Довіреність

Коли потрібна довіреність?

Довіреність оформлюється тоді, коли людина або організація не може особисто виконати певну дію та уповноважує на це представника. Найчастіше документ потрібен для отримання довідок, подання заяв до ЦНАП, представництва в державних органах, одержання поштової кореспонденції, подання документів до навчального закладу, банку, Пенсійного фонду, сервісного центру МВС або роботодавця.

Окремо довіреність використовують для укладення договорів, реєстраційних дій, оформлення спадщини, представництва в суді, продажу чи купівлі майна, отримання коштів або ведення справ юридичної особи. У таких випадках важливо не лише мати зразок довіреності, а й правильно визначити обсяг повноважень: представник може діяти тільки в межах того, що прямо зазначено в документі.

Якщо потрібно виконати одну конкретну дію, складається разова довіреність. Якщо представник має регулярно взаємодіяти з установами або вести певну справу, доцільно оформити довіреність із ширшим переліком повноважень.

Хто має право подати

Довірителем може бути повнолітня дієздатна фізична особа або юридична особа через керівника чи іншу уповноважену посадову особу. Представником може бути інша фізична особа, адвокат, працівник підприємства або організація, якщо це не заборонено законом і відповідає характеру доручених дій.

Для фізичної особи важливо, щоб довіреність відображала її справжню волю та була підписана особисто. Якщо довіритель через стан здоров’я не може підписати документ, застосовуються спеціальні правила посвідчення. Для юридичної особи довіреність зазвичай підписує керівник, а в окремих випадках додається печатка, якщо вона використовується підприємством.

Представник не отримує більше прав, ніж прямо передано йому довіреністю. Якщо в документі не зазначено право підпису, отримання коштів, подання заяв або передоручення, установа може відмовити у вчиненні відповідної дії.

Куди подається довіреність

Довіреність подається до тієї установи або особи, перед якою представник підтверджує свої повноваження. Це може бути ЦНАП, нотаріус, банк, суд, орган державної реєстрації, Пенсійний фонд України, податковий орган, виконавча служба, роботодавець, навчальний заклад, поштовий оператор, страхова компанія, сервісний центр МВС або орган місцевого самоврядування.

У більшості випадків представник пред’являє оригінал довіреності та документ, що посвідчує його особу. Установа може залишити копію довіреності у справі або вимагати нотаріально засвідчену копію, якщо це передбачено її процедурою.

Якщо довіреність оформлена для суду, у ній потрібно чітко визначити процесуальні повноваження представника. Для нотаріальних дій, операцій з нерухомістю, корпоративних прав або значних майнових питань зазвичай потрібна нотаріальна довіреність.

Які документи додаються

Перелік документів залежить від того, хто оформлює довіреність і для яких дій вона потрібна. Для простого письмового документа зазвичай достатньо правильно зазначити дані довірителя та представника. Для нотаріального посвідчення нотаріус перевіряє особу, дієздатність і підстави для надання повноважень.

• паспорт або інший документ, що посвідчує особу довірителя;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків довірителя, якщо він присвоєний;
• паспортні дані та податковий номер представника;
• документи на майно, якщо довіреність стосується нерухомості, автомобіля або іншого цінного майна;
• свідоцтво про право власності, витяг з реєстру або технічний паспорт, якщо це потрібно для конкретної дії;
• документи юридичної особи, наказ або протокол про призначення керівника, якщо довірителем є підприємство;
• перелік дій, які має виконати представник, бажано підготовлений заздалегідь;
• документи, що підтверджують родинні або інші зв’язки, якщо вони мають значення для установи.

Якщо використовується довіреність зразок заповнення, варто адаптувати перелік додатків під конкретну ситуацію, а не залишати зайві формулювання з шаблону.

Структура та обов’язкові реквізити

Правильно складена довіреність має містити чіткі реквізити, за якими можна встановити особу довірителя, представника, обсяг повноважень і строк дії документа. Загальні формулювання на кшталт доручаю вирішувати всі питання можуть бути недостатніми, якщо установа потребує конкретного права на підписання, подання або отримання документів.

• назва документа: Довіреність;
• дата і місце складання;
• повні дані довірителя: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, паспортні дані, адреса, податковий номер;
• повні дані представника;
• чіткий опис повноважень: що саме представник має право зробити;
• назви установ або органів, у яких представник може діяти, якщо це важливо;
• право підпису, подання заяв, отримання документів або коштів, якщо такі дії потрібні;
• строк дії довіреності;
• умова про передоручення або заборона передоручення;
• підпис довірителя;
• посвідчувальний напис нотаріуса або іншої уповноваженої особи, якщо потрібне посвідчення.

Для юридичної особи також зазначаються код ЄДРПОУ, місцезнаходження, посада і дані особи, яка підписує довіреність від імені підприємства.

Як правильно заповнити

Заповнення довіреності варто починати з визначення мети: представник має отримати документ, подати заяву, підписати договір, представляти інтереси в суді чи виконати іншу дію. Від цього залежить, чи достатньо простої письмової форми, чи потрібна нотаріальна довіреність зразок якої має містити посвідчувальний блок.

Усі персональні дані потрібно переносити з документів без скорочень і помилок. Якщо в паспорті є транслітерація або змінене прізвище, варто перевірити відповідність даних тим реєстрам, де представник буде діяти. Повноваження формулюються конкретно: наприклад, подати заяву, отримати довідку, підписати акт приймання-передачі, представляти інтереси в конкретному органі, отримувати рішення або витяги.

Якщо потрібна разова довіреність зразок має описувати одну дію або один комплекс пов’язаних дій. Для тривалого представництва можна передбачити ширший перелік, але без невиправдано загальних формулювань. Строк дії краще зазначити прямо: до конкретної дати або на період, достатній для виконання доручення.

Нотаріальне посвідчення довіреності

Нотаріальне посвідчення потрібне не для кожної довіреності. Проста письмова форма часто підходить для внутрішніх організаційних питань, отримання окремих документів або представництва перед установами, які приймають такі документи. Але для розпорядження нерухомістю, транспортним засобом, корпоративними правами, оформлення спадкових справ, значних майнових дій або правочинів, які самі потребують нотаріального посвідчення, довіреність також має бути нотаріально посвідченою.

Нотаріус перевіряє особу довірителя, його дієздатність, волевиявлення та зміст повноважень. Якщо довіреність видається за кордоном, вона може потребувати консульського посвідчення, апостиля або легалізації залежно від країни оформлення. Для використання в Україні документ іноземною мовою зазвичай перекладається українською з належним засвідченням перекладу.

Строк дії та припинення довіреності

Строк дії довіреності визначає, протягом якого періоду представник може діяти від імені довірителя. У документі можна зазначити конкретну дату завершення або строк, достатній для виконання доручення. Якщо строк не визначений, застосовуються правила цивільного законодавства щодо чинності такого документа.

Довіреність може припинятися після закінчення строку, виконання дорученої дії, скасування довірителем, відмови представника, припинення юридичної особи або в інших випадках, передбачених законом. Якщо довіритель скасовує нотаріальну довіреність, важливо повідомити представника та за потреби установи, де вона могла використовуватися. Для зменшення ризиків у документі можна прямо заборонити передоручення або обмежити повноваження конкретними діями.

Типові помилки

Більшість відмов у прийнятті довіреності пов’язана не з самою формою, а з нечіткими або неповними даними. Навіть якісний бланк потрібно уважно адаптувати до конкретної ситуації.

• не зазначено дату складання документа;
• помилки в паспортних даних або податковому номері довірителя чи представника;
• надто загальний опис повноважень без конкретних дій;
• відсутнє право підпису, хоча представник має підписувати заяви або договори;
• не визначено строк дії довіреності;
• використано просту письмову форму там, де потрібне нотаріальне посвідчення;
• не вказано право отримувати документи, кошти або рішення, якщо це потрібно;
• довіреність містить застарілі дані після зміни прізвища, паспорта або адреси;
• представник намагається виконати дію, яка не передбачена текстом документа.

Строки розгляду

Сама довіреність не є заявою, тому окремий строк її розгляду зазвичай не встановлюється. Установа перевіряє документ під час звернення представника: звіряє дані, строк дії, форму посвідчення та наявність потрібних повноважень. Якщо довіреність відповідає вимогам, представник може подати документи або отримати результат у межах процедури відповідного органу.

Строк виконання дії залежить від того, куди звертається представник. Наприклад, ЦНАП, ПФУ, суд, банк або нотаріус застосовують власні правила прийому та розгляду документів. Якщо установа сумнівається в повноваженнях, вона може попросити уточнення, копію, нотаріальне посвідчення або нову довіреність із чіткішим формулюванням.

Часті питання

Чи можна використати один зразок довіреності для всіх ситуацій?

Один шаблон можна взяти за основу, але зміст потрібно змінювати під конкретну мету. Довіреність для отримання довідки, представництва в суді, продажу автомобіля або оформлення спадщини матиме різний обсяг повноважень і різні вимоги до посвідчення.

Коли потрібна нотаріальна довіреність?

Нотаріальна форма зазвичай потрібна для дій з нерухомістю, транспортом, спадщиною, корпоративними правами, значними майновими питаннями та правочинами, які самі потребують нотаріального посвідчення. Також її можуть вимагати окремі установи відповідно до своїх процедур.

Що таке разова довіреність?

Разова довіреність видається для виконання однієї конкретної дії або обмеженого комплексу дій. Наприклад, отримати довідку в ЦНАП, подати заяву, забрати документ у навчальному закладі або представити інтереси під час однієї процедури.

Чи можна видати довіреність без присутності представника?

Зазвичай присутність представника під час оформлення не є обов’язковою, але потрібні його точні дані. Для нотаріального посвідчення довіритель має надати інформацію про представника, щоб нотаріус правильно зазначив її в документі.

Чи можна скасувати довіреність?

Так, довіритель може скасувати довіреність у встановленому порядку. Якщо документ був нотаріальним, скасування також оформлюється через нотаріуса. Важливо повідомити представника та за потреби органи або установи, де довіреність могла використовуватися.

Чи має довіреність містити право передоручення?

Право передоручення потрібно зазначати окремо, якщо довіритель дозволяє представнику передати повноваження іншій особі. Якщо такої потреби немає, краще прямо заборонити передоручення або не включати це право до тексту.

Чому установа може не прийняти довіреність?

Найчастіші причини: закінчився строк дії, помилки в даних, відсутнє нотаріальне посвідчення, не передбачено потрібну дію або повноваження сформульовані занадто загально. Перед поданням варто звірити текст довіреності з вимогами установи.

Чи можна заповнити довіреність від руки?

Так, якщо закон або установа не вимагає іншої форми, довіреність може бути написана від руки або надрукована. Головне, щоб вона містила всі необхідні реквізити, була підписана довірителем і, за потреби, посвідчена нотаріально або іншою уповноваженою особою.