Договір зберігання

Коли потрібен договір зберігання?

Договір зберігання оформлюється, коли майно передається не у власність і не в користування, а саме для забезпечення його схоронності. Найчастіше документ використовують у ситуаціях, коли товар тимчасово розміщують на складі, обладнання передають партнеру до моменту монтажу, транспортний засіб залишають на стоянці, а речі або матеріальні цінності передають відповідальній особі на визначений строк.

Такий договір потрібен і в побутових ситуаціях: наприклад, під час переїзду, ремонту, відрядження, тимчасового виїзду за кордон або передачі майна знайомій особі. Для бізнесу він важливий під час логістики, зберігання товарних залишків, відповідального зберігання обладнання, продукції чи сировини.

Головна мета документа — зафіксувати, що саме передано, у якому стані, на який строк і хто відповідає за втрату, пошкодження або нестачу. Саме тому готовий зразок договору зберігання варто адаптувати під конкретне майно, а не залишати загальні формулювання без опису речей.

Сторони договору зберігання

У договорі беруть участь дві основні сторони: поклажодавець і зберігач. Поклажодавець передає майно на зберігання, а зберігач приймає його та зобов’язується повернути після закінчення строку або на вимогу, якщо інше не погоджено сторонами. У договорі важливо правильно зазначити повні дані кожної сторони, адже саме вони визначають, хто має право вимагати повернення речі і хто несе відповідальність за її схоронність.

Поклажодавцем може бути власник майна або інша особа, яка має законні підстави ним розпоряджатися. Зберігачем може бути фізична особа, фізична особа-підприємець або юридична особа, зокрема склад, логістична компанія, сервісний центр, стоянка, підприємство чи інший суб’єкт, який фактично приймає майно.

Хто має право подати

Договір зберігання не подається як заява до державного органу для отримання дозволу. Його укладають і підписують сторони, які мають цивільну дієздатність та право передавати або приймати майно. Якщо стороною є юридична особа, договір підписує керівник або уповноважений представник на підставі статуту, наказу чи довіреності.

Якщо майно належить кільком співвласникам, бажано отримати згоду всіх осіб, права яких можуть бути зачеплені. Для підприємств додатково перевіряють повноваження підписанта, реквізити контрагента, наявність печатки за потреби та внутрішні правила обліку матеріальних цінностей. У разі передачі цінного майна доцільно оформити окремий акт приймання-передачі з детальним описом.

Куди подається договір зберігання

Зазвичай договір зберігання нікуди не подається, а зберігається у сторін як письмове підтвердження домовленостей. Один примірник залишається у поклажодавця, другий — у зберігача. Якщо стороною є підприємство або ФОП, документ передається до бухгалтерії, відповідальній матеріальній особі, складського підрозділу або іншого підрозділу, який веде облік майна.

Договір може знадобитися банку, страховій компанії, аудитору, податковому консультанту або контрагенту як підтвердження підстав перебування майна у зберігача. У разі спору документ подається до суду разом з актами, листуванням, накладними, фотофіксацією, платіжними документами та іншими доказами. Якщо договір посвідчувався нотаріально, один примірник або відомості про нього можуть залишатися у нотаріуса.

Істотні умови договору

Для договору зберігання ключове значення має предмет: необхідно чітко визначити, яке саме майно передається. Якщо опис буде нечітким, складно довести, що зберігач отримав саме цю річ, у відповідній кількості та стані. У договорі бажано зазначати найменування, кількість, серійні номери, вагу, об’єм, комплектацію, особливі ознаки, приблизну або погоджену вартість.

Також важливими є строк зберігання, місце зберігання, умови доступу до майна, порядок повернення, розмір плати або вказівка на безоплатність, відповідальність за втрату чи пошкодження. Якщо зберігач має право переміщувати майно, передавати його третім особам або використовувати спеціальні умови зберігання, це потрібно прямо прописати. Для товарів, що потребують температурного режиму, охорони, вентиляції чи окремого пакування, такі вимоги зазначають окремо.

Які документи додаються

Перелік додатків залежить від виду майна, сторін і мети передачі. Для простого побутового договору може бути достатньо опису речей у самому тексті. У господарських відносинах бажано оформлювати додаткові документи, які підтверджують факт передачі, стан і вартість майна.

• акт приймання-передачі майна на зберігання;
• опис майна із зазначенням кількості, стану, комплектності та особливих ознак;
• копії документів, що підтверджують право власності або законне володіння майном;
• накладні, товарно-транспортні накладні або складські документи;
• фото або відеофіксація стану майна на момент передачі;
• довіреність представника, якщо договір підписує не власник або не керівник;
• документи про вартість майна: рахунок, інвойс, акт оцінки, чек або інший підтвердний документ;
• платіжні документи, якщо зберігання є платним.

Якщо передаються техніка, автомобіль, обладнання або цінні речі, опис краще робити максимально детальним. Для товарів на складі доцільно зазначати партію, артикул, маркування, упаковку та кількість місць.

Структура та обов’язкові реквізити

Якісний шаблон договору зберігання має містити не лише загальну домовленість, а й практичні умови, за якими сторони зможуть діяти у разі пошкодження, прострочення або відмови від повернення майна. Документ складається у письмовій формі, підписується сторонами та за потреби доповнюється актом.

• назва документа, дата і місце укладення;
• повні дані поклажодавця і зберігача;
• предмет договору з детальним описом майна;
• строк і місце зберігання;
• порядок передачі та повернення майна;
• умови плати за зберігання або вказівка, що договір безоплатний;
• права та обов’язки сторін;
• вимоги до умов зберігання;
• відповідальність за втрату, нестачу або пошкодження;
• порядок вирішення спорів;
• реквізити, підписи сторін і, за потреби, печатки.

Якщо договір укладається між суб’єктами господарювання, додатково зазначають банківські реквізити, податковий статус, коди ЄДРПОУ або реєстраційні дані ФОП.

Як правильно заповнити

Починати заповнення слід з повної ідентифікації сторін. Для фізичної особи зазначають прізвище, ім’я, по батькові, паспортні або інші ідентифікаційні дані, адресу та контактний номер. Для юридичної особи вказують повне найменування, код ЄДРПОУ, місцезнаходження, посаду і підставу повноважень підписанта.

Найбільше уваги потрібно приділити опису майна. Не варто писати лише «обладнання», «товар» або «особисті речі». Краще зазначити конкретну назву, модель, серійний номер, кількість, стан, комплектацію, упаковку, виявлені дефекти та орієнтовну вартість. Якщо майна багато, зручно винести опис в окремий додаток.

Умови оплати слід формулювати так, щоб було зрозуміло, коли і за що сплачує поклажодавець: за день, місяць, партію товару або весь період. Якщо договір безоплатний, це потрібно прямо зазначити. Також варто передбачити порядок дострокового повернення, повідомлення сторін, відповідальність за прострочення отримання майна та спосіб фіксації пошкоджень.

Типові помилки

Помилки у договорі зберігання часто виникають через надто загальні формулювання. Через це в разі спору складно довести, яке майно було передано, у якому стані та яку відповідальність мав нести зберігач.

• відсутній детальний опис майна або акт приймання-передачі;
• не зазначено строк зберігання або порядок повернення на вимогу;
• немає умов про платність чи безоплатність договору;
• не визначено місце зберігання і можливість переміщення майна;
• не прописано відповідальність за втрату, нестачу або пошкодження;
• договір підписує особа без підтверджених повноважень;
• у реквізитах сторін є помилки в кодах, адресах або паспортних даних;
• не зафіксовано фактичний стан речі під час передачі.

Щоб зменшити ризики, бланк договору варто доповнювати реальними деталями: описом майна, фотофіксацією, актом і зрозумілим порядком повернення.

Строки розгляду

Оскільки договір зберігання не є зверненням до органу влади, строку адміністративного розгляду для нього немає. Строки визначають самі сторони: дата початку зберігання, дата повернення майна, період оплати, строки повідомлення про дострокове розірвання або про готовність майна до повернення.

Якщо строк не визначено, сторони можуть стикнутися з непорозуміннями щодо моменту повернення майна та оплати. Тому в договорі бажано встановити конкретну дату, період або умову, після настання якої майно повертається. Для бізнесу також доцільно передбачити строки підписання актів, виставлення рахунків і подання претензій щодо стану майна.

Часті питання

Чи обов’язково укладати договір зберігання письмово?

Для побутових ситуацій сторони інколи домовляються усно, але письмова форма значно надійніша. Вона підтверджує факт передачі майна, його стан, строк зберігання і відповідальність зберігача. Для бізнесу письмовий договір фактично є стандартом документообігу.

Чи потрібен акт приймання-передачі?

Акт не завжди є обов’язковим, але його бажано оформлювати майже в кожному випадку. Саме акт підтверджує, що майно фактично передано зберігачу. У ньому можна детально описати кількість, стан, комплектацію, дефекти та дату передачі.

Чи може договір зберігання бути безоплатним?

Так, сторони можуть погодити безоплатне зберігання. У такому разі це потрібно прямо зазначити в тексті. Якщо питання оплати не врегульовано, надалі може виникнути спір щодо того, чи мав зберігач право вимагати винагороду.

Чи можна передати на зберігання автомобіль?

Так, автомобіль може бути предметом договору зберігання. У документі варто зазначити марку, модель, номерний знак, VIN-код, пробіг, комплектацію, стан кузова, наявність ключів і документів. Передачу бажано оформити актом і фотофіксацією.

Хто відповідає за пошкодження майна?

Зберігач відповідає за схоронність майна в межах умов договору та вимог цивільного законодавства. Щоб уникнути спорів, у договорі потрібно прописати порядок фіксації пошкоджень, розмір відшкодування, обставини звільнення від відповідальності та спосіб підтвердження вартості майна.

Чи потрібно нотаріально посвідчувати договір зберігання?

У більшості випадків нотаріальне посвідчення не потрібне. Сторони можуть підписати договір у простій письмовій формі. Нотаріальне посвідчення може бути доречним, якщо передається дуже цінне майно або сторони хочуть додатково підтвердити факт укладення договору.

Чим договір зберігання відрізняється від оренди?

За договором зберігання майно передається для схоронності, а не для користування. Зберігач не повинен використовувати річ у власних інтересах, якщо сторони прямо не погодили інше. За договором оренди майно передається саме для користування за плату.

Чи можна скачати зразок і одразу підписати?

Зразок можна використати як основу, але перед підписанням його потрібно заповнити під конкретну ситуацію. Особливо важливо уточнити предмет договору, строк, плату, місце зберігання, відповідальність і додати акт приймання-передачі, якщо майно має значну вартість.