місяця, наприклад дату виплати за першу половину місяця і дату остаточного розрахунку.

Що робити, якщо день виплати припадає на вихідний?

У наказі варто передбачити, що в такому разі заробітна плата виплачується напередодні вихідного, святкового або неробочого дня. Це допомагає уникнути затримки та дає бухгалтерії зрозумілий порядок дій.

Чи потрібно погоджувати наказ з працівниками?

Працівники не підписують наказ як сторону угоди, але їх потрібно ознайомити з установленими строками. Якщо на підприємстві діє колективний договір або профспілка, строки виплати мають відповідати погодженим локальним актам.

Чи підходить цей зразок для ФОП з найманими працівниками?

Так, ФОП також може використовувати наказ або розпорядження про строки виплати заробітної плати. У такому разі в реквізитах зазначаються дані підприємця, а відповідальним за виконання може бути сам ФОП або бухгалтер, якщо він залучений до ведення обліку.

Чи потрібно подавати наказ до Держпраці або податкової?

Ні, наказ зберігається у роботодавця і не подається для реєстрації. Однак його можуть вимагати під час перевірки або трудового спору як підтвердження того, що строки виплати зарплати були встановлені внутрішнім документом.

Чи можна скачати бланк і змінити дати під своє підприємство?

Так, бланк можна використовувати як основу, але його потрібно адаптувати: заповнити назву роботодавця, номер і дату наказу, конкретні строки виплати, відповідальних осіб та порядок ознайомлення працівників. Не варто залишати загальні формулювання без точних дат.