Наказ про прийняття студента на практику

Коли потрібен наказ про прийняття студента на практику?

Наказ про прийняття студента на практику оформлюється тоді, коли підприємство погодилося прийняти здобувача освіти для набуття практичних навичок за спеціальністю. Найчастіше це стосується виробничої, навчальної, технологічної, педагогічної, юридичної, медичної, економічної або переддипломної практики. Документ потрібен кадровій службі, бухгалтерії, керівнику підрозділу та самому навчальному закладу як підтвердження, що студент допущений до практики у визначений період.

Наказ видається не лише у великих компаніях. Його можуть оформлювати комунальні установи, державні органи, приватні підприємства, заклади охорони здоров’я, школи, адвокатські бюро, виробничі підприємства, банки, магазини та інші організації, які приймають практикантів. У наказі важливо відокремити практику від трудових відносин: студент не стає штатним працівником, якщо з ним окремо не укладається трудовий договір або цивільно-правова угода.

Хто має право подати

Ініціатором оформлення зазвичай виступає заклад освіти, який направляє студента на практику, або структурний підрозділ підприємства, що погодив місце проходження практики. Безпосередньо наказ підписує керівник підприємства, установи чи організації або інша посадова особа, яка має право видавати кадрові накази згідно зі статутом, положенням чи довіреністю.

Підготовкою проєкту наказу найчастіше займається кадрова служба, секретар, юрисконсульт, бухгалтер або відповідальна особа за охорону праці. Якщо практику проходить неповнолітній студент, слід додатково враховувати вимоги щодо безпечних умов, обмежень на певні види робіт та необхідність належного інструктажу. Студент не подає наказ самостійно, але надає документи, необхідні для його оформлення.

Куди подається наказ про прийняття студента на практику

Наказ залишається внутрішнім організаційно-розпорядчим документом підприємства. Його реєструють у журналі наказів або в електронній системі документообігу, зберігають у кадровій документації та доводять до відома зацікавлених осіб. Копія або витяг з наказу може надаватися навчальному закладу для підтвердження факту допуску студента до практики.

Окремо наказ доводиться до керівника практики від підприємства, керівника відповідного підрозділу, особи з охорони праці та, за потреби, бухгалтерії. Якщо студент має доступ до приміщень, обладнання, баз даних, виробничих процесів або персональних даних клієнтів, наказ допомагає визначити межі такого доступу. У державних і комунальних установах документ часто долучається до номенклатурної справи з кадрових або організаційних питань.

Які документи додаються

Перелік додатків залежить від виду практики, вимог закладу освіти та внутрішніх правил підприємства. Перед виданням наказу варто перевірити, чи є правова підстава для прийняття студента, погоджені строки та зрозуміла програма практики. Для кадрового оформлення зазвичай використовують такі документи:

• договір про організацію та проведення практики між підприємством і закладом освіти;
• направлення студента на практику із зазначенням спеціальності, курсу та строків;
• програма або індивідуальне завдання на практику;
• лист-звернення від закладу освіти, якщо договір укладається не щоразу;
• копія документа, що посвідчує особу студента, якщо це потрібно для пропускного режиму;
• контактні дані керівника практики від навчального закладу;
• медична довідка або інший документ про допуск до певних робіт, якщо це передбачено специфікою практики;
• заява студента, якщо підприємство застосовує таку внутрішню процедуру;
• журнали або форми для проведення інструктажів з охорони праці, пожежної безпеки та правил внутрішнього розпорядку.

Підстава видання наказу

Підставою для видання наказу є не саме бажання студента пройти практику, а належно оформлені документи між підприємством і закладом освіти. Найчастіше це договір про практичну підготовку, направлення, графік практики та програма. Якщо підприємство приймає кількох студентів, можна видати один наказ із додатком-списком або окремі накази щодо кожного практиканта.

У тексті наказу бажано прямо зазначити підставу: назву договору, дату, номер, направлення або лист навчального закладу. Це допомагає уникнути питань під час перевірки кадрових документів, підтвердити правомірність перебування студента на території підприємства та правильно оформити відповідальність керівника практики. Якщо студент фактично виконуватиме роботу на посаді з оплатою, одного наказу про практику недостатньо: потрібно окремо оформити трудові відносини або інший законний формат співпраці.

Структура та обов’язкові реквізити

Бланк наказу про прийняття студента на практику повинен містити стандартні реквізити розпорядчого документа. Його можна оформити на фірмовому бланку або у внутрішньому форматі підприємства. Головне, щоб із наказу було зрозуміло, кого саме приймають, на який строк, до якого підрозділу та хто відповідає за організацію практики.

• повна назва підприємства, установи або організації;
• назва документа — наказ;
• дата і номер наказу;
• місце складання;
• заголовок, наприклад: про прийняття студента на практику;
• підстава видання наказу;
• ПІБ студента, назва закладу освіти, курс, спеціальність або освітня програма;
• вид практики та строки її проходження;
• структурний підрозділ або робоче місце практиканта;
• ПІБ і посада керівника практики від підприємства;
• обов’язок провести інструктажі та ознайомити з правилами внутрішнього розпорядку;
• підпис керівника підприємства;
• відмітки про ознайомлення відповідальних осіб і студента.

Як правильно заповнити

Почніть із перевірки документів від навчального закладу. У наказі строки практики мають збігатися з направленням і програмою. Якщо студент приходить пізніше або завершує практику раніше, варто оформити зміну наказом або службовою запискою, залежно від внутрішнього порядку підприємства.

У розпорядчій частині використовуйте чіткі формулювання: прийняти для проходження практики, призначити керівником практики, зобов’язати провести інструктаж, забезпечити ведення щоденника або підготовку характеристики. Не варто писати формулювання, які створюють враження прийняття на роботу, якщо трудовий договір не укладається. Наприклад, слова про зарахування до штату, встановлення посадового окладу або прийняття на посаду доречні лише тоді, коли оформлюються трудові відносини.

Якщо студент матиме доступ до конфіденційної інформації, персональних даних, обладнання або приміщень з обмеженим доступом, це можна окремо передбачити в наказі або внутрішньому допуску. Готовий шаблон наказу зручно адаптувати під конкретне підприємство, додавши назву підрозділу, ПІБ відповідальних осіб та реквізити договору з навчальним закладом.

Ознайомлення студента та відповідальних працівників

Після підписання наказу з ним потрібно ознайомити студента, керівника практики та інших працівників, на яких покладено обов’язки. Зазвичай ознайомлення підтверджується підписом на примірнику наказу, у листі ознайомлення або в електронній системі документообігу. Це важливо, тому що керівник практики має розуміти свої завдання, а студент — правила перебування на підприємстві.

Окремо проводяться вступний та первинний інструктажі з охорони праці, пожежної безпеки, пропускного режиму, правил користування обладнанням і внутрішнього розпорядку. Для виробничих, медичних, лабораторних, будівельних або технічних практик питання безпеки має особливе значення. Якщо інструктажі не зафіксовані в журналах, підприємству складніше довести, що студент був належно допущений до виконання практичних завдань.

Типові помилки

Найпоширеніші помилки виникають через змішування практики з працевлаштуванням або через неповні дані про студента і навчальний заклад. Перед підписанням перевірте, чи наказ відповідає документам, отриманим від закладу освіти.

• у наказі не зазначено підставу: договір, направлення або лист закладу освіти;
• строки практики відрізняються від направлення чи програми;
• не призначено керівника практики від підприємства;
• студента фактично допускають до роботи, але не оформлюють трудові відносини, якщо вони потрібні;
• не передбачено проведення інструктажів з охорони праці та пожежної безпеки;
• відсутні підписи про ознайомлення студента і відповідальних працівників;
• назва практики або спеціальність вказані неточно;
• наказ не зареєстровано у внутрішньому журналі або системі документообігу.

Строки розгляду

Наказ бажано підготувати до першого дня фактичного перебування студента на підприємстві. Практиканта не варто допускати до робочого місця, виробничої ділянки, документації або обладнання до підписання наказу та проведення необхідних інструктажів. Якщо документи від навчального закладу надійшли завчасно, наказ можна видати за кілька днів до початку практики.

Строк дії наказу зазвичай обмежується періодом практики, зазначеним у направленні або договорі. Після завершення практики підприємство може підготувати характеристику, відгук, довідку або підписати щоденник практики. Окремий наказ про завершення практики видається не завжди, але може бути доцільним за внутрішніми правилами установи.

Часті питання

Чи потрібен наказ, якщо є договір із закладом освіти?

Так, договір визначає загальні умови співпраці між підприємством і навчальним закладом, а наказ фіксує допуск конкретного студента до практики, строки, підрозділ і відповідальних осіб.

Чи є наказ про практику прийняттям на роботу?

Ні, якщо в наказі йдеться саме про проходження практики без зарахування до штату та без укладення трудового договору. Якщо студент виконує оплачувану роботу на посаді, потрібне окреме кадрове оформлення.

Чи можна оформити один наказ на кількох студентів?

Так, якщо студенти проходять практику в один період або за одним договором. У такому разі до наказу можна додати таблицю зі списком студентів, спеціальностями, підрозділами та керівниками практики.

Хто підписує наказ про прийняття студента на практику?

Наказ підписує керівник підприємства або інша уповноважена особа, яка має право видавати розпорядчі документи. Проєкт може готувати кадровик, секретар, юрист або керівник підрозділу.

Чи потрібно студенту писати заяву на практику?

Законодавство не завжди вимагає заяву студента, якщо є направлення і договір із закладом освіти. Але підприємство може передбачити заяву у своїх внутрішніх правилах або для підтвердження згоди на умови проходження практики.

Що вказати в наказі про керівника практики?

Потрібно зазначити ПІБ, посаду працівника та його обов’язок організувати практику, контролювати виконання програми, проводити або забезпечити інструктажі, надати характеристику чи підписати щоденник практики.

Чи потрібно оплачувати практику студенту?

Проходження практики саме по собі не завжди передбачає оплату. Оплата можлива, якщо студент виконує роботу в межах трудових відносин, цивільно-правового договору або якщо це прямо передбачено умовами практики чи внутрішніми документами.

Чи можна скачати зразок наказу і змінити під себе?

Так, зразок наказу можна використовувати як основу. Перед підписанням потрібно замінити реквізити підприємства, дані студента, назву закладу освіти, строки практики, підставу та ПІБ відповідальних осіб.