Наказ про надання відпустки

Коли потрібен наказ про надання відпустки?

Наказ про надання відпустки оформлюється щоразу, коли працівник іде у відпустку, а роботодавець має зафіксувати це кадровим документом. Він потрібен для щорічної основної відпустки, додаткової відпустки за особливий характер праці, соціальної відпустки, навчальної відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, а також у випадках, коли працівник бере лише частину щорічної відпустки.

На практиці наказ видають після погодження дат із працівником або відповідно до затвердженого графіка відпусток. Якщо працівник просить змінити запланований період, підставою часто стає його письмова заява. Для окремих видів відпусток додаються підтвердні документи, наприклад довідка з навчального закладу або документи, що підтверджують право на соціальну відпустку.

Правильно складений наказ про надання відпустки зразок якого можна використати як шаблон, допомагає кадровику, бухгалтеру і керівнику узгодити всі дані: вид відпустки, її тривалість, період роботи, за який вона надається, та дату повернення працівника до роботи.

Хто має право подати

Ініціатором оформлення відпустки зазвичай є працівник, якщо він бажає використати відпустку у конкретний період або просить надати її поза графіком. Працівник подає заяву на ім’я керівника із зазначенням виду відпустки, дати початку, тривалості та, за потреби, причини. Якщо відпустка надається за затвердженим графіком, окрема заява може не вимагатися, але роботодавець повинен повідомити працівника про дату початку відпустки у встановленому порядку.

Сам наказ видає роботодавець: керівник підприємства, установи, організації або уповноважена особа. У фізичної особи-підприємця наказ може оформлювати сам роботодавець або особа, яка веде кадрові документи. Підпис керівника підтверджує рішення про надання відпустки, а підпис працівника засвідчує ознайомлення з документом.

Куди подається наказ про надання відпустки?

Наказ не подається до суду, ЦНАП чи іншого державного органу у звичайному порядку. Це внутрішній кадровий документ роботодавця. Після підписання він зберігається у кадровій службі, у відповідальної особи або в архіві підприємства відповідно до правил діловодства.

Копія або дані з наказу передаються до бухгалтерії для нарахування відпускних, відображення відсутності працівника у табелі обліку робочого часу та правильного розрахунку заробітної плати. У разі перевірки Держпраці, трудового спору або внутрішнього аудиту наказ підтверджує, що відпустка була оформлена належним чином. Якщо документообіг ведеться в електронній формі, наказ може створюватися і погоджуватися через внутрішню систему за умови дотримання правил електронного підпису та зберігання.

Підстава видання наказу

Підстава залежить від виду відпустки. Для щорічної основної відпустки зазвичай використовують графік відпусток і, за потреби, заяву працівника. Якщо йдеться про перенесення відпустки, поділ її на частини або надання поза графіком, заява працівника є особливо важливою, адже підтверджує його волевиявлення.

Для навчальної, соціальної чи додаткової відпустки роботодавець має отримати документи, які підтверджують право працівника на відповідний вид відпочинку. Наприклад, для навчальної відпустки додається довідка-виклик, для відпустки у зв’язку з навчанням або сімейними обставинами можуть знадобитися інші підтвердження. Для відпустки без збереження заробітної плати важливо зазначити правову підставу і причину, якщо вона впливає на тривалість такої відпустки.

Які документи додаються

До наказу не завжди формують окремий пакет додатків, але кадрова служба повинна мати документи, на підставі яких він виданий. Перелік залежить від виду відпустки та внутрішнього порядку роботодавця.

• заява працівника про надання відпустки із зазначенням дат і тривалості;
• затверджений графік відпусток, якщо відпустка надається за планом;
• документи, що підтверджують право на додаткову або соціальну відпустку;
• довідка-виклик або інший документ із навчального закладу для навчальної відпустки;
• погодження керівника структурного підрозділу, якщо це передбачено внутрішніми правилами;
• розрахунок невикористаних днів відпустки або дані кадрового обліку;
• попередній наказ, якщо відпустка переноситься, продовжується або змінюється.

Якщо використовується зразок наказу на відпустку, важливо не обмежуватися лише формою документа. Потрібно перевірити, чи справді працівник має право на відповідну кількість днів і чи не суперечать дати графіку роботи, виробничій потребі та нормам трудового законодавства.

Структура та обов’язкові реквізити

Наказ має містити всі дані, які дозволяють однозначно визначити працівника, вид відпустки і період його відсутності. Для кадрового обліку важливо, щоб формулювання не створювало сумнівів: чи це щорічна основна відпустка, частина відпустки, відпустка без збереження заробітної плати або інший вид.

• повна назва роботодавця або найменування ФОП-роботодавця;
• назва документа: наказ або розпорядження;
• дата і номер наказу;
• місце складання документа;
• прізвище, ім’я, по батькові працівника;
• посада, структурний підрозділ працівника;
• вид відпустки та період роботи, за який вона надається, якщо це щорічна відпустка;
• дата початку і дата закінчення відпустки;
• кількість календарних днів;
• підстава для видання наказу;
• підпис керівника або уповноваженої особи;
• відмітка про ознайомлення працівника.

Якщо складається наказ про надання частини щорічної основної відпустки зразок повинен містити саме формулювання про частину відпустки, а не загальну фразу про всю щорічну відпустку. Це допомагає правильно вести облік залишку невикористаних днів.

Як правильно заповнити

Перед заповненням потрібно перевірити особову картку працівника, графік відпусток і залишок невикористаних днів. У наказі вказують не лише дати, а й кількість календарних днів. Якщо на період відпустки припадають святкові або неробочі дні, порядок їх урахування визначається чинним законодавством, тому кадровику варто перевірити актуальні правила на дату оформлення.

У формулюванні наказу бажано писати конкретно: кому надати відпустку, який саме вид, з якої дати, до якої дати, на скільки календарних днів. Якщо працівник бере щорічну основну відпустку за певний робочий рік, цей період зазначають окремо. Наприклад, для працівників, які мають кілька років невикористаних відпусток, це допомагає не плутати залишки.

Не варто механічно копіювати накази на відпустку зразок яких використовувався для іншого працівника. Потрібно змінити всі персональні дані, посаду, підрозділ, вид відпустки, дати і підставу. Якщо в організації застосовується типова форма або внутрішній бланк, шаблон можна адаптувати під вимоги діловодства роботодавця.

Ознайомлення працівника з наказом

Працівника потрібно ознайомити з наказом, щоб він знав точний період відпустки і дату повернення до роботи. Зазвичай ознайомлення підтверджується особистим підписом працівника із зазначенням дати. Якщо документи ведуться в електронній системі, ознайомлення може підтверджуватися електронним підписом або іншим способом, передбаченим внутрішніми правилами.

Відсутність підпису працівника не завжди означає, що відпустка оформлена неправильно, але створює ризики для роботодавця у разі спору. Наприклад, працівник може стверджувати, що не був повідомлений про дату початку відпустки або не погоджував її перенесення. Тому кадровій службі варто зберігати заяву, погодження та підтвердження ознайомлення разом із наказом.

Типові помилки

Помилки у наказі найчастіше пов’язані з неточними датами, неправильним видом відпустки або відсутністю підстави. Такі недоліки можуть вплинути на оплату, табелювання і кадровий облік.

• не зазначено вид відпустки або використано занадто загальне формулювання;
• кількість календарних днів не відповідає датам початку і закінчення;
• не вказано період роботи, за який надається щорічна відпустка;
• відсутня заява працівника, коли вона потрібна для надання або перенесення відпустки;
• у наказі залишилися дані іншого працівника після копіювання шаблону;
• відпустку без збереження заробітної плати оформлено без належної причини або підтвердження;
• працівника не ознайомлено з наказом під підпис;
• бухгалтерії не передано інформацію для нарахування відпускних або табелювання.

Строки розгляду

Заяву працівника на відпустку бажано подавати завчасно, щоб роботодавець встиг погодити відсутність, підготувати наказ і передати дані до бухгалтерії. Для щорічних відпусток важливе своєчасне оформлення, оскільки відпускні мають виплачуватися у строки, визначені трудовим законодавством або домовленістю сторін у межах закону.

Якщо відпустка передбачена графіком, роботодавець організовує оформлення до її початку. Якщо працівник просить відпустку поза графіком або без збереження заробітної плати, строк розгляду залежить від обставин, виробничої ситуації та наявності документів. У будь-якому випадку наказ має бути виданий до фактичного початку відпустки, а не після повернення працівника.

Часті питання

Чи обов’язково видавати наказ на відпустку?

Так, для кадрового обліку роботодавцю потрібно оформити рішення про надання відпустки. Наказ підтверджує законну відсутність працівника, дає підставу для табелювання і, якщо відпустка оплачувана, для нарахування відпускних.

Чи потрібна заява працівника, якщо є графік відпусток?

Якщо працівник іде у відпустку за затвердженим графіком, заява може не бути обов’язковою. Але багато роботодавців все одно використовують заяву як додаткове підтвердження погоджених дат. Якщо дати змінюються або працівник просить частину відпустки, заяву краще оформити.

Як скласти наказ про надання частини щорічної основної відпустки?

У наказі потрібно прямо зазначити, що надається частина щорічної основної відпустки, вказати кількість календарних днів, дати початку і закінчення, а також робочий період, за який вона використовується. Це важливо для правильного обліку залишку відпустки.

Чи можна використовувати один зразок наказу для різних видів відпусток?

Можна використовувати один бланк як основу, але текст наказу потрібно адаптувати під конкретний вид відпустки. Для навчальної, соціальної, додаткової або неоплачуваної відпустки відрізняються підстави, документи і формулювання.

Хто підписує наказ про відпустку?

Наказ підписує керівник підприємства або інша особа, яка має повноваження видавати кадрові накази. У ФОП-роботодавця документ підписує сам підприємець або уповноважена особа, якщо це належно оформлено.

Що робити, якщо у наказі помилилися в датах?

Якщо помилку виявили до початку відпустки, роботодавець може видати виправлений наказ або наказ про внесення змін. Якщо помилка вплинула на оплату чи табель, потрібно також повідомити бухгалтерію і скоригувати кадрові записи.

Чи можна оформити наказ про відпустку в електронній формі?

Так, якщо роботодавець використовує електронний документообіг і може забезпечити належне підписання, зберігання та ознайомлення працівника. Важливо, щоб електронний наказ мав ті самі реквізити, що й паперовий документ.

Чи треба видавати окремий наказ на кожного працівника?

Зазвичай наказ оформлюють на одного працівника, але роботодавець може видати зведений наказ для кількох працівників, якщо це зручно для діловодства. У такому разі щодо кожного працівника потрібно окремо зазначити вид відпустки, дати і кількість днів.