Наказ про прийняття на роботу у ФОП

Коли потрібен наказ про прийняття на роботу у ФОП?

Наказ про прийняття на роботу у ФОП оформлюється, коли фізична особа-підприємець бере працівника на роботу за трудовим договором. Це може бути продавець у магазині, адміністратор, кур’єр, бариста, водій, майстер, бухгалтер, менеджер або інший найманий працівник, який виконуватиме роботу в інтересах підприємця.

Документ фіксує волю роботодавця прийняти конкретну особу на роботу та визначає основні умови: дату початку роботи, посаду або професію, характер зайнятості, розмір оплати, графік, місце роботи, випробувальний строк за потреби. На практиці наказ складають після отримання від працівника необхідних документів і погодження умов праці.

Особливо важливо мати наказ, якщо ФОП веде кадровий облік, має кількох працівників, залучає бухгалтера або готується до можливої перевірки з питань праці. Зразок наказу дає можливість не пропустити обов’язкові реквізити та оформити прийняття працівника послідовно.

Хто має право подати

Наказ видає фізична особа-підприємець, яка виступає роботодавцем. Якщо підприємець веде діяльність самостійно, він підписує документ особисто. Якщо кадрові документи готує бухгалтер, кадровик або уповноважена особа, остаточне підписання все одно здійснює ФОП або представник, який має належні повноваження.

Працівник не подає наказ і не складає його від свого імені. Він надає документи для оформлення, погоджує умови праці та після видання наказу ознайомлюється з ним під підпис. Для неповнолітніх працівників або осіб із особливими умовами праці можуть знадобитися додаткові документи та дотримання спеціальних правил, передбачених трудовим законодавством.

Куди подається наказ про прийняття на роботу у ФОП?

Наказ про прийняття на роботу у ФОП є внутрішнім кадровим документом. Його не потрібно подавати до ДПС, Пенсійного фонду, центру зайнятості чи ЦНАП. Документ зберігається у підприємця разом із трудовим договором, заявою працівника, копіями документів і підтвердженням подання повідомлення до податкової.

Водночас до фактичного допуску працівника до роботи ФОП повинен подати до податкового органу повідомлення про прийняття працівника. Це окрема форма, яка не замінює наказ. Якщо працівник приступив до роботи без оформлення наказу, трудового договору та повідомлення, це може створити ризики під час перевірки Держпраці або податкового контролю.

Підстава видання наказу

Підставою для видання наказу зазвичай є заява працівника про прийняття на роботу або укладений трудовий договір. У ФОП трудові відносини оформлюються письмово або шляхом видання розпорядчого документа з дотриманням вимог законодавства про працю. На практиці безпечніше мати і заяву працівника, і наказ, і письмово погоджені умови роботи.

У наказі варто прямо зазначити підставу: заява працівника, трудовий договір, домовленість сторін або інший документ. Якщо працівник приймається на неповний робочий час, за сумісництвом, із випробувальним строком або на строковий період, ці умови мають бути відображені в підставі та в тексті наказу. Це зменшує ризик спорів щодо фактичних домовленостей між ФОП і працівником.

Які документи додаються

Для оформлення працівника ФОП збирає документи, необхідні для ідентифікації особи, ведення кадрового обліку, оподаткування зарплати та підтвердження законності допуску до роботи. Перелік може відрізнятися залежно від посади, віку працівника, умов праці та специфіки діяльності підприємця.

• заява працівника про прийняття на роботу, якщо вона використовується у кадровому обліку;
• паспорт громадянина України або інший документ, що посвідчує особу;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків або документ про відмову від нього;
• документи про освіту, кваліфікацію чи спеціальну підготовку, якщо вони потрібні для посади;
• медична книжка або медичний огляд для посад, де це передбачено законодавством;
• відомості про трудову діяльність або трудова книжка, якщо працівник її надає;
• письмовий трудовий договір або погоджені умови праці;
• підтвердження подання повідомлення про прийняття працівника до податкового органу.

Структура та обов’язкові реквізити

Наказ ФОП про прийняття працівника не має єдиної обов’язкової форми для всіх випадків, але має містити достатньо даних для підтвердження трудових відносин. Документ складається українською мовою, із зазначенням дати, номера та чіткого формулювання рішення роботодавця.

• назва документа: наказ або розпорядження про прийняття на роботу;
• дата і місце складання;
• номер наказу для внутрішнього обліку;
• ПІБ фізичної особи-підприємця та його статус як роботодавця;
• ПІБ працівника повністю;
• посада, професія або вид роботи;
• дата, з якої працівник приступає до роботи;
• умови роботи: основне місце, сумісництво, повний або неповний робочий час;
• розмір оплати праці або порядок її визначення;
• випробувальний строк, якщо він встановлюється;
• підстава видання наказу;
• підпис ФОП і відмітка про ознайомлення працівника.

Якщо використовується готовий бланк наказу, важливо не залишати порожніх полів і не копіювати умови, які не стосуються конкретного працівника.

Як правильно заповнити

Починати заповнення потрібно з правильної назви роботодавця: прізвище, ім’я та по батькові фізичної особи-підприємця. Далі зазначають дату та номер наказу. Нумерація може бути довільною, але бажано вести її послідовно, щоб у разі перевірки було зрозуміло, коли і який документ видано.

У тексті наказу потрібно написати, кого саме приймають на роботу, на яку посаду та з якої дати. Дата початку роботи має збігатися з домовленостями сторін і не повинна бути ранішою за дату подання повідомлення до податкової. Якщо працівник працюватиме неповний день, позмінно, дистанційно або за сумісництвом, це краще зафіксувати прямо в наказі.

Оплату праці можна зазначити як конкретний посадовий оклад, тарифну ставку або інший порядок відповідно до трудового договору. Не варто писати нечіткі формулювання на кшталт “за домовленістю”, якщо немає окремого документа, де ця домовленість розкрита. Наприкінці ФОП підписує наказ, а працівник ставить підпис про ознайомлення із датою.

Ознайомлення працівника з наказом

Працівника бажано ознайомити з наказом до початку фактичного виконання роботи. Відмітка про ознайомлення підтверджує, що особа знає дату прийняття, посаду, умови зайнятості та інші істотні умови. Зазвичай під текстом наказу зазначають: “З наказом ознайомлений”, після чого працівник ставить підпис, ініціали, прізвище та дату.

Якщо працівник працює дистанційно або перебуває в іншому місті, можна організувати підписання документа з використанням електронного підпису або обмінятися підписаними примірниками у спосіб, який дозволяє підтвердити факт ознайомлення. Важливо, щоб ФОП міг довести, що працівника допустили до роботи не усно, а після належного оформлення.

Типові помилки

Помилки в наказі не завжди роблять трудові відносини недійсними, але можуть створити проблеми під час перевірки або спору з працівником. Найчастіше вони виникають через копіювання чужого шаблону без адаптації під ФОП.

• у наказі не зазначена точна дата початку роботи;
• працівника допустили до роботи до подання повідомлення в податкову;
• посада в наказі не збігається з трудовим договором або фактичною роботою;
• не визначено повний чи неповний робочий час;
• не зазначено, що робота є за сумісництвом, якщо це важливо;
• відсутній підпис ФОП або працівника про ознайомлення;
• використано форму для юридичної особи без заміни реквізитів на дані ФОП;
• немає підстави видання наказу або доданих кадрових документів.

Строки розгляду

Наказ про прийняття на роботу не розглядається державним органом, оскільки це внутрішній документ ФОП. Його потрібно оформити до фактичного допуску працівника до роботи. Практично наказ видають у день укладення трудового договору або напередодні першого робочого дня.

Окремо слід врахувати строк подання повідомлення до податкового органу: працівник не повинен починати роботу до його подання. Якщо ФОП веде паперову кадрову документацію, наказ зберігається разом з іншими документами працівника протягом строків, установлених для кадрових документів.

Часті питання

Чи обов’язковий наказ про прийняття на роботу для ФОП?

ФОП як роботодавець має належно оформити трудові відносини з працівником. Наказ є поширеним і практичним документом, який підтверджує дату прийняття, посаду та умови роботи. Його наявність допомагає впорядкувати кадровий облік і підтвердити законність оформлення.

Чи потрібно подавати наказ до податкової?

Ні, сам наказ до податкової не подається. До початку роботи працівника ФОП подає окреме повідомлення про прийняття працівника. Наказ зберігається у підприємця як внутрішній кадровий документ.

Чи можна використовувати зразок наказу для ТОВ?

Можна взяти структуру за основу, але реквізити потрібно змінити під ФОП. У наказі не слід зазначати директора, підприємство, код ЄДРПОУ юридичної особи чи структурний підрозділ, якщо цього фактично немає.

Чи потрібна заява працівника про прийняття на роботу?

Заява часто використовується як підстава для видання наказу, хоча ключовим є належне оформлення трудових відносин і допуск до роботи за правилами трудового законодавства. Для практики ФОП заява є корисним додатковим документом.

Чи можна прийняти працівника на неповний робочий час?

Так, ФОП може прийняти працівника на неповний робочий день або тиждень. Таку умову потрібно прямо зазначити в наказі та трудовому договорі, щоб не виникало спорів щодо графіка й оплати.

Що робити, якщо працівник працює за сумісництвом?

У наказі слід зазначити, що працівника приймають за сумісництвом. Також варто визначити режим роботи, тривалість робочого часу та порядок оплати, щоб умови не суперечили фактичній зайнятості.

Чи потрібно вести трудову книжку працівника?

Відомості про трудову діяльність зараз ведуться в електронній формі, але працівник може надати паперову трудову книжку для внесення запису за потреби. ФОП має зберігати документи, які підтверджують трудові відносини та нарахування зарплати.

Чи можна скачати бланк наказу і заповнити самостійно?

Так, бланк наказу можна використати як основу, але його потрібно адаптувати під конкретного працівника, посаду, дату початку роботи, графік та умови оплати. Не варто залишати типові формулювання, які не відповідають реальним домовленостям.