Акт звірки взаєморозрахунків

Коли потрібен акт звірки взаєморозрахунків?

Акт звірки взаєморозрахунків оформлюється, коли сторони хочуть перевірити, чи збігаються їхні дані щодо платежів, поставок, виконаних робіт або наданих послуг. Найчастіше документ використовують між постачальником і покупцем, орендодавцем і орендарем, замовником і виконавцем, підрядником і замовником. Він допомагає побачити, хто і скільки винен, за який період виникла заборгованість та чи є розбіжності в обліку.

Акт звірки взаємних розрахунків зразок особливо корисний перед закриттям кварталу або року, перед поданням претензії, підготовкою позову до суду, списанням або інвентаризацією заборгованості. Також його часто складають при зміні бухгалтера, припиненні співпраці з контрагентом, розірванні договору або перед підписанням додаткової угоди про реструктуризацію боргу.

Хто має право подати

Ініціювати складання акта може будь-яка сторона господарських або цивільно-правових відносин: юридична особа, ФОП, бюджетна установа, громадська організація чи фізична особа, якщо між сторонами були платежі або зобов’язання за договором. Зазвичай акт готує бухгалтер, фінансовий менеджер, керівник підприємства або сам ФОП.

Підписує документ особа, яка має право діяти від імені сторони: керівник, підприємець, представник за довіреністю або інша уповноважена особа. Якщо акт підписує не директор чи ФОП особисто, бажано мати документальне підтвердження повноважень, наприклад наказ, довіреність або положення про посадові обов’язки.

Куди подається акт звірки

Акт звірки не подається до державного органу як обов’язкова форма звітності. Його направляють іншій стороні договору для перевірки даних і підписання. Документ можна передати особисто, поштою з описом вкладення, кур’єром, через електронний документообіг або електронною поштою, якщо сторони використовують такий спосіб обміну документами.

Підписаний акт зберігається у сторін як підтвердження погодженого стану розрахунків. За потреби він може додаватися до претензії, матеріалів судової справи, пакета документів для внутрішнього аудиту, інвентаризації заборгованості або перевірки бухгалтерського обліку. Якщо контрагент не підписує акт, варто зафіксувати факт направлення документа.

Які документи додаються

Сам акт звірки взаєморозрахунків зразок заповнюється на підставі первинних і розрахункових документів. До нього не завжди потрібно додавати копії, але для перевірки даних варто мати повний пакет підтверджень. Якщо акт надсилається разом із претензією або використовується для врегулювання спору, копії ключових документів бажано додати.

• договір, додаткові угоди та специфікації, за якими виникли зобов’язання;
• рахунки, рахунки-фактури, інвойси або інші документи на оплату;
• видаткові накладні, акти виконаних робіт чи наданих послуг;
• платіжні інструкції, банківські виписки, квитанції або інші підтвердження оплати;
• акти повернення товару, коригування, взаємозаліку або зарахування зустрічних вимог;
• попереднє листування сторін щодо боргу або розбіжностей;
• довіреність чи інший документ, що підтверджує повноваження підписанта.

Структура та обов’язкові реквізити

Акт звірки має бути зрозумілим для обох сторін і дозволяти перевірити кожну операцію. У ньому зазначають період звірки, сторони, реквізити договору, перелік документів, суми нарахувань і оплат, а також кінцевий залишок. Якщо в акті відсутні дати, назви контрагентів або підписи, його доказове значення може бути слабшим.

Акти звірки зразок зазвичай містять табличну частину, де окремими рядками відображаються господарські операції. Суми бажано вказувати в одній валюті, відповідно до договору та бухгалтерського обліку. Якщо сторони працюють із ПДВ, варто чітко зазначити, чи суми наведені з ПДВ або без нього.

• назва документа: акт звірки взаєморозрахунків;
• дата і місце складання;
• повні найменування або ПІБ сторін, коди ЄДРПОУ чи РНОКПП за потреби;
• посилання на договір, рахунок або іншу підставу взаєморозрахунків;
• період, за який проводиться звірка;
• початкове сальдо, обороти за період, оплати, коригування та кінцеве сальдо;
• висновок про наявність або відсутність заборгованості;
• підписи уповноважених осіб і печатки, якщо вони використовуються сторонами.

Як правильно заповнити

Перед заповненням потрібно звірити всі операції за обраний період: поставки, акти послуг, платежі, повернення, заліки та коригування. Якщо використовується акт звірки взаєморозрахунків зразок, у шапці документа змінюють назви сторін, реквізити договору, період і дату складання. Не варто залишати умовні дані з шаблону, адже це створює ризик помилок при підписанні.

У табличній частині операції краще розміщувати в хронологічному порядку. Для кожного рядка зазначають дату, номер документа, зміст операції та суму. Якщо є початковий залишок на початок періоду, його потрібно вказати окремо. Після внесення всіх операцій розраховується кінцеве сальдо: хто кому винен і в якій сумі.

У фінальному тексті варто прямо написати, що за даними сторін станом на конкретну дату заборгованість становить певну суму або відсутня. Якщо друга сторона не погоджується з розрахунками, вона може підписати акт із протоколом розбіжностей або надати письмові зауваження.

Типові помилки

Помилки в акті звірки найчастіше виникають через механічне перенесення даних з облікової програми без перевірки первинних документів. Перед направленням контрагенту потрібно уважно переглянути реквізити, період, суми та підстави операцій.

• не зазначено період звірки або дату, станом на яку визначено заборгованість;
• у документі немає посилання на договір чи іншу підставу розрахунків;
• використано неправильну назву контрагента або застарілі реквізити;
• початкове сальдо не збігається з попереднім актом або даними обліку;
• оплати та поставки внесені без номерів первинних документів;
• суми з ПДВ і без ПДВ змішані в одній таблиці без пояснення;
• акт підписала особа без підтверджених повноважень;
• сторона направила акт, але не зберегла доказ його відправлення контрагенту.

Строки розгляду

Законодавство зазвичай не встановлює єдиного строку для підписання акта звірки між контрагентами. Такий строк може бути передбачений договором, додатковою угодою, правилами електронного документообігу або супровідним листом. На практиці сторона, яка надсилає акт, часто просить підписати його або надати зауваження протягом визначеної кількості робочих днів.

Якщо відповідь не надійшла, це не завжди означає автоматичне погодження боргу. Тому важливо мати докази направлення акта та окремо фіксувати подальші дії: повторне звернення, претензію, лист із вимогою погасити заборгованість або підготовку документів для суду.

Часті питання

Чи є акт звірки обов’язковим документом?

Для більшості договорів акт звірки не є обов’язковою державною формою. Але він корисний для підтвердження стану взаєморозрахунків, виявлення розбіжностей і підготовки претензійної роботи.

Чи можна використовувати акт звірки взаємних розрахунків зразок для ФОП?

Так, шаблон можна використовувати для ФОП, якщо підприємець має розрахунки з покупцем, постачальником, орендарем або замовником. У реквізитах потрібно зазначити ПІБ ФОП, податкові дані та адресу за потреби.

Чи підтверджує підписаний акт звірки наявність боргу?

Підписаний обома сторонами акт може бути важливим доказом того, що контрагент погодив стан розрахунків на певну дату. Водночас для повного підтвердження боргу бажано мати договір, накладні, акти послуг і документи про оплату.

Що робити, якщо контрагент не підписує акт звірки?

Потрібно зберегти докази направлення документа: поштову квитанцію, опис вкладення, повідомлення електронного документообігу або листування. Далі можна надіслати повторний запит, претензію або використовувати інші документи для підтвердження заборгованості.

Чи можна підписати акт звірки в електронному вигляді?

Так, якщо сторони використовують електронний документообіг і підписують документи кваліфікованим електронним підписом. Такий акт має зберігатися разом із підтвердженням підписання та відправлення.

Чим акт звірки відрізняється від акта виконаних робіт?

Акт виконаних робіт підтверджує факт надання послуги або виконання роботи. Акт звірки показує стан взаємних розрахунків за певний період: що було нараховано, оплачено та яка сума залишилась непогашеною.

Чи потрібно ставити печатку на акті звірки?

Печатка не завжди є обов’язковою. Якщо підприємство використовує печатку або така вимога передбачена внутрішніми правилами чи договором, її можна поставити. Головне значення мають правильні реквізити та підписи уповноважених осіб.

Чи можна скласти акт звірки без договору?

Так, якщо між сторонами фактично були операції, підтверджені рахунками, накладними, актами послуг або оплатами. У такому разі в акті варто посилатися на ці документи як на підставу розрахунків.