Наказ про проведення інвентаризації

Коли потрібен наказ про проведення інвентаризації?

Наказ про проведення інвентаризації оформлюється щоразу, коли підприємство має документально підтвердити фактичну наявність майна, коштів, товарів, матеріалів, основних засобів або зобов’язань. Найчастіше його видають перед складанням річної фінансової звітності, оскільки бухгалтерські дані мають відповідати реальному стану активів і розрахунків.

Окремий наказ потрібен також при зміні матеріально відповідальної особи, передачі складу, каси, торгової точки або виробничої дільниці іншому працівнику. Документ використовують у разі виявлення крадіжки, пожежі, затоплення, псування майна, нестачі чи надлишків. Для підприємств, що проходять реорганізацію, ліквідацію, внутрішній аудит або підготовку до продажу бізнесу, наказ є підставою для повної або вибіркової перевірки активів.

Готовий бланк наказу допомагає не пропустити важливі реквізити: склад комісії, строки, об’єкти інвентаризації та відповідальних осіб.

Хто має право видати наказ

Наказ видає керівник юридичної особи: директор, генеральний директор, голова правління, керівник установи або інша посадова особа, якій надано право підпису внутрішніх розпорядчих документів. Якщо підприємство має філії або відокремлені підрозділи, наказ може видаватися центральним офісом або керівником підрозділу в межах наданих повноважень.

У фізичної особи-підприємця такий документ зазвичай оформлюється за потреби внутрішнього обліку, наявності найманих працівників, товарних залишків, складу або касових операцій. До інвентаризаційної комісії включають працівників бухгалтерії, адміністрації, технічних спеціалістів, представників складу чи інших осіб, які можуть об’єктивно перевірити майно. Матеріально відповідальна особа бере участь у перевірці, але не повинна одноосібно контролювати її результати.

Куди подається наказ про проведення інвентаризації

Наказ про проведення інвентаризації є внутрішнім документом підприємства і зазвичай не подається до ЦНАП, податкової служби, суду чи іншого органу одразу після оформлення. Його реєструють у журналі наказів або в електронній системі документообігу, після чого передають для виконання бухгалтерії, членам інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальним особам.

Документ може знадобитися під час податкової перевірки, аудиту, службового розслідування, спору з працівником про нестачу майна або судового розгляду. У таких випадках наказ підтверджує, що інвентаризація призначена належним чином, комісія діяла на підставі розпорядження керівника, а результати перевірки оформлювалися в установленому порядку.

Підстава видання наказу

У наказі бажано зазначати конкретну підставу інвентаризації, а не обмежуватися загальною фразою про необхідність перевірки. Для планової інвентаризації підставою може бути підготовка до річної фінансової звітності або затверджений графік внутрішнього контролю. Для позапланової перевірки вказують подію, яка її спричинила: зміну матеріально відповідальної особи, передачу майна, виявлення нестачі, факт пошкодження товарів, пожежу, затоплення, крадіжку або рішення власника.

Підприємства орієнтуються на Закон України про бухгалтерський облік та фінансову звітність, а також на нормативні правила інвентаризації активів і зобов’язань. Точні посилання на статті не є обов’язковими, але назва підстави має бути зрозумілою для бухгалтерії, комісії та перевіряючих. Це допомагає пояснити, чому інвентаризація проводиться саме у визначені строки та щодо конкретних об’єктів.

Які документи додаються

До наказу не завжди формують окремий пакет додатків, але для якісного проведення інвентаризації варто підготувати документи, які підтверджують обсяг перевірки, відповідальних осіб і залишки за даними обліку. Перелік залежить від виду інвентаризації: повна, часткова, касова, складська, інвентаризація основних засобів або розрахунків із контрагентами.

• графік проведення інвентаризації, якщо перевірка планова;
• перелік складів, кас, торгових точок, кабінетів або інших місць зберігання майна;
• список матеріально відповідальних осіб із договорами про матеріальну відповідальність;
• дані бухгалтерського обліку про залишки товарів, матеріалів, коштів або основних засобів;
• попередні інвентаризаційні описи, акти приймання-передачі, накладні;
• посадові інструкції або внутрішні положення, якщо вони регулюють порядок зберігання майна;
• форми інвентаризаційних описів, актів, звіряльних відомостей;
• службові записки, акти про пошкодження, нестачу або інші події, якщо інвентаризація позапланова.

Структура та обов’язкові реквізити

Зразок наказу про інвентаризацію має містити всі реквізити внутрішнього розпорядчого документа. Важливо не лише назвати документ, а й чітко визначити, що саме перевіряється, хто відповідає за організацію процесу і до якої дати потрібно подати результати. Якщо наказ складено нечітко, у комісії можуть виникнути питання щодо меж перевірки, а результати буде складніше використати у бухгалтерському обліку або спорі з працівником.

• повна назва підприємства або установи;
• назва документа: наказ про проведення інвентаризації;
• дата, номер і місце складання;
• підстава проведення інвентаризації;
• вид інвентаризації: планова, позапланова, повна або вибіркова;
• перелік активів, зобов’язань або місць зберігання, які перевіряються;
• дата початку і дата завершення інвентаризації;
• склад інвентаризаційної комісії із зазначенням голови та членів;
• обов’язок матеріально відповідальних осіб надати документи і пояснення;
• строк подання інвентаризаційних описів, актів і висновків;
• підпис керівника та відмітки про ознайомлення працівників.

Як правильно заповнити

Почніть із точної назви підприємства, дати та номера наказу. У заголовку краще використовувати формулювання «Про проведення інвентаризації», а не скорочені або побутові назви. У вступній частині зазначте причину: підготовка до річної звітності, зміна матеріально відповідальної особи, перевірка складу, ліквідація підрозділу або інша конкретна обставина.

Далі потрібно визначити об’єкти інвентаризації. Якщо перевіряється склад, варто вказати його адресу або назву. Якщо йдеться про основні засоби, касу, товарні залишки чи розрахунки з контрагентами, це слід прописати окремо. Склад комісії зазначають із посадами та прізвищами працівників. Голова комісії координує процес, але результати підписують усі члени комісії, які брали участь у перевірці.

У завершальній частині визначте строк подання результатів до бухгалтерії та особу, яка контролює виконання наказу. Якщо використовуєте шаблон, перевірте, щоб у ньому не залишилися зайві поля, чужі назви підприємств або невідповідні дати.

Ознайомлення працівників з наказом

Працівників, які беруть участь в інвентаризації або несуть матеріальну відповідальність за майно, потрібно ознайомити з наказом до початку перевірки. Це стосується голови та членів комісії, бухгалтерії, завідувачів складів, касирів, продавців, комірників, адміністраторів торгових точок та інших відповідальних осіб.

Ознайомлення фіксується підписом на самому наказі, в окремому аркуші ознайомлення або в електронній системі документообігу, якщо вона використовується на підприємстві. Працівник має розуміти дату початку інвентаризації, обсяг перевірки та свій обов’язок надати первинні документи, залишки, ключі, доступ до приміщень або пояснення. Відмова від підпису не зупиняє інвентаризацію, але її варто зафіксувати актом у присутності свідків.

Типові помилки

Помилки в наказі можуть призвести до спорів щодо результатів інвентаризації або ускладнити відображення нестач і надлишків у бухгалтерському обліку. Найчастіше проблеми виникають через нечіткі формулювання, відсутність строків або неправильний склад комісії.

• не зазначено підставу проведення інвентаризації;
• у наказі немає конкретного переліку майна, складів, кас або підрозділів;
• не визначено дату початку та завершення перевірки;
• комісія складається з однієї особи або не має голови;
• до комісії включено лише матеріально відповідальну особу без незалежних учасників;
• працівників не ознайомлено з наказом до початку інвентаризації;
• у шаблоні залишилися чужі реквізити, старі дати або невідповідні посади;
• не встановлено строк передання результатів до бухгалтерії.

Строки проведення та оформлення результатів

Строки інвентаризації визначає керівник у наказі з урахуванням обсягу майна, кількості складів, виду діяльності та доступності первинних документів. Для каси або невеликого складу може бути достатньо одного дня, а для повної річної інвентаризації великого підприємства потрібен довший період.

У наказі варто окремо зазначити дату початку перевірки, кінцеву дату її проведення та строк подання інвентаризаційних описів, актів і звіряльних відомостей до бухгалтерії. Після цього бухгалтерія аналізує розбіжності між фактичними залишками і даними обліку, готує пропозиції щодо списання, оприбуткування надлишків або стягнення шкоди за наявності підстав.

Часті питання

Чи обов’язково складати наказ на інвентаризацію?

Так, для підприємства наказ є основною підставою для початку інвентаризації. Він підтверджує рішення керівника, визначає комісію, строки та об’єкти перевірки. Без наказу складніше довести, що перевірка проведена організовано і з дотриманням внутрішнього порядку.

Чи можна використати один наказ для кількох складів?

Можна, якщо в наказі чітко перелічені всі склади, торгові точки або місця зберігання майна. Для великої кількості об’єктів зручно оформити додаток із переліком адрес, відповідальних осіб і строків перевірки по кожному об’єкту.

Хто має входити до інвентаризаційної комісії?

До комісії зазвичай включають представника адміністрації, бухгалтера, фахівця відповідного напряму та інших працівників, які можуть перевірити майно. Матеріально відповідальна особа бере участь у процесі, але комісія не повинна складатися лише з неї.

Чи потрібен окремий наказ при зміні матеріально відповідальної особи?

Так, у такій ситуації бажано видати окремий наказ. Він фіксує причину інвентаризації, дату передачі майна, склад комісії та осіб, між якими відбувається приймання-передача цінностей.

Чи можна оформити наказ в електронному вигляді?

Так, якщо підприємство використовує електронний документообіг і має належний порядок підписання документів. Важливо, щоб наказ можна було ідентифікувати за датою, номером, підписом керівника та підтвердженням ознайомлення працівників.

Що робити, якщо працівник відмовляється підписати наказ?

Відмову варто зафіксувати актом із підписами кількох осіб. Це не обов’язково зупиняє інвентаризацію, але підприємство має підтвердити, що працівника повідомили про проведення перевірки та його обов’язки.

Чи потрібно подавати наказ до податкової?

Зазвичай ні. Наказ зберігається на підприємстві як внутрішній документ. Його можуть надати податковому органу, аудиторам, власникам або суду, якщо потрібно підтвердити законність і порядок проведення інвентаризації.

Чим відрізняється наказ від інвентаризаційного опису?

Наказ призначає інвентаризацію і визначає порядок її проведення. Інвентаризаційний опис складається вже під час перевірки та фіксує фактичну наявність майна, товарів, коштів або інших активів.