Підприємство не має права просто викинути ділові папери, навіть якщо строк їх зберігання вже минув. Закон вимагає провести експертизу цінності документів, призначити комісію, скласти акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, і лише після цього знищувати їх. Це стосується і паперових, і електронних носіїв.
Порушення процедури може мати неприємні наслідки: від претензій під час податкової перевірки до неможливості підтвердити господарську операцію або трудовий стаж працівника. До того ж не можна забувати про відповідальність за військовий облік, адже штрафи за його порушення на підприємствах сягають майже 60 тисяч гривень. Далі — покроковий алгоритм, який допоможе зробити все правильно.
Коротко
- Знищувати дозволено лише документи, у яких минув строк зберігання за Переліком типових документів.
- Процедуру виконує комісія, яку керівник призначає наказом.
- Підсумковий документ — акт про знищення документів, до якого додають перелік справ.
- Електронні документи знищують за тими самими правилами, що й паперові.
- Кадрові документи та військово-облікові справи знищувати раніше строку заборонено.
- Передавати документи на макулатуру можна лише після попереднього подрібнення, якщо вони містять персональні дані.
Які документи можна знищувати, а які підлягають тривалому зберіганню
Перш ніж узятися за утилізацію, треба зрозуміти, чи справді строк зберігання конкретної справи минув. Строки визначено у Переліку типових документів, затвердженому Міністерством юстиції України. Це довідник, у якому для кожного виду документів вказано мінімальний строк зберігання. Він охоплює управлінську, кадрову, бухгалтерську та господарську документацію.
Окрему увагу варто звернути на кадрові документи. Особові картки, накази про прийом, переведення і звільнення, особові рахунки працівників зазвичай зберігаються 75 років. Це означає, що навіть для невеликої фірми, яка працює 10–15 років, кадрові справи знищувати ще рано. Помилка тут може позбавити працівника можливості підтвердити стаж для пенсії, а підприємство — отримати претензії від Пенсійного фонду.
Бухгалтерські первинні документи, регістри обліку і фінансова звітність зберігаються не менше 5 років. Це строк, встановлений податковим законодавством для підтвердження господарських операцій. Договори, акти виконаних робіт, накладні — зазвичай від 3 до 5 років, залежно від типу документа. Однак якщо документ є доказом у судовій справі, податковій перевірці або кримінальному провадженні, знищувати його не можна до завершення провадження, навіть якщо строк зберігання вже сплив.
Військово-облікові документи на підприємстві мають особливий статус. Роботодавець зобов’язаний вести списки військовозобов’язаних працівників і перевіряти їхні військово-облікові документи. За порушення правил військового обліку адмінштраф загрожує посадовим особам; за окремі склади він може сягати 59 500 грн. Строк зберігання документів з військового обліку залежить від їх виду за Переліком; універсального правила «до завершення обліку працівника» немає. Якщо працівника виключено з військового обліку, відповідні документи можна знищувати лише після закінчення всіх строків, передбачених для таких справ.
Чи потрібна комісія для знищення документів
Так. Одна людина не має права самостійно вирішувати, які документи знищувати, і знищувати їх без оформлення. Керівник підприємства видає наказ про створення комісії, у якому визначає склад і завдання комісії. Без такого наказу комісія не має повноважень, а її рішення не є легітимними.
До комісії зазвичай входять головний бухгалтер, працівник кадрової служби, юрист або особа, відповідальна за діловодство. Якщо підприємство маленьке, до комісії можуть увійти сам керівник і бухгалтер. Склад комісії керівник визначає наказом; у тексті краще не фіксувати універсальний мінімум у «дві-три особи». Кожен член комісії несе відповідальність за правильність експертизи, тому важливо обирати людей, які розуміються на документах.
Комісія проводить експертизу цінності документів. Це означає, що вона переглядає справи, звіряє їх з переліком строків зберігання і складає список документів, у яких строк уже минув. Якщо у комісії виникає сумнів щодо цінності документа, він не повинен включатися до списку на знищення. Після цього комісія готує проєкт акта про знищення документів і передає його на затвердження керівнику. Знищення без проведення такої експертизи — це порушення правил діловодства, яке може призвести до втрати важливих документів.
Як скласти акт про знищення документів
Акт про знищення документів — це підсумковий документ, який фіксує, які саме справи знищено, у якій кількості і на якій підставі. Без цього акта знищення вважається неоформленим, а документи — такими, що зникли без дозволу. Акт є доказом того, що підприємство діяло відповідно до законодавства, а не просто втратило папери.
В акті зазначають: назву підприємства, склад комісії, дату проведення експертизи, перелік документів, що підлягають знищенню (або посилання на доданий опис), загальну кількість справ або аркушів, спосіб знищення. Опис зазвичай оформлюється окремим додатком, у якому перелічують кожну справу, її назву, крайні дати, кількість аркушів. Акт підписують усі члени комісії, а затверджує керівник підприємства. Лише після затвердження керівником документи можна фізично знищувати.
Типова помилка — знищити документи, а вже потім «заднім числом» оформити акт. Такий документ не має юридичної сили і не захистить під час перевірки. Акт складають до фізичного знищення або безпосередньо в процесі, але не після. Крім того, акт зберігається постійно в архіві підприємства, тому важливо оформити його без помилок і з чітким описом знищених справ.
Як фізично знищити паперові та електронні документи
Для паперових документів найпоширеніший спосіб — подрібнення в шредері. Це дозволяє зробити документи непридатними для відновлення і зберегти конфіденційність даних. Шредери бувають різного рівня секретності: чим дрібніші фрагменти, тим важче відновити папір. Для документів із персональними даними або фінансовою інформацією бажано використовувати шредери з перехресним різанням, які подрібнюють папір на дрібні шматочки.
Інший варіант — спалювання, але він потребує дотримання правил пожежної безпеки і не завжди можливий в офісних умовах. Спалювати документи слід у спеціально відведених місцях, подалі від будівель і легкозаймистих матеріалів. Якщо підприємство вирішує спалювати великі обсяги документів, варто попередньо узгодити це з органами пожежного нагляду, щоб не порушити правила та не створити небезпеку.
Документи, що не містять конфіденційної інформації, можна передати на переробку як макулатуру. Проте варто розуміти: якщо документ містить персональні дані працівників або фінансову інформацію, передача на макулатуру без попереднього подрібнення є порушенням вимог захисту персональних даних. Тому більшість підприємств обирають подрібнення перед утилізацією, навіть якщо йдеться про типові господарські документи.
Електронні документи знищують шляхом видалення файлів з носіїв. Але просте видалення в кошик не гарантує знищення — файл можна відновити. Тому використовують спеціальне програмне забезпечення для безповоротного видалення, яке перезаписує дані кілька разів. Якщо йдеться про носії, які виходять з ладу або списуються, їх фізично знищують — розбивають, свердлять або розплавляють. Факт знищення електронних документів теж фіксують в акті, із зазначенням кількості файлів та носіїв.
Що каже закон
Основний нормативний документ, який визначає строки зберігання документів, — Перелік типових документів, затверджений Міністерством юстиції України. Він встановлює мінімальні строки зберігання для різних видів документів. Саме на нього спираються підприємства під час експертизи цінності документів. Перелік час від часу оновлюється, тому варто перевіряти чинну редакцію.
Для електронних документів діє Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг». Він визначає, що електронний документ має таку саму юридичну силу, як і паперовий, а отже, і правила його знищення мають бути не менш суворими. Це означає, що для електронних документів також потрібна комісія, наказ та акт.
Окремо варто враховувати вимоги податкового законодавства щодо зберігання первинних документів. Платники податків зобов’язані зберігати первинні документи, регістри обліку і звітність протягом строку, встановленого Податковим кодексом України. Знищення таких документів до завершення цього строку може призвести до неможливості довести реальність господарських операцій під час перевірки. Тому бухгалтерські документи знищують лише після того, як минув строк, необхідний для податкових перевірок.
Закон України «Про пожежну безпеку» також має значення, якщо підприємство вирішує знищувати документи шляхом спалювання. Спалювання має відбуватися у спеціально відведених місцях з дотриманням правил пожежної безпеки. Порушення цих правил може спричинити адміністративну відповідальність, а в разі пожежі — і кримінальну чи цивільно-правову.
Окремо наголосимо: правила військового обліку на підприємстві регулюються також підзаконними актами Міністерства оборони України. Роботодавець має перевіряти військово-облікові документи працівників і вести відповідні списки. Знищення таких документів до закінчення строків зберігання розцінюється як порушення, за яке передбачено штраф у розмірі до 60 тисяч гривень.
Покроково
-
Перевірте строки зберігання кожного виду документів за Переліком типових документів. Визначте, які справи вже можна знищувати, а які ще мають зберігатися. Не покладайтеся на пам’ять — складіть перелік справ із зазначенням строку.
-
Видайте наказ про створення комісії. У наказі визначте склад комісії, її голову і завдання — провести експертизу цінності документів. Обов’язково зазначте дату, до якої комісія має завершити роботу.
-
Комісія переглядає справи, звіряє їх зі строками зберігання та складає перелік документів, що підлягають знищенню. Під час перегляду комісія не лише перевіряє строки, а й оцінює, чи не є документ доказом у поточній справі або перевірці.
-
Підготуйте акт про знищення документів, додайте до нього опис справ. В описі вкажіть назву кожної справи, крайні дати, кількість аркушів і підставу для знищення (закінчення строку зберігання).
-
Затвердьте акт у керівника підприємства. Лише після затвердження можна переходити до фізичного знищення. До цього моменту жоден документ із переліку не можна чіпати.
-
Проведіть фізичне знищення документів обраним способом: подрібнення, спалювання або передача на переробку після подрібнення. Знищення проводять у присутності членів комісії або відповідальної особи.
-
Після знищення переконайтеся, що в акті зафіксовано факт знищення, і збережіть акт разом з описом. Акт зберігається постійно. Копію акта можна долучити до журналу обліку знищених справ, якщо такий є на підприємстві.
Документи
- Наказ про створення комісії — потрібен для призначення комісії, яка проведе експертизу документів. Без нього комісія не має повноважень, а всі її дії не матимуть юридичної сили.
- Акт про знищення документів — підсумковий документ, який фіксує факт знищення. Складається після відбору документів і до фізичного знищення, підписується членами комісії та затверджується керівником.
Строки, штрафи, типові помилки
| Тип документів | Мінімальний строк зберігання | Ризик передчасного знищення |
|---|---|---|
| Кадрові (особові картки, накази про прийом/звільнення) | 75 років | Неможливість підтвердити стаж працівника |
| Бухгалтерські первинні документи | 5 років | Неможливість довести господарську операцію |
| Договори, акти виконаних робіт | 3–5 років | Претензії контрагента або податкової |
| Військово-облікові документи | До завершення обліку працівника | Штраф до 60 тис. грн |
Типові помилки, яких припускаються підприємства:
- Знищення документів без акта, «щоб не захаращувати кабінет».
- Призначення комісії «на папері», без реальної експертизи документів.
- Знищення кадрових документів раніше 75-річного строку.
- Відсутність опису знищених справ, через що незрозуміло, що саме знищено.
- Передача документів на макулатуру без попереднього подрібнення, якщо вони містять персональні дані.
Прямого окремого штрафу «за неправильне знищення документів» у законодавстві немає. Але якщо під час податкової перевірки підприємство не зможе надати первинні документи, це може призвести до донарахування податкових зобов’язань. А за порушення правил військового обліку на підприємстві передбачено адміністративну відповідальність зі штрафом, який може сягати майже 60 тисяч гривень.
| Спосіб знищення | Переваги | Недоліки / обмеження |
|---|---|---|
| Подрібнення у шредері | Швидко, надійно, доступно в офісі | Потребує техніки, для великих обсягів повільно |
| Спалювання | Ефективне для великих обсягів | Потрібне місце поза будівлею, правила пожежної безпеки |
| Передача на макулатуру | Екологічно, безкоштовно | Тільки після подрібнення конфіденційних документів |
| Програмне видалення електронних файлів | Швидке, не потребує фізичного носія | Потрібне спеціальне ПЗ для безповоротного видалення |
| Фізичне знищення носіїв | Гарантоване знищення даних | Витрати на утилізацію, неможливо для окремих файлів |
Часті питання
Чи можна знищити документи без створення комісії?
Ні. Знищення документів без комісії — це порушення правил діловодства. Комісію призначає керівник наказом, і саме вона проводить експертизу цінності та оформлює акт.
Хто підписує акт про знищення документів?
Акт підписують усі члени комісії, яка проводила експертизу. Після цього акт затверджує керівник підприємства. Лише після затвердження керівником документи можна фізично знищувати.
Чи можна знищувати електронні документи разом із паперовими?
Можна, але краще оформити це окремим пунктом в акті. Електронні документи знищують програмним способом або фізично знищують носії. Головне — щоб факт знищення і спосіб були чітко зафіксовані.
Чи потрібно повідомляти архів про знищення документів?
Якщо йдеться про документи, що належать до Національного архівного фонду, — так, потрібне погодження з архівною установою. Потребу в погодженні визначають архівні правила та статус юрособи; акти про вилучення для знищення часто подають на погодження до відповідної архівної установи.
Що робити, якщо виявили, що знищили документ, строк якого ще не минув?
Зафіксуйте факт, поясніть причину і спробуйте відновити відомості з інших джерел — електронних копій або даних контрагентів. Надалі дотримуйтеся процедури з комісією та актом, щоб такі випадки не повторювалися.
Чи можна знищувати документи, передавши їх на макулатуру?
Передача на макулатуру можлива лише після попереднього подрібнення документів, які містять персональні дані або конфіденційну інформацію. Якщо документи не подрібнити, інформація може потрапити до сторонніх осіб, що є порушенням вимог захисту персональних даних.
За інформацією видання «LB.ua».
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Докладніше.