Наказ про внутрішнє сумісництво

Коли потрібен наказ про внутрішнє сумісництво?

Наказ про внутрішнє сумісництво оформлюється тоді, коли працівник залишається на своїй основній посаді, але додатково приймається на іншу роботу в того самого роботодавця. Наприклад, бухгалтер підприємства у вільний від основної роботи час виконує обов’язки інспектора з кадрів, викладач додатково працює методистом, а адміністратор бере частину роботи оператора.

Важливо відрізняти цей документ від наказу про суміщення посад. Сумісництво передбачає окрему роботу поза основним робочим часом, часто з окремим табелюванням і оплатою. Суміщення посад виконується в межах основного робочого часу без укладення окремого трудового договору. Тому якщо користувач шукає наказ про суміщення посад зразок, варто спочатку визначити, яка саме кадрова ситуація виникла на підприємстві.

Хто має право подати

Ініціатором оформлення внутрішнього сумісництва зазвичай є працівник, який подає роботодавцю письмову заяву. У заяві зазначається бажана посада або робота за сумісництвом, дата початку роботи, режим зайнятості та згода на умови оплати.

Остаточне рішення приймає роботодавець з урахуванням потреб підприємства, штатного розпису, кваліфікації працівника та можливості виконувати додаткову роботу без порушення режиму праці й відпочинку. Право працювати за сумісництвом випливає з трудового законодавства України, але для окремих категорій працівників можуть діяти спеціальні обмеження. Їх варто перевірити перед виданням наказу, особливо для державного сектору, педагогічних, медичних або керівних посад.

Куди подається наказ про внутрішнє сумісництво

Наказ не подається до зовнішнього органу як заява чи скарга. Це внутрішній розпорядчий документ роботодавця, який видається керівником і зберігається в кадровій документації підприємства. Після підписання наказ передається до кадрової служби, бухгалтерії та відповідальному за табель обліку робочого часу.

Кадрова служба використовує наказ для формування особової справи, внесення відомостей до кадрових реєстрів і підготовки супровідних документів. Бухгалтерія на підставі наказу нараховує оплату за роботу за сумісництвом. Якщо роботодавець використовує електронний кадровий документообіг, наказ може оформлюватися в електронній формі з дотриманням вимог до підписання та зберігання документів.

Підстава видання наказу

Підставою для видання наказу є не усне домовлення, а належно оформлені кадрові документи. Найчастіше це заява працівника про прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом і рішення керівника або уповноваженої особи погодити таку роботу. Якщо на підприємстві діє штатний розпис, посада за сумісництвом має бути в ньому передбачена або введена окремим рішенням.

У наказі бажано прямо зазначити підставу: заява працівника, трудовий договір або погодження керівника структурного підрозділу. Це допомагає підтвердити добровільність роботи за сумісництвом і правильність оформлення кадрового рішення. Якщо додаткова робота має специфічні умови, наприклад матеріальну відповідальність, змінний графік або роботу з персональними даними, до видання наказу варто оформити відповідні додаткові документи.

Які документи додаються

Перелік додатків залежить від посади, характеру роботи та внутрішніх правил роботодавця. Для звичайної ситуації достатньо заяви працівника і підтвердження, що він може виконувати додаткову роботу. Для посад із підвищеними вимогами можуть знадобитися документи про освіту, кваліфікацію або допуск до певних видів робіт.

• заява працівника про прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом;
• проєкт або примірник трудового договору, якщо він оформлюється окремо;
• копії документів про освіту, кваліфікацію, сертифікати чи посвідчення, якщо вони потрібні для посади;
• посадова інструкція за посадою, яку працівник виконуватиме за сумісництвом;
• погодження керівника структурного підрозділу, якщо це передбачено внутрішніми правилами;
• графік роботи або інший документ, що підтверджує виконання роботи у вільний від основної роботи час;
• документи щодо матеріальної відповідальності, якщо посада пов’язана з майном або грошовими цінностями.

Структура та обов’язкові реквізити

Наказ має бути зрозумілим для кадрової служби, бухгалтерії та самого працівника. У ньому потрібно чітко зазначити, що йдеться саме про внутрішнє сумісництво, а не про тимчасове виконання обов’язків чи суміщення посад. Формулювання мають дозволяти правильно визначити дату початку роботи, посаду, розмір зайнятості та порядок оплати.

• повна назва роботодавця;
• назва документа: наказ;
• дата, номер і місце видання;
• заголовок, наприклад про прийняття на роботу за внутрішнім сумісництвом;
• прізвище, ім’я, по батькові працівника;
• основна посада працівника на підприємстві;
• посада або робота, яку працівник виконуватиме за сумісництвом;
• дата початку роботи та за потреби строк, якщо робота тимчасова;
• режим роботи, тривалість робочого часу або частка ставки;
• умови оплати праці;
• підстава видання наказу;
• підпис керівника та відмітка про ознайомлення працівника.

Як правильно заповнити

Під час заповнення зразка наказу насамперед перевірте назву кадрової дії. Якщо працівник працюватиме додатково після завершення основного робочого часу, використовується формулювання про внутрішнє сумісництво. Якщо ж додаткові обов’язки виконуються в межах основного робочого часу, потрібен інший документ — наказ про суміщення посад.

У тексті наказу варто уникати розмитих фраз на кшталт прийняти додатково або доручити виконувати роботу. Краще зазначити конкретно: прийняти за внутрішнім сумісництвом на посаду, установити неповний робочий час, оплату здійснювати пропорційно відпрацьованому часу або відповідно до умов трудового договору. Якщо робота строкова, зазначається дата завершення або подія, з якою вона пов’язана.

Окрему увагу слід приділити графіку. Робота за сумісництвом не повинна накладатися на основний робочий час працівника. Також потрібно перевірити штатний розпис, посадову інструкцію та можливі обмеження для конкретної категорії працівників.

Ознайомлення працівника з наказом

Після підписання наказу керівником працівника потрібно ознайомити з його змістом. Зазвичай працівник ставить підпис, дату ознайомлення та, за потреби, зазначає, що з умовами роботи погоджується. Це важливо, оскільки наказ визначає не лише факт прийняття за сумісництвом, а й режим роботи, оплату та інші умови праці.

Якщо документообіг ведеться в електронній формі, ознайомлення може підтверджуватися кваліфікованим електронним підписом або іншим способом, передбаченим внутрішніми правилами роботодавця. Відсутність підтвердження ознайомлення може створити спір щодо того, чи знав працівник про умови додаткової роботи.

Типові помилки

Найчастіше помилки виникають через плутанину між сумісництвом і суміщенням, а також через нечіткі умови оплати та графіка. Щоб наказ мав практичну цінність, у ньому потрібно прописати всі умови, які впливають на кадровий і бухгалтерський облік.

• використовується назва суміщення посад, хоча фактично оформлюється внутрішнє сумісництво;
• не зазначено посаду або структурний підрозділ, у якому працівник працюватиме додатково;
• не визначено режим роботи чи частку ставки;
• робочий час за сумісництвом перетинається з основним графіком;
• у наказі немає умов оплати праці або посилання на трудовий договір;
• не зазначено підставу видання наказу;
• працівника не ознайомлено з наказом під підпис;
• посада відсутня у штатному розписі або не відповідає кваліфікації працівника.

Строки розгляду

Законодавство не встановлює окремого універсального строку для розгляду заяви працівника про внутрішнє сумісництво. На практиці роботодавець розглядає її до дати, з якої планується початок додаткової роботи. Не варто допускати ситуацію, коли працівник уже фактично виконує роботу, а наказ видається пізніше.

Оптимально оформити заяву, погодження, наказ і ознайомлення працівника до першого робочого дня за сумісництвом. Це дозволяє коректно вести табель, нараховувати зарплату та підтвердити законність кадрового оформлення у разі перевірки або трудового спору.

Часті питання

Чим внутрішнє сумісництво відрізняється від суміщення посад?

Внутрішнє сумісництво — це додаткова робота в того самого роботодавця у вільний від основної роботи час. Суміщення посад виконується в межах основного робочого часу разом з основною роботою. Для цих ситуацій оформлюються різні накази.

Чи потрібна заява працівника для внутрішнього сумісництва?

Так, заява працівника є типовою підставою для оформлення наказу. Вона підтверджує добровільну згоду працівника працювати за сумісництвом і допомагає визначити бажану дату початку роботи та умови зайнятості.

Чи можна використовувати один наказ для прийняття і встановлення оплати?

Так, в одному наказі можна зазначити і факт прийняття за внутрішнім сумісництвом, і умови оплати праці. Головне, щоб формулювання були достатньо конкретними для бухгалтерії та кадрового обліку.

Чи вноситься запис до трудової книжки?

Відомості про роботу за сумісництвом можуть вноситися за бажанням працівника у порядку, передбаченому трудовим законодавством. Для цього потрібне належне документальне підтвердження роботи за сумісництвом.

Чи можна оформити внутрішнє сумісництво на повну ставку?

Зазвичай робота за сумісництвом виконується у вільний від основної роботи час, тому повна зайнятість може створити ризик порушення режиму праці та відпочинку. Перед оформленням потрібно перевірити графік і реальну можливість виконання обох робіт.

Чи потрібно укладати окремий трудовий договір?

Внутрішнє сумісництво передбачає окрему трудову домовленість щодо додаткової роботи. Вона може оформлюватися заявою, наказом та іншими кадровими документами, а в окремих випадках — письмовим трудовим договором.

Чи можна скасувати наказ про внутрішнє сумісництво?

Так, якщо є підстави припинити роботу за сумісництвом, роботодавець оформлює відповідний наказ. Підставою може бути заява працівника, закінчення строку, зміна організації праці або інша законна причина.

Де скачати бланк наказу про внутрішнє сумісництво?

На сторінці можна використати готовий шаблон наказу як основу для кадрового оформлення. Перед застосуванням бланк слід адаптувати під штатний розпис, посаду, графік роботи та умови оплати конкретного працівника.