Апостиль на документ від Державної податкової служби підтверджує справжність підпису посадової особи та печатки, якою скріплено документ. Це стандартна процедура для країн, які приєдналися до Гаазької конвенції 1961 року, — саме там довідка, витяг чи підтвердження української податкової матимуть юридичну силу.
Для документів, виданих органами ДПС, апостиль проставляє сама податкова служба, а не Міністерство закордонних справ чи юстиції. Це спрощує процес: документи на апостиль подають до Державної податкової служби України у встановленому порядку; адресу й спосіб подання перевіряйте на сайті ДПС, подаєте заяву, сплачуєте адміністративний збір і за кілька робочих днів отримуєте легалізований документ. Однак на практиці процедура має низку нюансів, які варто розуміти до подання документів, щоб не отримати відмову і не втратити час.
Коротко
- Проставлення апостиля на документах ДПС здійснює Державна податкова служба України, а не орган-видавець на місці., або уповноважений підрозділ центрального апарату.
- Процедура діє для країн — учасниць Гаазької конвенції; для решти держав потрібна консульська легалізація.
- Подають оригінал документа або нотаріально засвідчену копію, заяву встановленого зразка та документ про сплату збору.
- Строк розгляду документів для проставлення апостиля встановлює компетентний орган; фіксовані строки без джерела краще не наводити. (точні строки уточнюйте в конкретному органі).
- Апостиль не підтверджує зміст документа, а лише автентичність підпису та печатки.
Які документи від ДПС можна апостилювати
Апостилюванню підлягають офіційні документи, видані органами Державної податкової служби та призначені для використання за кордоном. Найчастіше це:
- довідка про відсутність податкової заборгованості;
- довідка про доходи або сплачені податки;
- витяг з реєстру платників податків;
- підтвердження податкового резидентства України;
- копії податкових декларацій з відміткою про прийняття.
Головна умова — документ має містити підпис уповноваженої особи та печатку органу ДПС, які можна звірити зі зразками, наявними в розпорядженні апостилюючого органу. Якщо документ електронний, скажімо, сформований в електронному кабінеті платника, його потрібно попередньо роздрукувати та засвідчити в територіальному органі ДПС — тільки після цього апостиль ставиться на паперовий носій. Електронний документообіг регулюється Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», в Україні існують і електронні апостилі; формат залежить від виду документа та компетентного органу.
Не підлягають апостилюванню документи, що не містять підпису та печатки (наприклад, роздруківка з відкритих реєстрів без засвідчення), а також документи, які видані органами місцевого самоврядування, — на них апостиль проставляє МЗС України. Якщо документ складений українською мовою, для використання за кордоном його зазвичай потрібно перекласти та нотаріально засвідчити переклад. За потреби апостиль можуть проставляти і на нотаріально оформленому перекладі; це окрема процедура., а переклад легалізується окремо в нотаріальному порядку.
Хто має право ставити апостиль на документи ДПС
Відповідно до міжнародних зобов’язань України та внутрішнього розподілу повноважень, апостиль на документи, видані органами Державної податкової служби, проставляють уповноважені посадові особи самої ДПС. Це може бути територіальний орган, який безпосередньо видав документ, або центральний апарат служби для документів загальнодержавного характеру.
Такий підхід виключає посередників: вам не потрібно спершу їхати до Міністерства юстиції чи МЗС, а потім пояснювати, що довідку видала податкова. Орган ДПС перевіряє зразок підпису та відбиток печатки за власними реєстрами й одразу проставляє апостиль на звороті документа, на окремому аркуші або у вигляді штампу.
Важливо не плутати апостиль із засвідченням копії. Якщо за кордон потрібно подати саме оригінал, апостилюється оригінал. Якщо достатньо копії — її спершу засвідчує нотаріус, і апостиль проставляється на нотаріально засвідченій копії. Нотаріальне засвідчення — окрема процедура, яку ДПС не виконує. Водночас якщо документ підписаний особою, яка вже звільнилася, а її підпис не передано до актуального реєстру зразків, орган може відмовити в проставленні. У такій ситуації раціонально отримати дублікат документа з підписом чинної посадової особи.
Куди звертатися і як подати документи
Заяву та пакет документів для апостиля на документах ДПС подають до Державної податкової служби України., або до визначеного підрозділу центрального апарату. Приймання відбувається в порядку, встановленому для надання адміністративних послуг: особисто представником, через уповноважену особу за довіреністю або поштою.
Для юридичної особи потрібен представник із належно оформленими повноваженнями. Це може бути керівник, який діє на підставі статуту, або інша особа за довіреністю від юридичної особи. Якщо ж документи подає представник без статутних повноважень, йому знадобиться довіреність на отримання документів — вона підтверджує і право подати заяву, і право забрати готовий результат.
Окремий випадок — документ підписаний особою, яка не є керівником. Щоб уникнути відмови, переконайтеся, що посадова особа, чий підпис стоїть на документі, включена до зразків підписів, переданих до органу, що апостилює. За потреби можна оформити наказ про надання права підпису документів, який зафіксує повноваження підписанта всередині компанії. У багатьох регіонах приймання заяв також здійснюють центри обслуговування платників, що дозволяє подати пакет у зручнішому форматі без втрати строків обробки.
Скільки коштує апостиль і як довго чекати
Проставлення апостиля — платна адміністративна послуга. Точний розмір адміністративного збору затверджується нормативними актами і може змінюватися, тож перед поданням заяви варто уточнити актуальну суму в конкретному органі ДПС або на його офіційному вебсайті. Орієнтовний строк обробки:
| Режим | Строк обробки |
|---|---|
| Стандартний | до 5 робочих днів |
| Прискорений | до 2 робочих днів |
| За наявності підстав для додаткової перевірки | до 10 робочих днів |
До строку обробки не входить час пересилання документів поштою. Якщо заява подана поштою, рахуйте загальний час з моменту надходження пакета до органу ДПС, а не з моменту відправлення. Сплачений збір не повертається, якщо послугу вже надано належним чином, навіть якщо заявник згодом передумав використовувати документ.
Чи можна подати заяву онлайн
На момент публікації електронного сервісу для проставлення апостиля на документи ДПС не існує. Попри активний перехід податкової на електронний документообіг, апостиль — це фізичний штамп або окремий аркуш, який скріплюється з паперовим документом. Тому заяву і сам документ потрібно подавати фізично: особисто, через представника або поштою.
Це не означає, що документ обов’язково має бути паперовим від початку. Електронну довідку можна роздрукувати, засвідчити в органі ДПС і лише після цього апостилювати. Але сама процедура апостилювання залишається офлайн-послугою, тож плануйте час на особистий візит або поштове пересилання. Поштове подання доцільно оформлювати рекомендованим листом з описом вкладення, щоб мати підтвердження факту надсилання та складу пакета.
Що каже закон
Правова база апостилювання в Україні включає Гаазьку конвенцію 1961 року, яка скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів між державами-учасницями. На її виконання в Україні діє розподіл повноважень: різні органи проставляють апостиль на документи, видані їхніми системами, — Мін’юст, МЗС, Міносвіти і, зокрема, ДПС для податкових документів.
Ключові законодавчі акти, які визначають загальні засади роботи з офіційними документами та їх використанням за кордоном:
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» — регулює статус електронних документів, які дедалі частіше стають вихідною формою податкових довідок.
- Ключовими для цієї процедури є Конвенція, постанова КМУ про повноваження та Правила проставлення апостиля., що використовуються в міжнародних ділових відносинах, зокрема при зверненні до іноземних контрагентів.
Точний склад документів, які подаються для апостилю, вимоги до оформлення заяви і реквізити для сплати збору визначаються підзаконними актами, зокрема наказами Міністерства фінансів України та нормативними документами ДПС. Перед поданням обов’язково звіряйтеся з актуальною редакцією цих актів на офіційному сайті податкової служби.
Для швидкого порівняння двох основних способів легалізації:
| Параметр | Апостиль | Консульська легалізація |
|---|---|---|
| Де застосовується | Країни Гаазької конвенції | Інші країни |
| Хто виконує | Орган ДПС | МЗС + консульство |
| Кількість етапів | 1 | 2 і більше |
| Типова тривалість | до 5 робочих днів | зазвичай довше |
Покроково
- Перевірте, куди їде документ. Переконайтеся, що країна призначення є учасницею Гаазької конвенції. Якщо ні — знадобиться консульська легалізація, а не апостиль.
- Підготуйте документ. Візьміть оригінал або зробіть нотаріально засвідчену копію залежно від вимог приймаючої сторони. Перевірте наявність підпису і печатки.
- Оформіть заяву. Заповніть заяву встановленого зразка, яку можна отримати в органі ДПС або завантажити з його офіційного сайту.
- Сплатіть адміністративний збір. Уточніть суму і реквізити, збережіть квитанцію — вона додається до пакета документів.
- Подайте пакет. Особисто, через представника за довіреністю або поштою — до територіального органу ДПС, який видав документ.
- Отримайте результат. Після обробки вам повернуть документ з проставленим апостилем, а також примірник заяви з відміткою про надання послуги.
Документи
- Зразок довіреності від юридичної особи — потрібен, коли заяву на апостиль подає представник компанії, який не є керівником.
- Зразок довіреності на отримання документів — стане в пригоді, якщо подає одна особа, а забирати готовий документ буде інша.
- Зразок наказу про надання права підпису документів — використовується, коли документ від ДПС підписує не керівник, а інша уповноважена посадова особа.
Строки, штрафи, типові помилки
- Подання документа, виданого іншим органом. Найчастіша відмова: людина несе до ДПС документ, який видало, наприклад, Міністерство юстиції або орган місцевого самоврядування. Апостиль на нього ставить інший уповноважений орган.
- Подача електронної роздруківки без засвідчення. Електронний документ без підпису та печатки органу ДПС не має реквізитів, які можна засвідчити апостилем.
- Неправильна країна призначення. Якщо документ планується використати в державі поза Гаазькою конвенцією, апостиль не матиме юридичної сили.
- Несплачений або частково сплачений збір. Заява без підтвердження оплати повертається без розгляду.
- Відсутність повноважень у представника. Якщо заяву подає третя особа без належної довіреності, пакет документів не приймуть.
- Невідповідність підпису зразкам. Якщо посадова особа, яка підписала документ, відсутня в реєстрі зразків ДПС, апостиль не проставлять, і доведеться отримувати дублікат.
- Штрафи за прострочення не передбачені. Зволікання не тягне адміністративної відповідальності, але подовжує процес легалізації і може зірвати строки подання документів за кордоном.
Часті питання
Чи можна поставити апостиль на електронну довідку з електронного кабінету платника?
Так, але спершу документ потрібно роздрукувати і засвідчити в територіальному органі ДПС, щоб на папері з’явилися підпис уповноваженої особи та печатка. Після цього апостиль проставляється на паперовому носії, оскільки в Україні процедура апостилювання електронних документів окремо не впроваджена.
Чи діє апостиль безстроково?
Сам апостиль не має строку придатності, оскільки він лише підтверджує автентичність підпису та печатки на конкретному документі. Водночас іноземні установи можуть висувати власні вимоги до свіжості документа, тому краще заздалегідь уточнити їх у приймаючої сторони.
Скільки апостилів можна поставити на один документ?
На один офіційний документ проставляється один апостиль. Якщо потрібно легалізувати кілька документів, кожен апостилюється окремо, і збір сплачується за кожен документ.
Чи можна відкликати заяву на апостиль і повернути сплачений збір?
До моменту виконання послуги заяву можна відкликати письмово, звернувшись до органу ДПС. Питання повернення адміністративного збору вирішується за загальними правилами бюджетного відшкодування і залежить від того, чи послугу вже було надано.
Чи ставить ДПС апостиль на документи, видані старою назвою — ДФС або ДПА?
Документи, видані правонаступниками ДПС — колишніми ДФС чи ДПА, — апостилюються за умови, що орган ДПС має у своїх реєстрах зразки підписів і печаток відповідного періоду. Якщо таких зразків немає, доведеться отримати дублікат документа вже з теперішніми реквізитами.
Що робити, якщо в апостилі виявлено помилку?
Зверніться до органу, який проставив апостиль, із заявою про виправлення. Помилковий апостиль анулюється, а на документі проставляється новий. Плата за виправлення помилки, допущеної з вини органу, не стягується, але це треба підтвердити під час звернення.
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Докладніше.