Заява про прийняття на роботу

Коли потрібна заява про прийняття на роботу?

Заява про прийняття на роботу оформлюється, коли кандидат уже пройшов співбесіду, погодив основні умови праці та має бути включений до штату або прийнятий за трудовим договором. На практиці цей документ потрібен кадровій службі для підготовки наказу, особової картки, трудового договору, повідомлення до податкового органу та інших документів, пов’язаних із початком роботи.

Найчастіше заява складається при працевлаштуванні на постійну роботу, роботу за сумісництвом, на сезонну чи тимчасову посаду, під час переведення з цивільно-правових відносин у трудові, а також у разі прийняття працівника на умовах неповного робочого часу. Якщо потрібна заява на роботу зразок допомагає правильно зазначити посаду, дату початку роботи та інші деталі без зайвих формулювань.

Варто пам’ятати: фактичний допуск до роботи має відбуватися лише після належного оформлення трудових відносин. Сама заява не замінює наказ, трудовий договір або повідомлення до контролюючого органу, але є важливою підставою для їх підготовки.

Хто має право подати

Подати заяву має особа, яка бажає працювати у конкретного роботодавця і відповідає вимогам до посади. Зазвичай це повнолітній працівник, який має паспорт або інший документ, що посвідчує особу, реєстраційний номер облікової картки платника податків та документи, необхідні для конкретної роботи.

Неповнолітні працівники також можуть працевлаштовуватися у випадках, передбачених трудовим законодавством, але для них діють спеціальні правила щодо віку, умов праці, тривалості робочого часу та медичного огляду. Для окремих посад роботодавець може вимагати документ про освіту, кваліфікацію, стан здоров’я, військово-обліковий документ або підтвердження права на пільги.

Якщо працівник приймається на роботу за сумісництвом, у заяві бажано прямо зазначити, що робота буде виконуватися саме за сумісництвом, щоб роботодавець коректно оформив кадрові документи.

Куди подається заява про прийняття на роботу

Заява подається роботодавцю, який планує прийняти особу на роботу. У підприємствах, установах та організаціях її зазвичай адресують керівнику: директору, начальнику, голові правління або іншій посадовій особі, яка має право приймати працівників. Фактично документ передається до відділу кадрів, секретаріату, канцелярії або безпосередньо керівнику.

Якщо роботодавцем є фізична особа-підприємець, заява адресовується цьому ФОП. У невеликих компаніях документ може приймати бухгалтер або відповідальна особа за кадровий облік. Важливо, щоб заява була подана до початку виконання роботи, а не після фактичного виходу на робоче місце.

За потреби працівник може залишити собі копію заяви з відміткою про отримання. Це корисно, якщо дата подання має значення або працівник хоче підтвердити, що подав документи для оформлення офіційного працевлаштування.

Які документи додаються

Перелік документів залежить від посади, сфери діяльності та вимог роботодавця. Для стандартного працевлаштування роботодавець зазвичай просить документи, які дозволяють ідентифікувати працівника, оформити кадровий облік, нараховувати заробітну плату та підтвердити право виконувати певну роботу.

• паспорт громадянина України або ID-картка з документом про місце проживання, якщо це потрібно для обліку;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків або відмітка про відмову від його отримання;
• документ про освіту, спеціальність, кваліфікацію або професійну підготовку, якщо посада цього вимагає;
• трудова книжка, якщо вона ведеться у паперовій формі, або відомості про трудову діяльність;
• військово-обліковий документ для військовозобов’язаних, призовників і резервістів;
• медична довідка або висновок медогляду для робіт, де це передбачено законодавством;
• документи про пільги, інвалідність, статус учасника бойових дій або інші обставини, якщо працівник просить їх врахувати;
• дозвільні документи для іноземців або осіб без громадянства, якщо працевлаштування потребує спеціального дозволу.

Не слід додавати зайві документи, які не стосуються роботи. Роботодавець має обробляти персональні дані лише в межах, потрібних для оформлення трудових відносин.

Структура та обов’язкові реквізити

Заява про прийняття на роботу складається у довільній письмовій формі, якщо роботодавець не затвердив власний бланк. Водночас документ має містити всі реквізити, які дозволяють зрозуміти, хто подає заяву, кому вона адресована, на яку посаду працівник просить його прийняти і з якої дати.

• найменування роботодавця або посада та ПІБ керівника, якому адресована заява;
• ПІБ заявника, контактні дані за потреби, іноді адреса проживання;
• назва документа: Заява;
• прохання прийняти на роботу із зазначенням посади, структурного підрозділу та дати початку роботи;
• умови працевлаштування, якщо вони важливі: основне місце роботи, сумісництво, неповний робочий час, строковий трудовий договір;
• перелік додатків, якщо разом із заявою подаються копії документів;
• дата складання заяви;
• особистий підпис працівника.

Фраза має бути чіткою: наприклад, працівник просить прийняти його на посаду бухгалтера з певної дати. Якщо використовується зразок заяви на прийняття на роботу, варто адаптувати його під конкретну вакансію, а не залишати загальні формулювання.

Як правильно заповнити

Перед заповненням потрібно уточнити точну назву посади за штатним розписом або домовленістю з роботодавцем. Якщо у заяві написати одну посаду, а в наказі буде інша, це може створити непорозуміння при оформленні трудових прав, оплати праці або посадових обов’язків. Також важливо правильно зазначити дату початку роботи: вона має збігатися з наказом і датою, з якої працівника фактично допускають до виконання обов’язків.

Якщо працівник приймається на умовах неповного робочого часу, дистанційної роботи, гнучкого графіка або сумісництва, це бажано відобразити у тексті заяви або окремо погодити в трудовому договорі. Для строкового працевлаштування можна зазначити період роботи або підставу строковості, якщо вона вже визначена сторонами.

Заява на прийняття на роботу зразок якої використовується як основа, не повинна містити виправлень, закреслень, непідтверджених обіцянок чи умов, які не погоджені роботодавцем. Якщо документ заповнюється від руки, текст має бути розбірливим. Якщо заява друкується, працівник усе одно підписує її власноруч або з використанням електронного підпису, якщо роботодавець приймає кадрові документи в електронній формі.

Типові помилки

Помилки в заяві не завжди роблять працевлаштування недійсним, але можуть ускладнити кадрове оформлення або спричинити розбіжності в документах. Найчастіше проблеми виникають через неточну назву посади, неправильну дату початку роботи або відсутність підпису працівника.

• зазначено неофіційну назву посади, яка відрізняється від штатного розпису;
• не вказано дату, з якої працівник просить прийняти його на роботу;
• не уточнено, що робота виконується за сумісництвом або на умовах неповного робочого часу;
• заяву подано після фактичного початку роботи;
• у документі є виправлення без підтвердження підписом;
• відсутній особистий підпис або дата складання;
• заява адресована не тій особі, яка має право приймати працівників;
• працівник додав зайві персональні документи, які не потрібні для цієї посади.

Строки розгляду

Окремий загальний строк розгляду заяви про прийняття на роботу зазвичай не встановлюється, оскільки вона подається після досягнення домовленості між працівником і роботодавцем. На практиці кадрова служба опрацьовує заяву до дати початку роботи, щоб встигнути підготувати наказ, трудовий договір, особову картку та інші документи.

Працівника не варто допускати до виконання обов’язків до завершення обов’язкових кадрових процедур. Якщо роботодавець відкладає оформлення, працівник може попросити надати інформацію про дату видання наказу та порядок підписання трудових документів. Копія заяви з відміткою про отримання допомагає підтвердити факт звернення до роботодавця.

Часті питання

Чи обов’язково писати заяву про прийняття на роботу?

Трудові відносини оформлюються наказом або розпорядженням роботодавця та іншими обов’язковими документами. Заява не завжди прямо визначається як єдина підстава, але на практиці вона широко використовується для підтвердження волевиявлення працівника і підготовки кадрового оформлення.

Чим відрізняється заява про прийняття на роботу від трудового договору?

Заява містить прохання працівника прийняти його на посаду. Трудовий договір визначає права, обов’язки, умови праці, оплату, режим роботи та інші домовленості сторін. Заява не замінює трудовий договір, якщо його письмова форма є обов’язковою або погоджена сторонами.

Чи можна подати заяву в електронному вигляді?

Так, якщо роботодавець використовує електронний кадровий документообіг і може ідентифікувати працівника. У такому разі заява може підписуватися кваліфікованим електронним підписом або іншим способом, передбаченим внутрішніми правилами роботодавця.

Яку дату вказувати у заяві?

У заяві зазначають дату складання документа і дату, з якої працівник просить прийняти його на роботу. Дата початку роботи має узгоджуватися з роботодавцем і відповідати наказу про прийняття.

Чи потрібно писати заяву, якщо працівника приймають за сумісництвом?

Так, у більшості випадків заяву також оформлюють. У тексті бажано прямо зазначити, що працівник просить прийняти його на роботу за сумісництвом, щоб це було правильно відображено в наказі та кадровому обліку.

Чи можна використати один зразок заяви на роботу для різних посад?

Можна взяти один шаблон за основу, але його потрібно адаптувати. Обов’язково змінюються назва посади, підрозділ, дата початку роботи, умови зайнятості та перелік доданих документів, якщо вони відрізняються.

Чи має роботодавець ставити відмітку про прийняття заяви?

Закон не завжди вимагає окремої відмітки, але працівник може попросити зареєструвати заяву або поставити на копії дату отримання, підпис і посаду відповідальної особи. Це корисно для підтвердження факту подання документа.

Що робити, якщо у заяві допущена помилка?

Найкраще скласти нову заяву без виправлень і передати її роботодавцю до видання наказу. Якщо наказ уже підготовлено, потрібно повідомити кадрову службу, щоб розбіжності між заявою, наказом і трудовим договором були усунені.