Наказ з основної діяльності

Коли потрібен наказ з основної діяльності?

Наказ з основної діяльності потрібен тоді, коли керівник підприємства, установи або організації приймає управлінське рішення, яке впливає на роботу всієї юридичної особи або окремих її підрозділів. Це не кадровий наказ про прийняття, звільнення чи відпустку працівника, а документ, що регулює організаційні, виробничі, адміністративні або управлінські процеси.

Такий наказ оформлюється, наприклад, для затвердження внутрішнього положення, створення комісії, проведення інвентаризації, запровадження правил документообігу, призначення відповідальних осіб, організації навчання з охорони праці, затвердження графіка перевірок, впровадження нової процедури роботи з клієнтами або підготовки підприємства до перевірки. Саме тому запит наказ з основної діяльності зразок часто використовують бухгалтери, секретарі, керівники відділів, кадровики та юристи, яким потрібно швидко підготувати коректний внутрішній документ.

Хто має право подати

Наказ з основної діяльності видає керівник юридичної особи: директор, генеральний директор, голова правління, ректор, директор школи, головний лікар або інша особа, яка має право діяти від імені організації. Таке право зазвичай визначається статутом, положенням про установу, контрактом із керівником, рішенням засновників або довіреністю.

Проєкт наказу може підготувати не лише керівник. На практиці його готує секретар, юрисконсульт, кадрова служба, бухгалтерія, керівник структурного підрозділу або відповідальна посадова особа. Якщо наказ стосується фінансів, охорони праці, персональних даних, закупівель чи матеріальних цінностей, бажано погодити його з профільними фахівцями до підписання.

Куди подається наказ з основної діяльності

Наказ з основної діяльності зазвичай не подається до суду, ЦНАП, податкової служби чи іншого державного органу. Це внутрішній розпорядчий документ організації. Після підписання він реєструється у журналі або електронній системі діловодства, отримує номер і дату, а потім доводиться до відома виконавців.

В окремих ситуаціях копію наказу можуть надавати зовнішнім адресатам: аудиторам, контролюючим органам, засновникам, банку, контрагенту або суду як доказ організації певного процесу. Наприклад, наказ про створення комісії з інвентаризації може знадобитися під час перевірки, а наказ про затвердження внутрішнього положення — для підтвердження чинності локального документа.

Підстава видання наказу

Кожен наказ з основної діяльності має ґрунтуватися на конкретній управлінській потребі або документальній підставі. Підставою може бути службова записка керівника підрозділу, рішення засновників, протокол наради, вимога законодавства, внутрішнє положення, акт перевірки, план роботи, договір, лист контрагента або необхідність організувати виконання певного завдання.

У тексті наказу підстава зазначається у вступній частині або перед розпорядчим словом. Наприклад: у зв’язку з необхідністю проведення інвентаризації, з метою упорядкування документообігу, на виконання рішення засновників, для забезпечення належної роботи комісії. Якщо підстава відсутня або сформульована надто загально, наказ може виглядати необґрунтованим, а виконавцям буде складніше зрозуміти причину його видання.

Які документи додаються

Перелік додатків залежить від теми наказу. Якщо наказом затверджується положення, інструкція, склад комісії, графік або план заходів, відповідний документ оформлюється як додаток і згадується в розпорядчій частині. Додатки мають бути пронумеровані, названі та узгоджені з текстом наказу.

• службова або доповідна записка, яка обґрунтовує потребу у виданні наказу;
• проєкт положення, інструкції, правил, регламенту або порядку;
• протокол наради, зборів засновників, засідання комісії або робочої групи;
• план заходів, графік робіт, графік перевірок або інвентаризації;
• акт перевірки, висновок комісії, звіт відповідального підрозділу;
• перелік відповідальних осіб або склад комісії;
• кошторис, розрахунок, технічне завдання або інший робочий документ;
• аркуш погодження, якщо він передбачений внутрішнім діловодством.

Структура та обов’язкові реквізити

Правильно оформлений наказ має містити реквізити, які дозволяють ідентифікувати документ, встановити його зміст, дату набрання чинності та відповідальних виконавців. Для оформлення зазвичай використовують бланк організації або стандартну форму внутрішнього документа. Важливо відрізняти накази з основної діяльності від кадрових наказів, оскільки вони мають окрему нумерацію, різні строки зберігання та різне призначення.

• повна або скорочена назва юридичної особи;
• назва виду документа — наказ;
• дата і реєстраційний номер;
• місце складення, якщо це передбачено формою;
• заголовок до тексту, наприклад про створення комісії або про затвердження положення;
• вступна частина з причиною або підставою видання;
• розпорядча частина з конкретними пунктами;
• строки виконання та відповідальні особи;
• пункт про контроль за виконанням;
• підпис керівника або уповноваженої особи;
• візи погодження та відмітки про ознайомлення, якщо вони потрібні.

Як правильно заповнити

Починайте з чіткого заголовка. Він має коротко пояснювати суть управлінського рішення: про затвердження положення, про створення комісії, про проведення інвентаризації, про організацію роботи підрозділу. Не варто писати заголовок надто загально, наприклад про роботу підприємства, якщо фактично наказ стосується лише одного процесу.

У вступній частині зазначте причину видання наказу. Далі використовується розпорядча частина, де кожен пункт має містити конкретну дію: затвердити, створити, призначити, провести, забезпечити, подати, ознайомити. Для кожного завдання бажано визначити виконавця і строк виконання. Якщо дія постійна, можна зазначити, що відповідальна особа забезпечує виконання на постійній основі.

Якщо використовується шаблон або бланк, обов’язково адаптуйте його під реальну ситуацію. Універсальні накази з основної діяльності зразки не повинні залишатися з порожніми полями, умовними назвами підрозділів чи невідповідними посадами. Перед підписанням перевірте нумерацію пунктів, правильність назв додатків, повноваження керівника та наявність погоджень.

Ознайомлення працівників з наказом

Якщо наказ створює обов’язки для працівників або змінює порядок виконання роботи, їх потрібно ознайомити з документом. Ознайомлення може відбуватися під підпис на примірнику наказу, в окремому аркуші ознайомлення, через систему електронного документообігу або іншим способом, передбаченим внутрішніми правилами організації.

Особливо важливо підтвердити ознайомлення, коли наказ стосується відповідальних осіб, комісій, строків подання звітів, правил безпеки, зберігання майна, документообігу або виконання контрольних заходів. Якщо працівник не був ознайомлений, у подальшому складніше довести, що він знав про покладене на нього завдання. У тексті наказу можна окремо передбачити, хто саме організовує ознайомлення та в який строк.

Типові помилки

Помилки в наказах з основної діяльності найчастіше виникають через копіювання старих документів без перевірки змісту. Формально підписаний наказ може не працювати на практиці, якщо в ньому немає конкретних виконавців, строків або зрозумілої підстави.

• змішування кадрових питань і питань основної діяльності в одному наказі;
• відсутність чіткого заголовка до тексту;
• не зазначено підставу або мету видання наказу;
• у пунктах наказу немає конкретних дій, відповідальних осіб чи строків;
• додатки згадані в тексті, але фактично не оформлені;
• неправильна нумерація або використання кадрової серії номерів;
• немає підпису керівника або уповноваженої особи;
• працівників не ознайомлено з наказом, хоча він стосується їхніх обов’язків.

Строки розгляду

Наказ з основної діяльності не проходить зовнішній строк розгляду, як заява до державного органу чи судовий документ. Строк його підготовки, погодження та підписання визначається внутрішніми правилами організації, терміновістю питання та кількістю осіб, які мають погодити проєкт.

Після підписання наказ набирає чинності з дати, зазначеної в тексті. Якщо окремої дати немає, зазвичай він застосовується з дня підписання. Для наказів про інвентаризацію, перевірку, створення комісії або затвердження графіка важливо встановити конкретні строки виконання, щоб уникнути різного тлумачення працівниками.

Часті питання

Чим наказ з основної діяльності відрізняється від кадрового наказу?

Кадровий наказ стосується конкретних трудових відносин із працівником: прийняття, переведення, звільнення, відпустки, відрядження. Наказ з основної діяльності регулює управління організацією, роботу підрозділів, створення комісій, затвердження положень, проведення перевірок та інші загальні процеси.

Чи можна використати один зразок для різних наказів?

Так, один бланк можна використовувати як основу, але зміст потрібно адаптувати. Наказ про створення комісії, наказ про затвердження положення і наказ про проведення інвентаризації матимуть різні підстави, пункти, додатки та відповідальних осіб.

Хто підписує наказ з основної діяльності?

Зазвичай наказ підписує керівник організації. Якщо керівник відсутній або повноваження передані іншій особі, підпис може поставити заступник чи інша уповноважена особа на підставі статуту, довіреності, наказу про виконання обов’язків або іншого внутрішнього документа.

Чи потрібно ставити печатку на наказі?

Для більшості юридичних осіб печатка не є обов’язковою, якщо інше не передбачено внутрішніми правилами або спеціальними вимогами. Основними реквізитами залишаються дата, номер, зміст наказу та підпис уповноваженої особи.

Як нумерувати накази з основної діяльності?

Такі накази бажано нумерувати окремо від кадрових і адміністративно-господарських документів. Організація може використовувати власну систему індексів, наприклад окрему літеру або серію. Головне, щоб нумерація була послідовною і зрозумілою для діловодства.

Чи потрібно ознайомлювати всіх працівників з наказом?

Ні, не завжди. Ознайомлюють тих працівників, яких наказ безпосередньо стосується: виконавців, членів комісії, відповідальних осіб, керівників підрозділів. Якщо наказ затверджує правила для всього колективу, ознайомлення може проводитися ширше.

Чи можна оформити наказ в електронній формі?

Так, якщо в організації використовується електронний документообіг і документи підписуються належним електронним підписом. Важливо, щоб електронний наказ можна було зареєструвати, зберегти, відтворити та підтвердити факт ознайомлення працівників.

Де зберігаються накази з основної діяльності?

Оригінали зберігаються у відповідальної за діловодство особи, канцелярії, секретаря або в електронній системі документообігу. Строк зберігання залежить від виду наказу та правил архівного зберігання документів, тому кадрові і управлінські накази не варто змішувати в одній справі.