Трудовий договір

Коли потрібен трудовий договір?

Трудовий договір потрібен тоді, коли працівник виконує роботу за певною посадою або професією, підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку, отримує заробітну плату і має трудові гарантії. На відміну від цивільно-правового договору, він оформлює саме трудові відносини, а не разове виконання послуги чи роботи.

Письмова форма особливо важлива при прийнятті працівника на роботу до фізичної особи-підприємця, при укладенні строкового трудового договору, дистанційній або надомній роботі, роботі з неповним робочим часом, сумісництві, роботі неповнолітніх, а також коли працівник наполягає на письмовому оформленні умов. Зразки трудових договорів також використовують кадровики для перевірки, чи не пропущені істотні умови: посада, дата початку роботи, оплата, режим, права та обов’язки сторін.

Сторони трудового договору

Сторонами трудового договору є працівник і роботодавець. Працівником може бути фізична особа, яка має необхідний вік, документи та, за потреби, кваліфікацію для виконання роботи. Роботодавцем може бути юридична особа, державний орган, комунальна установа, приватне підприємство або фізична особа-підприємець.

У договорі важливо правильно зазначити повні дані сторін. Для роботодавця-юридичної особи вказують назву, код ЄДРПОУ, місцезнаходження, посаду та ПІБ представника, підставу його повноважень. Для ФОП зазначають ПІБ, реєстраційні дані, податковий номер і адресу. Для працівника вказують ПІБ, паспортні дані або дані ID-картки, реєстраційний номер облікової картки платника податків, адресу проживання та контактні дані.

Хто має право подати

Трудовий договір не подається працівником як заява до органу влади, а укладається між працівником і роботодавцем. Ініціювати оформлення може будь-яка сторона: роботодавець після відбору кандидата або працівник, який хоче зафіксувати погоджені умови праці письмово.

Підписувати договір від імені роботодавця має особа з належними повноваженнями: керівник, власник, ФОП або представник за довіреністю чи установчими документами. Працівник підписує документ особисто. Якщо працівник неповнолітній, оформлення має враховувати додаткові гарантії трудового законодавства, медичні вимоги та обмеження щодо умов праці.

Куди подається трудовий договір

Після підписання трудовий договір зберігається у роботодавця в кадрових документах, а працівнику бажано отримати свій примірник. Якщо договір укладається у письмовій формі, кожна сторона повинна мати підписаний екземпляр з однаковим текстом.

До початку фактичної роботи роботодавець подає повідомлення про прийняття працівника до податкового органу в установленому порядку. Також роботодавець видає наказ або розпорядження про прийняття на роботу, ознайомлює працівника з умовами праці, правилами внутрішнього трудового розпорядку, посадовою інструкцією, правилами охорони праці та іншими локальними документами. Сам трудовий договір до ЦНАП, суду чи Пенсійного фонду зазвичай не подається, але може бути доказом у трудовому спорі.

Істотні умови трудового договору

Істотні умови визначають, про що саме домовилися сторони. Якщо вони сформульовані нечітко, надалі можуть виникнути спори щодо обсягу роботи, зарплати, графіка, місця виконання обов’язків або строку дії договору. Саме тому зразок трудового договору варто використовувати не механічно, а з урахуванням конкретної посади.

• найменування посади, професії або трудової функції працівника;
• місце роботи: офіс, виробничий об’єкт, відокремлений підрозділ, дистанційний формат;
• дата початку роботи;
• вид договору: безстроковий, строковий або на час виконання певної роботи;
• умови оплати праці: оклад, тарифна ставка, доплати, премії, строки виплати;
• режим роботи: повний або неповний робочий час, графік, зміни, вихідні;
• права, обов’язки та відповідальність сторін;
• умови відпусток, охорони праці, конфіденційності та припинення договору.

Які документи додаються

Для укладення трудового договору працівник зазвичай надає документи, які підтверджують особу, податкові дані, освіту або право виконувати певну роботу. Конкретний перелік залежить від посади, сфери діяльності та вимог законодавства до професії.

• паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків або відмітка про відмову від нього;
• трудова книжка за наявності або відомості про трудову діяльність;
• документ про освіту, кваліфікацію, спеціальну підготовку, якщо це потрібно для посади;
• медична довідка або результат медичного огляду для робіт, де це обов’язково;
• військово-обліковий документ для військовозобов’язаних, призовників і резервістів;
• заява про прийняття на роботу, якщо її використовує роботодавець у кадровому процесі;
• документи про пільги або особливий статус, якщо працівник просить врахувати їх при оформленні.

Структура та обов’язкові реквізити

Трудовий договір має бути структурованим, щоб сторони могли швидко знайти потрібну умову. Заповнений зразок трудового договору зазвичай містить преамбулу, предмет договору, умови роботи, оплату, права та обов’язки сторін, відповідальність, порядок зміни й припинення договору, реквізити та підписи.

• назва документа і дата укладення;
• місце укладення договору;
• повні дані роботодавця і працівника;
• посада, професія або конкретна трудова функція;
• дата початку роботи та строк дії, якщо договір строковий;
• місце роботи і режим робочого часу;
• умови оплати праці та соціальних гарантій;
• порядок надання відпусток і забезпечення охорони праці;
• підстави зміни, продовження або припинення договору;
• підписи сторін і, за наявності, печатка роботодавця.

Як правильно заповнити

Перед тим як скачати бланк і використовувати його для оформлення, потрібно визначити вид договору. Безстроковий трудовий договір зразок підходить для постійної роботи без визначеної дати завершення. Строковий трудовий договір зразок використовують, коли робота має тимчасовий характер, працівник заміщує відсутню особу, виконує сезонну роботу або є інші підстави для визначення строку.

У полі про посаду не варто писати загальні формулювання на кшталт “працівник” або “спеціаліст”, якщо фактично йдеться про конкретну функцію. Краще вказати точну назву посади та за потреби послатися на посадову інструкцію. У розділі про оплату потрібно зазначити не лише розмір окладу або тарифної ставки, а й порядок виплати, можливість преміювання, доплат чи компенсацій.

Якщо робота виконується дистанційно, слід окремо прописати спосіб комунікації, порядок постановки завдань, облік робочого часу, використання обладнання та захист службової інформації. Для сумісництва варто зазначити, що робота виконується не за основним місцем роботи.

Типові помилки

Помилки у трудовому договорі часто виникають через використання універсального шаблону без адаптації до конкретної посади. Це може ускладнити кадрове оформлення або стати підставою для спору між працівником і роботодавцем.

• не зазначено, договір строковий чи безстроковий;
• у строковому договорі не пояснено підставу встановлення строку;
• посада або трудова функція описана нечітко;
• умови оплати праці сформульовані загально, без порядку виплати;
• не визначено місце роботи або формат дистанційної роботи;
• договір підписала особа без належних повноважень;
• працівника допустили до роботи без повідомлення податкового органу;
• працівнику не видали його примірник договору;
• договір фактично підміняє цивільно-правову угоду або навпаки.

Строки розгляду

Трудовий договір не має процедури “розгляду” як заява чи скарга. Його умови погоджуються сторонами до початку роботи. Дата початку роботи вказується в самому договорі та дублюється в наказі про прийняття на роботу.

Важливо, щоб працівника не допустили до виконання обов’язків раніше, ніж роботодавець оформить необхідні кадрові документи і подасть повідомлення до податкового органу. Якщо сторони змінюють істотні умови праці, це оформлюється додатковою угодою або іншим кадровим документом відповідно до трудового законодавства.

Часті питання

Чи обов’язково укладати трудовий договір письмово?

У багатьох випадках трудові відносини підтверджуються наказом про прийняття на роботу, але письмова форма є обов’язковою або рекомендованою для окремих категорій роботи, зокрема у ФОП, при строковій, дистанційній роботі, роботі неповнолітніх або коли працівник просить письмовий документ.

Чим трудовий договір відрізняється від цивільно-правового?

За трудовим договором працівник виконує роботу за посадою, підпорядковується правилам роботодавця і має трудові гарантії. За цивільно-правовим договором важливий результат роботи або послуги, а не процес праці за графіком роботодавця.

Чи можна використати один шаблон для всіх працівників?

Базовий шаблон можна використовувати як основу, але кожен договір потрібно адаптувати до посади, режиму роботи, оплати, строку, місця виконання роботи та специфічних вимог. Для директора, бухгалтера, продавця, водія або дистанційного працівника умови будуть різними.

Що краще: строковий чи безстроковий трудовий договір?

Безстроковий договір застосовується для постійної роботи. Строковий договір доречний, коли є об’єктивна причина обмежити роботу певним строком або подією. Якщо підстав для строковості немає, роботодавцю варто обережно використовувати таку форму.

Чи потрібно реєструвати трудовий договір у державному органі?

Сам договір зазвичай не реєструється. Однак роботодавець зобов’язаний повідомити податковий орган про прийняття працівника до початку роботи. Також кадрові дані мають відображатися у внутрішніх документах роботодавця та звітності.

Чи можна укласти трудовий договір з ФОП?

Так, фізична особа-підприємець може бути роботодавцем і укладати трудові договори з працівниками. У такому договорі особливо важливо правильно зазначити дані ФОП, місце роботи, посаду, оплату, графік і порядок виконання обов’язків.

Чи потрібна посадова інструкція до трудового договору?

Посадова інструкція не завжди є обов’язковим додатком, але вона допомагає деталізувати обов’язки працівника. Якщо в договорі зазначено, що працівник виконує роботу згідно з посадовою інструкцією, його потрібно ознайомити з нею під підпис.

Де знайти трудовий договір зразок заповнений?

Заповнений приклад корисний для розуміння логіки оформлення: як зазначити сторони, посаду, оплату, строк і підписи. Водночас перед підписанням потрібно замінити всі умовні дані на реальні та перевірити, чи відповідають умови фактичній роботі працівника.