Наказ про графік роботи працівників

Коли потрібен наказ про графік роботи працівників?

Наказ про графік роботи працівників оформлюється тоді, коли роботодавцю потрібно письмово зафіксувати режим робочого часу. Це може бути первинне встановлення графіка після створення підприємства, відкриття нового офісу, магазину, виробничої дільниці або зміна вже чинного режиму роботи. Наприклад, роботодавець переходить із п’ятиденного робочого тижня на змінну роботу, встановлює різний час початку зміни для окремих відділів, запроваджує гнучкий графік або уточнює час перерви для відпочинку і харчування.

Такий наказ також потрібен, якщо режим роботи відрізняється від типових правил внутрішнього трудового розпорядку. Документ дозволяє узгодити робочий час із потребами бізнесу, обліком робочого часу та оплатою праці. Він важливий для кадрового діловодства, адже саме на підставі наказу табелюється робочий час, складаються графіки змінності, визначається порядок роботи у вихідні, святкові або неробочі дні, якщо це допускається законодавством.

Хто має право видати наказ

Наказ про графік роботи видає роботодавець: керівник юридичної особи, директор філії в межах наданих повноважень або фізична особа-підприємець, яка використовує найману працю. Якщо на підприємстві діє кадрова служба, вона зазвичай готує проєкт наказу, погоджує його з керівниками підрозділів, бухгалтерією та, за потреби, з представниками працівників.

Працівник самостійно не видає такий документ, але може звернутися до роботодавця із заявою про встановлення індивідуального графіка, неповного робочого часу або дистанційної роботи. У такому випадку наказ оформлюється роботодавцем за результатами розгляду заяви. Якщо зміна графіка стосується істотних умов праці, роботодавець має враховувати вимоги трудового законодавства щодо повідомлення працівників і документального оформлення таких змін.

Підстава видання наказу

Підставою для видання наказу може бути рішення керівника про організацію роботи підприємства, службова записка керівника підрозділу, заява працівника, зміни у правилах внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір або виробнича необхідність. Для змінного режиму роботи часто додатково складається графік змінності, який затверджується наказом або додається до нього як окремий додаток.

Якщо графік роботи змінюється для всіх працівників або для значної частини колективу, варто перевірити, чи не змінюються істотні умови праці. У такій ситуації роботодавцю потрібно діяти обережно: завчасно повідомити працівників, правильно оформити кадрові документи та не погіршувати умови праці з порушенням законодавства. Якщо наказ стосується лише уточнення режиму роботи без зміни істотних умов, достатньо належно зафіксувати новий порядок і ознайомити працівників.

Де зберігається і кому передається наказ

Наказ про графік роботи працівників є внутрішнім організаційно-розпорядчим документом роботодавця. У загальному порядку він не подається до ЦНАП, податкової, Пенсійного фонду чи іншого державного органу. Оригінал наказу зберігається у роботодавця відповідно до правил діловодства та номенклатури справ.

Копія або витяг із наказу може передаватися до кадрової служби, бухгалтерії, керівникам структурних підрозділів, табельникам та іншим відповідальним особам. Це потрібно для правильного ведення табеля обліку робочого часу, нарахування заробітної плати, планування змін і контролю за дотриманням режиму роботи. Під час перевірки з питань праці роботодавець може надати наказ як підтвердження встановленого режиму робочого часу.

Які документи додаються

Перелік додатків залежить від того, який саме графік запроваджується. Для звичайного режиму роботи достатньо самого наказу та посилання на правила внутрішнього трудового розпорядку. Якщо йдеться про змінну роботу, індивідуальний графік або зміну умов праці, до наказу бажано додати документи, які пояснюють підстави і порядок застосування нового режиму.

• графік роботи або графік змінності із зазначенням днів, годин роботи та перерв;
• службову записку керівника підрозділу про потребу змінити режим роботи;
• заяву працівника, якщо графік встановлюється індивідуально;
• витяг із правил внутрішнього трудового розпорядку або зміни до них;
• рішення власника, керівника або іншого уповноваженого органу управління;
• лист погодження з бухгалтерією чи кадровою службою, якщо це передбачено внутрішніми процедурами;
• аркуш ознайомлення працівників із наказом;
• додаток із переліком працівників або підрозділів, яких стосується новий графік.

Структура та обов’язкові реквізити

Зразок наказу про графік роботи працівників має містити всі реквізити, необхідні для кадрового документа. Важливо, щоб із тексту було зрозуміло, хто видав наказ, з якої дати діє графік, кого він стосується і які саме правила робочого часу встановлюються. Якщо графік оформлений окремим додатком, у наказі потрібно прямо зазначити, що додаток є невід’ємною частиною документа.

• повна назва роботодавця або дані ФОП;
• назва документа: Наказ про графік роботи працівників;
• дата, номер і місце видання наказу;
• підстава видання: службова записка, заява, рішення керівника, правила внутрішнього трудового розпорядку;
• чіткий опис режиму роботи: робочі дні, вихідні, час початку і закінчення роботи, перерва;
• дата набрання чинності графіком;
• перелік працівників або підрозділів, яких стосується наказ;
• відповідальні особи за ознайомлення, табелювання та контроль виконання;
• підпис керівника або уповноваженої особи;
• підписи працівників про ознайомлення або окремий аркуш ознайомлення.

Як правильно заповнити

Заповнюючи бланк наказу, спочатку вкажіть повну назву роботодавця, дату і номер документа. У заголовку краще використовувати конкретну назву, наприклад: Про встановлення графіка роботи працівників відділу продажу або Про зміну графіка роботи підприємства. Це допоможе швидко зрозуміти зміст наказу під час перевірки або пошуку документа в кадровому архіві.

У розпорядчій частині потрібно писати не загальні формулювання, а конкретні правила: з якої дати діє графік, які дні є робочими, о котрій годині починається і закінчується робочий день, коли надається перерва. Якщо встановлюється змінний режим, варто не переносити весь розклад у текст наказу, а затвердити графік змінності як додаток. Для індивідуального графіка потрібно зазначити прізвище, ім’я, посаду працівника та підставу, наприклад його заяву.

Окремо визначте відповідального за ознайомлення працівників і ведення табеля робочого часу. Не слід використовувати нечіткі фрази на кшталт “працювати за потребою” або “за домовленістю з керівником”, якщо вони не розкривають фактичний режим роботи. Такий текст може створити спір щодо обліку робочого часу та оплати праці.

Ознайомлення працівників з наказом

Працівників, яких стосується наказ, потрібно ознайомити з його змістом під підпис. Це може бути підпис безпосередньо на примірнику наказу або окремий аркуш ознайомлення із зазначенням прізвища, посади, дати та підпису. Якщо наказ затверджує додаток із графіком, працівники мають бачити не лише текст наказу, а й сам графік.

Для дистанційних працівників або працівників, які перебувають поза офісом, роботодавець може використовувати передбачені внутрішніми правилами електронні способи ознайомлення, якщо вони дозволяють підтвердити факт отримання документа. У разі відмови працівника підписати ознайомлення роботодавець може скласти відповідний акт. Важливо не обмежуватися усним повідомленням, адже під час спору саме письмові документи підтверджують, що працівник знав про встановлений графік.

Типові помилки

Помилки в наказі про графік роботи найчастіше пов’язані з нечітким описом режиму роботи або відсутністю підтвердження, що працівники ознайомлені з документом. Такі недоліки можуть ускладнити облік робочого часу, нарахування зарплати та доведення правомірності дій роботодавця.

• не зазначено дату, з якої починає діяти новий графік;
• у наказі немає конкретного часу початку і закінчення роботи;
• не визначено перерву для відпочинку і харчування;
• графік змінності існує окремо, але не затверджений наказом;
• не вказано, яких працівників або підрозділів стосується документ;
• працівників не ознайомлено з наказом під підпис;
• індивідуальний графік встановлено без заяви працівника або іншої належної підстави;
• наказ суперечить правилам внутрішнього трудового розпорядку чи колективному договору.

Строки видання та зберігання

Наказ бажано видати до початку застосування нового графіка, щоб роботодавець і працівники мали чітку дату набрання ним чинності. Якщо зміна графіка впливає на істотні умови праці, строки повідомлення працівників визначаються трудовим законодавством і залежать від конкретної ситуації. У таких випадках не варто оформлювати наказ заднім числом.

Строк зберігання наказу визначається правилами архівного зберігання кадрових та організаційно-розпорядчих документів. Роботодавець має забезпечити збереження оригіналу, додатків і аркушів ознайомлення, оскільки ці документи можуть знадобитися при перевірці, трудовому спорі або внутрішньому аудиті.

Часті питання

Чи обов’язково видавати наказ про графік роботи?

Так, якщо роботодавець встановлює або змінює режим роботи, письмовий наказ допомагає зафіксувати рішення і підтвердити його для кадрового обліку. Якщо графік уже повністю визначений у правилах внутрішнього трудового розпорядку, окремий наказ може знадобитися для конкретного підрозділу, зміни або індивідуального режиму працівника.

Чим графік роботи відрізняється від графіка змінності?

Графік роботи визначає загальний режим: робочі дні, вихідні, час початку і закінчення роботи. Графік змінності застосовується, коли працівники працюють позмінно, наприклад у магазинах, охороні, медичних закладах або на виробництві. У такому разі наказ часто затверджує окремий додаток із чергуванням змін.

Чи можна змінити графік роботи без згоди працівника?

Це залежить від характеру змін. Якщо йдеться про організаційне уточнення без зміни істотних умов праці, роботодавець може видати наказ у межах своїх повноважень. Якщо зміна впливає на істотні умови праці, потрібно дотримуватися вимог трудового законодавства щодо повідомлення працівника та оформлення документів.

Чи потрібно ознайомлювати всіх працівників?

Ознайомити потрібно тих працівників, яких стосується наказ. Якщо змінюється графік усього підприємства, підпис мають поставити всі відповідні працівники. Якщо наказ стосується лише одного відділу або однієї зміни, достатньо ознайомити працівників цього підрозділу чи зміни.

Чи можна використовувати один наказ для кількох підрозділів?

Так, можна, якщо в наказі чітко визначено графік для кожного підрозділу. Для зручності розклад краще оформити додатком: окремо для адміністрації, виробництва, складу, відділу продажу або інших груп працівників.

Чи потрібна печатка на наказі?

У більшості випадків достатньо підпису керівника або уповноваженої особи. Печатка використовується, якщо це передбачено внутрішніми правилами роботодавця. Відсутність печатки сама по собі не робить наказ недійсним, якщо документ належно підписаний.

Чи можна скласти наказ про індивідуальний графік одного працівника?

Так, роботодавець може видати наказ про індивідуальний графік для конкретного працівника, наприклад у зв’язку із сімейними обставинами, навчанням, станом здоров’я або домовленістю сторін. Бажано мати заяву працівника та чітко визначити умови такого графіка.

Де скачати зразок наказу про графік роботи працівників?

На сторінці можна використати готовий шаблон наказу як основу для власного кадрового документа. Перед підписанням варто адаптувати форму під ваш режим роботи, назву роботодавця, перелік працівників, додатки та внутрішні правила підприємства.