У 2026 році вимоги до військового обліку на підприємствах стали жорсткішими: роботодавець уже не може обмежитися формальним списком працівників. Треба перевіряти військово-облікові документи під час прийому на роботу, повідомляти ТЦК про прийняття, звільнення та зміну облікових даних, а також забезпечувати явку працівників за викликом. За ігнорування цих правил передбачені адміністративні штрафи, які для посадових осіб сягають майже 60 тисяч гривень.
Нижче розбираємо, що саме робити, які документи оформити, куди звітувати і як уникнути типових порушень, які найчастіше фіксують під час перевірок.
Коротко
- Роботодавець має вести персональний військовий облік усіх працівників, які підлягають обліку.
- Під час прийому перевіряють військово-обліковий документ в електронній або паперовій формі та, крім окремих категорій, відповідність даних Реєстру за е-ВОД, сформованим не раніше ніж за 72 години.
- Про прийняття, звільнення, переведення і зміну облікових даних працівника потрібно повідомляти ТЦК.
- За порушення правил військового обліку штраф для керівника або відповідальної особи може сягати майже 60 000 грн.
- Відповідального за військовий облік призначають наказом, і саме він відповідає за звітність, журнали і оповіщення.
Що саме має робити роботодавець у 2026 році?
Роботодавець зобов’язаний не лише вести список працівників, а й звіряти їхні дані з військово-обліковими документами. Це правило діє для всіх підприємств незалежно від форми власності — приватних, державних, комунальних.
На практиці це означає: коли ви приймаєте на роботу громадянина, який підлягає військовому обліку, оформлення можливе лише після перевірки його військово-облікового документа. Якщо військово-облікового документа немає, кандидата не оформлюють; його слід скерувати для взяття на військовий облік та оформлення документа. Ігнорування цієї вимоги — одне з найпоширеніших порушень, які фіксують під час перевірок.
Також роботодавець має вести персональний облік: формувати списки персонального військового обліку, відомість оперативного обліку, зберігати копії паперових або роздрукованих електронних ВОД і щороку звіряти дані. Якщо змінено ПІБ, реквізити паспорта, адресу проживання, місце роботи чи посаду, дані вносять у п’ятиденний строк і щомісяця до 5 числа повідомляють ТЦК.
Як організувати військовий облік на підприємстві?
Перший крок — видати наказ про ведення військового обліку на підприємстві. У ньому визначають, хто відповідає за облік, які документи ведуться і як відбувається оповіщення працівників про виклик до ТЦК.
Другий крок — призначити відповідальну особу. Це може бути працівник відділу кадрів, бухгалтер або інший працівник за наказом керівника. Кількість відповідальних визначають за числом осіб на військовому обліку: 501–2000 — одна особа, 2001–4000 — дві, далі — за нормами Порядку. Головне — щоб ця особа розуміла, що саме перевіряти і куди подавати відомості.
Третій крок — вести списки персонального військового обліку, відомість оперативного обліку, зберігати копії ВОД і журнал обліку результатів перевірок. У картках зазначають ПІБ, дату народження, адресу, військове звання, номер військово-облікового документа та інші дані. Ці документи зберігають у відділі кадрів і пред’являють на вимогу ТЦК під час перевірки.
Які звіти подавати до ТЦК і коли?
Звітність до ТЦК складається з кількох частин. Найважливіше — повідомляти про кожен факт прийняття або звільнення військовозобов’язаного працівника. Повідомлення подають у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття або звільнення; за технічної можливості — через Дію чи кабінет персонального обліку.
Крім того, роботодавець щороку до 25 січня підписує списки та відомість оперативного обліку; відомості подають на вимогу ТЦК або під час звіряння. Строки і форму таких відомостей визначає Кабінет Міністрів України. На практиці найчастіше йдеться про щорічне звіряння і подання відомостей на вимогу ТЦК.
| Дія роботодавця | Куди подавати | Що фіксують |
|---|---|---|
| Прийом працівника з військово-обліковим документом | ТЦК за місцем перебування працівника на обліку | Дата прийому, посада, дані документа |
| Звільнення військовозобов’язаного працівника | ТЦК за місцем перебування працівника на обліку | Дата звільнення, підстава |
| Зміна облікових даних працівника | ТЦК за місцем перебування працівника на обліку | ПІБ, реквізити паспорта, адреса проживання, місце роботи і посада |
| Зведені відомості про чисельність | ТЦК за місцезнаходженням підприємства | Кількість призовників, військовозобов’язаних, резервістів |
Важливо: якщо працівник перебуває на обліку в іншому місті, звіт про нього потрібно надсилати саме туди. Помилка в адресаті — типова причина, через яку ТЦК вважає повідомлення ненаданим.
Які штрафи загрожують підприємству за порушення?
За даними Міноборони, штрафи за порушення правил військового обліку на підприємствах сягають майже 60 тисяч гривень. Найчастіше це стосується посадових осіб — керівника або відповідального за військовий облік.
Штраф накладають за конкретні порушення: неподання відомостей до ТЦК, несвоєчасне подання, прийом на роботу без військово-облікового документа або невручення працівнику виклику до ТЦК. Сума залежить від характеру порушення і того, чи було воно повторним.
Варто розуміти: Роботодавець відповідає за свої обов’язки: облік, подання відомостей, оповіщення, звільнення від роботи і контроль; за особисту неявку працівника автоматично не відповідає. Тому простіше налагодити процес одразу, ніж потім оскаржувати постанову про штраф.
Чи можуть прийти з перевіркою і що саме перевіряють?
Так, перевірки підприємств щодо організації військового обліку проводять регулярно. Представники ТЦК мають право вимагати наказ про ведення обліку, наказ про призначення відповідальної особи, журнал обліку результатів перевірок, списки персонального військового обліку, відомість оперативного обліку та копії паперових або роздрукованих електронних ВОД.
Перевіряють не лише папери. Можуть звірити, чи всі працівники, які мають перебувати на обліку, внесені в журнал, чи збігаються дані з тими, що є в ТЦК, і чи були вчасно подані повідомлення про прийом або звільнення. Окрему увагу приділяють тому, як підприємство оповіщає працівників про виклики.
Якщо під час перевірки виявлять, що облік не ведеться або ведеться формально, оформлюють матеріали справи; у визначених КУпАП випадках протокол може не складатися, а штраф накладають постановою уповноваженої посадової особи ТЦК., а за повторне порушення — значно більший.
Що каже закон
Основний документ — Закон України «Про військовий обов’язок і військову службу». Саме він визначає, хто підлягає військовому обліку, які обов’язки мають роботодавці та як відбувається взаємодія з ТЦК.
Другий важливий документ — Закон України «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію». Він регулює обов’язки підприємств у період воєнного стану, зокрема щодо оповіщення працівників і виконання мобілізаційних завдань.
Також варто зважати на Закон України «Про Єдиний державний реєстр призовників, військовозобов’язаних та резервістів». Через цей реєстр ТЦК звіряє дані, подані підприємствами, і виявляє розбіжності.
Покроково
- Видайте наказ про ведення військового обліку на підприємстві.
- Призначте відповідальну особу окремим наказом і ознайомте її з обов’язками.
- Під час прийому на роботу вимагайте у працівника військово-обліковий документ.
- Звірте дані документа з даними, які працівник зазначив у анкеті або резюме.
- Зробіть копію військово-облікового документа і долучіть її до особової справи.
- У п’ятиденний строк внесіть дані працівника до списків персонального військового обліку та відомості оперативного обліку.
- Надішліть повідомлення про прийняття на роботу до ТЦК за місцем обліку працівника.
- При звільненні повідомте у 7 днів від наказу; при зміні визначених облікових даних внесіть зміни за 5 днів і повідомляйте щомісяця до 5 числа.
- Контролюйте, щоб працівники отримували виклики до ТЦК і з’являлися за ними.
- Щороку звіряйте дані обліку з ТЦК і оновлюйте журнали.
Документи
- Зразок наказу про ведення військового обліку на підприємстві — потрібен, щоб офіційно закріпити порядок обліку на підприємстві.
- Зразок наказу про призначення відповідальної особи — визначає, хто саме відповідає за подання звітів і ведення журналів.
- Зразок заяви про взяття на військовий облік — знадобиться працівнику, який не має військово-облікового документа, щоб стати на облік.
Строки, штрафи, типові помилки
- Неподання відомостей про прийняття або звільнення військовозобов’язаного — одне з найчастіших порушень. Строк подання визначений законом, і його не можна ігнорувати.
- Прийом на роботу без військово-облікового документа — роботодавець не має права оформлювати такого працівника, навіть якщо той обіцяє принести документ пізніше.
- Відсутність наказу про ведення військового обліку — це перший документ, який запитують під час перевірки.
- Помилкове надсилання звіту не до того ТЦК — повідомлення про працівника треба подавати до ТЦК, де він перебуває на обліку, а не лише за місцезнаходженням підприємства.
- Штраф для посадових осіб — за даними Міноборони, сягає майже 60 000 грн. Повторне порушення коштує дорожче.
- Ігнорування змін в облікових даних працівника — про зміну адреси, сімейного стану чи отримання відстрочки також треба повідомляти ТЦК.
Часті питання
Чи можна відмовити у прийомі на роботу, якщо у людини немає військово-облікового документа?
Так, якщо працівник підлягає військовому обліку, роботодавець не має права оформити його без військово-облікового документа. У такому разі людину потрібно направити до ТЦК для взяття на облік, і лише після отримання документа можна укладати трудовий договір.
Що робити, якщо працівник не стоїть на військовому обліку?
Направте працівника до ТЦК за місцем проживання, вручіть йому відповідне повідомлення і зафіксуйте це письмово. До моменту взяття на облік трудові відносини оформлювати не можна, а якщо працівник уже працює, роботодавець має терміново повідомити ТЦК.
Чи відповідає підприємство за неявку працівника до ТЦК за повісткою?
Підприємство зобов’язане належно оповістити працівника, надіслати ТЦК підтвердні документи у триденний строк і контролювати прибуття, але не відповідає автоматично за будь-яку неявку. Якщо виклик не вручили або працівника не відпустили з роботи, відповідальність може лягти на керівника або відповідальну особу.
Куди звітувати, якщо працівник перебуває на військовому обліку в іншому місті?
Повідомлення про такого працівника подають до ТЦК за місцем його перебування на обліку, а не лише за місцезнаходженням підприємства. Цю інформацію можна уточнити у військово-обліковому документі або через самого працівника.
Чи мають право перевіряти дані з Резерв+ замість паперового військово-облікового документа?
Під час воєнного стану електронний військово-обліковий документ із застосунку Резерв+ має таку саму юридичну силу, як паперовий. Для обліку списки зберігають разом із копіями паперових ВОД або роздрукованими електронними ВОД; під час прийняття враховуйте перевірку е-ВОД за правилом 72 годин.
Як оскаржити штраф від ТЦК за порушення військового обліку на підприємстві?
Постанову про накладення адміністративного штрафу можна оскаржити до суду протягом десяти днів з дня її винесення. Для цього потрібно подати позов про визнання постанови протиправною, але головним аргументом має бути доведення, що порушення не було або відповідальність несе інша особа.
За інформацією видання «LB.ua».
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Докладніше.