Наказ про звільнення працівника

Коли потрібен наказ про звільнення працівника?

Наказ про звільнення оформлюється кожного разу, коли трудові відносини між роботодавцем і працівником припиняються офіційно. Без такого документа складно підтвердити дату звільнення, підставу припинення роботи, факт проведення остаточного розрахунку та видачі документів працівнику. Наказ потрібен як для звільнення за власним бажанням, так і для звільнення за угодою сторін, у зв’язку із закінченням строкового договору, переведенням, скороченням штату або з інших підстав, передбачених Кодексом законів про працю України.

Окремо наказ готують у випадку звільнення директора. У такій ситуації підставою зазвичай є рішення власника, протокол загальних зборів учасників або інший корпоративний документ. Саме тому наказ про звільнення директора зразок має враховувати не лише кадрові реквізити, а й рішення органу управління юридичної особи.

Хто має право подати

Ініціювати звільнення може сам працівник, подавши письмову заяву, роботодавець за наявності передбачених законом підстав або обидві сторони одночасно, якщо йдеться про припинення трудового договору за угодою сторін. Зразок наказу про звільнення за угодою сторін застосовується тоді, коли працівник і роботодавець погодили дату та умови припинення роботи без спору.

Безпосередньо наказ не подається працівником до органу влади. Його готує роботодавець: кадровик, секретар, бухгалтер або інша уповноважена особа. Підписує наказ керівник підприємства, фізична особа-підприємець або представник, який має право видавати кадрові розпорядчі документи. Якщо звільняється керівник, наказ підписується з урахуванням установчих документів і рішення власників.

Куди подається наказ про звільнення

Наказ про звільнення є внутрішнім кадровим документом роботодавця. Він залишається в документах підприємства, установи, організації або ФОП-роботодавця. На його підставі кадрова служба оформлює особову картку, трудову книжку за наявності, довідки про роботу, а бухгалтерія проводить остаточний розрахунок із працівником.

Зазвичай наказ не подається окремо до податкової служби, Пенсійного фонду чи центру зайнятості, якщо інше не випливає з конкретної ситуації. Водночас інформація про трудові відносини відображається у звітності роботодавця. Копія наказу може знадобитися працівнику для нового роботодавця, суду, центру зайнятості, ПФУ, органів соціального захисту або для підтвердження трудового стажу.

Підстава видання наказу

Підстава має бути чітко зазначена в тексті наказу. Це може бути заява працівника про звільнення за власним бажанням, письмова домовленість про звільнення за угодою сторін, наказ про скорочення штату, акт про відсутність на роботі, медичний висновок, рішення власника або інший документ. Формулювання підстави повинно відповідати фактичній ситуації та нормам трудового законодавства.

Якщо використовується наказ про звільнення за угодою сторін зразок, у підставі бажано зазначити заяву працівника або окрему угоду, а також дату, з якої трудовий договір припиняється. Для директора підставою може бути протокол загальних зборів учасників, рішення єдиного засновника або інший документ, передбачений статутом. Неправильно зазначена підстава часто стає причиною спорів щодо законності звільнення.

Які документи додаються

До наказу не завжди формують окремий пакет додатків, але в кадровій справі мають бути документи, які підтверджують правомірність звільнення. Їх перелік залежить від підстави припинення трудових відносин.

• заява працівника про звільнення за власним бажанням або за угодою сторін;
• письмова угода сторін, якщо вона оформлювалася окремим документом;
• рішення власника, протокол зборів учасників або рішення засновника при звільненні директора;
• трудовий договір або наказ про прийняття на роботу;
• документи про зміну посади, переведення чи умови праці, якщо вони впливають на звільнення;
• акти, пояснення, службові записки або інші матеріали, якщо звільнення пов’язане з дисциплінарними підставами;
• розрахункові документи бухгалтерії щодо заробітної плати, компенсації за невикористану відпустку та інших виплат;
• підтвердження ознайомлення працівника з наказом або акт про відмову від підпису.

Структура та обов’язкові реквізити

Наказ про звільнення має бути складений так, щоб із нього було зрозуміло, кого саме звільняють, з якої дати, з якої посади та на якій підставі. Для підприємств може використовуватися власна форма наказу або типова кадрова форма, якщо вона застосовується в документообігу роботодавця. Головне, щоб документ містив усі істотні реквізити та не допускав подвійного тлумачення.

• повна назва роботодавця або ПІБ ФОП-роботодавця;
• назва документа: наказ про звільнення або наказ про припинення трудового договору;
• номер і дата складання наказу;
• прізвище, ім’я та по батькові працівника;
• посада, структурний підрозділ, табельний номер за наявності;
• дата звільнення, яка є останнім днем роботи;
• формулювання підстави звільнення відповідно до трудового законодавства;
• перелік документів-підстав;
• доручення бухгалтерії провести остаточний розрахунок;
• підпис керівника або уповноваженої особи;
• підпис працівника про ознайомлення або акт про відмову від підпису.

Як правильно заповнити

Починайте з повної назви роботодавця та дати наказу. Дата наказу може збігатися з датою звільнення або передувати їй, залежно від підстави та внутрішнього документообігу. У тексті вкажіть ПІБ працівника без скорочень, посаду так, як вона зазначена в наказі про прийняття на роботу, штатному розписі або трудовому договорі.

Найважливіший елемент — підстава звільнення. Наприклад, для угоди сторін слід зазначити, що трудовий договір припиняється за домовленістю сторін, із посиланням на заяву або угоду. Якщо вам потрібен зразок наказу про звільнення за угодою сторін, зверніть увагу на узгоджену дату: вона має збігатися в заяві, наказі та розрахункових документах.

У наказі варто окремо зазначити обов’язок бухгалтерії провести остаточний розрахунок і виплатити належні суми. Якщо працівник не з’явився для ознайомлення, роботодавець складає акт або надсилає повідомлення доступним способом. Для працівника, якому потрібна копія наказу про звільнення зразок, доцільно подати письмову заяву про видачу копії.

Ознайомлення працівника з наказом

Працівника потрібно ознайомити з наказом про звільнення під підпис. Це підтверджує, що він знає дату припинення трудових відносин і підставу звільнення. Підпис працівника не означає автоматичної згоди з наказом, але фіксує факт ознайомлення. Якщо працівник не погоджується зі звільненням, він може зазначити свою позицію письмово або оскаржити рішення у встановленому порядку.

Якщо працівник відмовляється підписувати наказ, роботодавець складає акт про відмову. Якщо працівник відсутній на роботі, йому можна надіслати повідомлення про необхідність отримати документи або копію наказу. Для дистанційної роботи чи електронного документообігу допускаються способи ознайомлення, передбачені трудовим договором, локальними актами або законом.

Типові помилки

Помилки в наказі про звільнення можуть створити ризик трудового спору, затримки розрахунку або неправильного внесення даних до кадрових документів. Найчастіше проблеми виникають через поспішне копіювання бланка без перевірки підстави та дат.

• неправильно зазначена дата звільнення або вона не збігається із заявою працівника;
• підстава звільнення сформульована нечітко або не відповідає фактичним обставинам;
• відсутній документ-підстава: заява, угода, протокол, акт або рішення власника;
• не зазначено посаду працівника або вказано її інакше, ніж у кадрових документах;
• наказ підписала особа без належних повноважень;
• працівника не ознайомили з наказом і не склали акт про відмову;
• не оформлено остаточний розрахунок у день звільнення або не видано належні документи;
• для директора не враховано рішення засновника чи вимоги статуту.

Строки розгляду

Наказ про звільнення не розглядається зовнішнім органом, а видається роботодавцем у межах кадрового процесу. Строк залежить від підстави звільнення. За власним бажанням працівник зазвичай попереджає роботодавця завчасно, якщо немає підстав для звільнення у строк, про який просить працівник. За угодою сторін дата визначається домовленістю.

У день звільнення роботодавець має оформити необхідні кадрові документи, провести остаточний розрахунок і видати працівнику належні документи або їх копії. Якщо працівник звертається із заявою про видачу копії наказу, роботодавець повинен надати її у строк, передбачений трудовим законодавством для видачі документів, пов’язаних із роботою.

Часті питання

Чи можна використати один зразок наказу для всіх видів звільнення?

Можна використовувати єдину структуру документа, але формулювання підстави потрібно змінювати під конкретну ситуацію. Наказ за власним бажанням, за угодою сторін і при скороченні не має бути ідентичним у частині підстав і документів-додатків.

Що має містити наказ про звільнення за угодою сторін?

У ньому зазначаються ПІБ працівника, посада, дата звільнення, формулювання про припинення трудового договору за домовленістю сторін, документ-підстава та доручення провести остаточний розрахунок. Важливо, щоб дата збігалася із заявою або угодою сторін.

Хто підписує наказ про звільнення директора?

Порядок залежить від статуту та структури управління юридичної особи. Зазвичай підставою є рішення власника, рішення єдиного учасника або протокол загальних зборів. Сам наказ може підписувати уповноважена особа, новий керівник або інша особа, визначена рішенням власників.

Чи обов’язково працівник має підписати наказ?

Роботодавець повинен ознайомити працівника з наказом під підпис. Якщо працівник відмовляється підписувати документ, це не завжди зупиняє звільнення, але роботодавцю потрібно скласти акт про відмову, щоб підтвердити факт ознайомлення або спробу ознайомлення.

Як отримати копію наказу про звільнення?

Працівник може подати роботодавцю письмову заяву про видачу копії наказу. Копія наказу про звільнення зразок зазвичай оформлюється як засвідчена копія: із написом про відповідність оригіналу, датою, підписом уповноваженої особи та печаткою за наявності.

Чи потрібна печатка на наказі про звільнення?

Для більшості роботодавців печатка не є обов’язковою, якщо закон або внутрішні правила не встановлюють інше. Важливішими є правильні реквізити, номер, дата, підстава звільнення та підпис уповноваженої особи.

Що робити, якщо в наказі помилка?

Якщо помилка технічна, роботодавець може видати наказ про внесення змін або скасувати помилковий наказ і оформити новий. Якщо помилка стосується підстави звільнення чи дати, її потрібно виправляти особливо уважно, адже це може вплинути на трудові права працівника.

Чи можна оскаржити наказ про звільнення?

Так, працівник може оскаржити звільнення, якщо вважає його незаконним або оформленим із порушенням процедури. У такому разі значення мають наказ, заява, угода сторін, акти, розрахункові документи та інші матеріали кадрової справи.