Акт наданих послуг і акт виконаних робіт не є обов’язковими для всіх без винятку ФОП — тобто закон не змушує підприємця підписувати цей документ у кожній угоді. Водночас на практиці акт захищає і виконавця, і замовника: він фіксує факт, обсяг і вартість послуги чи роботи, а також дату завершення. Без акта може бути складно довести, що ви справді надали послугу, особливо якщо замовник відмовляється платити або податкова ставить запитання про дохід.
Головне правило просте: якщо в договорі написано, що сторони підписують акт, — він стає обов’язковим документом за умовами цього договору. Якщо договору немає, але ви хочете зафіксувати результат і отримати оплату, акт — це найнадійніший спосіб зробити це письмово.
Коротко
- Акт наданих послуг і акт виконаних робіт не є вимогою закону для кожного ФОП, але стають обов’язковими, якщо так записано в договорі.
- Ці документи підтверджують факт надання послуги або виконання роботи, її обсяг, вартість і дату завершення.
- Типової форми акта для всіх ФОП немає, але якщо акт є первинним документом, він має містити обов’язкові реквізити первинного документа.
- Акт можна підписати електронним підписом, якщо сторони домовилися про електронний документообіг.
- Печатка для ФОП не є обов’язковою, тому підпису підприємця достатньо, якщо інше не передбачено договором.
Чи обов’язковий акт наданих послуг для ФОП?
Прямої норми в законі, яка зобов’язує кожного ФОП підписувати акт наданих послуг за кожною угодою, немає. Законодавство не визначає акт як єдиний можливий доказ надання послуги. Сторони можуть підтвердити виконання зобов’язань рахунком, платіжним дорученням про оплату, розпискою, накладною або навіть листуванням, якщо з нього зрозуміло, які саме послуги надано і в якому обсязі.
Але практика інакша. Для ФОП договір із замовником — це первинний документ, у якому сторони самі визначають, який документ фіксуватиме виконання. Майже завжди там прописують акт наданих послуг або акт виконаних робіт. Якщо ви підписали договір із таким пунктом, але не оформили акт, ви порушили умови договору, а не закон. Замовник може відмовитися від оплати доти, доки ви не надішлете йому акт.
Тому для ФОП відповідь така: акт не є безумовно обов’язковим за законом, але він стає обов’язковим за договором, і без нього важко працювати з серйозними замовниками. Окрім того, для ФОП на загальній системі акт — один із документів, яким підтверджують витрати або дохід під час обліку.
Які реквізити має містити акт наданих послуг або акт виконаних робіт?
Оскільки законодавство не затверджує типової форми акта для всіх ФОП, сторони можуть використовувати власний шаблон. Якщо акт використовується як первинний документ, у ньому мають бути обов’язкові реквізити первинного документа; інші дані сторони додають за потреби:
- назва документа («Акт наданих послуг» або «Акт виконаних робіт»);
- дата, місце складання;
- реквізити замовника та виконавця: ПІБ або назва, ідентифікаційний код, для ФОП — реєстраційний номер облікової картки платника податків або паспортні дані, якщо є відмітка у паспорті;
- посилання на договір: номер і дата, якщо акт стосується конкретної угоди;
- перелік наданих послуг або виконаних робіт із зазначенням кількості, одиниці виміру та вартості;
- загальна сума до оплати, у гривні, із зазначенням ПДВ, якщо виконавець є платником;
- підпис виконавця, а підпис замовника — за умовами договору; для електронного акта — належний електронний підпис відповідної сторони.
Якщо послуга надавалася частково або у вас погодинна оплата, додатково вказують період, за який складено акт, кількість годин і ставку. У випадку робіт часто додають обсяг виконаних робіт у натуральних одиницях, наприклад, площу приміщення або кількість відремонтованих одиниць.
Особливої вимоги вказувати місце складання чи номер акта закон не містить, але для внутрішнього обліку і під час судових спорів ці дані допомагають ідентифікувати документ.
Акт наданих послуг і акт виконаних робіт: у чому різниця?
Фактично це два близькі документи, і часто їх використовують як взаємозамінні. Різниця радше в предметі: послуги споживаються в процесі надання і не мають матеріального результату, а роботи призводять до створення якогось результату або зміни речі.
Таблиця нижче допомагає розрізнити сфери застосування цих документів.
| Критерій | Акт наданих послуг | Акт виконаних робіт |
|---|---|---|
| Що фіксує | Надання послуг, які не мають матеріального результату: консультація, реклама, навчання, сервісне обслуговування | Виконання робіт із матеріальним результатом: ремонт, будівництво, виготовлення продукції, монтаж |
| Типовий предмет | Консультаційні, інформаційні, рекламні, освітні послуги | Ремонтні, будівельні, монтажні, виробничі роботи |
| Результат | Може бути відсутній як окрема річ, важливий сам процес | Зазвичай є конкретний результат, який можна оглянути або перевірити |
| Приклад у договорі | Договір про надання консультаційних послуг | Договір підряду на ремонт приміщення |
Якщо ви надаєте консультацію, юридичний супровід, маркетингові послуги чи розміщуєте рекламу — складайте акт наданих послуг. Якщо ви ремонтуєте техніку, будуєте паркан, виготовляєте меблі на замовлення — акт виконаних робіт буде точнішим. Помилка у назві документа не робить його недійсним, якщо зі змісту зрозуміло, які саме послуги чи роботи надано і чи прийняв їх замовник.
Чи можна підписати акт електронно або у месенджері?
Так, акт наданих послуг і акт виконаних робіт можна оформити як електронний документ. Це передбачено Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг». Електронний документ має таку саму юридичну силу, як паперовий, якщо він підписаний кваліфікованим електронним підписом або іншим електронним підписом, визнаним сторонами.
Практично це означає таке. ФОП може згенерувати акт у будь-якому сервісі електронного документообігу або навіть у текстовому редакторі, зберегти у форматі PDF і накласти кваліфікований електронний підпис. Замовник підписує документ своїм електронним підписом у відповідь. Обмін такими документами через електронну пошту або систему документообігу є законним, якщо сторони домовилися про такий спосіб. Базова вимога до електронних підписів та електронної ідентифікації визначена Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».
Фотографія акта чи повідомлення у месенджері без електронного підпису — це не електронний документ у розумінні закону. Таке підтвердження може бути визнане судом як доказ лише в сукупності з іншими доказами, але покладатися на нього як на основний документ не варто.
Коли підписувати акт і що робити, якщо замовник не підписує?
Акт підписують після того, як послугу надано або роботу виконано. Тобто спершу ви виконуєте зобов’язання, потім складаєте акт і передаєте його замовникові для підписання. Іноді в договорі передбачають проміжні акти за етапами або щомісяця, якщо договір тривалий. Тоді акт підписують у строк, визначений договором, без прив’язки до повного завершення всіх робіт.
Якщо замовник мовчить або відмовляється підписувати акт, це не означає, що ви не надали послугу. Запишіть факт передачі акта замовнику: надішліть його рекомендованим листом з описом вкладення або електронним листом із накладенням електронного підпису. У тексті супровідного листа зазначте, що послуги надано, акт додається, просите підписати або надати мотивовану відмову протягом визначеного строку. Акт може вважатися прийнятим після спливу строку лише тоді, коли такий наслідок прямо передбачений договором або законом.
У випадку, коли замовник підписує акт, але пише зауваження щодо якості або обсягу, такі зауваження фіксують у самому акті або окремим документом. Це убезпечить вас від подальших вимог зменшити оплату безпідставно.
Що каже закон
Окремої статті в Цивільному кодексі, яка б називалася «акт наданих послуг», немає. Вимога підписувати акт випливає із загальних норм про виконання зобов’язань і з умов конкретного договору. Сторони самі вирішують, у якій формі зафіксувати приймання послуг або робіт.
Про електронну форму актів ідеться у двох законах, які варто знати ФОП, що працює дистанційно або з іноземними замовниками. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановлює, що електронний документ — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, і він може використовуватися нарівні з паперовим. Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» визначає, що кваліфікований електронний підпис має таку ж юридичну силу, як власноручний, якщо інше не передбачено законом.
Податкове законодавство теж впливає на практичну потребу в акті. Для ФОП на загальній системі дохід визначають за фактичним отриманням коштів або іншої компенсації, а витрати мають бути документально підтверджені. Для ФОП на єдиному податку акт важливий передусім як договірний документ, оскільки дохід обліковують за фактом надходження коштів, а не за актом. Але в обох випадках без акта важче захищати свої інтереси в спорі із замовником.
Покроково
- Перевірте умови договору. Знайдіть пункт про порядок здавання-приймання послуг або робіт. Якщо там згадується акт — дотримуйтеся форми і строків, які вказано.
- Після завершення послуги чи роботи складіть акт. Використайте узгоджений шаблон або власний документ із обов’язковими реквізитами, переліченими вище.
- Передайте акт замовнику. Особисто під підпис або електронною поштою з електронним підписом. Якщо замовник не реагує, надішліть акт рекомендованим листом з описом вкладення.
- Отримайте підписаний акт або мотивовану відмову. Якщо мотивованої відмови немає, перевірте договір: вважати послугу прийнятою можна лише за прямо передбаченою умовою договору або законом.
- Зберігайте акт разом із договором і платіжними документами. Це ваш первинний документ на випадок спору, податкової перевірки чи аудиту.
Документи
- зразок акта наданих послуг — використовуйте, коли надаєте консультації, рекламні, інформаційні або інші послуги без матеріального результату.
- зразок акта виконаних робіт — потрібен, коли виконуєте ремонт, монтаж, будівельні або виробничі роботи.
- зразок договору про надання послуг — базовий договір, у якому прописують порядок підписання акта.
- зразок договору з ФОП на послуги або роботи — використовуйте, коли замовником або виконавцем є ФОП, і потрібно зафіксувати умови приймання.
Строки, штрафи, типові помилки
- Строк підписання акта встановлюється договором. Якщо такого строку немає, установіть його у супровідному листі або вимозі та фіксуйте передачу акта; автоматичне прийняття залежить від договору або закону.
- Штрафу саме за відсутність акта закон не передбачає. Але замовник може затримати оплату, поки ви не надішлете акт, а в суді без акта складніше довести надання послуги.
- Типова помилка — підписувати акт наперед, до фактичного надання послуги. Це ризиковано: у разі спору замовник може стверджувати, що ви не виконали зобов’язання, а акт є формальністю.
- Не вказуйте в акті тільки загальну суму без переліку послуг. Замовник згодом може заперечити, за що саме він заплатив.
- Якщо ви платник ПДВ, завжди виокремлюйте суму ПДВ. Для неплатників ПДВ відповідна позначка «без ПДВ» запобігає зайвим запитанням.
- Не плутайте акт із рахунком. Рахунок — це вимога оплати, а акт — підтвердження виконання. Ні рахунок, ні платіжне доручення не замінюють акта, якщо в договорі закріплено, що саме акт фіксує приймання.
- У разі електронного акта слід підписувати його кваліфікованим електронним підписом, а не просто сканувати паперовий документ. Скан без електронного підпису — це копія, а не оригінал електронного документа.
Часті питання
Чи можна акт наданих послуг замінити рахунком або накладною?
Якщо у договорі прямо зазначено, що підтвердженням надання послуг є рахунок або накладна, тоді акт не потрібен. Якщо ж у договорі записано акт, то рахунок чи накладна не замінять його. У спірній ситуації суд передусім зверне увагу на умови договору, а не на назву документа.
Що писати в акті, якщо послуга надавалася поетапно або щомісяця?
У такому разі в акті вказують період, за який складено документ, наприклад «за січень 2026 року», перелік послуг у межах цього періоду та вартість за цей період. Посилання на договір із номером і датою бажано зазначати, а обов’язковим воно є тоді, коли це передбачено договором або формою документа. Це дозволяє розрізнити кілька актів за одним довгостроковим договором.
Чи потрібен акт, якщо ФОП на єдиному податку без найманих працівників?
Податковий облік ФОП на єдиному податку ведеться за фактом надходження коштів, тому акт для сплати податку не є обов’язковим. Але він потрібен для договірних відносин із замовником: підтверджує факт, обсяг і вартість наданих послуг. Якщо замовник вимагає акт за договором, ви зобов’язані його скласти.
Чи обов’язково вказувати суму ПДВ в акті?
Якщо ФОП є платником ПДВ, суму податку слід виокремити окремим рядком, а також вказати ставку. Якщо ФОП не є платником ПДВ, в акті зазвичай пишуть «без ПДВ» або просто не згадують податок. Помилка у вказівці ПДВ може створити претензії з боку замовника щодо ціни.
Що робити, якщо акт наданих послуг втрачено?
Факт надання послуг можна підтвердити іншими документами: договором, платіжним дорученням про оплату, листуванням, свідченнями свідків або бухгалтерськими даними. Але краще відновити акт, надіславши замовнику повторний примірник із позначкою «дублікат» і поясненням причини. У суді дублікат, підписаний обома сторонами, має доказову силу.
Чи може ФОП підписати акт електронним підписом без печатки?
Так, ФОП може підписати акт кваліфікованим електронним підписом, і цього достатньо. Печатка для фізичної особи-підприємця не є обов’язковою з 2017 року, тому її відсутність не робить документ недійсним. Якщо замовник наполягає на печатці, можна уточнити, що підпис ФОП уже посвідчує документ.
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Докладніше.