Наказ про призначення відповідальної особи

Коли потрібен наказ про призначення відповідальної особи?

Наказ про призначення відповідальної особи оформлюється тоді, коли керівник має закріпити за працівником конкретний напрям роботи або обов’язок, який потребує персональної відповідальності. Це може бути відповідальний за пожежну безпеку, охорону праці, військовий облік, ведення кадрових документів, облік матеріальних цінностей, технічний стан приміщення, архів, використання службового автомобіля, електронний документообіг або захист персональних даних.

Такий наказ потрібен не лише для внутрішнього порядку. Він допомагає довести, що на підприємстві визначено особу, яка організовує або контролює відповідний процес. Наприклад, під час перевірки можуть попросити показати, хто відповідає за інструктажі з охорони праці, ведення журналів, зберігання печатки чи подання інформації до ТЦК. Якщо відповідальна особа змінюється, перебуває у відпустці або звільняється, доцільно видати новий наказ або наказ про тимчасове покладення обов’язків.

Хто має право подати

Наказ видає особа, яка має право діяти від імені роботодавця: директор підприємства, керівник установи, голова організації, керівник філії в межах наданих повноважень або фізична особа-підприємець, яка використовує найману працю. Працівник самостійно не подає такий документ, але може бути призначений відповідальним лише в межах трудових обов’язків, посадової інструкції, кваліфікації та фактичної можливості виконувати доручену функцію.

Якщо призначення передбачає додаткове навантаження, матеріальну відповідальність, доступ до персональних даних або спеціальні знання, роботодавцю варто перевірити підстави для такого рішення. У деяких сферах потрібне навчання, інструктаж, посвідчення або окремий договір про матеріальну відповідальність.

Куди подається наказ про призначення відповідальної особи

Зазвичай наказ про призначення відповідальної особи нікуди не подається як окрема заява. Це внутрішній розпорядчий документ роботодавця, який реєструється в журналі наказів або в електронній системі документообігу та зберігається у кадровій, адміністративній чи іншій відповідальній службі.

Водночас копія наказу може надаватися на вимогу контролюючих органів або контрагентів. Наприклад, під час перевірки з питань охорони праці чи пожежної безпеки його можуть переглядати Держпраці або ДСНС. Якщо йдеться про військовий облік, документ може бути потрібний для підтвердження відповідальної особи перед ТЦК. Для банку, аудитора, власника майна або головного офісу наказ може підтверджувати повноваження працівника діяти в певній сфері.

Підстава видання наказу

Підстава для видання наказу залежить від того, за який напрям призначається відповідальна особа. Це може бути вимога законодавства, внутрішнє положення підприємства, службова записка керівника підрозділу, рішення власника, зміна організаційної структури, відсутність попереднього відповідального працівника або потреба впорядкувати документообіг.

У тексті наказу бажано не обмежуватися загальною фразою про виробничу необхідність, якщо є конкретна причина. Наприклад, можна зазначити, що наказ видається для організації ведення військового обліку, забезпечення пожежної безпеки в приміщенні, належного зберігання матеріальних цінностей або виконання вимог законодавства про охорону праці. Чітка підстава допомагає зрозуміти мету документа і межі відповідальності працівника.

Які документи додаються

До наказу не завжди формують окремий пакет додатків, але для належного оформлення варто підготувати документи, які підтверджують правомірність призначення та обсяг обов’язків. Перелік залежить від напряму відповідальності.

• посадова інструкція працівника або зміни до неї;
• службова записка керівника підрозділу про потребу призначення відповідальної особи;
• положення про структурний підрозділ або внутрішній порядок роботи;
• документи про навчання, інструктаж або перевірку знань, якщо це потрібно для конкретної сфери;
• акт приймання-передачі матеріальних цінностей, документів, ключів, печатки чи обладнання;
• договір про повну матеріальну відповідальність, якщо законодавство допускає його укладення для відповідної посади;
• заява або письмова згода працівника, якщо на нього покладаються додаткові обов’язки поза основною трудовою функцією;
• попередній наказ про звільнення, переведення або припинення повноважень іншої відповідальної особи.

Структура та обов’язкові реквізити

Наказ має бути оформлений як розпорядчий документ. Він повинен чітко відповідати на питання: хто призначається, за що відповідає, з якої дати, на який строк і хто контролює виконання. Якщо використовується готовий бланк або шаблон, його потрібно адаптувати під конкретну ситуацію, а не залишати загальні формулювання.

• повна назва підприємства, установи, організації або дані ФОП;
• назва документа: наказ;
• дата, номер і місце видання;
• заголовок, наприклад: про призначення відповідальної особи;
• підстава видання наказу;
• прізвище, ім’я, по батькові працівника та його посада;
• конкретний напрям відповідальності;
• дата початку виконання обов’язків;
• перелік дій, які має виконувати відповідальна особа;
• порядок передачі документів, майна або повноважень, якщо це потрібно;
• особа, на яку покладено контроль за виконанням наказу;
• підпис керівника;
• відмітка про ознайомлення працівника під підпис.

Як правильно заповнити

Під час заповнення наказу спочатку потрібно визначити конкретну сферу відповідальності. Формулювання на кшталт «призначити відповідальним за все» створює ризики, бо не дає зрозуміти межі обов’язків. Краще писати конкретно: «призначити відповідальним за ведення військового обліку», «за організацію пожежної безпеки в офісному приміщенні», «за зберігання первинних бухгалтерських документів».

Далі зазначається працівник: повністю прізвище, ім’я, по батькові та посада згідно зі штатним розписом або трудовим договором. Якщо обов’язки покладаються тимчасово, наприклад на період відпустки іншого працівника, це потрібно прямо вказати. Якщо відповідальність пов’язана з майном, бажано оформити акт приймання-передачі. Якщо напрям вимагає навчання або інструктажу, у наказі можна зазначити обов’язок пройти його до початку виконання функцій.

У кінці наказу визначається особа, яка контролює виконання. Часто це сам керівник або заступник директора. Після підписання наказ реєструється, а працівник ознайомлюється з ним під підпис із зазначенням дати.

Ознайомлення працівника з наказом

Працівника, якого призначають відповідальною особою, потрібно ознайомити з наказом. Це підтверджує, що він знає про покладені обов’язки, дату початку їх виконання та межі відповідальності. Зазвичай на примірнику наказу робиться відмітка: «З наказом ознайомлений», ставиться підпис працівника, його ініціали, прізвище і дата.

Якщо наказ ведеться в електронній системі, ознайомлення може підтверджуватися електронним підписом або іншим способом, передбаченим внутрішніми правилами роботодавця. Якщо працівник відмовляється підписувати ознайомлення, роботодавець може скласти акт про відмову. Важливо не підміняти ознайомлення усним повідомленням, особливо коли йдеться про охорону праці, пожежну безпеку, матеріальні цінності або військовий облік.

Типові помилки

Найчастіше проблеми виникають через надто загальний текст наказу або відсутність документів, які підтверджують можливість виконання покладених обов’язків. Перед тим як скачати зразок і використати його в роботі, варто перевірити, чи відповідає він саме вашій ситуації.

• не вказано конкретний напрям відповідальності;
• працівника призначено без урахування його посади та трудових обов’язків;
• немає дати, з якої починається виконання обов’язків;
• відсутня підстава видання наказу;
• не оформлено акт передачі майна, документів або ключів;
• не проведено необхідний інструктаж чи навчання;
• працівника не ознайомлено з наказом під підпис;
• не скасовано або не змінено попередній наказ після звільнення відповідальної особи;
• використано старий шаблон без адаптації до чинної структури підприємства.

Строки розгляду

Оскільки наказ про призначення відповідальної особи є внутрішнім документом роботодавця, він не проходить розгляд у ЦНАП, суді чи іншому органі. Строк його підготовки визначається самим підприємством. На практиці наказ видають до початку виконання працівником відповідних обов’язків або в день виникнення потреби: відкриття нового об’єкта, перевірки, зміни відповідальної особи, прийняття працівника на посаду чи передачі майна.

Якщо наказ потрібен для підтвердження перед контролюючим органом, його краще оформити завчасно, а не після отримання запиту. Документ діє з дати, зазначеної в тексті, до його скасування, заміни новим наказом або закінчення визначеного строку.

Часті питання

Чи можна використати один наказ для кількох відповідальних осіб?

Так, якщо потрібно призначити кількох працівників за різними напрямами або за різними об’єктами. У такому разі в наказі варто окремо зазначити кожну особу, її посаду та конкретну сферу відповідальності. Не бажано об’єднувати обов’язки так, щоб було незрозуміло, хто за що відповідає.

Чи потрібна згода працівника на призначення відповідальною особою?

Якщо обов’язки входять до трудової функції працівника, окрема згода зазвичай не потрібна. Якщо ж на працівника покладаються додаткові обов’язки, матеріальна відповідальність або робота, не передбачена посадовою інструкцією, доцільно отримати письмову згоду та належно оформити зміни.

Чи можна призначити відповідальною особою працівника за сумісництвом?

Можна, якщо його режим роботи, кваліфікація і трудові обов’язки дозволяють виконувати відповідну функцію. Для напрямів, де потрібна постійна присутність або оперативне реагування, роботодавцю варто оцінити, чи не створить сумісництво організаційних ризиків.

Чи потрібно оновлювати наказ після звільнення відповідальної особи?

Так. Якщо працівник звільняється, переводиться на іншу посаду або більше не може виконувати обов’язки, потрібно видати новий наказ про призначення іншої особи або про тимчасове покладення обов’язків. Також варто оформити передачу документів, майна чи доступів.

Чи є затверджена державна форма такого наказу?

Для більшості випадків універсальної державної форми немає. Роботодавець може використовувати власний бланк наказу, але документ має містити необхідні реквізити, чітке формулювання обов’язків і підпис керівника. Для окремих сфер можуть діяти спеціальні вимоги до змісту супровідних документів.

Чи потрібно реєструвати наказ у журналі?

Так, наказ доцільно зареєструвати в системі внутрішнього документообігу або журналі наказів. Реєстраційний номер і дата допомагають підтвердити, коли саме документ був виданий і з якого моменту працівник набув відповідних обов’язків.

Чи може відповідальна особа нести матеріальну відповідальність лише на підставі наказу?

Не завжди. Сам наказ підтверджує призначення, але для повної матеріальної відповідальності можуть знадобитися додаткові підстави, зокрема відповідна посада, передача майна за актом і окремий договір, якщо його укладення допускається законодавством.

Чим відрізняється наказ від посадової інструкції?

Посадова інструкція описує постійні трудові обов’язки за посадою, а наказ закріплює конкретне управлінське рішення керівника: кого саме і з якої дати призначено відповідальним. Найкраще, коли ці документи узгоджені між собою і не суперечать один одному.