Наказ про прийняття на роботу

Коли потрібен наказ про прийняття на роботу?

Наказ про прийняття на роботу оформлюється щоразу, коли роботодавець приймає нового працівника за трудовим договором. Це може бути працевлаштування на основне місце роботи, за сумісництвом, на повну ставку, на 0,5 ставки, на строковий або безстроковий трудовий договір. Документ також використовують, коли працівника призначають на конкретну посаду після конкурсу, співбесіди, переведення з цивільно-правової співпраці у трудові відносини або після завершення стажування.

У кадровій практиці користувачі часто шукають наказ про прийом на роботу зразок, але юридично коректніше вживати формулювання «прийняття на роботу». Наказ підтверджує волю роботодавця допустити особу до роботи на визначених умовах. Без нього складніше оформити особову справу, табель обліку робочого часу, нарахування зарплати та підтвердити, з якої дати працівник фактично перебуває у трудових відносинах.

Хто має право подати

Наказ не подається працівником, а видається роботодавцем. Підписати його має керівник юридичної особи, уповноважена посадова особа або фізична особа-підприємець, яка приймає працівника. Якщо в організації діє кадрова служба, вона готує проєкт наказу на підставі заяви кандидата, трудового договору, рішення конкурсної комісії або іншого внутрішнього документа.

Працівник бере участь в оформленні тим, що подає необхідні документи, підписує заяву, трудовий договір у письмовій формі за потреби та ознайомлюється з наказом. Якщо працевлаштовується неповнолітній, особа з інвалідністю, сумісник або працівник на неповний робочий час, кадровик має врахувати спеціальні правила трудового законодавства щодо умов праці, медичних документів і режиму роботи.

Куди подається наказ про прийняття на роботу

Наказ про прийняття на роботу залишається у роботодавця та включається до кадрової документації. Зазвичай оригінал зберігається в наказах з особового складу, а копія або витяг може долучатися до особової справи працівника. Працівнику за його зверненням можуть надати засвідчену копію наказу або витяг, наприклад для банку, державного органу, навчального закладу чи підтвердження стажу.

Окремо роботодавець до фактичного допуску працівника до роботи подає повідомлення про прийняття працівника до податкового органу в порядку, встановленому законодавством. Сам наказ не замінює таке повідомлення. Якщо працівник працюватиме дистанційно, за сумісництвом або на 0,5 ставки, це не скасовує обов’язку належно оформити і наказ, і повідомлення.

Підстава видання наказу

Підстава наказу має чітко показувати, чому роботодавець видає документ. Найчастіше це заява працівника про прийняття на роботу та трудовий договір. Для окремих посад підставою також може бути протокол конкурсної комісії, рішення засновника, подання керівника підрозділу, направлення центру зайнятості, медичний висновок або інший документ, передбачений внутрішніми правилами підприємства.

У тексті наказу не варто обмежуватися фразою «прийняти згідно із заявою», якщо умови роботи складніші: неповний робочий час, строковий договір, випробувальний строк, сумісництво, дистанційна робота. Такі умови краще прямо зазначати в розпорядчій частині. Якщо потрібен наказ про призначення на посаду зразок, слід розрізняти кадрове призначення у межах трудових відносин і прийняття нового працівника. Для нового працівника правильним буде саме наказ про прийняття на роботу із зазначенням посади.

Які документи додаються

Перелік документів залежить від посади, статусу працівника і вимог роботодавця. Частину документів працівник подає обов’язково, інші потрібні лише для окремих категорій посад або для підтвердження пільг. Роботодавець не повинен вимагати документи, які не передбачені трудовим законодавством або не пов’язані з виконанням роботи.

• заява працівника про прийняття на роботу, якщо вона використовується у кадровому документообігу;
• паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків або документ про відмову від нього;
• документи про освіту, кваліфікацію, спеціальні знання, якщо це потрібно для посади;
• трудова книжка за наявності або відомості про трудову діяльність;
• військово-обліковий документ для військовозобов’язаних, призовників і резервістів;
• медична довідка або медичний висновок, якщо робота потребує медогляду;
• документи, що підтверджують право на пільги або особливі умови праці, якщо працівник на них посилається.

Структура та обов’язкові реквізити

Наказ має бути оформлений так, щоб із нього можна було без додаткових пояснень встановити, кого, куди і на яких умовах прийнято. Для підприємств зазвичай використовується внутрішній бланк із назвою роботодавця. ФОП може оформити наказ у довільній письмовій формі, але з обов’язковими реквізитами. Якщо використовується готовий бланк, його потрібно адаптувати під конкретні умови працевлаштування.

• повна назва роботодавця або дані ФОП;
• назва документа: «Наказ»;
• дата і номер наказу;
• місце складання;
• заголовок: «Про прийняття на роботу»;
• прізвище, ім’я та по батькові працівника;
• назва посади, структурний підрозділ за наявності;
• дата початку роботи;
• умови зайнятості: повний робочий час, 0,5 ставки, сумісництво, строковий договір;
• посадовий оклад або умови оплати відповідно до штатного розпису;
• випробувальний строк, якщо він встановлюється;
• підстава видання наказу;
• підпис керівника та відмітка про ознайомлення працівника.

Як правильно заповнити

Почніть із перевірки посади за штатним розписом або внутрішньою структурою роботодавця. Назва посади в наказі, трудовому договорі, табелі та бухгалтерських документах має збігатися. Якщо працівник приймається на неповний робочий час, не достатньо написати лише «0,5 ставки». Варто зазначити режим роботи або посилання на погоджений графік, щоб уникнути спору щодо тривалості робочого часу.

У розпорядчій частині використовуйте чітку формулу: «Прийняти з такої-то дати на посаду…». Якщо потрібен наказ про прийняття на роботу на 0 5 ставки зразок, у тексті слід зазначити, що працівник приймається на умовах неповного робочого часу з оплатою пропорційно відпрацьованому часу або відповідно до умов трудового договору. Для сумісника вкажіть, що робота виконується за сумісництвом. Для строкового договору потрібно зазначити строк або подію, з якою пов’язане завершення роботи.

Не копіюйте наказ про прийняття на роботу зразок без перевірки деталей. У готовій формі можуть бути зайві умови або відсутні важливі реквізити. Перед підписанням звірте дату наказу, дату початку роботи, правильність персональних даних і наявність підстави.

Ознайомлення працівника з наказом

Працівника потрібно ознайомити з наказом під підпис. Зазвичай відмітка розміщується внизу документа: «З наказом ознайомлений», дата, підпис і прізвище працівника. Це підтверджує, що працівник знає дату початку роботи, посаду, умови оплати, режим зайнятості та інші положення, які безпосередньо стосуються його трудових прав і обов’язків.

Якщо працівник працює дистанційно або не може особисто з’явитися в офіс у день оформлення, роботодавець має організувати ознайомлення способом, який дозволяє підтвердити факт отримання документа. Це може бути електронний документообіг із кваліфікованим електронним підписом або інший порядок, передбачений внутрішніми документами та трудовим договором. Важливо, щоб у роботодавця залишився доказ, що працівник був ознайомлений з наказом.

Типові помилки

Помилки в наказі найчастіше виникають через механічне використання шаблону без урахування реальних умов роботи. Навіть якщо користувач шукає «наказ про прийняття на роботу зразок скачать», завантажений документ потрібно перевірити перед підписанням.

• у наказі зазначена одна посада, а в штатному розписі або трудовому договорі інша;
• не вказано дату початку роботи;
• для 0,5 ставки не визначено умови неповного робочого часу;
• зазначено випробувальний строк без погодження з працівником;
• відсутня підстава видання наказу;
• працівника допустили до роботи раніше, ніж оформлено наказ і подано повідомлення до податкового органу;
• немає підпису керівника або відмітки про ознайомлення працівника;
• у документі використано некоректні персональні дані працівника.

Строки розгляду

Наказ про прийняття на роботу не проходить окрему процедуру розгляду, як заява до державного органу. Його готують і підписують до фактичного допуску працівника до роботи або в межах кадрового оформлення перед першим робочим днем. Працівник має бути ознайомлений з наказом у строк, який дозволяє йому розуміти умови праці до початку виконання обов’язків.

Повідомлення про прийняття працівника на роботу подається роботодавцем до податкового органу до початку роботи. Тому дату наказу, дату початку роботи та дату подання повідомлення потрібно узгодити між собою. Порушення цієї послідовності може створити ризики для роботодавця під час перевірки трудового оформлення.

Часті питання

Чи обов’язково видавати наказ про прийняття на роботу?

Так, у кадровій практиці наказ є основним внутрішнім документом, який фіксує прийняття працівника. Він підтверджує дату початку роботи, посаду та погоджені умови праці.

Чим відрізняється наказ від трудового договору?

Трудовий договір визначає домовленість між працівником і роботодавцем щодо роботи, оплати та умов праці. Наказ є розпорядчим документом роботодавця, який оформлює прийняття працівника на підставі цієї домовленості.

Чи можна використовувати один зразок для повної ставки і 0,5 ставки?

Можна використовувати один шаблон, але для 0,5 ставки потрібно змінити текст. У наказі слід прямо зазначити неповний робочий час, розмір ставки або порядок оплати та за потреби графік роботи.

Чи потрібна заява працівника про прийняття на роботу?

Заява часто використовується як кадрова підстава, хоча ключове значення має оформлення трудових відносин і наказ роботодавця. Якщо на підприємстві затверджений внутрішній порядок, заяву краще долучити до особової справи.

Коли подавати повідомлення до податкового органу?

Повідомлення подається до фактичного допуску працівника до роботи. Наказ не замінює повідомлення, тому роботодавець має оформити обидва документи в правильній послідовності.

Чи можна видати наказ заднім числом?

Оформлення наказу заднім числом створює ризики для роботодавця і може свідчити про неналежне оформлення трудових відносин. Документ варто видавати до початку роботи або в день належного кадрового оформлення.

Чи потрібно ознайомлювати працівника з наказом?

Так, працівник має поставити підпис про ознайомлення або підтвердити ознайомлення іншим належним способом. Це захищає обидві сторони у разі спору щодо умов прийняття.

Чи підходить наказ про призначення на посаду для нового працівника?

Якщо особа вперше працевлаштовується до роботодавця, краще оформити наказ про прийняття на роботу із зазначенням посади. Наказ про призначення частіше використовують для внутрішніх кадрових рішень або керівних посад, коли це передбачено документами роботодавця.