Довіреність від юридичної особи

Коли потрібна довіреність від юридичної особи?

Довіреність від юридичної особи потрібна тоді, коли компанія, підприємство, громадська організація, благодійний фонд або інша юридична особа доручає конкретній фізичній особі діяти від свого імені. Найчастіше документ оформлюють для працівника, юриста, бухгалтера, менеджера, керівника філії або зовнішнього представника.

На практиці така довіреність використовується для підписання первинних документів, актів виконаних робіт, заяв, листів, договорів, додаткових угод, претензій, відповідей на запити, участі в переговорах, отримання кореспонденції або подання документів до державних органів. Окремо може знадобитися довіреність на представництво інтересів юридичної особи зразок якої передбачає ширший перелік повноважень: взаємодію з органами влади, банками, нотаріусами, ЦНАП, податковою службою, виконавчою службою чи контрагентами.

Документ допомагає підтвердити, що представник діє не від себе особисто, а від імені юридичної особи в межах наданих повноважень.

Хто має право видати довіреність

Довіреність від імені юридичної особи зазвичай видає керівник: директор, генеральний директор, голова правління, керуючий партнер або інша особа, яка має право діяти без довіреності відповідно до статуту, положення, установчих документів чи відомостей з Єдиного державного реєстру.

Якщо компанією керує колегіальний орган або для окремих дій потрібне попереднє рішення учасників, довіреність варто оформлювати після прийняття такого рішення. Наприклад, це може стосуватися укладення значних правочинів, розпорядження майном, представництва в окремих проєктах або передачі права підпису фінансових документів.

Представником може бути як працівник юридичної особи, так і стороння особа: адвокат, юрисконсульт, бухгалтер-аутсорсер, експедитор, агент чи інший уповноважений представник. Головне, щоб його дані були точно зазначені в документі.

Куди подається або пред’являється довіреність

Довіреність не завжди подається до одного конкретного органу. Найчастіше її пред’являють там, де представник має підтвердити свої повноваження. Це можуть бути державні органи, органи місцевого самоврядування, ЦНАП, податкова служба, Пенсійний фонд, банки, поштові оператори, нотаріуси, контрагенти, страхові компанії, навчальні чи медичні заклади, виконавча служба.

Якщо представник подає документи до суду, зазвичай оформлюється окрема довіреність із повноваженнями на ведення справи або використовується ордер адвоката, якщо представництво здійснює адвокат. Для участі в тендерах, підписання договорів чи отримання товару довіреність пред’являється замовнику, постачальнику, перевізнику або іншій стороні правовідносин.

Перед використанням варто перевірити вимоги конкретної установи, оскільки деякі органи просять надати оригінал, копію або електронний документ із кваліфікованим електронним підписом.

Які документи додаються

Зазвичай довіреність від юридичної особи є самостійним документом. Однак у багатьох ситуаціях установи або контрагенти просять підтвердити правосуб’єктність компанії та повноваження керівника, який видав довіреність. Особливо це важливо для банківських дій, участі в закупівлях, нотаріальних процедур, підписання значних договорів або подання документів до державних органів.

• копія виписки або витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб;
• копія статуту або положення про юридичну особу, якщо потрібно підтвердити повноваження керівника;
• наказ, протокол або рішення про призначення керівника;
• паспортні дані або інший документ, що посвідчує особу представника;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків представника, якщо він зазначається в довіреності;
• рішення учасників або органу управління, якщо довіреність стосується спеціальних дій;
• копія договору, тендерної документації, заяви або іншого документа, для виконання якого видається довіреність;
• електронний файл із КЕП, якщо довіреність використовується в електронному документообігу.

Структура та обов’язкові реквізити

Щоб довіреність від юридичної особи зразок якої використовується для оформлення, мала практичну силу, у ній потрібно чітко зазначити всі істотні реквізити. Документ не повинен містити розмитих формулювань, якщо представнику передаються конкретні права, наприклад право підпису договорів, актів або заяв.

• назва документа: Довіреність;
• дата та місце складання;
• повне найменування юридичної особи, код ЄДРПОУ, адреса місцезнаходження;
• посада, ПІБ керівника та підстава його повноважень;
• ПІБ представника, його паспортні або інші ідентифікаційні дані;
• чіткий перелік повноважень представника;
• органи, установи або контрагенти, перед якими представник може діяти;
• право підпису документів, якщо воно надається;
• строк дії довіреності;
• можливість або заборона передоручення;
• підпис керівника, а за наявності використання печатки — відбиток печатки юридичної особи.

Якщо довіреність видається для однієї дії, це краще прямо зазначити. Якщо повноваження широкі, їх варто структурувати окремими пунктами.

Як правильно заповнити

Починати потрібно з повної назви юридичної особи так, як вона зазначена в ЄДР. Не варто скорочувати організаційно-правову форму, якщо скорочення не використовується в офіційних документах компанії. Далі зазначаються дані керівника та документ, на підставі якого він діє: статут, положення, рішення засновника, протокол або наказ.

У блоці про представника слід внести повне ім’я, паспортні дані або дані ID-картки, адресу проживання за потреби та податковий номер, якщо він використовується для ідентифікації. Найважливіша частина — повноваження. Якщо потрібна довіреність на право підпису документів зразок має прямо містити формулювання про право підписувати конкретні документи: договори, акти, накладні, заяви, листи, додаткові угоди, рахунки або інші документи.

Не рекомендується писати лише загальну фразу про представництво інтересів без уточнення дій. У разі спору або відмови контрагента саме текст довіреності визначає, чи мав представник право підписати документ або подати заяву.

Нотаріальне посвідчення довіреності

У більшості господарських та адміністративних ситуацій довіреність від юридичної особи може оформлюватися у простій письмовій формі на бланку компанії або без нього. Її підписує керівник чи інша уповноважена особа. Печатка використовується, якщо юридична особа її має та застосовує у документообігу, або якщо цього вимагає внутрішній порядок чи контрагент.

Нотаріальне посвідчення потрібне не завжди. Воно може знадобитися, якщо представник вчиняє дії, для яких закон або приймаюча сторона вимагає нотаріальної форми: окремі операції з нерухомістю, корпоративними правами, нотаріальні заяви, реєстраційні дії або інші юридично значущі процедури. Перед оформленням такої довіреності варто уточнити вимоги органу чи нотаріуса, який прийматиме документ.

Строк дії та припинення довіреності

У довіреності бажано прямо зазначити строк її дії: до конкретної дати, на період виконання договору, до завершення проєкту або до виконання визначеної дії. Якщо строк не встановлений, можуть виникати практичні труднощі під час прийняття документа установами або контрагентами, навіть якщо закон допускає дію довіреності за загальними правилами.

Довіреність може бути скасована юридичною особою у будь-який момент. Також вона припиняється після закінчення строку, виконання дорученої дії, припинення юридичної особи, смерті представника або в інших випадках, передбачених цивільним законодавством. Якщо довіреність скасовано, бажано письмово повідомити представника, контрагентів, банк або орган, де документ використовувався.

Типові помилки

Найчастіше проблеми виникають не через сам факт оформлення довіреності, а через неточні формулювання. Якщо документ готується для підписання важливих документів або представництва в державних органах, варто перевірити кожен реквізит перед передачею представнику.

• не зазначено дату складання довіреності;
• назва юридичної особи або код ЄДРПОУ не збігаються з даними реєстру;
• керівник підписує документ без підтвердження своїх повноважень;
• повноваження представника описані надто загально;
• немає прямої вказівки на право підпису документів;
• не визначено строк дії або порядок передоручення;
• у довіреності вказано застарілі паспортні дані представника;
• документ використовується для дій, які потребують нотаріального посвідчення, але нотаріальна форма не дотримана.

Часті питання

Чи можна видати довіреність від юридичної особи без печатки?

Так, якщо юридична особа не використовує печатку або закон не вимагає її обов’язкового застосування для конкретної дії. Однак деякі контрагенти або установи можуть просити документ із печаткою як додаткове підтвердження, тому це варто уточнити заздалегідь.

Чи підходить один зразок для права підпису і представництва інтересів?

Так, але текст потрібно адаптувати. Якщо представник має не лише подавати документи, а й підписувати їх, у довіреності треба прямо зазначити право підпису конкретних документів або їх категорій.

Хто підписує довіреність, якщо директор у відпустці?

Документ може підписати особа, яка офіційно виконує обов’язки керівника або має право діяти від імені юридичної особи. Такі повноваження мають підтверджуватися наказом, рішенням, статутом або іншими внутрішніми документами.

Чи потрібно нотаріально посвідчувати довіреність на працівника?

Для звичайного представництва перед контрагентами, подання заяв, отримання документів або підписання актів нотаріальне посвідчення зазвичай не потрібне. Але для окремих реєстраційних, майнових або нотаріальних дій може вимагатися нотаріальна форма.

Чи можна видати довіреність не працівнику компанії?

Так. Представником може бути стороння особа, зокрема адвокат, юрист, бухгалтер, агент або інший фахівець. Важливо правильно зазначити її персональні дані та перелік повноважень.

Чи можна використовувати довіреність в електронному вигляді?

Так, якщо установа або контрагент приймає електронні документи. У такому разі довіреність підписується кваліфікованим електронним підписом уповноваженої особи юридичної особи.

Що робити, якщо потрібно відкликати довіреність?

Юридична особа може скасувати довіреність шляхом оформлення відповідного рішення або повідомлення. Представника та зацікавлених осіб варто письмово повідомити, особливо якщо довіреність уже подавалася до банку, органу влади чи контрагента.