Про Основні правила роботи державних архівів України (Об Основных правилах работы государственных архивов Украины)

КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОГО КОМІТЕТУ АРХІВІВ УКРАЇНИ

Р І Ш Е Н Н Я

03.02.2004


Про Основні правила роботи
державних архівів України


Колегія, обговоривши доповідь першого заступника Голови
Держкомархіву К.Є. Новохатського, підкреслює надзвичайну
актуальність розроблення і впровадження у практику архівної справи
Основних правил роботи державних архівів України - зведеного
нормативно-методичного документа, що регламентує відповідно до
сучасних реалій та чинного законодавства більшість основних питань
функціональної діяльності провідних ланок загальної системи
архівних установ України як цілісного комплексу взаємопов'язаних
архівних технологій.

Прийняття Правил є вагомим внеском у розбудову
нормативно-правової бази у цій сфері, подальше реформування
архівної справи.

Цей документ в українській архівістиці є першим документом
такого жанру й такого рівня складності. У ході підготовки Правил
авторському колективу, редакційній колегії, відповідальним
редакторам із залученням державних архівів у цілому вдалося
розв'язати низку складних питань теорії, методики і практики
архівної справи.

Разом з тим процес роботи над Правилами засвідчив, що окремі
питання підлягають подальшому поглибленому вивченню, частина нових
норм - додатковій практичній перевірці.

Водночас колегія констатує, що в організації підготовки
Правил мали місце недоліки, недостатньо відповідальне ставлення до
цієї роботи окремих членів авторського колективу, що спричинило
затягування видання Правил, не дозволило на цьому етапі повністю
реалізувати його початкову концепцію.

Враховуючи зазначене, колегія В И Р І Ш У Є:

1. Схвалити Основні правила роботи державних архівів України.
Вважати такими, що втратили чинність для архівних установ
України, "Основные правила работы государственных архивов СССР"
(М., 1984).

2. Державному центру збереження документів НАФ (Терещук Л.В.)
до 10 лютого 2004 р. надрукувати Правила накладом 150 примірників.

3. Відділу інформаційних технологій Держкомархіву
(Кокодзей І.П.) подати текст Правил з додатками на веб-сайті
Держкомархіву.

4. Відділам Держкомархіву, УНДІАСД:
до 20 лютого 2004 р. подати пропозиції до плану впровадження
Правил, а також до списку нормативних актів, методичних посібників
та архівознавчої літератури за профільними розділами Правил;
до 1 квітня 2004 р. подати пропозиції щодо перероблення і
вдосконалення обліково-звітних форм архівних установ;
організувати впровадження в архівних установах відповідних
норм Правил за профілем своєї діяльності.

5. Керівникам державних архівів забезпечити впровадження
Правил у практичну роботу своїх архівів та інших архівних установ
у зоні свого комплектування в частині, що стосується діяльності
цих установ. У разі необхідності внести відповідні зміни до планів
на 2004 рік.

6. Організаційно-аналітичному відділу Держкомархіву
(Прись Т.П.):
узагальнити до 1 березня 2004 р. пропозиції до плану
впровадження Правил і подати його на затвердження керівництву
Держкомархіву;
проаналізувати до 15 травня 2004 р. пропозиції щодо
вдосконалення обліково-звітних форм архівних установ і підготувати
їх на розгляд Методичної комісії Держкомархіву.

7. Вважати доцільним продовжити роботу редакційної колегії
Правил з підготовки доопрацьованого і доповненого другого їх
видання у такому складі:


Новохатський К.Є. - перший заступник Голови Держкомархіву
(головний редактор);

Матяш І.Б. - директор УНДІАСД (заступник головного
редактора);

Драгомірова Л.О. - старший науковий співробітник УНДІАСД;

Папакін Г.В. - начальник відділу Держкомархіву;

Прись Т.П. - начальник відділу Держкомархіву;

Рижкова Г.П. - начальник відділу Держкомархіву;

Сельченкова С.В. - начальник відділу Держкомархіву.

Голова колегії,
Голова Державного
комітету архівів України Г.В.Боряк

Секретар колегії В.С.Оснач


СХВАЛЕНО
колегією Держкомархіву
України
03.02.2004
протокол N 2


ОСНОВНІ ПРАВИЛА
роботи державних архівів України


Передмова

Державні архіви є основною ланкою системи архівних установ
України. Ці спеціалізовані державні установи організовують
формування Національного архівного фонду, забезпечують державний
облік його документів, зберігають абсолютну більшість загального
його обсягу, забезпечують надання архівної інформації
користувачам. Вони разом з Державним комітетом архівів України
здійснюють управління архівною справою і діловодством.

Реалізуючи ці завдання, державні архіви забезпечують
збереження, примноження й використання важливої складової частини
вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних
ресурсів, сприяють формуванню національної самосвідомості
Українського народу, вносять свій вклад у розбудову демократичної,
соціальної, правової держави.

У процесі виконання своїх функцій і повноважень державні
архіви вступають у численні і різноманітні відносини з фізичними і
юридичними особами, державою. Ці відносини регулюються
законодавством України.

В умовах реформування архівної справи нормативно-правова база
діяльності архівних установ і передусім державних архівів зазнала
суттєвих змін.

Зведений нормативно-методичний документ, що кодифікував до
останнього часу порядок діяльності державних архівів України з
основних напрямів їх роботи - "Основные правила работы
государственных архивов СССР", видані 1984 року - в абсолютній
більшості своїх норм не відповідає сучасним реаліям.

На новій правовій основі з урахуванням досвіду роботи
архівних установ України, а також зарубіжної архівної практики
Державним комітетом архівів України підготовлено перші Основні
правила роботи державних архівів України.

Цей документ не є черговою вдосконаленою редакцією попередніх
Правил.

Він відображає кардинально нову за сучасних умов вихідну
позицію - триєдину суть і статус державного архіву як сховища
документальних культурних цінностей, специфічної інформаційної
системи, органу державного управління якісно новою категорією -
Національним архівним фондом - і всією сферою архівної справи і
діловодства.

Правила базовано на таких фундаментальних для сучасної
української архівної справи реаліях: багатоманітність форм
власності на архівні документи; єдність усієї національної
сукупної архівної спадщини; кваліфікація її як різновиду
культурних цінностей і інформаційних ресурсів, як об'єктів права,
а її документів також як специфічного виду рухомого майна;
деполітизація і деідеологізація архівної справи; визначення
архівної справи і діловодства складовими єдиної
документно-інформаційної сфери.

Однією з особливостей цих Правил є комплексний системний
підхід до розгляду питань діяльності архівів, роз'яснення їх мети,
показ взаємозв'язку між різними процесами, роботами і операціями.

Структурно текст Правил складається з одинадцяти розділів.
Перші п'ять розділів присвячено загальним питанням організації і
формування Національного архівного фонду і організації діяльності
державних архівів, у тому числі як органів управління.

Шостий і сьомий розділи охоплюють комплекс рішень, заходів,
процесів обліку і зберігання документів Національного архівного
фонду.

Останні чотири розділи висвітлюють різні аспекти
інформаційної діяльності архіву в широкому розумінні цього
поняття.

Хоча Правила зорієнтовано в основному на регламентацію
процесів роботи з традиційними управлінськими документами, які
переважають у загальних обсягах Національного архівного фонду, у
них подано також універсальні спільні для архівів різного профілю
норми, зокрема щодо роботи з документами особового походження,
аудіовізуальними документами, науково-технічною документацією.
Особливості процесів роботи із зазначеними специфічними
документами буде розкрито в окремих правилах роботи з такими
документами.

У Правилах зроблено спробу узагальнити деякі види робіт в
архівах з електронними документами. Відсутність принципових рішень
з цих питань і достатнього досвіду роботи з такими документами
поки що мінімально обмежили виклад у цій частині.

Очевидно в недалекому майбутньому і наповнення новим змістом
регулюючої діяльності державних архівів у питаннях організації
діловодства.

На підставі законодавства Правила регулюють і закріплюють
прийнятні для всіх державних і комунальних архівосховищ України
незалежно від їх відомчого підпорядкування уніфіковані положення і
норми, що забезпечують єдність Національного архівного фонду,
ефективність його формування, збереження і використання. Тому
застосування цих Правил є обов'язковим для усіх цих архівних
установ у межах повноважень, закріплених у їх положеннях.

Оскільки процес удосконалення і розвитку правової бази
триває, Правила в частині своїх норм є новаторськими стосовно до
чинних на сьогодні нормативних актів, у багатьох випадках Правила
уточнюють і конкретизують загальні норми таких актів. І навпаки, з
деяких питань, які нещодавно регламентовано окремими
нормативно-правовими актами, у Правилах подаються лише принципові
положення цих актів.

Одним з важливих завдань, яке вирішують Правила, є збереження
кращих попередніх здобутків теорії і методики архівістики.
Виконання вимог Правил не вимагає перероблення якісно зробленого
раніше, зокрема з експертизи цінності, обліку, описування
документів.

Правила не передбачають розкриття методики і технології
виконання усіх архівних робіт. Це є завданням комплексу методичних
посібників, назви більшості яких подано у додатку до цих Правил, а
частину ще має бути підготовлено. У Правилах викладаються
переважно основні вимоги нормативного характеру і лише в деяких
випадках, враховуючи відсутність окремих посібників, робиться
відступ у бік деталізації.

Архівні терміни, визначення яких не розкрито в тексті Правил,
застосовуються у значеннях, передбачених архівним законодавством,
стандартами, сучасними архівними термінологічними словниками. При
цьому з метою скорочення обсягів тексту у всіх випадках, де не
виникає необхідності розрізнення цих понять, вживається:
архів - державний архів, у тому числі галузевий державний
архів, архівний відділ державної районної адміністрації, архівний
відділ міської ради;
архівний фонд - архівний фонд, архівна колекція, архівне
зібрання;
власник - власник, законний представник власника,
уповноважена власником особа, у тому числі архівна установа;
державна архівна установа - державний архів, у тому числі
галузевий державний архів, архівний відділ державної районної
адміністрації; архівний підрозділ державної наукової установи,
музею, бібліотеки;
державна архівна установа вищого рівня - для державних
архівів, архівних підрозділів загальнодержавних наукових установ,
музеїв, бібліотек - Державний комітет архівів України; для
місцевих архівних установ низової ланки, архівних підрозділів
місцевих державних і комунальних музеїв, бібліотек - відповідний
державний архів;
керівник архіву - директор, заступник директора архіву,
начальник архівного відділу;
юридична особа - державний орган, орган місцевого
самоврядування, підприємство, установа, організація незалежно від
форми власності, суб'єкт господарювання без створення юридичної
особи.

Разом з тим слід мати на увазі, що частина архівних установ,
на які поширюються ці Правила, не мають певних повноважень
державних архівів або виконують їх в обмеженому обсязі (зокрема
щодо управління архівною справою і діловодством, формування
Національного архівного фонду, державної реєстрації його
документів, постійного зберігання його документів).

У Правилах щодо конкретних видів робіт і операцій проведено
розмежування поняття справи (для аудіовізуальних і електронних
документів - одиниці обліку) як класифікаційних одиниць визначення
інформаційної цілісної сукупності документів, що водночас
виступають як одиниці описування і обліку, та поняття одиниці
зберігання як класифікаційної одиниці визначення фізичної
сукупності документів як матеріальних об'єктів (переважно з
однорідними носіями інформації), що зберігаються в окремому
упакуванні (зброшурованими і оправленими в цупку обкладинку, в
папці з клапанами, конверті, коробці, тубусі, на дискеті та ін.) і
фігурують у процесах і технологіях зберігання, переміщення тощо. У
першому випадку вживається термін справа (під яким розуміється і
одиниця обліку аудіовізуальних та електронних документів), у
другому - одиниця зберігання. Для загального позначення одиниць
виміру кількісних показників документів з метою їх обліку в усіх
випадках (незалежно від їх виду і виду носія інформації)
вживається термін облікова одиниця.

Розділ 1
Національний архівний фонд і державні архіви

1.1. Національний архівний фонд України

1.1.1. Національний архівний фонд України - складова частина
вітчизняної історика - культурної спадщини та інформаційних
ресурсів суспільства
Національний архівний фонд України відповідно до Закону
України "Про Національний архівний фонд та архівні установи"
( 3814-12 ) - це сукупність архівних документів, що відображають
історію духовного і матеріального життя Українського народу та
інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української
нації та складовою частиною вітчизняної і світової
історико-культурної спадщини.
До Національного архівного фонду України належать архівні
документи (оригінали або копії, що їх заміняють) незалежно від їх
виду, видів носіїв інформації, місця і часу створення і місця
зберігання, режиму доступу, форми власності на них, що перебувають
на території України або за її межами і відповідно до міжнародних
договорів, ратифікованих Верховною Радою України, підлягають
поверненню в Україну.
Формування Національного архівного фонду України здійснюється
на підставі експертизи їх цінності в порядку, визначеному в
розділі 4 цих Правил.
Національний архівний фонд України є самостійною
інформаційною системою, складовою національних інформаційних
ресурсів, одним із джерел забезпечення інформаційних потреб
фізичних і юридичних осіб, суспільства, держави.

1.1.2. Правовий статус документів Національного архівного
фонду України
1.1.2.1. Національний архівний фонд України перебуває під
охороною держави. Документи Національного архівного фонду є
культурними цінностями, що не підлягають знищенню або
безповоротному вивезенню за межі України і повинні постійно
зберігатися на її території.
1.1.2.2. Документи Національного архівного фонду України
можуть перебувати як у державній, так і у недержавній (колективній
або приватній) власності. Право власності на документи
Національного архівного фонду охороняється законом.
1.1.2.3. Державі належать архівні документи, що нагромадилися
за час діяльності:
- органів державної влади та управління, державних та
націоналізованих підприємств, установ і організацій, що діяли на
території України, а також органів і формувань, що претендували у
різні часи на державну владу;
- органів державної влади, банків, віднесених до державної
власності, державних підприємств, установ і організацій, що діють
на території України;
- державних підприємств, установ і організацій України, що
діють за її межами;
- підприємств, установ і організацій змішаних форм власності,
якщо в їх статутному капіталі переважає частка державної
власності;
- установ релігійних конфесій до часу відокремлення церкви
від держави;
- органів, підприємств, установ і організацій колишніх
компартії України і ЛКСМУ, інших політичних організацій, що
ліквідовані або саморозпустилися;
- інших громадських організацій та об'єднань громадян до часу
їх реєстрації відповідно до законодавства України про об'єднання
громадян;
- ліквідованих недержавних підприємств, установ і організацій
у разі відсутності правонаступників;
- юридичних і фізичних осіб та надійшли на законних підставах
у власність держави, у тому числі з-за кордону.
Територіальним громадам належать архівні документи, що
нагромадилися за час діяльності органів місцевого самоврядування,
комунальних підприємств, установ і організацій, а також інші
архівні документи недержавної форми власності, одержані (придбані)
на законних підставах у власність громади.
1.1.2.4. Документи Національного архівного фонду, що належать
державі, підлягають постійному зберіганню в центральних і
галузевих державних архівах, державному архіві в Автономній
Республіці Крим, державних архівах областей, міст Києва і
Севастополя, архівних підрозділах державних наукових установ
(Національної та галузевих академій наук), музеїв і бібліотек.
Документи Національного архівного фонду, що належать
територіальним громадам міст, підлягають зберіганню в архівних
відділах міських рад. Інші територіальні громади належні їм
документи Національного архівного фонду за угодами передають на
постійне зберігання до державних архівів, у зоні комплектування
яких вони перебувають.
Документи Національного архівного фонду, що належать державі
і нагромадилися за час діяльності підприємств, установ і
організацій, які перебувають у зоні комплектування архівних
відділів міських рад, за угодами між зазначеними міськими радами і
відповідними державними архівами можуть тимчасово зберігатися в
архівних відділах міських рад.
Документи Національного архівного фонду, що належать
територіальним громадам, за угодами між відповідними органами
місцевого самоврядування і державними архівами передаються на
постійне зберігання до державних архівів.
Документи Національного архівного фонду, що нагромадилися за
час діяльності органів державної влади, органів місцевого
самоврядування, державних та комунальних підприємств, установ і
організацій, тимчасово зберігаються в їх архівних підрозділах.
Після закінчення визначених Держкомархівом України строків
зберігання цих документів у зазначених архівних підрозділах
органи, підприємства, установи і організації передають їх в
упорядкованому стані, з належним довідковим апаратом і страховими
копіями особливо цінних та унікальних документів на зберігання
відповідно до державних архівів чи архівних відділів міських рад,
у зоні комплектування яких вони перебувають.
1.1.2.5. Документи Національного архівного фонду, що належать
державі, територіальним громадам, не можуть бути об'єктом
приватизації, купівлі-продажу або інших угод, пов'язаних з
передаванням права власності, і надаються лише в тимчасове
користування. Право власності на зазначені документи може бути
передано лише згідно з міжнародними договорами, згоду на
обов'язковість яких надано Верховною Радою України, і законами
України.
У разі ліквідації або реорганізації органів державної влади,
органів місцевого самоврядування, державних і комунальних
підприємств, установ і організацій або зміни форми власності
державних і комунальних підприємств, установ і організацій архівні
документи, що нагромадилися за час їх діяльності, після проведення
їх науково-технічного опрацювання передаються ліквідаційною
комісією (ліквідатором) в упорядкованому стані правонаступникам зі
збереженням власності держави, територіальної громади на зазначені
документи. У випадках відсутності правонаступників або закінчення
строків тимчасового зберігання документи Національного архівного
фонду передаються до відповідних державних архівів чи архівних
відділів міських рад.
1.1.2.6. Національний архівний фонд формується також із
документів, що перебувають у власності:
- об'єднань громадян (професійних спілок, політичних партій і
рухів, благодійних, екологічних, культурно-просвітницьких та інших
об'єднань, спілок, фондів тощо) з часу їх реєстрації відповідно до
законодавства України про об'єднання громадян;
- релігійних об'єднань і організацій з часу відокремлення
церкви від держави;
- недержавних підприємств, установ і організацій (акціонерних
товариств, корпорацій тощо) промисловості, сільського
господарства, торгівлі, інших галузей економіки, науки, культури,
соціальної сфери, засобів масової інформації;
- фізичних осіб.
Власники документів сприяють державним архівним установам у
вирішенні питань проведення експертизи цінності цих документів та
державної реєстрації у разі внесення їх до Національного архівного
фонду.
1.1.2.7. Власники документів Національного архівного фонду
забезпечують їх збереженість, подають до відповідних державних
архівів відомості для здійснення державного обліку цих документів,
забезпечують виявлення унікальних документів та подання їх
анотованих переліків до зазначених державних архівів у порядку,
передбаченому в розділі 4 цих Правил, а також надають державним
архівам можливість створювати і зберігати страхові копії
зазначених унікальних документів у порядку, передбаченому в
розділі 7 цих Правил.
Передавання права власності на документи Національного
архівного фонду, що не належать державі, територіальним громадам,
а також зміна місцезнаходження, умов їх зберігання та користування
ними здійснюються лише після попереднього письмового повідомлення
державної архівної установи, яка здійснила державну реєстрацію цих
документів.
1.1.2.8. Документи Національного архівного фонду, що
перебувають у недержавній власності, можуть передаватися до
державних архівних установ на постійне зберігання з передаванням
права власності або на депоноване зберігання (див. п. 4.3.10).
Підставою для таких передавань є відповідні угоди між власниками
документів чи уповноваженими ними особами і державними архівними
установами або свідоцтва про право архівних установ на
успадкування документів за заповітом.
У разі ліквідації недержавних підприємств, установ,
організацій або смерті власника за відсутності законних
правонаступників чи спадкоємців документи Національного архівного
фонду, а також документи, що не мають власника або власник яких
невідомий, надходять у власність держави, територіальної громади в
установленому порядку.

1.1.3. Забезпечення національних інтересів у сфері архівної
справи
1.1.3.1. Національні інтереси в архівній справі визначаються
збалансованими інтересами особи, суспільства, держави і спрямовані
на забезпечення повноти і цілісності Національного архівного
фонду, його документальних комплексів та архівної інформації.
Інтереси особи у сфері архівної справи - це її право на
законне володіння, розпорядження і користування архівними
документами, на одержання і використання архівної інформації, що
належить державі, територіальним громадам, на захист
конфіденційної інформації про особу, що міститься в архівних
документах.
Інтереси суспільства щодо архівної справи полягають у
забезпеченні верховного права власності суспільства на
Національний архівний фонд, створенні та підтриманні умов
використання архівної інформації для самопізнання і
самовдосконалення суспільства.
Серед власних інтересів держави у цій сфері є збереження
архівних документів передусім державного походження як одного з
найважливіших елементів державності, використання архівної
інформації для забезпечення ефективного функціонування державних
структур, чітке регулювання використання архівної інформації, що
містить державну таємницю.
1.1.3.2. Забезпечення національних інтересів, пов'язаних з
формуванням, зберіганням і використанням Національного архівного
фонду, полягає в забезпеченні розвитку архівної справи і захисту
її від чинників, що створюють можливості несанкціонованого
розповсюдження, крадіжки, втрати, псування, знищення,
приховування, перекручення, підроблення, блокування архівних
документів і архівної інформації, виснаження архівно-інформаційних
ресурсів, зачіпання інтересів вітчизняних користувачів та інших
загроз і небезпек.
1.1.3.3. Для забезпечення безпеки архівної справи має
здійснюватися:
- прогнозування, виявлення й оцінка внутрішніх та зовнішніх
загроз і небезпек;
- створення нормативної бази, розроблення і здійснення
комплексу заходів щодо випередження, нейтралізації чи ліквідації
зазначених загроз і небезпек;
- координація дій органів державної влади, архівних та інших
установ щодо захисту прав та законних інтересів фізичних і
юридичних осіб, суспільства, держави у цій галузі.

1.2. Державний архів

1.2.1. Державний архів(1) як у станова, що забезпечу є
формування Національного архівного фонду(2), облік і зберігання
його документів та використання їх інформації

---------------
(1) Далі - архів, крім випадків, коли державний архів треба
відрізнити від інших видів архівних установ.
(2) Далі - як правило, НАФ.

1.2.1.1. Архів є установою, що створена і фінансується
державою та призначена для формування НАФ, обліку і зберігання
його документів, забезпечення використання їх інформації.
1.2.1.2. Відповідно до призначення і мети діяльності архів за
дорученням держави і в межах, визначених законодавством, здійснює
певні повноваження держави щодо володіння, користування і
розпорядження частиною НАФ, що належить державі і зберігається у
зазначеному архіві згідно з його профілем і рангом
(див. п. 1.2.1.5, 1.2.3.6). Архів може зберігати також документи
НАФ, що не належать державі, і за дорученням їх власників
здійснювати певні повноваження щодо володіння, користування і
розпорядження цими документами.
1.2.1.3. Архів зберігає документи НАФ постійно. Частина
місцевих архівних установ залежно від їх рангу зберігають
документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади
вищого рівня, з наступним передаванням зазначених документів до
відповідного державного архіву на постійне зберігання. У разі
зміни форми власності на документи такі передавання оформлюються
угодами.
1.2.1.4. Архів зберігає документи НАФ в особливому режимі, що
забезпечує їх збереженість і збереженість інформації, що міститься
в них, цілісність упорядкованих документальних комплексів
(архівних фондів, архівних колекцій, архівних зібрань тощо),
доступність їх для користувачів. Для цього архів веде
комплектування, здійснює заходи щодо забезпечення збереженості
документів, створює і вдосконалює довідковий апарат, забезпечує
умови для користування документами, задовольняє інформаційні
запити органів державної влади, інших юридичних осіб, забезпечує
реалізацію конституційних прав фізичних осіб щодо одержання
архівної інформації, з власної ініціативи здійснює використання
архівної інформації в державних та суспільних інтересах, а також
регулює доступ до документів, що спеціально охороняються
законодавством.
1.2.1.5. За своїм профілем - основним видовим складом
документів, що підлягають зберіганню в них, - архіви поділяються
на загальні та спеціалізовані, такі, що комплектуються, та
історичні.
Загальні архіви зберігають документи незалежно від часу їх
створення, галузевої належності, виду носіїв інформації, способу і
техніки закріплення інформації.
Спеціалізовані архіви зберігають документи, що обмежуються
тематикою, належністю до певних галузей чи сфер діяльності, видами
носіїв інформації, способом і технікою закріплення інформації. До
спеціалізованих архівів належать Центральний державний архів
громадських об'єднань України, Центральний державний
кінофотофоноархів України ім. Г.С. Пшеничного, Центральний
державний науково-технічний архів України, Центральний державний
архів-музей літератури і мистецтва України, галузеві державні
архіви.
Залежно від того, чи здійснюють архіви систематичне
поповнення своїх архівних фондів документами, що утворилися в
їхніх джерелах комплектування, чи зберігають закриті архівні фонди
установ попередніх історичних епох, архіви поділяються на такі, що
комплектуються, та історичні.
Профіль архіву визначається за погодженням з державною
архівною установою вищого рівня органом, що його утворює, і
закріплюється у положенні про архів (див. п. 2.1.3).
1.2.1.6. Окремі архіви через унікальність документальних
комплексів загальнонаціонального значення, що в них зберігаються,
в установленому порядку віднесено до соціально-культурних установ,
що мають особливу суспільну значущість.

1.2.2. Державний архів як інформаційна система у структурі
інформаційних ресурсів
Архів є інформаційною системою - організаційно упорядкованою
сукупністю архівних документів, довідкового апарату, включаючи
бази і банки даних, та інформаційних технологій. Документи, що
зберігаються в архіві, належать до архівних інформаційних
ресурсів, які є складовою частиною національних інформаційних
ресурсів України.
Архів як інформаційна служба і суб'єкт інформаційних відносин
бере участь у реалізації державної політики у сфері інформаційних
відносин, здійсненні інформаційної діяльності, основними видами
якої є одержання, зберігання, використання та поширення архівної
інформації. Документи, що зберігаються в архіві, є об'єктом
інформаційних відносин, права власності, авторського та суміжних
прав.

1.2.3. Архівні установи системи Держкомархіву України. Ранги
архівів
1.2.3.1. Держкомархів України є спеціально уповноваженим
центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і
діловодства та водночас архівною установою системи архівних
установ України.
Держкомархів України в межах повноважень у сфері архівної
справи і діловодства, визначених законом, бере участь у формуванні
та забезпеченні реалізації державної політики, здійснює
нормативно-правове регулювання відносин, визначає перспективи та
пріоритетні напрями розвитку, здійснює міжгалузеву координацію,
функціональне регулювання та міжнародне співробітництво. Він також
контролює діяльність архівних установ і служб діловодства,
організовує нормативно-правове, науково-методичне, інформаційне
забезпечення їх діяльності, формування вимог до комп'ютеризації
діловодства і архівної справи та до створення, реєстрації, обліку,
зберігання електронних організаційно-розпорядчих документів.
Держкомархів України розпоряджається НАФ, організовує його
формування, державну реєстрацію, державний облік та зберігання
його документів, використання інформації, що в них міститься.
1.2.3.2. До системи архівних установ Держкомархіву України
входять центральні державні архіви України, інші центральні
державні архівні установи і місцеві державні архівні установи.
Центральні державні архіви України є установами
безпосереднього підпорядкування Держкомархіву України, що
створюються за рішенням Кабінету Міністрів України для постійного
зберігання документів Національного архівного фонду
загальнонаціонального значення відповідно до свого профілю,
виконання завдань та функцій держави з управління архівною справою
і діловодством у межах своїх зон комплектування.
Для здійснення науково-дослідної, інформаційної, виробничої,
обслуговуючої, іншої допоміжної діяльності у сфері архівної справи
і діловодства у системі Держкомархіву України функціонують
спеціалізовані архівні установи, підприємства, організації.
Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви
областей, міст Києва і Севастополя є місцевими державними
архівними установами, що підзвітні і підконтрольні відповідному
органу виконавчої влади і Держкомархіву України. Вони здійснюють
управління архівною справою і діловодством у відповідній зоні
комплектування та постійне зберігання документів НАФ, що мають
місцеве значення.
Центральні державні архіви України, Державний архів в
Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і
Севастополя є науково-методичними центрами у сфері архівної справи
і діловодства (див. п. 10.3.1).
Архівні відділи районних державних адміністрацій підзвітні і
підконтрольні головам районних державних адміністрацій, Державному
архіву в Автономній Республіці Крим, державному архіву області,
міста Києва і Севастополя відповідно, а також Держкомархіву
України. Ці місцеві державні архівні установи складають низову
ланку установ системи Держкомархіву України і здійснюють
управління архівною справою і діловодством у своїй зоні
комплектування та тимчасове або постійне зберігання документів
НАФ, що мають районне значення.
1.2.3.3. Архівні відділи міських рад міст республіканського
(Автономної Республіки Крим), обласного значення, що утворюються
відповідними міськими радами, виконують делеговані повноваження
місцевих державних архівних установ щодо зберігання документів НАФ
та управління архівною справою і діловодством у своїй зоні
комплектування.
З питань здійснення цих повноважень архівні відділи міських
рад підконтрольні відповідно Державному архіву в Автономній
Республіці Крим, державним архівам областей, а також Держкомархіву
України.
1.2.3.4. Зоною комплектування архіву є сукупність юридичних і
фізичних осіб, розташованих на території певної
адміністративно-територіальної одиниці, на яких поширюються
повноваження архіву відповідно до його профілю і рангу.
1.2.3.5. До місцевих архівних установ належать також трудові
архіви - архівні установи, що у порядку, передбаченому
законодавством, створюються місцевими органами виконавчої влади та
органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового
зберігання архівних документів, що не належать до НАФ і утворилися
в діяльності суб'єктів господарювання, розташованих на певній
території.
Місцеві державні архівні установи, архівні відділи міських
рад контролюють діяльність трудових архівів щодо зберігання,
упорядкування і обліку архівних документів, використання їх
інформації, надають консультативно-методичну допомогу у цих
питаннях.
1.2.3.6. Ранг архіву - належність архіву до певного рівня
системи архівних установ: загальнодержавного, республіканського
(Автономної Республіки Крим), обласного, міського, районного -
визначається рівнем органу, який утворив цей архів, і складом
документів, що у ньому зберігаються та підлягають зберіганню.

1.2.4. Державні архівні установи, що не входять до системи
Держкомархіву України
Державне зберігання документів НАФ та інформаційну діяльність
в сфері архівної справи і діловодства здійснюють також державні
архівні установи, що не входять до системи Держкомархіву України:
галузеві державні архіви, архівні підрозділи державних наукових
установ, музеїв та бібліотек.
Галузеві державні архіви створюються за рішенням Кабінету
Міністрів України для централізованого в межах галузі або системи
установ зберігання геологічних, гідрометеорологічних,
картографічних та інших специфічних видів архівних документів, які
потребують особливих умов їх зберігання і використання відомостей,
що містяться в них.
Архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та
бібліотек (відділи рукописів та інші структурні підрозділи)
створюються в порядку, встановленому законодавством, для
постійного зберігання документів НАФ, що нагромадилися у сховищах
цих установ, та інших профільних документів.

1.2.5. Правова база діяльності державних архівів
Правовою базою діяльності архівів є законодавство про
Національний архівний фонд та архівні установи, інші акти
законодавства України та міжнародні правові акти, згоду на
обов'язковість яких надано Верховною Радою України.
Законодавство про Національний архівний фонд та архівні
установи складається із Закону України "Про Національний архівний
фонд та архівні установи" ( 3814-12 ), інших актів законодавства
України, прийнятих відповідно до нього.
1.2.5.1. Закон України "Про Національний архівний фонд та
архівні установи" ( 3814-12 ) визначає поняття НАФ як однієї із
загальнонаціональних цінностей, фіксує його як об'єкт права,
закладає єдині основи системи архівних установ, регулює суспільні
відносини, пов'язані з формуванням, обліком, зберіганням і
використанням НАФ, та інші основні питання архівної справи.
Архіви у своїй діяльності керуються також Основами
законодавства України про культуру ( 2117-12 ), законами про
інформацію ( 2657-12 ), про державну таємницю ( 3855-12 ), про
авторське право та суміжні права ( 3792-12 ), про обов'язковий
примірник документів ( 595-14 ), іншими законами, а також указами
Президента України, що регулюють відповідні питання функціонування
архівів.
1.2.5.2. Діяльність державних архівів та інших місцевих
архівних установ регулюється також підзаконними
нормативно-правовими актами Кабінету Міністрів України,
Держкомархіву України, інших центральних органів виконавчої влади,
місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого
самоврядування, виданими в межах їх компетенції та згідно із
законодавством.
Нормативно-правові акти органів виконавчої влади і місцевого
самоврядування визначають правовий статус відповідних архівів та
їх працівників, регулюють порядок діяльності зазначених архівів як
суб'єктів права, їх взаємовідносини з іншими юридичними і
фізичними особами, питання реалізації загальних нормативних та
методичних принципів організації архівної справи стосовно
конкретних умов діяльності відповідних архівів.
Нормативно-правові акти Держкомархіву України, державних
архівних установ - органів виконавчої влади, що зачіпають права,
свободи й законні інтереси громадян або мають міжвідомчий
характер, відповідно до законодавства підлягають державній
реєстрації.

Розділ 2
Організація роботи архіву

2.1. Управління архівом

2.1.1. Під управлінням архівом мається на увазі організація
виконання працівниками завдань і функцій та реалізації повноважень
архіву Управління архівом здійснюється відповідними органами
виконавчої влади (місцевого самоврядування) вищого рівня,
директором та іншими керівними працівниками архіву
організаційно-розпорядчими, економічними, соціальними і виховними
методами.

2.1.2. Управління архівом здійснюється на основі Конституції
України ( 254к/96-ВР ), законів України, актів Президента України,
Кабінету Міністрів України, Держкомархіву України, інших
центральних та відповідних місцевих органів виконавчої влади і
місцевого самоврядування.
Відповідно до цих нормативно-правових актів розробляються
основні нормативні документи з організації роботи архіву:
положення про архів і його структурні підрозділи, структура та
штатний розпис, кошторис надходжень і витрат, посадові інструкції
працівників.

2.1.3. Положення про архів визначає його статус як юридичної
особи, порядок створення і підпорядкування, правову базу
діяльності, профіль, завдання, функції, права і порядок
управління.
Положення про архів затверджується органом виконавчої влади
(органом місцевого самоврядування) вищого рівня. Положення про
місцеві державні архівні установи затверджуються на підставі
типових положень, затверджених Кабінетом Міністрів України.

2.1.4. Структура архіву - документ, що визначає склад
структурних підрозділів, розробляється з урахуванням завдань і
функцій архіву та умов і особливостей його роботи.
Структура архіву затверджується директором архіву за
погодженням з органом вищого рівня.
В архівах, що не мають структури, можуть створюватися групи
працівників за напрямками діяльності, які очолюють відповідні
спеціалісти.

2.1.5. Положення про структурні підрозділи архіву визначають
завдання, функції, повноваження й організацію діяльності
підрозділів. Ці положення розробляються на основі положення про
архів, його структури та з урахуванням примірних положень про
структурні підрозділи архівів, затверджених Держкомархівом
України.
Положення про структурні підрозділи затверджуються директором
архіву.

2.1.6. Штатний розпис архіву - документ, що визначає
конкретний набір посад працівників архіву та складові їхньої
заробітної плати відповідно до умов оплати праці.
Штатний розпис складається згідно із структурою архіву в
межах встановленої йому граничної чисельності та фонду оплати
праці працівників і затверджується керівником органу вищого рівня.

2.1.7. Кошторис надходжень і витрат архіву - документ, що
визначає загальний обсяг, цільове надходження, використання і
поквартальний розподіл коштів архіву. Кошторис складається на
календарний рік та затверджується керівником органу вищого рівня.

2.1.8. Посадові інструкції складаються на всіх працівників
архіву і визначають їхні обов'язки, права та відповідальність.
Посадові інструкції складаються на підставі кваліфікаційних
довідників посад працівників і положень про структурні підрозділи
та затверджуються директором архіву.

2.1.9. Директор (керівник) архіву здійснює керівництво
діяльністю архіву, несе персональну відповідальність за виконання
покладених на архів завдань, визначає ступінь відповідальності
своїх заступників і керівників структурних підрозділів та інших
працівників архіву.

2.1.10. Для погодженого вирішення питань, що належать до
компетенції архіву, в ньому на правах дорадчого органу створюється
колегія. Склад колегії, положення про неї (регламент)
затверджуються відповідним органом вищого рівня.
Рішення колегії проводяться в життя наказами директора.

2.1.11. В архіві на правах науково-дорадчих органів
створюються із залученням представників інших установ та наукової
громадськості:
- науково-методична рада - для розгляду питань
науково-методичної та видавничої роботи (див. п. 10.4);
- експертно-перевірна (експертна) комісія - для розгляду
питань, пов'язаних з визначенням цінності документів, віднесення
їх до НАФ, визначення складу документів архіву, грошової оцінки
документів НАФ;
- комісія по розсекречуванню документів - для зняття обмежень
доступу до документів архіву.
У разі необхідності в архіві можуть створюватись інші
постійно діючі чи тимчасові ради та комісії.
Склад цих рад і комісій та положення про них затверджуються
директором архіву.

2.2. Планування роботи архіву

2.2.1. Планування роботи архіву - це визначення видів і
обсягів робіт працівників на певний період відповідно до
призначення і мети діяльності архіву.

2.2.2. В архіві складаються такі планові документи на рік:
- план розвитку архівної справи;
- план науково-дослідної та методичної роботи;
- план науково-видавничої роботи;
- план впровадження наукових і методичних розробок;
- план-звіт роботи архіву;
- план-звіт роботи структурного підрозділу;
- план-звіт роботи працівника.
Плани складаються за формами, затвердженими Держкомархівом
України, і супроводжуються пояснювальними записками.
Залежно від напрямів діяльності, штатної чисельності та
наявності структурних підрозділів окремі види планових документів
можуть не складатися. Разом з тим архів може розробляти окремі
плани розвитку певних напрямів діяльності.

2.2.3. Планування здійснюється архівом самостійно на основі
аналізу досягнутих результатів, перспективних планів розвитку
архівної справи і діловодства та програм за окремими напрямами
діяльності, виходячи з наявних та прогнозованих фінансових,
матеріальних і трудових ресурсів, з врахуванням рекомендацій і
доручень органів вищого рівня.
Планування в архіві починається з розроблення планової
частини планів-звітів роботи структурних підрозділів.

2.2.4. План розвитку архівної справи, план науково-дослідної
та методичної роботи, план науково-видавничої роботи, план
впровадження наукових і методичних розробок включають показники,
виконання яких контролюється Держкомархівом України. Ці плани
затверджуються директором архіву і надсилаються Держкомархіву
України в установлені ним терміни.

2.2.5. План розвитку архівної справи складається на основі
плану-звіту роботи архіву. Державний архів в Автономній Республіці
Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім
показників архіву у відповідних графах до плану включають зведені
показники архівних відділів районних державних адміністрацій і
міських рад, а також зведені показники в цілому по республіці
(області, місту).

2.2.6. План-звіт роботи архіву є основним внутрішнім плановим
документом, що визначає виконувані види робіт, їх обсяги і
виконавців, вирішує питання координації діяльності структурних
підрозділів, фіксує розрахунок бюджету робочого часу, потрібного
для виконання запланованих обсягів робіт, і передбачає
організаційні заходи, необхідні для виконання поставлених завдань.
План-звіт роботи архіву складається з табличної частини за
формою, затвердженою Держкомархівом України, і текстової частини,
в якій за встановленими напрямами розвитку архівної справи коротко
обгрунтовуються і конкретизуються види й обсяги робіт,
визначаються їх кінцеві результати, основні
організаційно-методичні заходи, їхні терміни та виконавці.
Текстова частина не повинна дублювати табличну (розрахункову).
У табличній частині на основі планової штатної чисельності
працівників архіву і діючих норм часу (виробітку) проводиться
розрахунок бюджету робочого часу; передбачається резерв часу на
виконання позапланових робіт.
Проект плану-звіту архіву розробляється працівником, який
відповідає за планування та звітність, на основі проектів
планів-звітів структурних підрозділів і після обговорення на
засіданні колегії затверджується директором архіву.

2.2.7. План-звіт роботи структурного підрозділу архіву
розробляється керівником структурного підрозділу, включає
профільні підрозділу основні показники плану-звіту роботи архіву,
а також обсяги і види робіт, що контролюються лише керівником
підрозділу. Після затвердження плану-звіту роботи архіву,
складеного на основі проектів планів-звітів структурних
підрозділів, останні, в разі необхідності, доопрацьовуються і
подаються на затвердження директору архіву.

2.2.8. План-звіт роботи працівника складається на основі
плану-звіту роботи структурного підрозділу і затверджується
керівником підрозділу.

2.3. Облік праці, контроль за роботою і звітність

2.3.1. Облік праці працівників архіву здійснюється з метою
контролю за виконанням запланованих робіт і використанням робочого
часу у формах, встановлених директором архіву. В архіві також
ведеться табель обліку робочого часу, що є основою для контролю за
станом трудової дисципліни і нарахування заробітної плати.

2.3.2. Контроль за виконанням планів та якістю роботи є
складовою частиною управління архівом і здійснюється керівництвом
архіву та його структурних підрозділів, а також органами вищого
рівня. Результати контролю розглядаються на засіданнях колегії і
доводяться до відома колективу працівників архіву.

2.3.3. Звітність є формою контролю за виконанням планів
роботи. В архіві складаються звіти про виконання планів,
зазначених у пункті 2.2.2 цих Правил, а також паспорт архівної
установи (додаток 1), звіт про стан і обсяг документів
Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних
підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних
архівних зібраннях (додаток 2). Державний архів в Автономній
Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і
Севастополя, крім того, складають звіт про мережу місцевих
архівних установ (додаток 3).
Звіти складаються за формами, затвердженими Держкомархівом
України.

2.3.4. Звіти про виконання планів, зазначені у пункті 2.2.4
цих Правил, а також паспорт архівної установи, звіт про стан і
обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в
архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та
приватних архівних зібраннях, а також звіт про мережу місцевих
архівних установ подаються у визначені Держкомархівом України
терміни органу виконавчої влади у сфері архівної справи і
діловодства вищого рівня.

2.3.5. Звітні частини планів-звітів роботи архіву,
структурного підрозділу і працівника заповнюються щоквартально,
починаючи від індивідуального плану-звіту до плану-звіту архіву в
цілому. Під час заповнення цих звітів архів може ввести графи для
розрахунку % виконання плану % продуктивності праці тощо.
На підставі звітних даних хід виконання планів щоквартально
розглядається в структурних підрозділах, на засіданнях колегії.

2.4. Організація праці в архіві

2.4.1. Ефективність праці в архіві забезпечується якісними
підбором, розстановкою та використанням кадрів, систематичним
підвищенням їх кваліфікації, нормуванням праці, створенням
сприятливих умов для роботи працівників, раціональним
використанням матеріально-технічних ресурсів.

2.4.2. Підбір кадрів, їх розстановка і використання
здійснюються відповідно до завдань архіву та вимог кваліфікаційних
довідників посад. На основі структури і штатного розпису
складається штатна розстановка, тобто розподіл працівників по
структурних підрозділах і ділянках роботи, що затверджується
директором архіву.
Підбір і розстановка кадрів здійснюються керівництвом архіву
за участю керівників структурних підрозділів. При цьому
враховується відповідність працівників кваліфікаційним вимогам,
беруться до уваги їх ділові та особисті якості. Підбір і прийняття
працівників на посади державних службовців здійснюється відповідно
до вимог законодавства про державну службу.
Під час прийняття працівників на роботу в архів його
керівництво ознайомлює їх з посадовими обов'язками, правилами
внутрішнього розпорядку, умовами праці та її оплати, а також з
цими Правилами.
Для визначення відповідності працівників займаній посаді
періодично проводиться їх атестація. Склад атестаційної комісії і
положення про неї затверджуються директором архіву.

2.4.3. З метою підвищення рівня знань і удосконалення
професійних навичок систематично проводяться заходи з підвищення
кваліфікації працівників архіву і післядипломної освіти його
спеціалістів. Зазначені заходи (організація стажування, семінарів,
лекцій, курсів, гуртків тощо) та участь у них працівників
передбачаються в планах-звітах архіву, структурного підрозділу та
працівника.

2.4.4. Розподіл праці в архіві, тобто розмежування діяльності
працівників за характером функцій, що ними виконуються,
здійснюється з метою прискорення та підвищення якості розв'язання
завдань за рахунок одночасного виконання різних робіт та
спеціалізації працівників.
Кооперація праці - об'єднання працівників для узгодженої
спільної участі у виконанні єдиного завдання, встановлення
взаємозв'язків між окремими працівниками у єдиному процесі праці.
Розподіл і кооперація праці в архіві закріплюються його
структурою, штатним розписом та штатною розстановкою, положеннями
про структурні підрозділи, посадовими інструкціями працівників,
методичними посібниками з виконання певних робіт.
Формою кооперації праці в архіві є створення тимчасових
трудових (творчих) колективів на час виконання певної роботи
(розроблення науково-дослідної теми, підготовка збірника, виставки
документів, довідника, виконання завдання органу вищого рівня
тощо). До складу тимчасового трудового колективу можуть включатися
працівники різних структурних підрозділів архіву і, в разі
необхідності, фахівці інших установ.
Склад тимчасового трудового колективу, умови його діяльності,
у тому числі фінансування, строки і порядок виконання роботи,
затверджуються наказом директора архіву.

2.4.5. З метою кращої організації праці, раціонального
використання трудових ресурсів в архіві можуть застосовуватися
суміщення посад і розширення зон обслуговування, тобто виконання
працівником протягом робочого дня крім обов'язків, установлених
посадовою інструкцією, додаткової роботи за іншою посадою, що
передбачена штатним розписом архіву. Суміщення посад або
розширення зон обслуговування здійснюється за рахунок більш
ефективного використання робочого часу, підвищення продуктивності
праці і не повинно заважати виконанню працівниками їх основних
обов'язків.
Суміщення посад або розширення зон обслуговування вводиться
наказами директора.

2.4.6. Для розрахунку трудових і матеріальних ресурсів,
необхідних для виконання завдань архіву, в ньому застосовується
нормування основних видів робіт та операцій.
Норма часу - час, визначений для виконання певної роботи,
тобто завдань, обов'язків чи операцій одним працівником.
Норма виробітку - це обсяг роботи (кількість одиниць
продукції), що працівник повинен зробити за робочий день або
годину.
За об'єктами застосування норми бувають операційними та
укрупненими. Операційні норми регламентують одну робочу операцію
(наприклад, нумерація аркушів, шифрування справ). Укрупнені норми
розробляються для нециклічних видів роботи і охоплюють декілька
(комплекс) взаємопов'язаних робіт або операцій, що передують
одержанню кінцевого результату (наприклад, організація виставки,
підготовка збірника документів). Укрупнені норми часу
використовуються, як правило, у процесі розроблення плану-звіту
архіву, операційні - під час індивідуального планування.
За порядком розроблення і затвердження норми бувають типовими
та місцевими. Типові норми встановлюються на основні види робіт,
що виконуються у державних архівах за стандартних
організаційно-технічних умов праці. Типові норми затверджуються
Держкомархівом України за погодженням з Центральним комітетом
профспілки працівників державних установ України і є обов'язковими
для застосування.
Місцеві норми можуть розроблятися в архіві на окремі види
робіт і операцій, що не передбачені у типових нормах, або якщо
умови праці в архіві суттєво відрізняються від стандартних умов.
Місцеві норми розробляються на основі типових норм,
класифікаційного переліку робіт, що виконуються в архіві, даних
про затрати часу, отриманих шляхом хронометражу, фотографування та
самофотографування робочого часу, відомостей облікових і звітних
документів та результатів перевірянь виконання норм. Розроблені
норми проходять апробацію і за погодженням з профспілковим чи
іншим уповноваженим трудовим колективом органом затверджуються
директором архіву.
Періодично, у міру вдосконалення технології, появи нових
видів робіт чи зміни умов їх виконання норми переглядаються,
можуть доповнюватися і коректуватися.

2.4.7. Керівництво архіву забезпечує сприятливі умови і
охорону праці працівників архіву. Для цього відповідно до діючих
санітарних норм і правил з урахуванням раціонального використання
робочих площ, характеру виконуваних робіт, розташування
виробничо-технічних комунікацій та шляхів транспортування
документів виділяються робочі місця працівників, що оснащуються
необхідним обладнанням, засобами індивідуального захисту, безпеки
та оргтехніки, інструктивно-методичними документами, матеріалами,
формами тощо. В архіві забезпечуються дотримання правил
протипожежної безпеки і правил користування засобами технічного
оснащення, обов'язковий інструктаж працівників з протипожежної
безпеки, техніки безпеки та охорони праці. На основі галузевих
правил внутрішнього трудового розпорядку в архіві наказом
директора встановлюється розпорядок робочого дня, що передбачає
раціональний режим праці і відпочинку працівників, додержання
вимог трудової та виробничої дисципліни, зручність обслуговування
відвідувачів. Керівництво архіву спільно з трудовим колективом і
громадськими організаціями, що діють в ньому, дбають про
впровадження естетики, створення і підтримання нормального
психологічного клімату в колективі.
Адміністрація архіву і трудовий колектив в особі
профспілкового чи іншого уповноваженого трудовим колективом органу
з урахуванням галузевої угоди можуть укладати колективний договір,
що містить взаємні зобов'язання регулювання виробничих, трудових,
соціально-економічних відносин, створення умов праці, забезпечення
зайнятості, встановлення соціальних гарантій працівникам архіву
тощо.

2.5. Виконання платних робіт та послуг

2.5.1. Архів для залучення додаткових коштів на утримання
своїх споруд і приміщень, зміцнення матеріально-технічної та
соціальної бази, розвитку довідкового апарату, ведення наукових
досліджень у сфері архівної справи і діловодства може надавати за
плату юридичним і фізичним особам послуги та виконувати роботи з
профільної діяльності, що не заважають реалізації його основних
завдань і функцій.
Перелік платних послуг, які можуть надаватися державними
архівними установами, затверджується Кабінетом Міністрів України.
Порядок надання платних послуг державними архівними
установами затверджується Держкомархівом України.
Для виконання платних робіт і послуг в архіві можуть
створюватися спеціальні структурні підрозділи, тимчасові трудові
колективи.

2.5.2. Для розгортання платних робіт і послуг архів здійснює
маркетингову діяльність:
- вивчає попит на такі роботи та послуги потенційних
замовників і споживачів, у тому числі зарубіжних;
- обраховує економічну доцільність й ефективність надання
таких робіт і послуг;
- використовує рекламне забезпечення виконуваних робіт та
послуг (реклама у засобах масової інформації: газети, радіо,
телебачення, мережа Інтернет; рекламна продукція на виставках;
виступи в зацікавлених аудиторіях: наукові, культурні, навчальні
заклади, конференції, зібрання громадських організацій тощо);
- веде пошук нових замовників і споживачів.

2.5.3. У разі виконання платних робіт і послуг стосунки
архіву з юридичними і фізичними особами - замовниками та
споживачами, у тому числі зарубіжними, можуть оформлятися
договором. У договорі визначаються його предмет, зобов'язання
сторін, строки і обсяги виконання робіт і послуг, порядок
передання-приймання виконаних робіт, право власності на створені
інформаційні продукти, форма та умови оплати, порядок вирішення
спірних питань і припинення договору.
Архів обов'язково укладає договір із споживачем
(користувачем) у разі комерційного використання одержаної ним в
архіві первинної чи вторинної документної інформації. До укладання
договору архів здійснює розрахунок очікуваних затрат і ефекту від
його виконання.

2.5.4. Порядок ціноутворення на платні роботи і послуги
затверджується Держкомархівом України. Архів визначає розмір плати
за конкретні платні роботи чи послуги на підставі затверджених
розрахунків цін. У необхідних випадках оплата вартості робіт та
послуг здійснюється на договірних засадах за домовленістю із
замовником (споживачем).

2.5.5. Архіву належить право власності на інформаційні
продукти, створені працівниками архіву відповідно до планів роботи
(збірники документів, довідники, включаючи бази і банки даних,
каталоги, буклети, інформаційні довідки, фільми тощо). Ці твори
також підпадають під дію законодавства про авторське право і
суміжні права.

2.6. Відповідальність працівників архіву
за порушення Основних правил роботи державних архівів

2.6.1. Працівників архіву за порушення під час виконання
службових обов'язків вимог цих Правил може бути притягнуто до
дисциплінарної відповідальності. Якщо таке порушення мало тяжкі
наслідки, винні несуть адміністративну, цивільну або кримінальну
відповідальність згідно із законом.

2.7. Кодекс етики архівістів

2.7.1. Працівники архіву у своїй діяльності керуються крім
нормативно-правових актів також професійними етичними нормами,
схваленими Міжнародною радою архівів у вигляді Кодексу етики
архівістів (додаток 4).

Розділ 3
Організація документів Національного архівного фонду

3.1. Організація документів НАФ: основні поняття

Організація документів НАФ - це комплекс
організаційно-правових, науково-методичних і технологічних рішень
та заходів, спрямованих на визначення структури НАФ, профілю і
мережі архівних установ, формування ієрархічно пов'язаних
документальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ з метою
збереження їх цілісності та підвищення ефективності систем
інтелектуального доступу до них.

3.1.1. Організація документів здійснюється послідовно:
- на міжархівному рівні шляхом розподілу документальних
комплексів у межах системи архівних установ;
- на архівному рівні шляхом формування цілісних
документальних комплексів у межах архіву;
- на рівні комплексу шляхом формування справ та їх
систематизації в межах документального комплексу;
- на рівні справи шляхом систематизації належних до неї
документів та їх частин.
Організаційна упорядкованість забезпечується наданням
документам та їх сукупностям облікових номерів.

3.1.2. Основою організації документів НАФ є їх наукова
класифікація. Основними класифікаційними ознаками є:
- належність документів до документації одного утворювача;
- форма власності на документи;
- строки зберігання документів;
- ступінь цінності документів;
- належність документів до певних
адміністративно-територіальних одиниць;
- історичні умови, час і місце створення документів;
- належність документів до певних галузей і сфер
життєдіяльності суспільства;
- види носіїв інформації, способи і техніка закріплення
інформації;
- категорії доступу до документів.

3.1.3. Основним принципом організації документів НАФ є
збереження цілісності документальних комплексів, утворених в
одному середовищі і об'єднаних зв'язком походження. Якщо такі
комплекси належать державі, не дозволяється їх подрібнення шляхом
розподілу між різними архівами або різними фондами (нефондовими
комплексами) одного архіву. Якщо документальні комплекси, що
об'єднані зв'язком походження, державі не належать, архіви повинні
сприяти їх зосередженню в одному архіві чи приватному архівному
зібранні та запобігати їх розпорошенню.

3.2. Організація документів НАФ
у межах системи архівних установ

Організація документів у межах системи архівних установ
визначає види архівів відповідно до їх правового статусу і
профілю.

3.2.1. Організація документів за формою власності на них
Документи НАФ постійно зберігаються в архівних установах або
архівних підрозділах, приватних архівних зібраннях. Порядок зміни
місця постійного зберігання документів на підставі зміни форми
власності на них визначається у п. 1.1.2 цих Правил. Документи
НАФ, що належать юридичним і фізичним особам, можуть зберігатися в
архівах на правах депозиту (див. п. 4.3.10).

3.2.2. Організація документів за строками зберігання
Документи НАФ, що належать державі, територіальним громадам,
до передавання на постійне зберігання тимчасово зберігаються в
архівних підрозділах своїх утворювачів у порядку, визначеному в
п. 4.3.3 цих Правил.

3.2.3. Організація документів за ступенем їх цінності
3.2.3.1. На організацію документів на міжархівному рівні
впливає ступінь інформаційної цінності документальних комплексів,
що реалізується у віднесенні їх до комплексів
загальнонаціонального та місцевого значення.
3.2.3.2. До комплексів загальнонаціонального значення
належать документи, що нагромадилися за час діяльності:
- центральних органів державної влади і управління, а також
юридичних осіб, що поширювали (поширюють) свою компетенцію на всю
територію України або значну її частину;
- провідних органів та установ української еміграції
(еміграційних урядів, політичних партій і об'єднань, військових,
культурно-освітніх, наукових закладів та громадських організацій);
- окремих місцевих установ, якщо склад і зміст документів
відображає історію усієї України або значної частини її території,
а також у випадках, коли документна інформація може бути
використана у загальнодержавному масштабі;
- видатних діячів Українського народу або інших народів.
3.2.3.3. До комплексів місцевого значення належать документи,
що утворилися в діяльності органів державної влади і управління,
органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, що діяли
(діють) на території певної адміністративно-територіальної
одиниці, якщо їх не віднесено до документів загальнонаціонального
значення.
3.2.3.4. Віднесення документальних комплексів до комплексів
загальнонаціонального або місцевого значення здійснює Держкомархів
України спільно із зацікавленими архівними та іншими установами.
3.2.3.5. Документальні комплекси загальнонаціонального
значення зберігаються, як правило, в центральних державних
архівах; галузевих державних архівах та архівних підрозділах
державних наукових установ, музеїв і бібліотек загальнодержавного
рівня.
Документальні комплекси місцевого значення зберігаються в
державному архіві в Автономній Республіці Крим, в державних
архівах областей, міст Києва і Севастополя, а також в інших
місцевих архівних установах.
3.2.3.6. Документальні комплекси загальнонаціонального
значення, що перейшли у власність держави, територіальної громади
на підставі добровільного волевиявлення їх власників, можуть
зберігатися в місцевих архівних установах, якщо місце постійного
зберігання документів є волевиявленням власника і обумовлено
власником у відповідному правовому акті (договорі купівлі-продажу,
дарування, заповіті).
3.2.3.7. Передавання документальних комплексів з одного
архіву постійного зберігання документів системи Держкомархіву
України до іншого здійснюється за рішенням Держкомархіву.

3.2.4. Організація документів за їх належністю до певних
адміністративно-територіальних одиниць
3.2.4.1. Документальні комплекси місцевого значення
розподіляються між архівами, що здійснюють їх зберігання, за
територіальним принципом, на підставі належності цих комплексів до
певних адміністративно-територіальних одиниць.
3.2.4.2. Документальні комплекси, що нагромадилися за час
діяльності місцевих органів державної влади, органів місцевого
самоврядування, а також інших юридичних осіб, що діють (діяли) на
території певної адміністративно-територіальної одиниці в її
сучасних межах, зберігаються в тому архіві, який здійснює
управління архівною справою і діловодством на цій території.
3.2.4.3. Документальні комплекси, що нагромадилися за час
діяльності юридичних осіб, діяльність яких поширюється
(поширювалася) на декілька адміністративно-територіальних одиниць,
зберігаються в тому архіві, до зони комплектування якого входить
адміністративно-територіальна одиниця, де розміщено (було
розміщено) центральний орган (головний офіс) цієї юридичної особи.
3.2.4.4. Документальні комплекси, що нагромадилися за час
діяльності органів державної влади і управління, суду,
прокуратури, органів місцевого самоврядування, що виконували свої
функції на територіях ліквідованих адміністративно-територіальних
одиниць, зберігаються в тому архіві, до зони комплектування якого
входять населені пункти, що були центрами ліквідованих
адміністративно-територіальних одиниць.
3.2.4.5. У разі зміни адміністративно-територіального поділу
документальні комплекси, що нагромадилися за час діяльності
юридичних осіб на територіях, включених до нових
адміністративно-територіальних одиниць, як правило, передаються до
архіву, до зони комплектування якого входять новоутворені одиниці.
Залишення їх на попередньому місці зберігання можливе, якщо це
забезпечує кращі умови зберігання документів та використання їх
інформації.

3.2.5. Організація документів за історичними умовами, часом і
місцем створення
3.2.5.1. Документи НАФ за історичними умовами і місцем їх
створення поділяються на три групи:
- документальні комплекси, що нагромадилися на території
сучасної України;
- документальні комплекси українського походження, що
нагромадилися за межами України і повернулися до України на
законних підставах;
- документальні комплекси іноземного походження, що
утворилися на теренах інших держав і надійшли до України на
підставі дарування, заповіту чи з інших обставин.
Документальні комплекси, що входять до складу першої групи,
поділяються на три підгрупи під умовними назвами: "документи
дорадянського періоду", "документи радянського періоду",
"документи періоду незалежності".
3.2.5.2. До документів "дорадянського періоду" належать
документальні комплекси, що утворилися на території України в її
сучасних межах за час існування Київської Русі (X-XII ст.),
Галицько-Волинського та інших князівств, які виникли на теренах
колишньої Київської Русі (XII-XIV ст.), Гетьманщини
(XVII-XVIII ст.), Запорозької Січі (XVI-XVIII ст.), Центральної
Ради і Директорії Української Народної Республіки (1917-1920 рр.),
Української Держави (1918 р.), Західно-Української Народної
Республіки (1918-1919 рр.), Карпатської України (1938-1939 рр.),
входження українських земель до складу інших держав, окрім СРСР
(з кінця XIV до середини 40-х років XX ст., 1941-1944 рр.).
3.2.5.3. До документів "радянського періоду" належать
документальні комплекси, що утворилися на територіях, що входять
до складу сучасної України, в період входження цих територій до
складу Української Радянської Соціалістичної Республіки.
Початкова дата цього періоду визначається для кожного регіону
окремо і обумовлюється часом поширення радянської влади на його
територіях. Кінцева дата - 24 серпня 1991 р.
3.2.5.4. До документів "періоду незалежності" належать
документальні комплекси, що утворилися на території сучасної
України після прийняття Акту проголошення незалежності України
( 1427-12 ) 24 серпня 1991 р.
3.2.5.5. Періодизація документальних комплексів офіційного
походження, хронологічні межі яких охоплюють два або декілька
періодів, здійснюється за датою створення фондоутворювачів.
Документальні комплекси особового походження належать до того
періоду, на який припадає більш творчо (діяльно) насичена частина
життя їх утворювачів.
3.2.5.6. Архіви постійного зберігання документів, що
комплектуються, зберігають документальні комплекси усіх груп.
Історичні архіви зберігають документальні комплекси "дорадянського
періоду".

3.2.6. Організація документів за належністю до певних галузей
і сфер життєдіяльності суспільства
Документальні комплекси загальнонаціонального значення
розподіляються між центральними державними архівами за ознакою
належності до певної галузі або сфери життєдіяльності суспільства.
Ця ж ознака є основною для віднесення документів до профілю
галузевих державних архівів.

3.2.7. Організація документів за видами носіїв інформації,
способами і технікою закріплення інформації
Комплекси документів, виокремлені за ознакою виду носія,
способів і техніки закріплення інформації, підлягають зберіганню в
спеціалізованих архівах або спеціалізованих підрозділах загальних
архівів.

3.2.8. Організація доку ментів за категоріями доступу до них
За категоріями доступу документи НАФ поділяються на документи
з відкритим (необмеженим) доступом та документи з обмеженим
доступом: документи з таємною інформацією, документи з
конфіденційною інформацією та документи з особливими умовами
доступу. Виокремлені за цією ознакою документальні комплекси на
міжархівному рівні організаційно не розмежовуються.

3.3. Організація документів у межах архіву

3.3.1. Фондова система організації документів
3.3.1.1. У межах архіву документи організуються в архівні
фонди. Архівний фонд є однією з основних класифікаційних одиниць
НАФ. Деякі групи аудіовізуальних, електронних та науково-технічних
документів організуються за нефондовою системою (див п. 3.3.2).
3.3.1.2. У процесі діяльності юридичної та фізичної особи
накопичується сукупність утворених та зібраних нею документів, що
складає документальний фонд цієї особи. Юридична чи фізична особа,
за час діяльності якої нагромаджується документальний фонд,
визначається як утворювач документального фонду.
Частина документального фонду, що за висновками відповідної
експертизи має певну цінність для суспільства або практичну
цінність для свого власника і підлягає зберіганню, визначається як
архівний документальний фонд.
Частина архівного документального фонду, що за висновками
експертизи цінності підлягає внесенню до НАФ, в архіві відповідно
до правил і принципів фондування (див. пп. 3.4.2-3.4.3), права
власності (див. п. 3.3.3) та волевиявлення власників
(див. п. 3.2.3.6) може організовуватися як:
- архівний фонд НАФ;
- автономна частина (підфонд) архівного фонду НАФ.
Під архівним фондом НАФ розуміється нагромаджена за час
діяльності однієї чи декількох юридичних або фізичних осіб
сукупність архівних документів, об'єднаних за ознакою генетичного,
історичного чи логічного зв'язку, що підлягають постійному
зберіганню.
Юридична чи фізична особа, що є утворювачем документального
фонду і відповідно архівного документального фонду, цілісна
частина якого є архівним фондом НАФ або включена до складу
архівного фонду НАФ, називається фондоутворювачем.
3.3.1.3. Ознакою фондоутворювача - юридичної особи є його
юридична і організаційна самостійність, що підтверджується
наявністю:
- правового акту (закону, постанови, наказу, розпорядження,
свідоцтва, статуту, положення або інших установчих документів) про
утворення, реєстрацію, компетенцію, порядок діяльності, функції
тощо;
- самостійного балансу (кошторису);
- розрахункового рахунку в банках;
- штатного розпису;
- печаток;
- атрибутів власного діловодства, а також документів, що
підлягають постійному зберіганню.
Ознакою фондоутворювача - фізичної особи є наявність його
архівного документального фонду та ступінь цінності утворених
(зібраних) ним документів.
3.3.1.4. Архівні фонди, фондоутворювачами яких є юридичні
особи, складають групу архівних фондів офіційного походження.
Архівні фонди, фондоутворювачами яких є фізичні особи, складають
групу архівних фондів особового походження.
Кожна з цих груп, у свою чергу, поділяється на: окремі
архівні фонди установ або осіб; об'єднані архівні фонди та архівні
колекції.
3.3.1.5. Архівний фонд офіційного походження, утворений одним
фондоутворювачем, називається архівним фондом установи.
Архівний фонд особового походження, що складається з
документів, утворених і зібраних одним фондоутворювачем, та
долучених до них документів, пов'язаних з його життям, творчістю і
вшануванням його пам'яті, називається особовим архівним фондом.
3.3.1.6. Архівний фонд офіційного чи особового походження,
створений як сукупність архівних фондів декількох
фондоутворювачів, між якими простежуються історичні або логічні
зв'язки, однорідність функцій, підпорядкування, спільність об'єкту
і часу діяльності, місцезнаходження, правонаступність тощо, а для
фізичних осіб - родинні, професійні, творчі зв'язки, участь в
одних подіях тощо - називається об'єднаним архівним фондом.
Різновидами об'єднаного архівного фонду особового походження
є родинні і родові архівні фонди.
Частина об'єднаного архівного фонду, що має одного
фондоутворювача, є підфондом у складі об'єднаного архівного фонду.
3.3.1.7. Сукупність окремих архівних документів різного
походження (належних до різних архівних документальних фондів),
об'єднаних за тематичною, хронологічною, авторською, номінальною,
об'єктною, географічною чи іншою ознакою або їх поєднанням,
називається архівною колекцією. Архівна колекція, утворена
архівом, називається архівним зібранням.
Утворювачем архівної колекції може бути як фізична, так і
юридична особа. Архівні колекції, сформовані юридичними особами,
належать до архівних фондів офіційного походження, а сформовані
фізичними особами - до архівних фондів особового походження.
Належність архівних зібрань до кожної з цих груп визначається
складом їх документів.

3.3.2. Нефондова система організації документів
3.3.2.1. Аудіовізуальні та електронні документи, що
утворюються в процесі документування діяльності фондоутворювача
(кінозйомки урочистих подій, звукозаписи засідань колегіальних
органів, конференцій, кіновідеофотодокументи і звукозаписи в
фондах особового походження тощо), організуються складовою
частиною архівних фондів відповідних фондоутворювачів,
обліковуються в облікових документах архівного фонду і лише їх
фізичне зберігання відокремлюється відповідно до вимог
забезпечення збереженості.
3.3.2.2. Окремі групи наукової, технічної, проектної,
конструкторської документації, а також аудіовізуальні та
електронні документи, що створюються як продукція і є результатом
виробничої діяльності установ (кінофотостудій, студій звукозапису
тощо), організуються в спеціалізованих архівах або спеціалізованих
підрозділах загальних архівів за нефондовою системою.
Комплекси технічних документів проектної (конструкторської)
організації можуть включатися до її архівного фонду окремою
частиною.
3.3.2.3. В основу організації кіновідеодокументів
покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно
(документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми
організації відзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски,
кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і
позитиви, горюча і негорюча плівка, відеоплівка).
3.3.2.4. В основу організації фотодокументів покладаються
такі класифікаційні ознаки: жанри фотографії (хронікальне фото,
портрети, пейзажі), форми організації відзнятого матеріалу (окремі
фото, фотонариси, фотоальбоми), носії інформації (негативи і
позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері тощо).
Ознакою внутріжанрового класифікаційного розподілу є: для
хронікальних фото - тематика (громадсько-політична,
народногосподарська, наукова, культурна, спортивна тощо); для
портретів і пейзажів - об'єкт і місце зйомки (індивідуальні,
групові, студійні, позастудійні портрети; сільські, міські,
індустріальні пейзажі тощо).
3.3.2.5. В основу організації фонодокументів покладаються
такі класифікаційні ознаки: жанрова належність записаного
матеріалу (хронікального, мемуарного характеру, виконання творів
літератури і мистецтва, навчальні, науково-освітні програми тощо);
форми організації записаного матеріалу (репортажі, хронікальні
записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв'ю тощо);
місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи
запису звука (механічна, фотооптична, магнітна); носії інформації
(граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски
тощо).
3.3.2.6. В основу організації електронних документів
покладаються такі класифікаційні ознаки: тип комп'ютерного
обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були
створені, характер змісту та мета використання документної
інформації.
3.3.2.7. Технічні документи, як правило, групуються в
комплекси за об'єктною ознакою. Організація цих документів може
здійснюватися також за територіальною або тематичною ознакою.

3.3.3. Організація документів за правом власності на них і
термінами зберігання
3.3.3.1. На рівні архіву дія принципу збереження цілісності
архівного документального фонду обмежується правом власності на
документи. Не дозволяється об'єднувати в одному архівному фонді
НАФ документи, що належать різним власникам, навіть якщо такі
документи є частиною одного архівного документального фонду.
3.3.3.2. Архівні документи, що зберігаються в архіві на
правах депозиту, організовуються у тимчасові архівні фонди
відповідно до того, як їх було фондовано власником
(див. п. 6.9.1).

3.3.4. Організація документів за ступенем цінності
3.3.4.1. Архівні фонди за ступенем цінності поділяються на
три категорії (див. п. 4.2.8). Категорія фонду є підставою для
застосування диференційованого підходу під час фондування
документів (утворення окремих або об'єднаних архівних фондів), їх
організації в межах фонду, а також здійснення інших видів робіт з
ними в архіві.
3.3.4.2. За ступенем цінності документи НАФ поділяються на
цінні, особливо цінні і унікальні (див. п. 4.2.9). Особливо цінні
та унікальні документи організуються на загальних засадах
фондування чи віднесення до нефондових комплексів. На рівні опису,
фонду, архіву та НАФ в цілому зазначені документи додатково
організуються за окремою системою обліку (див. п. 6.6).

3.3.5. Організація документів за історичними умовами, часом і
місцем їх створення
Документи, віднесені до класифікаційних груп за ознакою
"історичні умови, час і місце створення" (див. п. 3.2.5),
організуються в архіві на загальних засадах, але на рівні фонду,
архіву і НАФ в цілому додатково виокремлюються за відповідною
системою обліку (див. п. 6.4.3.2).

3.3.6. Організація документів за категоріями доступу
3.3.6.1. Документи з конфіденційною інформацією та документи
з особливими умовами доступу організуються на загальних засадах і
підлягають окремому обліку у відповідних допоміжних облікових
документах (див. п. 6.8.2).
3.3.6.2. Таємні документи організуються в порядку,
передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до
відповідних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних
засадах.

3.4. Фондування документів НАФ

3.4.1. Практичне здійснення організації документів НАФ за
фондовою системою називається фондуванням.
Фондування полягає у визначенні або уточненні фондової
належності документів; утворенні архівних фондів, наданні їм назв
та визначенні їх меж.
Фондування документів здійснюється:
- у діловодстві юридичних осіб у процесі формування справ та
відбору документів для передавання архівним підрозділам;
- в архівних підрозділах юридичних осіб на стадії підготовки
документів для постійного зберігання;
- в архівах у випадку потреби науково-технічного опрацювання
документів, перероблення описів, створення об'єднаних архівних
фондів та архівних зібрань.

3.4.2. Визначення фондової належності документів та утворення
архівних фондів
Визначення фондової належності документів полягає у
віднесенні їх до архівного фонду відповідної юридичної чи фізичної
особи. Це здійснюється на основі вивчення складу, змісту та
діловодного оформлення документів.
3.4.2.1. Вхідні документи належать до фонду тієї юридичної
особи, яка їх отримала; їх фондова належність визначається за
адресатом, реєстраційним штампом, резолюцією і помітами про
виконання, змістом документів.
Копії вихідних документів (відпуски) належать до фонду
юридичної особи - автора; їх фондова належність визначається на
підставі підписів, діловодних поміт, змісту документів.
Внутрішні документи належать до фонду юридичної особи, яка їх
склала; фондова належність визначається за назвою установи,
підписами, змістом документів.
Справи, що велись послідовно двома юридичними особами,
належать до фонду тієї особи, де вони були закінчені діловодством.
У випадку ліквідації юридичної особи з наданням її функцій
новоутвореній особі, закінчені діловодством справи належать до
фонду попередника, а незакінчені справи, передані правонаступнику,
- до фонду останнього.
3.4.2.2. Під час визначення фондової належності документів
особового походження береться до уваги зміст документів, звернення
в листах, підписи, почерк тощо.
Особові фонди започатковуються для осіб:
- життя і діяльність яких отримали високе суспільне визнання
або, навпаки, мали значний деструктивний вплив на розвиток
суспільства;
- типових представників своєї соціальної групи, якщо склад їх
документів є досить повним, або пересічних громадян, документи
яких містять цінну для суспільства інформацію.
3.4.2.3. У разі виявлення в архівному фонді помилково
віднесених до нього документів, що належать до інших фондів,
документи приєднуються до тих фондів, до яких вони повинні
належати.
З фондів особового походження документи державних юридичних
осіб можуть бути вилучені і приєднані до фондів цих осіб лише за
умови, що зазначені фонди зберігаються в цьому ж архіві і ніяк не
пов'язані з діяльністю фізичної особи, до фонду якого їх
віднесено. Не підлягають вилученню документи громадських
об'єднань, партій тощо з фондів осіб - керівників і членів цих
організацій.

3.4.3. Утворення об'єднаних архівних фондів і архівних
колекцій
3.4.3.1. Об'єднані архівні фонди можуть створюватися з
документів:
- однорідних за функціями і цільовим призначенням однойменних
юридичних осіб, що функціонують (функціонували) на певній
території;
- керівного органу і підпорядкованих йому юридичних осіб, що
функціонують (функціонували) на певній території;
- органів державної влади, органів місцевого самоврядування
та підпорядкованих їм юридичних осіб;
- юридичних осіб, що пов'язані об'єктом діяльності;
- юридичних осіб, що послідовно змінювали одна одну, якщо
функції попередників повністю або частково передавались
наступникам;
- двох або більше фізичних осіб на підставі родинного,
творчого, професійного або іншого зв'язку між ними.
Приклади:
1. Школи фабрично-заводського навчання м. Харкова
2. Спілка письменників України та її Київська організація
3. Луцька повітова команда державної поліції та її постерунки
4. Крушельницький М.П. та Петрова Є.О. (подружжя українських
акторів)
5. Діячі українського театру та кіно
3.4.3.2. Не допускається створення об'єднаних архівних фондів
офіційного походження з окремих фондів:
- органів законодавчої, виконавчої та судової влади,
передбачених Конституцією України ( 254к/96-ВР );
- цих органів та виборчих комісій по виборах до них;
- юридичних осіб, що належать різним власникам.
3.4.3.3. Утворення об'єднаних архівних фондів передбачає
виконання таких робіт: перевіряння наявності документів, вибір
одного номеру фонду, перешифрування описів, справ, складання
відповідних облікових документів, розміщення документів в одному
місці сховища та, у разі необхідності, пересистематизацію описів і
справ.
3.4.3.4. Архівні колекції, що надходять до архіву від їх
власників, залежно від ступеня цінності колекції та значення
особи-утворювача організовуються або як окремий самостійний
комплекс, або як структурна група архівного фонду їх утворювача. В
обох випадках колекція може поповнюватися новими надходженнями
документів. На архівні колекції поширюється дія принципу
неподрібнення архівного фонду.
Склад архівних зібрань може змінюватися, розформування їх
може здійснюватися як виняток лише за умови, що документи не
увійшли до наукового обігу.

3.4.4. Назви архівних фондів
3.4.4.1. Назва архівного фонду офіційного походження
складається з офіційної повної та скороченої (що записується в
дужках) назви фондоутворювача з усіма перейменуваннями (у
хронологічній послідовності), його підпорядкування,
місцезнаходження та крайніх дат існування під кожною з назв.
Назва вищого в порядку підпорядкування органу зазначається в
назвах фондів юридичних осіб, що знаходяться у власності держави і
фінансуються з державного бюджету. В назвах фондів недержавних
юридичних осіб можуть зазначатися їх власники або засновники.
3.4.4.2. Назва особового архівного фонду складається із
загальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань особи
(метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псевдонімів,
криптонімів тощо, що записуються в дужках), визначення сфери
діяльності (професії) особи із зазначенням її належності до тієї
чи іншої національної культури та крайніх дат життя особи. В
окремих випадках у назві фонду можуть зазначатися родинні стосунки
особи, її посада та звання.
3.4.4.3. Назва об'єднаного архівного фонду офіційного
походження складається із загальної назви фондів, що ввійшли до
його складу, або із назви керівної юридичної особи і загальної
назви підпорядкованих їй осіб.
3.4.4.4. В назві родинного чи родового фонду зазначається
загальне прізвище всіх фондоутворювачів, їх належність до
національної культури та загальна сфера діяльності; потім
записується найменування кожного фондоутворювача на засадах,
визначених для особового фонду.
В назвах об'єднаних архівних фондів особового походження,
утворених на підставі будь-якого іншого зв'язку між
фондоутворювачами, дається загальна назва, що ідентифікує цей
зв'язок.
Приклади:
1. Свідки і жертви голодомору 1932-1933 рр. на Вінниччині
2. Видатні спортсмени Донецької області
3.4.4.5. В назві архівної колекції, що надійшла до архіву,
зазначаються характер або загальний зміст колекції і назва
(найменування) утворювача, а також крайні дати життя утворювача
(якщо утворювач - фізична особа) або крайні дати періоду
формування колекції (якщо утворювач - юридична особа).
Приклад:
Народні пісні, зібрані Ячницьким Генадієм Львовичем
(1871-1968).
В назві архівного зібрання відображається ознака, покладена в
основу організації документів, період накопичення документів.
Приклад:
Твори усної народної творчості (1974-1976).

3.4.5. Відзначення меж архівних фондів
3.4.5.1. Архівні фонди перефондуванню не підлягають.
Перефондування допускається як виняток у випадках виявлення грубих
помилок фондування.
3.4.5.2. Межі архівного фонду охоплюють період його
формування фондоутворювачем і, як правило, визначаються крайніми
датами існування (життя) фондоутворювача. Межами фондів є:
- архівного фонду офіційного походження - офіційні дати
утворення (реєстрації) і ліквідації фондоутворювача;
- особового архівного фонду - дата народження і смерті
фондоутворювача;
- об'єднаного архівного фонду офіційного походження - дата
утворення (реєстрації) фондоутворювача, створеного у часі першим,
та дати ліквідації фондоутворювача, ліквідованого у часі пізніше
за всіх утворювачів цього фонду;
- об'єднаного архівного фонду особового походження - дати
народження фондоутворювача, що народився раніше всіх, та дати
смерті фондоутворювача, що помер пізніше всіх утворювачів цього
фонду;
- архівної колекції, сформованої фізичною особою - дати
народження і смерті фондоутворювача;
- архівної колекції, сформованої юридичною особою (у тому
числі архівного зібрання) - крайні дати періоду формування
колекції.
3.4.5.3. Крайні дати документів архівного фонду офіційного
походження можуть не співпадати з датами створення і ліквідації
фондоутворювача через наявність у фонді документів попередників
або документів, створених іншими особами і завершених розглядом
фондоутворювачем, а також через неповноту складу документів.
Крайні дати документів фонду особового походження можуть не
співпадати з датами життя особи (сім'ї, роду) в зв'язку з
наявністю документів генеалогічного характеру, вшанування пам'яті,
спогадів та ін.
3.4.5.4. Залежно від чинників, що визначають створення,
статус, організацію і характер діяльності юридичної особи,
документи цієї особи можуть бути приєднані до її фонду, вже
сформованого раніше, фондовані окремим самостійним фондом або
увійти під фондом до об'єднаного архівного фонду. Чинниками, що
визначають хронологічні межі діяльності фондоутворювача як
самостійної юридичної особи і слугують орієнтиром для визначення
меж архівного фонду офіційного походження, є:
- зміна конституційних основ держави;
- зміна адміністративно-територіального поділу;
- зміна форми власності фондоутворювача;
- реорганізація фондоутворювача;
- ліквідація фондоутворювача.
3.4.5.5. Визначення меж архівних фондів у зв'язку із змінами
конституційних основ держави
Документи органів влади і органів місцевого самоврядування
Київської Русі, Галицько-Волинського та інших князівств,
Гетьманщини, Запорозької Січі, Центральної Ради і Директорії,
Української Народної Республіки, Української Держави,
Західно-Української Народної Республіки, Карпатської України за
весь період функціонування цих органів на українських землях
складають єдині архівні фонди. Документи органів, створених на
українських землях Російською імперією та іншими державами і
використаних зазначеними державними утвореннями як апарат влади і
управління, складають єдині архівні фонди.
Документи еміграційних урядів Української Народної
Республіки, Західно-Української Народної Республіки та їх органів
тощо складають нові архівні фонди.
Документи органів державної влади і управління, органів
місцевого самоврядування, створених на українських землях у період
їх входження до складу інших держав, у тому числі СРСР, з моменту
утворення до ліквідації цих органів складають єдині архівні фонди.
Документи органів, створених на українських землях однією
державою (державним утворенням) і використаних іншою державою
(державним утворенням) як апарат влади і управління на цій же
території, з моменту утворення і до ліквідації цих органів
складають єдині архівні фонди.
Документи вищих органів державної влади незалежної України,
що діють відповідно до Конституції України ( 254к/96-ВР ) -
Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів
України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України,
Вищого Господарського суду України, - складають нові фонди.
Початкові хронологічні межі цих фондів визначаються відповідно до
моменту введення поста Президента України та моменту створення
відповідних органів.
Документи міністерств, комітетів та інших органів виконавчої
влади незалежної України, створених на базі ліквідованих
міністерств та інших управлінських структур УРСР, складають нові
фонди, навіть у випадках визнання їх правонаступності.
Документи міністерств, комітетів та інших управлінських
структур, що діяли до і після проголошення незалежності України,
складають різні архівні фонди. Розмежувальна дата між фондами
встановлюється на підставі відповідних законодавчих актів.
Документи місцевих органів державної влади УРСР і документи
місцевих органів влади незалежної України, що діяли або діють в
межах певної адміністративно-територіальної одиниці, складають
різні архівні фонди. Розмежувальні дати між ними встановлюються на
підставі відповідних правових актів.
Документи місцевих рад народних депутатів УРСР та їх
виконкомів складають об'єднані архівні фонди.
Документи місцевих державних адміністрацій, створених на
підставі правових актів незалежної України, складають нові архівні
фонди.
Документи органів місцевого самоврядування, створених на
підставі законодавства України, складають нові архівні фонди.
Документи виборчих комісій по виборах органів державної влади
та органів місцевого самоврядування, створених відповідно до
законодавства України, організуються в окремі архівні фонди.
Допускається створення об'єднаних архівних фондів із документів
виборчих комісій за територіальною ознакою.
Документи Прокуратури УРСР та Прокуратури України складають
різні архівні фонди. Документи інших прокуратур складають єдині
архівні фонди.
У випадку зміни статусу суб'єкта держави, його органи
державної влади до і після зміни статусу складають окремі архівні
фонди. Наприклад, документи органів державної влади Кримської
області і документи органів державної влади Автономної Республіки
Крим складають різні архівні фонди.
Документи державних підприємств, фінансових, судових,
наукових, медичних, навчальних та ін. установ і організацій, що
діяли до і після змін конституційних основ держави без зміни форми
власності із збереженням своїх основних функцій, продовжують
архівні фонди, раніше прийняті від цих юридичних осіб.
Документи юридичної особи та громадських організацій
(профспілкових та ін.), що існували при ній до прийняття
законодавства України про громадські об'єднання, фондуються разом.
Документи юридичної особи та громадських організацій, що
існують при ній з моменту реєстрації цих громадських організацій
відповідно до чинного законодавства, можуть організовуватися або
самостійно (окремими фондами), або разом - підфондами об'єднаного
архівного фонду.
3.4.5.6. Визначення меж архівних фондів у зв'язку із змінами
адміністративно-територіального поділу
Документи місцевих органів державної влади та органів
місцевого самоврядування, створених у зв'язку із введенням нового
адміністративно-територіального поділу або змінами територіальних
меж існуючих адміністративно-територіальних одиниць, складають
нові архівні фонди.
У випадках збереження меж адміністративно-територіальної
одиниці під час зміни меж більшого територіального утворення, до
складу якого вона входила, а також зміни назви або статусу
адміністративно-територіальної одиниці без суттєвої зміни її
внутрішнього поділу, документи місцевих органів державної влади і
органів місцевого самоврядування нових архівних фондів не
утворюють.
Фондування документів органів державної влади, органів
місцевого самоврядування міста, селища, села, органів управління
та установ спеціальних відомчих округів (військових, гірничих,
водних, лісових, залізничних і т. п.) від змін
адміністративно-територіального поділу не залежить.
Документи територіальних об'єднань громадських організацій
(профспілкових, спортивних, наукових, культурно-освітніх та ін.)
та органів їх управління до і після зміни
адміністративно-територіального поділу фондуються різними
архівними фондами, якщо ці зміни відбулися в період існування
УРСР, і фондуються разом, якщо ці зміні відбулися після зміни
державного устрою України.
Фондування промислових і сільськогосподарських підприємств,
банківських, господарських, наукових, медичних, навчальних та
інших установ і організацій від зміни
адміністративно-територіального поділу не залежить.
3.4.5.7. Визначення меж архівних фондів у зв'язку зі зміною
форми власності фондоутворювача
Документи державних юридичних осіб, що перейшли у приватну
власність, складають з моменту їх акціонування або приватизації
нові архівні фонди. Документи, що були створені до зміни форми
власності і зберігаються в архівних підрозділах наступників, є
державною власністю і підлягають внесенню до архівних фондів
попередників. Під час наступних змін власників юридичних осіб без
зміни форми власності та істотних змін їх функцій нові архівні
фонди не утворюються.
Документи спільних підприємств і організацій змішаних форм
власності, у статутному капіталі яких переважає частка державної
власності, що були утворені на базі колишніх державних підприємств
і організацій, складають з їх документами єдині архівні фонди.
Документи спільних підприємств і організацій змішаних форм
власності, у статутному капіталі яких частка державної власності
не є переважною, утворюють нові архівні фонди.
3.4.5.8. Визначення меж архівних фондів у зв'язку з
реорганізацією фондоутворювача
Розширення або звуження повноважень юридичної особи, що
призводить до докорінної зміни її компетенції і функцій, є
обов'язковою підставою для розмежування її документів на два
архівні фонди.
Розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягу або
територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості, структури,
перейменування або часткова зміна назви юридичної особи, що не
супроводжувалося докорінною зміною її основних функцій, не є
підставою для розмежування її документів на два архівні фонди.
Якщо на базі міністерства або іншої управлінської структури
створюється юридична особа виробничого профілю діяльності, то їх
документи організуються окремими архівними фондами.
Виділення з юридичної особи однієї або декількох нових з
наданням їм окремих функцій першої є підставою для виокремлення
архівних фондів новостворених осіб. Документи юридичної особи, що
реорганізується, до і після реорганізації фондуються разом.
Документи філіалів, дочірніх організацій, відділень з
документами своїх основних організацій утворюють один фонд, якщо
зберігаються в одному архіві.
3.4.5.9. Визначення меж архівних фондів у зв'язку з
ліквідацією фондоутворювача
У разі ліквідації юридичної особи з наданням всіх або частини
її функцій одній або декільком особам, документи кожної з них
утворюють нові архівні фонди.
Документи юридичних осіб, що тимчасово припинили свою
діяльність через ліквідацію, об'єднання, роз'єднання або в
результаті війн і стихійних лих, а згодом були відновлені з тими ж
функціями, складають єдині архівні фонди.

3.5. Організація документів у межах архівного фонду
і нефондового комплексу

3.5.1. Основні класифікаційні одиниці архівного фонду і
нефондового комплексу
3.5.1.1. Основними класифікаційними одиницями організації
документів у межах архівного фонду чи нефондового комплексу є
справа, одиниця обліку, одиниця зберігання. Зазначені одиниці є
також одиницями виміру кількості документів, в яких здійснюється
їх облік.
3.5.1.2. Найнижчою структурно неподільною одиницею архівного
фонду чи нефондового комплексу є один документ чи його частина, що
має самостійне значення, або цілісна сукупність документів з
однорідними носіями інформації, що об'єднані зв'язком походження,
призначення, належністю до однієї події, теми, питання, об'єкта,
наукової праці чи твору літератури, мистецтва. Для документів з
паперовими носіями такою одиницею є справа, для документів зі
спеціальними носіями - одиниця обліку.
Справа може формуватися з одного документа, частини одного
документа або сукупності документів, що об'єднані за однією або
декількома спільними ознаками. Основними ознаками для формування
справ є: авторська, кореспондентська, номінальна, предметна
(тематична), хронологічна, географічна.
Одиниця обліку може містити один документ або сукупність
документів:
- що належать до одного фільму, журналу, спецвипуску, сюжету
тощо - для кінодокументів;
- із записом одного сюжету (для відеодокументів), однієї
події, одного твору літератури і мистецтва тощо чи кількох
сюжетів, подій, творів, що об'єднані за авторською, тематичною чи
іншою ознакою - для відео- і фонодокументів;
- із зображенням одного чи декількох споріднених певних
зв'язком об'єктів (осіб, предметів, явищ) - для фотодокументів;
- що об'єднані за ознакою походження, призначення і/або
змісту - для електронних документів.
Фотодокументи з паперовими носіями групуються у справи на
загальних засадах.
Справа/одиниця обліку науково-технічних документів є окремим
документом (аркушем креслення, текстовим чи табличним документом,
мікроформою, файлом, що має самостійне значення) або сукупністю
документів з однорідними носіями інформації, що стосуються певного
питання.
3.5.1.3. Одиницею зберігання є один або декілька фізично
відокремлених однорідних носіїв інформації, що зберігаються разом,
в окремому первинному пакованні (зброшурованому томі, папці,
конверті, футлярі тощо).
Одиницею зберігання документів з паперовими носіями є справа.
Одиницею зберігання документів зі спеціальними носіями є один
фізично відокремлений носій інформації:
- рулон кіноплівки чи магнітної стрічки - для кінодокументів;
- рулон магнітної стрічки, касета, диск - для
відеодокументів;
- рулон магнітної чи паперової стрічки, грамофонний оригінал,
грамплатівка, валик, диск - для фонодокументів;
- негатив, контратип (на правах оригіналу), слайд, позитив,
рулон діафільму - для фотодокументів(1);
- магнітна стрічка, диск, дискета - для електронних
документів.

---------------
(1) Одиниця зберігання може складатися з декількох кадрів
панорамної зйомки.

Одиниця зберігання документів з спеціальними носіями може
містити одну частину однієї або декілька одиниць обліку.
Відповідно, одиниця обліку таких документів може бути цілою
одиницею зберігання або її частиною чи складатися з декількох
одиниць зберігання.

3.5.2. Групування документів архівного фонду відповідно до
схеми його систематизації
3.5.2.1. Формування і систематизація справ для документів
офіційного походження здійснюється, як правило, у службах
діловодства та архівних підрозділах юридичних осіб, для документів
особового походження - в архівах.
3.5.2.2. Справи в межах архівного фонду групуються у вищі
структурні групи за схемою систематизації фонду, що закріплюється
описом/описами справ фонду.
Укладання схеми систематизації передбачає:
- вивчення історії (біографії) фондоутворювача, його
структури, функцій, підпорядкованості, організації документів у
діловодстві, історії формування фонду;
- укладання проекту схеми систематизації та його
доопрацювання після завершення систематизації справ фонду.
3.5.2.3. Схема систематизації архівного фонду юридичної особи
може відображати структуру фондоутворювача, його функції, склад
фонду за видами і різновидами документів або їх основними темами.
Групування справ здійснюється переважно за такими ознаками:
- хронологічна (за періодами або датами створення
документів);
- структурна (відповідно до структури фондоутворювача);
- функціональна, галузева, тематична, предметно-питальна (з
врахуванням функцій або галузей діяльності, тем чи питань,
відображених у документах);
- номінальна (за видами і різновидами документів);
- авторська (за назвами або прізвищами авторів);
- географічна (за географічними назвами, з якими пов'язано
зміст документів);
- кореспондентська (за назвами або прізвищами одержувачів
документів).
Систематизація справ здійснюється послідовно за однією, двома
або поєднанням ознак, застосування яких буде визнано доцільним для
всіх або окремих груп фонду. Ознаки групування справ обираються з
врахуванням значення тієї чи іншої ознаки для повноти відображення
діловодного та смислового зв'язку між справами.
Одиниці обліку групуються, як правило, окремими описами за
видами носіїв інформації, всередині описів - за однією або
декількома зазначеними ознаками із врахуванням особливостей носіїв
інформації.
3.5.2.4. Поєднання структурної і хронологічної ознак дає
найпоширеніші варіанти схеми систематизації:
хронологічно-структурну і структурно-хронологічну.
Хронологічно-структурна схема систематизації (за хронологією
створення справ, в межах кожної хронологічної групи - за
структурними підрозділами), як правило, застосовується під час
складання описів справ діючих юридичних осіб зі спрощеною
структурою, а також ліквідованих осіб із часто змінюваною
структурою.
Структурно-хронологічна схема систематизації (за структурними
підрозділами, а в межах кожного з них - за хронологією створення
справ) найчастіше застосовується у процесі складання описів справ
ліквідованих юридичних осіб із стабільною і нескладною структурою.
Поєднання хронологічної і функціональної ознак дає
хронологічно-функціональний і функціонально-хронологічний варіанти
схеми систематизації.
Хронологічно-функціональна схема систематизації
застосовується для юридичних осіб із часто змінюваною структурою.
У разі застосування цієї схеми справи систематизуються за роками
започаткування і далі за функціями діяльності з врахуванням їх
значимості (організаційно-розпорядча, планування, фінансування
тощо).
Функціонально-хронологічна схема систематизації передбачає
первинне групування справ за функціями (напрямками, видами
діяльності), а далі - за хронологією.
Для групування справ у незначних за обсягом фондах
застосовуються хронологічно-тематична або тематично-хронологічна
схеми систематизації.
Хронологічно-номінальна або номінально-хронологічна схеми
систематизації справ застосовуються здебільшого до документів
невеликих безструктурних юридичних осіб.
3.5.2.5. Під час систематизації справ за схемою слід
дотримуватися таких вимог:
- справи належать до того року, в якому започатковані у
діловодстві або надійшли від іншої юридичної особи (структурного
підрозділу) для продовження;
- справи, які започатковано в діловодстві одного структурного
підрозділу і передано для завершення іншому структурному
підрозділу, належать до останнього підрозділу;
- справи з планами незалежно від дати їх складання належать
до року, на який їх укладено, довгострокові плани належать до
першого року їх дії; звіти належать до того року, за який їх
укладено, або до останнього звітного року;
- в межах року або хронологічного періоду справи
систематизуються за структурою, значимістю функцій
фондоутворювача.
Справи в межах нижніх щаблів систематизації розміщуються за
ступенем їх значимості та хронологією створення документів. Якщо
декілька справ мають одну початкову дату, спершу розміщують ті,
які мають найраніші кінцеві дати.
Належність справи певній юридичній особі чи структурному
підрозділу встановлюється за елементами діловодного або архівного
оформлення, а також за змістом документів.
3.5.2.6. Як правило, організуються за окремими описами
документи з особового складу, а також однотипна спеціальна
документація: звіти з наукових тем у науково-дослідних установах,
історії хвороб у медичних закладах, акти перевірянь у контрольних
органах, рукописи у видавництвах тощо.
3.5.2.7. Структура об'єднаного архівного фонду, що
складається з підфондів однотипних юридичних осіб, визначається
внесенням кожного з них до такого фонду окремим описом і далі -
значимістю утворювачів підфонду або із застосуванням географічної,
номінальної та інших ознак.
Схеми систематизації справ підфондів, що ввійшли до
об'єднаного архівного фонду, укладаються на засадах, визначених
для окремих архівних фондів.
3.5.2.8. Документи фондів особового походження
систематизуються за схемами, що відображають основні напрямки
творчої, державної, політичної, службової, громадської та іншої
діяльності особи, її приватного життя та кола захоплень.
Систематизація справ здійснюється за напрямками діяльності і
далі - за тематичною, номінальною і авторською ознаками.
Застосовуються також жанрова (наприклад, у фонді вченого,
літератора, фольклориста), кореспондентська (в листуванні),
тематична (в документах депутатської діяльності), хронологічна (в
біографічних документах) та інші класифікаційні ознаки залежно від
складу документів.
3.5.2.9. В архівних колекціях, як правило, зберігається
внутрішня організація документів, обрана фондоутворювачами.
В архівних зібраннях організація документів визначається їх
складом - за тематикою, всередині груп - за конкретними питаннями
і далі - за хронологією або за географічною чи авторською
ознаками.

3.5.3. Організація спеціальних видів документів в межах
нефондових комплексів
3.5.3.1. Кіновідеодокументи систематизуються за видами
(фільм, спецвипуск, кіножурнал, кіно-, відео-, телесюжет),
всередині видів - за одиницями обліку (комплектами), роками
виробництва, виробничими номерами, кольоровістю (чорно-білі,
кольорові), форматом носія (форматом запису), типом відеокасет.
Фонодокументи систематизуються за видами, всередині видів -
за одиницями обліку (комплектами); за установами-виробниками і
виробничими номерами або організуються за іншою прийнятою архівом
схемою. Під видом фонодокументів розуміють документ, створений за
допомогою певної системи запису звукової інформації:
фонографічної, грамофонної, шоринофонної, фотографічної
(оптичної), магнітної.
Комплект кіновідеофонодокументів складається з оригіналів і
копій документів, віднесених до однієї одиниці обліку.
Фотодокументи систематизуються за видами (негативи певної
кольоровості і розміру, слайди певної кольоровості, позитиви,
фотоальбоми), всередині виду негативи і слайди систематизуються за
ознакою кольоровості (чорно-білі, кольорові); негативи додатково
систематизуються за видом основи носія (скло, плівка) і його
розмірами.
3.5.3.2. В межах комплексу проектно-кошторисних,
конструкторських документів внесені до його складу документи
систематизуються за стадіями проекту відповідно до схеми,
прийнятої під час розроблення проекту і закріпленої у
специфікації.
Документи в межах комплексу архітектурно-будівельних проектів
систематизуються за принципом "від загального до окремого"
(будівельний майданчик і генеральний план, фасади і плани
поверхів, окремі вузли - опалення, водопостачання тощо).
Комплекси проектно-кошторисних, конструкторських документів
систематизуються за видами, номерами і абеткою найменувань
проектів.
3.5.3.3. Карти і плани групуються за видами
(фізико-географічні, адміністративно-політичні тощо), всередині
видів - за територіальною ознакою і масштабом.
3.5.4.4. Електронні документи систематизуються за видами
(магнітні стрічки, лазерні і жорсткі диски, дискети), всередині
видів - за типами програмного забезпечення, а потім - за
характером документної інформації.

Розділ 4
Формування Національного архівного фонду

4.1. Формування НАФ: основні поняття

4.1.1. Формування НАФ - це комплекс організаційних,
методичних і практичних рішень та заходів, спрямованих на
систематичне поповнення НАФ цінними для суспільства архівними
документами та вилучення з нього документів, що втратили свою
культурну цінність.
НАФ формується з документів, що нагромадилися за час
діяльності органів державної влади, органів місцевого
самоврядування, підприємств, установ і організацій всіх форм
власності, громадян та їх об'єднань, а також з документів
історико-культурної спадщини України, що утворені за межами
України або вивезені за кордон, та документів іноземного
походження, що стосуються історії України.
Джерелами формування НАФ є юридичні та фізичні особи -
утворювачі і/або власники документів, що підлягають внесенню до
НАФ.

4.1.2. Метою формування НАФ є збереження архівних документів,
що повноцінно репрезентують усі сфери життєдіяльності суспільства
і держави.
Головні завдання державних архівних установ щодо формування
НАФ:
- визначення оптимального видового складу НАФ;
- виявлення юридичних і фізичних осіб, документи яких
підлягають внесенню до НАФ;
- внесення до НАФ та вилучення з нього документів;
- поповнення НАФ документами, що належать державі;
- забезпечення поповнення НАФ документами, що не належать
державі.

4.1.3. Теоретико-методичною основою формування НАФ є
експертиза цінності документів.
Організаційно-правовою основою формування НАФ є норми
архівного законодавства та рішення експертних комісій.
Розгляд питань, пов'язаних з формуванням НАФ, у тому числі
документів, укладених за результатами експертизи цінності,
належить до компетенції таких експертних комісій:
- Центральної експертно-перевірної комісії Держкомархіву
України (далі - ЦЕПК);
- експертно-перевірних комісій (далі - ЕПК) центральних і
галузевих державних архівів, Державного архіву в Автономній
Республіці Крим, державних архівів областей, міст Києва і
Севастополя, державних наукових установ, музеїв і бібліотек;
- експертних комісій (далі - ЕК) архівних відділів районних
державних адміністрацій, архівних відділів міських рад;
- експертних комісій органів державної влади, органів
місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій усіх
форм власності, інших юридичних осіб.
Порядок утворення і діяльності експертних комісій
затверджується Кабінетом Міністрів України. Діяльність експертних
комісій регулюється положеннями про них, розробленими на основі
типових і примірних положень.

4.1.4. Формування НАФ у зоні комплектування архіву
здійснюється через:
- визначення профільних джерел формування НАФ;
- організацію експертизи цінності документів, нагромаджених
за час діяльності юридичних і фізичних осіб;
- державну реєстрацію і державний облік документів НАФ;
- комплектування документами НАФ;
- відповідні форми і методи контролю за здійсненням
експертизи цінності документів в інших архівних установах та
приватних архівних зібраннях у порядку, визначеному в розділі 5
цих Правил.

4.2. Експертиза цінності документів

4.2.1. Експертиза цінності документів - це визначення
культурної чи практичної цінності документів через їх всебічне
вивчення з метою внесення документів до НАФ або вилучення з нього,
встановлення строків зберігання архівних документів, що не
підлягають внесенню до НАФ, грошової оцінки документів НАФ та
віднесення їх до унікальних і особливо цінних.

4.2.2. Під час визначення цінності документів комплексно
застосовуються такі групи критеріїв:
- походження - роль та значення авторів (фондоутворювачів) у
житті суспільства, час і місце утворення документів; значущість
подій, явищ, предметів, відображених у документах;
- місту - значення інформації, що міститься у документах, її
новизна, повторюваність в інших документах; цільове призначення,
види документів; наявність чи відсутність резолюцій, віз,
позначок; ступінь збереження документів у складі певного
документального комплексу;
- зовнішніх ознак - оригінальність чи копійність документів,
вид носія, спосіб фіксації інформації, стан фізичної збереженості
документів; наявність художніх, палеографічних, мовних та інших
особливостей в оформленні документів.

4.2.3. Під час застосування критеріїв цінності документів
керуються такими принципами:
- об'єктивності - оцінка документів здійснюється не з позицій
певних груп, партій чи інших суспільних формувань, а на основі
безстороннього, неупередженого підходу;
- історизму - документи оцінюються, виходячи з особливостей
часу і місця утворення документів, загальноісторичного контексту
того періоду;
- всебічності та комплексності - документи вивчаються не
ізольовано, а з урахуванням їх місця серед інших документів цих та
інших документальних комплексів.

4.2.4. Основними рівнями експертизи цінності є експертиза:
- типологічних документальних комплексів і видів документів з
метою створення нормативно-методичної бази для експертизи цінності
наявних документальних груп;
- документальних фондів юридичних і фізичних осіб з метою
віднесення до джерел формування НАФ;
- архівних документів з метою встановлення належності до НАФ,
вилучення з НАФ документів, що втратили культурну цінність, а
також з метою визначення строків зберігання документів, що не
підлягають внесенню до НАФ;
- фондів НАФ з метою встановлення ступеня їх цінності;
- документів НАФ з метою встановлення ступеня їх цінності;
- документів НАФ з метою визначення грошового еквівалента їх
цінності.

4.2.5. Експертиза цінності типологічних документальних
комплексів і видів документів спрямована на визначення
типологічних джерел формування НАФ та видового складу його
документів, а також встановлення строків зберігання документів, що
не підлягають внесенню до НАФ, і здійснюється через вивчення:
- документальних комплексів, що нагромаджуються за час
діяльності юридичних осіб, споріднених функціонально-цільовим
призначенням, або за час життя і діяльності фізичних осіб,
споріднених належністю до певних соціальних груп;
- груп документів, що утворилися в процесі документування
певних функцій юридичних осіб у кожній сфері діяльності (видів
діяльності фізичних осіб).
4.2.5.1. Основними критеріями для здійснення експертизи
цінності є критерії походження і змісту документальних груп.
4.2.5.2. За результатами експертизи цінності укладаються:
- переліки категорій юридичних та фізичних осіб, що можуть
бути утворювачами документів НАФ;
- типові, примірні та галузеві переліки документів (зміни до
них) із строками зберігання документів та переліки документів
постійного зберігання (що підлягають внесенню до НАФ) - для
документів офіційного походження;
- примірні переліки документів особового походження, що не
підлягають внесенню до НАФ;
- типові і примірні номенклатури справ.
4.2.5.3. Держкомархів України визначає типологічні джерела
формування та видовий склад НАФ, затверджує переліки категорій
(видів) юридичних і фізичних осіб, що можуть бути утворювачами
документів НАФ, розглядає та затверджує (подає на затвердження)
типові, галузеві і примірні переліки документів, зміни до них,
типові і примірні номенклатури справ.
4.2.5.4. Архів визначає категорії юридичних та фізичних осіб
- джерел формування НАФ у зоні свого комплектування, а також склад
документів (у тому числі переліки проектів, проблем, тем), що
утворюються в діяльності юридичних і фізичних осіб та підлягають
внесенню до НАФ; уточнює строки зберігання документів, не
передбачених чинними переліками; розглядає, схвалює і погоджує
примірні переліки документів постійного зберігання, типові та
примірні номенклатури справ.

4.2.6. Експертиза цінності документальних фондів конкретних
юридичних і фізичних осіб спрямована на виявлення джерел
формування НАФ у зоні комплектування архіву і здійснюється архівом
у процесі вивчення історії (біографії) утворювача документального
фонду, розгляду номенклатур справ, ознайомлення із складом
документальних фондів у службах діловодства, архівних підрозділах,
за місцем зберігання приватних архівних зібрань.
4.2.6.1. Основними критеріями для здійснення експертизи
цінності є критерії походження документальних фондів, насамперед
критерій значення фондоутворювача, що застосовується із
врахуванням:
- для юридичних осіб - виду за організаційно-правовою формою,
функціонально-цільового призначення, місця і ролі у відповідній
галузі або системі, масштабу діяльності;
- для фізичних осіб - ступеня впливу на розвиток суспільства
або його окремих галузей і сфер життєдіяльності або значення особи
як типового представника своєї соціальної групи чи як свідка,
учасника етапних процесів і подій - в масштабі країни, регіону,
місцевості.
4.2.6.2. За результатами експертизи цінності архів укладає
списки джерел формування НАФ у зоні свого комплектування
(додаток 5).

4.2.7. Експертиза цінності документів у складі документальних
фондів та фондів НАФ спрямована на відбір документів, що
підлягають внесенню до НАФ або вилученню з нього, а також на
вилучення для знищення документів, що не підлягають внесенню до
НАФ і втратили практичну цінність.
4.2.7.1. Експертиза цінності здійснюється у службі
діловодства і архівному підрозділі юридичної особи під час
укладання номенклатур справ і упорядкування документів, а також в
архіві.
В архіві експертиза цінності здійснюється:
- на етапі первинного розбирання невпорядкованих документів
особового походження та документів громадських, релігійних
організацій, політичних партій і рухів (див. пп. 4.3.5, 4.3.6) із
складанням опису первинного розбирання і/або акта
приймання-передавання;
- на етапі упорядкування документів із складанням архівних
описів та перероблення недосконало укладених архівних описів
одночасно із формуванням, систематизацією та описуванням
справ/одиниць обліку;
- як самостійний вид роботи (цільова експертиза).
4.2.7.2. Основними критеріями для здійснення експертизи
цінності є критерії змісту і зовнішніх ознак документів, що для
науково-технічних, аудіовізуальних, електронних документів і
документів особового походження застосовуються із врахуванням:
- наукової цінності для наукових праць, тем і досліджень,
проектів тощо, мистецької цінності для творів літератури і
мистецтва (художні якості, композиційно-сюжетна цілісність,
виразність і оригінальність композиційно-сюжетного вирішення
тощо);
- своєрідності носія, кольорового і/або звукового вирішення,
способу запису (техніки виконання), способу відтворення
інформації, технічного стану тощо.
4.2.7.3. Експертиза цінності документів юридичних осіб
починається з вивчення складу і змісту документів фонду вищої з
них. Потім вивчаються документи підлеглих юридичних осіб,
встановлюється наявність дублетних документів або документів,
інформацію яких поглинуто. При цьому уточнюється фондова
належність оригіналів і копій таких документів. Для документів
однотипових юридичних осіб може застосовуватися метод повидового
відбору.
Експертиза цінності документів фізичної особи починається з
вивчення літератури про фондоутворювача, біографічних документів,
документів службової, творчої, громадської, майново-господарської
діяльності.
Для експертизи великих і складних фондів або груп фондів
укладається робоча інструкція, а також можуть складатися примірні
переліки документів, що підлягають і не підлягають зберіганню.
4.2.7.4. Кожна справа/одиниця обліку переглядається
(прослуховується) подокументно (поаркушно) співробітником архіву,
що проводить експертизу. Не допускається визначення цінності
документів тільки за заголовками справ/одиниць обліку.
Документи з повторюваною інформацією вилучаються тільки після
зіставлення їх інформації з інформацією документів, що залишаються
на зберіганні.
На постійному зберіганні можуть залишатися, крім оригіналів,
копії особливо цінних документів, а також копії документів з
візами, резолюціями, позначками, виправленнями тексту. Кожний
архів визначає склад і кількість дублетних документів, що
залишаються для зберігання.
Документи, більша частина інформації яких через невиправні
фізичні пошкодження носія є недоступною для використання, може
бути вилучено для знищення.
Відібрана для знищення справа, що містить окремі цінні
документи, підлягає переформуванню.
4.2.7.5. Цільова експертиза здійснюється за наявності у
фондах значної кількості справ, що не підлягають подальшому
зберіганню (не становлять цінності, дублетні, з поглинутою
інформацією) і проводиться, як правило, комплексно у фондах: вищих
і підвідомчих юридичних осіб однієї системи; однорідних юридичних
осіб, діяльність яких пов'язана з певною територією; фізичних
осіб, діяльність яких пов'язана службовими, родинними та іншими
стосунками.
Не підлягають вилученню для знищення унікальні документи та
документи НАФ, утворені до 1946 року.
4.2.7.6. За результатами експертизи цінності укладаються
індивідуальні номенклатури справ; описи документів постійного
зберігання (додаток 6), описи документів з особового складу; акти
про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню
(додаток 7); акти про повернення документів власнику, акти про
виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву
(додаток 8).
Після погодження та затвердження акта про вилучення для
знищення документи утилізують. Передання документів на утилізацію
оформлюється приймально-здавальною накладною. Утилізація
документів юридичних осіб контролюється працівниками архіву.
Документи знімаються з обліку згідно з вимогами розділу 6 цих
Правил.
4.2.7.7. Експертиза цінності документів, що не належать
державі, проводиться за ініціативою власника документів або за
ініціативою архіву за згодою власника.
Фізичні особи надають архіву можливість здійснити експертизу
цінності належних їм документів.
Юридичні особи - фондоутворювачі і/або власники документів
організовують експертизу цінності та подають до відповідного
архіву на схвалення або погодження індивідуальні номенклатури
справ, описи документів постійного зберігання та з особового
складу, акти про вилучення для знищення документів, що не
підлягають зберіганню.
У разі виникнення загрози знищення або значного погіршення
стану документів їх власник зобов'язаний негайно повідомити про це
відповідний архів для організації експертизи цінності цих
документів.
Юридичні і фізичні особи, що є власниками документів, від
часу створення яких минуло понад 50 років, або які продають чи
вивозять архівні документи за кордон, зобов'язані повідомити про
це відповідний архів з метою проведення експертизи цінності цих
документів.
4.2.7.8. Архів здійснює експертизу цінності документів
фізичних осіб; контролює проведення експертизи цінності документів
юридичних осіб та надає організаційну і методичну допомогу цим
особам в її здійсненні; схвалює або погоджує номенклатури, описи і
акти, подані юридичними особами.
Архів розглядає і подає на затвердження Держкомархіву України
списки фондів, що підлягають цільовій експертизі, акти про
вилучення для знищення документів з фондів архіву; розглядає і
затверджує описи документів, що зберігаються в архіві; описи
документів постійного і довготривалого зберігання та акти про
вилучення для знищення документів, що утворилися у діловодстві
архіву.
4.2.7.9. Спірні питання з оцінки й відбору документів вирішує
Держкомархів України, а також архів у межах своїх повноважень.
Спори між архівами і власниками документів з питань призначення
експертизи цінності, внесення документів до НАФ або вилучення з
нього вирішуються у судовому порядку.

4.2.8. Під час визначення категорії архівного фонду (див. п.
3.3.4.1) комплексно застосовуються критерії походження, змісту і
зовнішніх ознак з пріоритетним застосуванням критеріїв значення
фондоутворювача, інформативності документів та часу їх створення.
4.2.8.1. Архівний фонд першої категорії є комплексом
унікальних або особливо цінних документів, інформація яких
стосується різних сторін діяльності держави, суспільства та його
провідних діячів.
4.2.8.2. Архівний фонд другої категорії містить окремі
унікальні і/або значну кількість особливо цінних документів,
інформація яких стосується певних галузей або напрямків діяльності
держави і суспільства та окремих діячів цих галузей (напрямків).
4.2.8.3. Архівний фонд третьої категорії містить документи,
інформація яких стосується певної теми або питання і доповнює
інформацію фондів першої і другої категорій.

4.2.9. Віднесення документів до категорій унікальних і
особливо цінних здійснюється за методикою, затвердженою
Держкомархівом України.
Унікальним визнається документ НАФ, що становить виняткову
культурну цінність, має важливе значення для формування
національної самосвідомості Українського народу і визначає його
вклад у всесвітню культурну спадщину.
Особливо цінним визнається документ НАФ, що містить особливо
важливу інформацію про державу, суспільство та їх видатних
представників і/або має особливі (специфічні) зовнішні ознаки.
До унікальних або особливо цінних може бути віднесено архівні
фонди, їх частини, окремі справи або документи. Якщо в справі
виявиться лише один унікальний документ, то всю її слід віднести
до категорії унікальних.
4.2.9.1. Віднесення до категорії унікальних або особливо
цінних для всіх класів документів здійснюється з пріоритетним
застосуванням критеріїв: часу (давності) і місця створення
документів; значущості подій, явищ, фактів, відображених в
документах (загальноісторичний контекст) та значення самої
інформації про згадані події, явища і факти. Для документів
офіційного походження пріоритетними також виступають критерії
цільового призначення та виду (номіналу) документів; для
документів особового походження - значення автора
(фондоутворювача).
Підставою для віднесення документів до унікальних чи особливо
цінних за їх зовнішніми ознаками є насамперед рідкісний
(специфічний) спосіб фіксації інформації та вид її носія, а також
наявність раритетного (специфічного) художнього чи палеографічного
оформлення, оздоблення дорогоцінними металами тощо.
4.2.9.2. Віднесення документів до унікальних чи особливо
цінних проводиться юридичними і фізичними особами - власниками
документів НАФ чи уповноваженими ними особами за місцем зберігання
документів, а також в архіві - планомірно або в процесі укладання
архівних довідників, виконання запитів тощо.
Виявлення фондів проводиться за галузевими групами фондів або
фондами одного історичного періоду. Виявлення документів
проводиться переважно за фондами першої та другої категорій,
починаючи з вивчення структури фондів, складу й характеру їх
структурних частин, принципів формування справ, особливостей
описання і систематизації документів. Для цього залучаються справи
фондів, описи справ, інший довідковий апарат. Виявлені за описами
справи переглядаються подокументно (поаркушно).
4.2.9.3. За результатами експертизи цінності укладаються
анотовані переліки документів (додаток 9) та переліки особливо
цінних документів (додаток 10), що подаються на розгляд ЕПК
відповідного архіву. Після схвалення зазначених документів ЕПК
архіву документи визнаються унікальними або особливо цінними і
обліковуються у порядку, визначеному в розділі 6 цих Правил.

4.2.10. Грошова оцінка документів НАФ здійснюється за нормами
і методиками, що затверджуються Кабінетом Міністрів України.
4.2.10.1. Грошова оцінка документів як культурних цінностей
та рухомого майна проводиться на підставі комплексного
застосування загальних критеріїв цінності, що визначають
інформаційну і споживчу цінність документів та цінність,
обумовлену їх збереженістю.
Ціна документа є грошовим еквівалентом його рангу, що
визначається шляхом підсумування загальної кількості балів
документа за кожним критерієм цінності.
4.2.10.2. Грошова оцінка документів НАФ здійснюється архівом
на підставі наказу його керівника або договору між архівом і
власником документів у разі: зміни права власності на документи;
пошкодження, крадіжки, незаконного вивезення або знищення
документів - з метою визначення розміру завданих збитків;
страхування унікальних, депонованих документів; видавання
документів у тимчасове користування та в інших, передбачених
законом, випадках.
4.2.10.3. За результатами експертизи цінності укладається акт
грошової оцінки документів НАФ (додаток 11).

4.3. Комплектування архіву

4.3.1. Комплектування архіву документами - це цілеспрямоване
і систематичне поповнення його складу документами НАФ відповідно
до його профілю.
Комплектування архіву включає:
- визначення джерел комплектування архіву відповідно до його
профілю;
- визначення складу документів, що підлягають прийманню;
- приймання документів на зберігання.

4.3.2. Джерела комплектування, складання і ведення списків
джерел комплектування
4.3.2.1. Джерелами комплектування архіву є юридичні і фізичні
особи, які є утворювачами і/або власниками документів НАФ, що
підлягають постійному державному зберіганню в обов'язковому
порядку або на підставі угоди.
4.3.2.2. Архів на підставі рішення своєї ЕК (ЕПК) складає:
- списки юридичних та фізичних осіб - джерел формування НАФ
(додаток 5);
- за даними списків джерел формування - списки джерел
комплектування архіву документами НАФ: список юридичних осіб, що
передають на зберігання до архіву документи НАФ на підставі вимог
законодавства або на підставі угоди (додаток 12); список фізичних
осіб, документи яких бажано прийняти на постійне зберігання;
- список юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються
документи НАФ (додаток 13).
4.3.2.3. Списки джерел комплектування укладаються архівом за
методикою, затвердженою Держкомархівом України, розглядаються ЕПК
архіву, затверджуються його керівником і перезатверджуються у разі
потреби, але не рідше, ніж раз на 5 років.
4.3.2.4. Внесення змін до списків джерел комплектування
архіву відбувається на підставі рішення ЕК (ЕПК) у зв'язку з
рішенням відповідної державної архівної установи вищого рівня щодо
передання юридичної особи до джерел комплектування іншого архіву,
створенням, реорганізацією або ліквідацією особи, розірванням
угоди з недержавним власником щодо передання документів на
державне зберігання до цього архіву.
4.3.2.5. Архів веде окремі списки недержавних юридичних осіб
та фізичних осіб - потенційних джерел комплектування до укладення
угоди з ними про передавання документів до архіву на правах
державної власності.
4.3.2.6. Архів виявляє джерела поповнення НАФ та
комплектування архіву документами архівної Україніки, що
знаходяться за кордоном або надходять з-за кордону на законних
підставах: фондоутворювачів, власників, їх адрес, адрес зберігання
документів. Архів веде списки таких джерел, формує наглядові
справи, укладає картки централізованого державного обліку
документів архівної Україніки встановленого зразка (додаток 14) у
двох примірниках. Перші примірники карток разом з іншими
обліковими документами для централізованого державного обліку
подаються щорічно до Держкомархіву України, другі примірники
залишаються в архіві і вносяться до картотеки документів архівної
Україніки.
4.3.2.7. З метою забезпечення повноти архівних фондів
втрачені оригінали документів, відсутність яких засвідчена
документально, можуть бути замінені їх діловодними копіями або
копіями з інших архівних фондів.

4.3.3. Граничні строки зберігання документів в архівних
підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування
4.3.3.1. Приймання документів НАФ до архіву від юридичних
осіб - джерел комплектування здійснюється після закінчення таких
граничних строків їх зберігання в архівних підрозділах цих осіб:
- для управлінської документації:
- Верховної Ради України, Адміністрації Президента України,
Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України,
Верховного Суду України, Вищого господарського суду України,
Генеральної прокуратури України, Центральної виборчої комісії
України, Рахункової палати України, Національного банку України,
міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та
безпосередньо підпорядкованих їм юридичних осіб - 15 років;
- Верховної Ради і Ради міністрів Автономної Республіки Крим,
обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних
адміністрацій та підпорядкованих їм юридичних осіб, обласних судів
і прокуратур - 10 років;
- районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого
самоврядування та підпорядкованих їм юридичних осіб, районних і
міських судів і прокуратур, а також сільськогосподарських
підприємств - 5 років;
- для окремих категорій документів:
- записів актів громадянського стану, документів з особового
складу, записів нотаріальних дій і судових справ, погосподарських
книг - 75 років;
- науково-технічної документації - 25 років;
- аудіовізуальних документів, що створюються як продукт
цільової виробничої діяльності - 3 роки після закінчення
копіювання;
- електронних документів, що створюються як продукт цільової
виробничої діяльності - 5 років;
- аудіовізуальних та електронних документів, що входять до
складу управлінської або науково-технічної документації, -
впродовж строків, передбачених для зберігання цих видів
документації.
4.3.3.2. Строки зберігання документів у архівних підрозділах
до передавання їх до архіву можуть бути змінені за погодженням з
архівом.
Подовження строків зберігання документів у архівних
підрозділах дозволяється у разі необхідності практичного
користування документами зі службовою метою або відсутності в
архіві вільних площ у сховищах.
Скорочення строків зберігання документів у архівних
підрозділах може здійснюватися у випадках:
- ліквідації юридичної особи - джерела комплектування у разі
відсутності правонаступника;
- зміни форми власності державної юридичної особи;
- загрози втрати або пошкодження документів.
Дострокове приймання документів може здійснюватися на платній
основі.

4.3.4. Приймання документів від джерел комплектування
державної власності
4.3.4.1. Приймання документів проводиться щорічно за
графіками, затвердженими архівом за погодженням з джерелами
комплектування.
У разі незначних обсягів документів архів може приймати їх
раз на декілька років, але не рідше одного разу за 5 років.
4.3.4.2. Документи готуються до передавання відповідно до
вимог, встановлених Держкомархівом України. Ці роботи здійснюються
за рахунок фондоутворювача.
Перед прийманням документів представник архіву проводить на
місці перевірянь фізичного, санітарно-гігієнічного і технічного
стану документів. У разі виявлення пошкоджень складається
відповідний акт (додаток 15). Пошкодження усувають шляхом
фумігації, консервації, реставрації тощо за кошти фондоутворювача.
4.3.4.3. Документи приймаються в упорядкованому стані разом
із страховими копіями унікальних та особливо цінних документів за
затвердженими описами. Приймання оформлюється актом
приймання-передавання (додаток 16), що складається у двох
примірниках.
4.3.4.4. Разом з документами до архіву передаються три
примірники опису (у тому числі контрольний примірник) та
довідковий апарат до нього. Четвертий примірник опису разом з
примірником акта приймання-передавання залишається у
фондоутворювача.
Приймання справ проводиться за описом поодинично у
присутності представника фондоутворювача, а справ з унікальними та
особливо цінними документами - подокументно і поаркушно, і
фіксується відповідним підсумковим записом в опису
(див. п. 6.4.5.4).
У разі відсутності справ їх номери та причини відсутності
зазначаються в акті приймання-передавання документів на державне
зберігання (графа "Примітки") і в письмовому поясненні
фондоутворювача, що додається до акта.
Юридична особа, що передає документи, зобов'язана вжити
заходів щодо розшуку відсутніх справ і документів та притягнення
осіб, винних у втраті документів НАФ, до відповідальності згідно
із законодавством.
4.3.4.5. Під час першого надходження документів до архіву
подається історична довідка про фондоутворювача. Під час наступних
надходжень подаються доповнення до історичної довідки з
відомостями про зміни, що відбулися в назві, підпорядкованості,
функціях, структурі юридичної особи тощо.

4.3.5. Приймання документів до архіву від недержавних
юридичних установ - джерел комплектування здійснюється, як
правило, безкоштовно відповідно до умов угоди між власником і
архівом.
Приймання документів громадських об'єднань та релігійних
організацій може здійснюватися за описом первинного розбирання з
подальшим укладанням архівних описів працівниками архіву.
В угодах повинні зазначатися документи з конфіденційною
інформацією та порядок користування ними, умови відтворення цих
документів та використання їх інформації.

4.3.6. Документи особового походження надходять на постійне
зберігання до архіву на підставі договору дарування, договору
купівлі-продажу, заповіту, рішення суду (у разі визнання
документів безгосподарним майном чи майном, що безгосподарно
зберігається). У договорі зазначаються особливі умови користування
документами, їх відтворення та використання їх інформації.
Приймання документів здійснюється після затвердження ЕПК архіву
опису первинного розбирання та акта приймання-передавання із
зазначенням грошової оцінки документів. Описи первинного
розбирання можуть укладатися окремо або як складова частина акта
приймання-передавання.
Документи, що не підлягають прийманню до архіву, повертаються
власнику за актом, що складається у двох примірниках, один з яких
отримує власник.

4.3.7. Науково-технічні документи приймаються в такому
обсязі, що дозволяє створити об'єктивне уявлення про результати
досліджень чи розробок та відтворити об'єкт, виріб, технологію
процесу. Електронні документи приймаються разом з програмним
забезпеченням, що дозволяє відтворити інформацію. Аудіовізуальні
документи приймаються в належному комплекті разом із супровідною
документацією.

4.3.8. Архів може за власною ініціативою створювати
(замовляти створення) документи НАФ з метою віддзеркалення
значущих подій, явищ, процесів, якщо в документах інших
фондоутворювачів ці події відображено недостатньо.
Анкети, фотографії, записи бесід, інтерв'ю та інші документи,
створені в результаті ініціативного документування, надходять до
архіву на загальних підставах. Стороною, що передає, у цьому
випадку є особи, які здійснили ініціативне документування.

4.3.9. Надходження документів архівної Україніки до архіву
здійснюється на підставі:
- міжнародних угод;
- угоди між власником документів та архівом щодо дарування,
купівлі-продажу документів, обміну копіями;
- заповіту або в якийсь інший законний спосіб.

4.3.10. Приймання документів на депоноване зберігання
Депоноване зберігання архівних документів - зберігання
документів в архіві за угодою між архівом і власником документів,
із збереженням за власником права власності на документи.
Існує строкове і безстрокове депоноване зберігання. Під час
приймання документів на строкове депоноване зберігання в угоді
зазначається термін, після закінчення якого архів документи
повертає власникові. Якщо після закінчення терміну депонованого
зберігання власник не подовжує угоду і не забирає документи, вони
переходять у власність держави відповідно до законодавства. У разі
безстрокового депонованого зберігання термін зберігання не
обумовлюється, але документи мають бути повернені власнику за
першою ж його вимогою.
Архів може приймати на депоноване зберігання будь-які архівні
документи, що не належать державі, якщо це не погіршує умов
постійного зберігання документів НАФ в його сховищах.
Приймання документів на депоноване зберігання здійснюється за
описами первинного розбирання або архівними описами (у разі
наявності) поодинично із складанням аркушів й актів перевіряння
наявності та стану документів (додатки 17, 18) та обов'язковою
фіксацією їх фізичного (технічного) стану у відповідних облікових
документах (див. пп. 7.5.7.1, 7.5.7.2). Приймання оформлюється
актом приймання-передавання на депоноване зберігання із
зазначенням грошової оцінки документів.
Депоноване зберігання документів здійснюється, як правило, на
платній основі. Під час укладання угоди доцільно передбачити умови
доступу до документів та використання їх інформації. Експертиза
цінності та науково-технічне опрацювання депонованих документів
здійснюється лише за попередньою домовленістю з власником.

4.3.11. У разі ліквідації юридичної особи - джерела
комплектування архіву її документи впродовж строків тимчасового
зберігання зберігає правонаступник, а після їх закінчення
документи НАФ передаються до архіву на загальних засадах.
У разі відсутності правонаступника документи НАФ підлягають
передаванню до архіву: в обов'язковому порядку, якщо ліквідована
особа належала до державного сектору; відповідно до угоди, якщо
ліквідована особа належала до недержавного сектору.
Документи НАФ, що нагромадилися за час діяльності
ліквідованої юридичної особи, приймаються до архіву на загальних
засадах.
Документи тимчасового зберігання ліквідованих юридичних
установ, строки зберігання яких вичерпано, вилучаються для
знищення. Документи осіб, не внесених до джерел комплектування
архіву, якщо строки зберігання цих документів не вичерпано,
зберігаються у трудових архівах.
Відбір і знищення документів, строки зберігання яких
вичерпано, упорядкування документів, що підлягають зберіганню,
передавання цих документів до відповідних архівних установ
забезпечує ліквідаційна комісія.

Розділ 5
Управління архівною справою і діловодством
у зоні комплектування архіву

Архів у межах своїх повноважень здійснює управління архівною
справою і діловодством у зоні свого комплектування
(див. п. 1.2.3.4).

Основними завданнями архіву як органу управління є
забезпечення формування НАФ, збереженості документів НАФ та інших
соціально значущих документів, використання архівної інформації;
організація документаційного забезпечення управління, а також
забезпечення додержання законодавства у сфері архівної справи і
діловодства. Ці завдання реалізуються через виконання архівом його
основних функціональних обов'язків як органа управління.

5.1. Участь у формуванні
і реалізації державної політики,
нормативно-правовому регулюванні відносин,
міжгалузевій координації та
міжнародному співробітництві

5.1.1. Архів подає пропозиції щодо формування державної
політики у сфері архівної справи і діловодства та в межах своєї
компетенції забезпечує її проведення.
Архів систематично здійснює аналіз та узагальнення практики
застосування законодавства з архівної справи і діловодства та
подає відповідним органам вищого рівня конкретні пропозиції щодо
його вдосконалення.
В межах своїх повноважень архів видає накази, затверджує інші
нормативні документи, які після їх реєстрації в установленому
порядку є обов'язковими для виконання іншими фізичними і
юридичними особами. У разі потреби архів видає разом з іншими
органами виконавчої влади спільні акти.

5.1.2. На підставі узагальнення основних планових показників
своєї роботи, інших державних архівних установ, трудових архівів,
архівних підрозділів юридичних осіб, що перебувають у зоні його
комплектування, архів складає зведений план розвитку архівної
справи на відповідній території (у зоні комплектування) і
забезпечує його виконання. Цей план затверджується директором
архіву, для архівних установ низової ланки - за погодженням з
державною архівною установою вищого рівня керівником органу, який
створив архів.

5.1.3. Архів може розробляти цільові регіональні програми
розвитку архівної справи і діловодства або брати участь у
розробленні аналогічних державних чи галузевих програм.

5.1.4. Архів в установленому порядку подає обгрунтовані
пропозиції до бюджетного запиту на наступний рік щодо фінансування
діяльності архіву і розвитку архівної справи, у тому числі
планування, у разі необхідності, капітальних вкладень на
будівництво нових приміщень.

5.1.5. З метою вдосконалення мережі місцевих архівних установ
у своїй зоні комплектування та забезпечення збереженості соціально
значущих документів, що не належать до НАФ, Державний архів в
Автономній Республіці Крим, державний архів області, міста Києва і
Севастополя подає місцевим органам виконавчої влади та органам
місцевого самоврядування пропозиції щодо створення архівних
відділів районних державних адміністрацій, архівних відділів
міських рад та трудових архівів у відповідних
адміністративно-територіальних одиницях.

5.1.6. У межах своїх повноважень архів здійснює міжгалузеву
координацію та міжнародне співробітництво у сфері архівної справи
і діловодства, зокрема у здійсненні науково-методичної роботи в
галузі архівознавства, документознавства й археографії,
впровадженні нових інформаційних і документозберігаючих
технологій, обміні досвідом роботи архівних установ та копіями
документів тощо.

5.2. Науково-методичне керівництво
іншими архівними установами та контроль
за їх діяльністю

5.2.1. Державний архів в Автономній Республіці Крим,
державний архів області здійснює науково-методичне керівництво
архівними відділами районних державних адміністрацій та архівними
відділами міських рад на території республіки (області), контролює
дотримання нормативних вимог на усіх напрямках їх функціональної
діяльності.
Державний архів міста Києва, Севастополя здійснює аналогічні
функції щодо архівних відділів районних у місті Києві, Севастополі
державних адміністрацій.

5.2.2. Архівний відділ районної державної адміністрації,
архівний відділ міської ради надає трудовим архівам організаційну
допомогу, здійснює нормативно-методичне забезпечення їх діяльності
та контролює стан збереженості документів, що перебувають на
зберіганні в них, якість проведення експертизи цінності цих
документів, їх описування та укладання довідкового апарату до них,
організації користування ними і використання їх інформації.

5.2.3. Архів відповідно до своїх повноважень контролює
діяльність архівних підрозділів державних і комунальних музеїв та
бібліотек в частині проведення експертизи цінності документів,
забезпечення збереженості документів НАФ, ведення їх державного
обліку та створення довідкового апарату до них. Архів бере участь
у роботі експертних органів музеїв і бібліотек з питань визначення
цінності документів; надає допомогу музеям і бібліотекам у веденні
державного обліку документів НАФ, поліпшенні умов зберігання
документів, їх реставрації, консервації, створенні страхового
фонду та фонду користування документами.

5.2.4. Архів відповідно до своїх повноважень контролює
діяльність архівних установ, заснованих фізичними особами, в
частині дотримання нормативних вимог на усіх напрямках їх
функціональної діяльності, у тому числі щодо забезпечення
збереженості документів у разі ліквідації архівної установи.

5.2.5. Архів сприяє залученню фахівців, які мають відповідну
освіту, до роботи в архівних відділах районних державних
адміністрацій, архівних відділах міських рад, трудових архівах,
інших архівних установах, організовує систематичне підвищення їх
кваліфікації.

5.3. Управління архівною справою і діловодством
в юридичних особах усіх форм власності
та взаємовідносини з власниками
приватних архівних зібрань

5.3.1. Форми і методи управління архівною справою і
діловодством у взаємодії архіву з юридичними і фізичними особами
5.3.1.1. Архів у межах своїх повноважень здійснює
нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення
архівних підрозділів і служб діловодства юридичних осіб, що
перебувають у зоні його комплектування, та контролює дотримання
ними і власниками приватних архівних зібрань вимог законодавства у
сфері архівної справи і діловодства.
5.3.1.2. Відповідно до форми власності майна, на якому
засновано юридичну особу, права власності фізичної особи на
документи, наявності у них документів НАФ або документів, що
підлягають внесенню до НАФ, архів здійснює управління їх
діяльністю у таких формах:
- організаційно-методичне керівництво архівними підрозділами,
службами діловодства та ЕК органів державної влади, органів
місцевого самоврядування, державних і комунальних підприємств,
установ і організацій - джерел комплектування і контроль за
діяльністю зазначених підрозділів, служб і комісій;
- сприяння діяльності архівних підрозділів, служб діловодства
і ЕК, контроль за організацією документів, проведенням експертизи
їх цінності, обліком, забезпеченням збереженості документів на
підприємствах, в установах і організаціях, заснованих на приватній
власності, а також релігійних організаціях і об'єднаннях громадян
- джерелах формування НАФ;
- сприяння в роботі з документами приватних архівних зібрань
та контроль за станом збереженості в них і обліку документів НАФ;
- сприяння роботі архівних підрозділів, служб діловодства і
ЕК, передусім в роботі з документами з особового складу, інших
юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.
5.3.1.3. Архів надає юридичним і фізичним особам
організаційно-методичну, консультативно-методичну та практичну
допомогу. Контрольні функції здійснюються архівом у процесі
схвалення описів справ постійного зберігання, анотованих переліків
унікальних та переліків особливо цінних документів; погодження
індивідуальних положень про служби діловодства і архівні
підрозділи, індивідуальних номенклатур справ, описів справ з
особового складу, актів про вилучення для знищення документів, а
також в ході перевірянь.
5.3.1.4. Архів може надавати юридичним особам - джерелам
свого комплектування методичну або практичну допомогу на
договірних засадах.
Архів взаємодіє з іншими юридичними особами та власниками
приватних архівних зібрань на підставі угод і, як правило, на
платній основі.
Архів може надавати власнику документів НАФ безоплатну
консультаційно-методичну і практичну допомогу за умови відкриття
доступу до цих документів на встановлених для державних архівних
установ засадах.
5.3.1.5. Архів створює за рахунок коштів Державного бюджету
України копії унікальних та особливо цінних документів НАФ для
страхового фонду і фонду користування з правом подальшого
користування ними та використання їх інформації з дозволу
власника, а також може надавати допомогу в поліпшенні умов
зберігання, реставрації та створенні фондів користування іншими
документами НАФ.

5.3.2. Напрямки взаємодії архіву з юридичними особами у
здійсненні функцій управління архівною справою і діловодством
5.3.2.1. Архів взаємодіє з юридичними особами у таких
напрямках:
- організація і вдосконалення роботи служб діловодства;
- організація і вдосконалення роботи архівних підрозділів;
- взаємодія з експертними комісіями;
- методична і практична допомога у виконанні робіт з
документами;
- здійснення перевірянь роботи архівних підрозділів, служб
діловодства та експертних комісій;
- проведення оглядів роботи архівних підрозділів і служб
діловодства;
- підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів,
служб діловодства, голів і членів експертних комісій;
- організація державного обліку документів НАФ.
5.3.2.2. З метою організації і вдосконалення роботи служб
діловодства архів:
- бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичних
осіб щодо організації і вдосконалення роботи служб діловодства,
опрацюванні проектів розпорядчих документів і планів заходів з цих
питань;
- бере участь у підготовці нормативно-методичних посібників,
розробляє і впроваджує методичні посібники з питань діловодства;
- проводить наради, семінари і консультації, бере участь у
підготовці розпорядчих документів з питань впровадження стандартів
на документацію, систем документаційного забезпечення управління,
уніфікованих систем документації та вносить пропозиції щодо
вдосконалення цих документів;
- погоджує положення про служби діловодства, інструкції з
діловодства, типові, примірні та індивідуальні номенклатури справ
і надає методичну допомогу в їх розробленні.
5.3.2.3. Під час погодження інструкцій з діловодства та
номенклатур справ архів перевіряє їх відповідність вимогам
законодавства, державних стандартів на документацію, примірних і
типових інструкцій з діловодства та правил роботи архівних
підрозділів установ.
5.3.2.4. Юридичні особи протягом року з дня їх реєстрації в
установленому законом порядку зобов'язані подати на погодження до
відповідного державного архіву або архівного відділу міської ради
номенклатуру справ. Номенклатура справ повторно розглядається і
погоджується у міру потреби, у разі суттєвих змін основних
функцій, завдань і структури юридичної особи, але не пізніше 5
років від дати її останнього погодження.
5.3.2.5. З метою організації і вдосконалення роботи архівних
підрозділів архів:
- бере участь у підготовці пропозицій керівникам юридичних
осіб щодо організації і вдосконалення роботи архівних підрозділів,
складанні проектів розпорядчих документів та планів заходів з цих
питань;
- бере участь у підготовці нормативних актів, розробляє та
впроваджує методичні посібники з питань експертизи цінності і
відбору документів на зберігання, забезпечення їх збереженості та
з інших напрямків роботи архівних підрозділів;
- погоджує положення про архівні підрозділи, надає методичну
допомогу в їх розробленні;
- схвалює описи справ постійного зберігання, анотовані
переліки унікальних документів та переліки особливо цінних
документів;
- погоджує описи справ з особового складу, акти про вилучення
для знищення документів, що не підлягають зберіганню;
- погоджує графіки подання описів на розгляд ЕПК та графіки
передавання документів НАФ до архіву (для джерел комплектування);
- проводить наради, семінари і консультації з питань роботи
архівних підрозділів.
Положення про архівні підрозділи розробляються на основі
типових і примірних положень, що затверджуються Держкомархівом.
5.3.2.6. Взаємодія з експертними комісіями
Архів розглядає і погоджує положення про ЕК, надає допомогу у
розробленні цих положень та інших нормативно-методичних
документів, що регламентують діяльність комісій, бере участь у
роботі ЕК, у разі необхідності організовує спільні засідання ЕК та
ЕПК, заслуховує звіти ЕК.
5.3.2.7. Допомога у проведенні поточних робіт
Архів надає організаційну і практичну допомогу у проведенні
робіт та розробленні методичних рекомендацій з:
- експертизи цінності документів;
- науково-технічного опрацювання документів постійного
зберігання та з особового складу (систематизація, уточнення
походження, авторства, дат, укладання заголовків тощо);
- укладання основних облікових документів для
централізованого державного обліку;
- забезпечення збереженості документів;
- укладання довідкового апарату;
- організації користування документами та використання
документної інформації, у тому числі публікації документів;
- підготовки до передавання документів із структурних
підрозділів до архівного підрозділу та передавання документів НАФ
до архіву тощо.
5.3.2.8. Проведення перевірянь роботи архівних підрозділів,
служб діловодства та експертних комісій
Архів здійснює комплексні, тематичні та контрольні
перевіряння роботи архівних підрозділів, служб діловодства та
експертних комісій юридичних осіб.
Комплексні перевіряння проводяться не рідше, ніж один раз на
п'ять років.
Тематичні перевіряння проводяться у міру потреби, але не
частіше, ніж раз на два роки.
Контрольні перевіряння здійснюються у разі потреби через рік
після проведення комплексного або тематичного перевіряння за
рішенням колегії або ЕПК (ЕК) архіву. Замість проведення
контрольного перевіряння архів може зробити запит на одержання від
юридичної особи письмових відомостей про хід усунення недоліків,
виявлених у процесі комплексного або тематичного перевіряння.
5.3.2.9. Комплексне перевіряння здійснюється за планом,
затвердженим керівником архіву. У плані обумовлюються завдання й
основні питання перевіряння, послідовність і строки його
проведення, склад комісії. Архів попередньо повідомляє юридичну
особу про мету і терміни проведення перевіряння.
5.3.2.10. У ході комплексного перевіряння обстежуються і
аналізуються:
- організаційно-правовий статус архівного підрозділу, служби
діловодства, ЕК та їх відповідність нормативним вимогам;
- робота служби діловодства: стан організації документів у
діловодстві, стан впровадження стандартів на документацію, системи
документаційного забезпечення управління та уніфікованих систем
документації, наявність інструкцій з діловодства та якість їх
укладання (в тому числі інструкцій з діловодства за зверненнями
громадян), правильність оформлення службових документів, наявність
номенклатур справ, якість їх укладання та стан впровадження у
практику роботи; правильність формування справ відповідно до
номенклатур, повнота складу документів у справах постійного
зберігання, наявність картотек і покажчиків до документів,
дотримання правил зберігання документів у діловодстві; стан роботи
з підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за
діловодство у структурних підрозділах;
- організаційні засади роботи архівного підрозділу:
дотримання встановленого порядку планування, звітності, нормування
й обліку праці, здійснення архівним підрозділом юридичної особи,
яка має мережу підлеглих організацій, внутрішнього контролю за
забезпеченням збереженості, упорядкуванням і своєчасним
передаванням документів НАФ на постійне зберігання, заходи щодо
підвищення кваліфікації працівників, відповідальних за роботу з
документами тощо;
- організація роботи ЕК з експертизи цінності документів;
- забезпечення збереженості документів НАФ та документів з
особового складу: наявність спеціально обладнаних архівосховищ,
створення і дотримання умов та режимів зберігання, фізичний стан
документів тощо;
- стан обліку документів, порядок ведення основних облікових
документів, наявність і якість довідкового апарату, сумісність і
наступність системи облікових документів та довідкового апарату до
документів НАФ, у тому числі апаратного і програмного забезпечення
облікових та довідкових баз даних, створюваних засобами EOT;
- дотримання порядку і строків передавання документів із
структурних підрозділів до архівного підрозділу та підготовка
документів НАФ до передавання на постійне зберігання;
- організація користування документами, використання їх
інформації та дотримання режиму доступу до них, а також
забезпечення збереженості документів у процесі користування ними
тощо.
5.3.2.11. Під час підготовки та проведення комплексних
перевірянь вивчаються наглядові справи юридичних осіб
(див. п. 5.4.6), розпорядчі і методичні документи з архівної
справи та діловодства, плани, звіти і паспорти архівних
підрозділів та інші облікові документи, протоколи засідань ЕК,
описи справ постійного зберігання та з особового складу,
аналізується склад документів, оцінюються ступінь та якість їх
упорядкування.
Результати перевірянь розглядаються на засіданнях колегії
архіву.
5.3.2.12. Тематичні перевіряння роботи архівних підрозділів,
служб діловодства та ЕК проводяться з метою оцінки стану окремих
напрямків роботи з документами (забезпечення збереженості, якість
експертизи цінності, організація користування документами,
дотримання режиму доступу до них тощо) за програмами,
затвердженими керівником архіву.
Питання щодо перевіряння у певній системі (мережі) юридичних
осіб погоджується з відповідним органом вищого рівня у цій
системі.
5.3.2.13. З метою аналізу стану усунення недоліків, виявлених
за підсумками комплексних і тематичних перевірянь роботи з
документами, архів у плановому порядку проводить контрольні
перевіряння.
5.3.2.14. Результати перевірянь оформлюються довідкою, в якій
фіксується прізвище та посада працівників, що здійснювали
перевіряння, дата проведення, завдання перевіряння, результати
перевіряння відповідно до затвердженого плану, виявлені недоліки,
загальні висновки про підсумки перевіряння, пропозиції щодо
усунення недоліків, строки реалізації пропозицій.
Результати перевіряння доводяться до відома керівника
юридичної особи й обговорюються на нараді працівників архівних
підрозділів, служб діловодства та членів експертних комісій. За
підсумками наради розробляється план заходів щодо поліпшення
роботи з документами, який затверджується керівником юридичної
особи. Примірник цих заходів подається архіву, який здійснив
перевіряння.
5.3.2.15. У разі виявлення фактів недбалого зберігання,
псування, знищення, підроблення, приховування, розкрадання,
незаконної передачі іншій особі документів НАФ або документів, що
підлягають внесенню до нього, незаконного доступу до зазначених
документів та інших порушень законодавства про Національний
архівний фонд та архівні установи посадові особи юридичних осіб, а
також власники документів НАФ, винні у цих порушеннях, за поданням
архіву можуть бути притягнуті до адміністративної
відповідальності. За фактами вчинення тяжких порушень винні можуть
бути притягнуті до кримінальної відповідальності.
Застосування адміністративного стягнення або кримінального
покарання не звільняє винного від обов'язку відшкодувати шкоду,
заподіяну власнику документів НАФ або державі.
Діяльність архівних підрозділів, що не забезпечують
збереженість документів НАФ або порушують вимоги щодо державної
реєстрації цих документів, може бути зупинена у порядку,
встановленому Держкомархівом України.
За позовом архіву власник документів НАФ, який не забезпечує
їх належної збереженості, може бути за рішенням суду позбавлений
права власності на ці документи.
5.3.2.16. Проведення оглядів роботи архівних підрозділів і
служб діловодства
Архів організовує огляди стану діловодства і архівної справи
в юридичних особах, що перебувають у зоні його комплектування. Він
також бере участь у проведенні таких оглядів, які організовують
центральні і місцеві органи виконавчої влади та органи місцевого
самоврядування.
Архів бере участь у:
- визначенні організаційних форм оглядів (галузевих,
територіальних, тематичних тощо);
- встановленні строків їх проведення;
- розробленні умов оглядів, положень про оглядові комісії та
у роботі цих комісій;
- підготовці підсумкових документів за результатами оглядів.
Архів може організовувати конкурси на кращий архівний
підрозділ, кращу службу діловодства, кращу експертну комісію,
кращий опис тощо.
5.3.2.17. Підвищення кваліфікації працівників архівних
підрозділів, служб діловодства, голів і членів експертних комісій
Архів самостійно або з іншими установами і організаціями
організовує підвищення кваліфікації працівників архівних
підрозділів, служб діловодства, голів та членів ЕК.
Основними формами підвищення кваліфікації є:
- постійно діючі курси підвищення кваліфікації працівників,
відповідальних за роботу з документами, за навчальними планами та
програмами, що затверджуються Держкомархівом України;
- короткотермінові курси для працівників архівних
підрозділів, служб діловодства та членів ЕК юридичних осіб однієї
або кількох споріднених галузей, сфер діяльності за програмами, що
затверджуються відповідним архівом;
- постійно діючі семінари з окремих основних питань роботи
архівних підрозділів, служб діловодства і ЕК з урахуванням
контингенту слухачів (керівники архівних підрозділів, служб
діловодства, голови ЕК тощо);
- разові семінари всіх працівників архівних підрозділів,
служб діловодства та членів ЕК для ознайомлення з новими
нормативними актами з питань діловодства та архівної справи тощо;
- вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи кращих
архівних підрозділів, служб діловодства та ЕК, складання
аналітичних документів, публікація в архівознавчих виданнях,
проведення нарад і семінарів.
Для проведення заходів щодо підвищення кваліфікації
працівників, відповідальних за роботу з документами,
використовуються можливості архіву, різних навчальних закладів, а
також наради, семінари, які проводять органи державної влади,
органи місцевого самоврядування.
5.3.2.18. Організація державного обліку документів НАФ
Архів контролює ведення основних облікових документів
архівними підрозділами юридичних осіб та фізичними особами -
власниками приватних архівних зібрань.
Юридичні особи та власники приватних архівних зібрань у
встановленому Держкомархівом України порядку подають документи для
централізованого державного обліку (див. п. 6.3.4) до архіву, де
їх документи пройшли державну реєстрацію.
Архів щорічно проводить паспортизацію архівних підрозділів
юридичних осіб. Паспорт архівного підрозділу відбиває його стан на
01.01 кожного року. Паспортизація передбачає:
- розсилку бланків паспортів у 2-х примірниках;
- проведення семінарів, консультацій з працівниками архівних
підрозділів щодо порядку заповнення паспортів;
- надання практичної допомоги, у тому числі на договірних
засадах, щодо заповнення паспортів;
- вибіркове перевіряння на місцях правильності заповнення
паспортів;
- проведення нарад з працівниками архівних підрозділів за
підсумками паспортизації;
- підготовку методичних посібників з ведення паспортів
архівних підрозділів.

5.4. Організація і ведення централізованого
державного обліку у зоні комплектування архіву

5.4.1. Архів відповідно до своїх повноважень здійснює
індивідуальний і сумарний облік документів НАФ, що зберігаються в
архівних підрозділах державних і комунальних музеїв, бібліотек,
юридичних осіб усіх форм власності та в приватних архівних
зібраннях, що розташовані у зоні комплектування архіву.
Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви
областей, міст Києва і Севастополя, крім того, узагальнюють і
аналізують облікові показники, подані архівними відділами районних
державних адміністрацій і архівними відділами міських рад, у
зведених формах паспорта державної архівної установи та звіту про
стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних
підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних
архівних зібраннях (див. п. 2.3.3).

5.4.2. Архів веде поодиничний і сумарний облік документів, що
зберігаються в архівних підрозділах, за такими обліковими
документами:
- паспортом архівного підрозділу юридичної особи;
- схваленими описами справ постійного зберігання (додаток 6);
- погодженими описами справ з особового складу;
- схваленими анотованими переліками унікальних документів
(додаток 9);
- схваленими переліками особливо цінних документів
(додаток 10);

5.4.3. На підставі паспортів та інших облікових документів
архів вносить відомості до річного звіту про стан і обсяг
документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах
підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях
(додаток 2).

5.4.4. Архів веде поодиничний і сумарний облік страхового
фонду унікальних і особливо цінних документів за описами
страхового фонду (додаток 19).

5.4.5. Облік документів, що зберігаються в архівних
підрозділах, ведеться в архіві підрозділом, що здійснює
комплектування архіву.

5.4.6. Облік роботи з джерелами формування НАФ
На кожну юридичну особу - джерело формування НАФ та на кожне
приватне архівне зібрання, де зберігаються документи НАФ, в архіві
укладається картка обліку роботи і ведеться наглядова справа.
До наглядової справи вносяться документи, що характеризують
стан роботи архівних підрозділів, служб діловодства, ЕК: копії
наказів з питань архівної справи і діловодства, положень про
архівний підрозділ, службу діловодства та ЕК, зведена номенклатура
справ, інструкція з діловодства, угоди, матеріали перевірянь,
листування з профільних питань тощо.
До наглядової справи приватного архівного зібрання вносяться
документи, що характеризують стан роботи з власником приватного
архівного зібрання та стан архівних документів: листування з
власником, угоди, матеріали обстежень, заяви, акти тощо.

5.4.7. На кожну юридичну особу, в діяльності якої не
створюються документи НАФ, в архіві укладається і ведеться картка
обліку роботи (додаток 20).

5.5. Державна реєстрація документів НАФ

5.5.1. Державна реєстрація документів НАФ здійснюється у
порядку, що затверджується Кабінетом Міністрів України, з метою
надання документам відповідного правового статусу, фіксування
права власності на них, забезпечення державного контролю за їх
зберіганням, переміщенням і дотриманням права власності на них.

5.5.2. Державній реєстрації підлягають документи, внесені до
НАФ, незалежно від місця їх зберігання і форми власності на них.

5.5.3. Державну реєстрацію документів проводять Держкомархів
України, центральні державні архіви, галузеві державні архіви,
Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви
областей, мм. Києва та Севастополя.
5.5.3.1. Документи, що належать державі, територіальним
громадам і зберігаються в зазначених архівах, а також в архівних
підрозділах державних наукових установ, реєструє Держкомархів
України.
5.5.3.2. Документи, що належать державі, територіальним
громадам і зберігаються в архівних відділах державних районних
адміністрацій, міських рад, реєструє відповідно Державний архів в
Автономній Республіці Крим, державний архів області, міста Києва
та Севастополя.
5.5.3.3. Документи, що належать державі, територіальним
громадам і зберігаються в архівних підрозділах органів державної
влади, місцевого самоврядування; архівних підрозділах державних і
комунальних підприємств, установ і організацій; архівних
підрозділах державних і комунальних музеїв і бібліотек, а також
документи, що належать юридичним і фізичним особам, реєструє той
архів, який прийняв рішення про віднесення зазначених документів
до НАФ.

5.5.4. Архівні відділи районних державних адміністрацій,
міських рад готують для державної реєстрації і подають відповідно
до Державного архіву в Автономній Республіці Крим, державного
архіву області, міста Києва та Севастополя документи, що
зберігаються у їх зоні комплектування в архівних підрозділах
юридичних осіб усіх форм власності та в приватних архівних
зібраннях.

5.5.5. Державна реєстрація документів НАФ проводиться по
кожній архівній установі чи приватному архівному зібранню окремо
за даними державного обліку і здійснюється внесенням відповідного
запису до книги державної реєстрації (додаток 21).
5.5.5.1. Під одним реєстраційним номером записуються всі
документи НАФ, що на момент реєстрації зберігаються в одній
архівній установі за правом власності держави, територіальної
громади або належать одній юридичній чи фізичній особі за правом
приватної власності.
Залежно від того, яка кількість документів зберігається в
архівній установі чи належить одному власнику, зазначений
документальний комплекс може складатися як з однієї справи (що
може містити один документ або групу документів), так і з
сукупності справ, віднесених до одного або кількох фондів.
5.5.5.2. У реєстраційному запису зазначаються: дата
реєстрації, відомості про юридичну чи фізичну особу - власника або
архівну установу, що здійснює повноваження власника (форма
власності на документи; повна назва (найменування) та юридична
(місце реєстрації громадянина) і фактична (місце фактичного
проживання громадянина) адреса); кількісні показники документів та
описів на них (в основних облікових одиницях для кожного класу
документів за даними паспорту архівної установи чи приватного
архівного зібрання); місце зберігання документів та відомості про
реєстраційне свідоцтво.
У разі наступних надходжень або вибуття окремих документів,
справ, груп справ чи окремих фондів з числа вже зареєстрованих за
одним власником або архівною установою, що здійснює повноваження
власника, реєстраційний запис не переукладається, а всі кількісні
показники співвідносяться з поточними даними державного обліку.
У разі зміни місцезнаходження або умов зберігання документів
у графі "Примітки" робиться відповідний запис.
5.5.5.3. Запис у книзі державної реєстрації анулюється у
разі:
- передавання власником права власності на усі зареєстровані
і належні йому документи іншій особі або позбавлення права
власності на ці документи за рішенням суду;
- вилучення з НАФ і зняття з державного обліку усіх
документів, зареєстрованих за однією архівною установою чи одним
власником;
- здійснення реєстрації працівником архіву, який є власником
документів, членом сім'ї власника або його близьким родичем.

5.5.6. Після проведення державної реєстрації власнику
документів або його законному представнику видається свідоцтво про
державну реєстрацію документів НАФ (додаток 22).
5.5.6.1. У реєстраційному свідоцтві кількість документів
зазначається відповідно до даних реєстраційного запису. У випадках
наступних змін загальної кількості зареєстрованих документів
свідоцтво повторно не видається.
5.5.6.2. Реєстраційне свідоцтво анулюється у разі виявлення в
ньому дописок, виправлень, помилок, його непоправного пошкодження
або помилкового повторного оформлення, а також у разі анулювання
запису у книзі державної реєстрації.
У випадку втрати, виявлення дописок, виправлень, помилок чи
непоправного пошкодження реєстраційного свідоцтва архів за заявою
власника або з власної ініціативи видає його дублікат. У разі
передавання права власності новому власнику архів видає нове
реєстраційне свідоцтво.

5.5.7. Порядок ведення книги державної реєстрації, обліку і
зберігання бланків реєстраційного свідоцтва та звітності про їх
використання встановлюється Держкомархівом України.

5.5.8. На документах, які пройшли державну реєстрацію, у тому
числі приєднаних до зареєстрованих раніше, та їх описах в
установленому Держкомархівом України порядку архів проставляє
штамп "Україна. Національний архівний фонд" (додаток 23
( na001-04 ) із зазначенням відповідних реєстраційних
реквізитів. У разі вилучення з НАФ на документах та їх описах
проставляється відповідний штамп або робиться відмітка про
вибуття.

5.5.9. Діяльність архівних установ, що порушують вимоги щодо
державної реєстрації документів, може бути зупинено у порядку,
встановленому Держкомархівом України.
Спори між архівами, що здійснюють державну реєстрацію, та
власниками документів вирішуються в судовому порядку.