Заява на звільнення за згодою сторін

Коли потрібна заява на звільнення за згодою сторін?

Заява на звільнення за згодою сторін оформлюється тоді, коли працівник не бажає або не може чекати стандартний строк попередження про звільнення за власним бажанням, а роботодавець погоджується припинити трудові відносини у конкретну дату. Найчастіше такий документ потрібен при переході на нову роботу, переїзді, сімейних обставинах, зміні графіка, досягненні домовленості про завершення співпраці або коли сторони хочуть уникнути трудового конфлікту.

На відміну від звільнення за власним бажанням, тут ключове значення має не лише волевиявлення працівника, а й згода роботодавця. Саме тому в заяві важливо не писати розмиті фрази, а прямо просити звільнити за угодою сторін із зазначенням бажаної дати. Якщо роботодавець погоджується, видається наказ про звільнення. Якщо не погоджується, працівнику можуть запропонувати іншу дату або іншу підставу припинення трудового договору.

Хто має право подати

Подати заяву має право працівник, який перебуває у трудових відносинах із роботодавцем за трудовим договором. Це може бути працівник підприємства, установи, організації, державного чи комунального закладу, а також особа, яка працює у ФОП. Заява подається особисто, оскільки вона підтверджує добровільне волевиявлення працівника на припинення трудового договору.

Роботодавець не має права змушувати працівника писати таку заяву під тиском. Згода сторін означає, що обидві сторони домовилися про дату та підставу звільнення. Якщо працівник сумнівається, чи справді хоче звільнятися саме за цією підставою, варто не підписувати заяву поспіхом, адже після погодження та видання наказу скасувати звільнення складніше.

Куди подається заява на звільнення за згодою сторін

Заява подається роботодавцю за місцем роботи. На практиці її адресують керівнику підприємства, директору установи, начальнику організації або ФОП-роботодавцю. Передати документ можна через відділ кадрів, секретаря, канцелярію або безпосередньо керівнику, залежно від внутрішнього порядку документообігу.

Бажано подавати заяву у двох примірниках: один залишається у роботодавця, а на другому працівник просить поставити відмітку про отримання із датою, підписом і вхідним номером. Якщо в організації використовується електронний документообіг, заява може подаватися через внутрішню систему або корпоративну електронну пошту, якщо роботодавець визнає такий спосіб подання. У спірних ситуаціях письмове підтвердження подання допомагає довести дату звернення.

Які документи додаються

Зазвичай заява на звільнення за згодою сторін не потребує великого пакета додатків. У більшості випадків достатньо самої заяви, оскільки роботодавець уже має особову справу працівника, копії документів і дані про трудові відносини. Додаткові документи можуть знадобитися лише тоді, коли роботодавець просить підтвердити окремі обставини або коли звільнення поєднується з іншими кадровими питаннями.

• копія паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, якщо роботодавець просить уточнити персональні дані;
• копія реєстраційного номера облікової картки платника податків, якщо дані змінювалися;
• заява про виплату компенсації за невикористану відпустку, якщо роботодавець використовує окрему форму;
• заява про перерахування остаточного розрахунку на банківський рахунок, якщо реквізити потрібно оновити;
• акти приймання-передачі матеріальних цінностей, якщо працівник відповідав за майно, документи, обладнання або касу;
• обхідний лист, якщо він передбачений внутрішніми правилами роботодавця.

Структура та обов’язкові реквізити

Правильно складена заява має бути зрозумілою для кадрової служби і не залишати сумнівів щодо підстави звільнення. У документі потрібно зазначити, кому він адресований, від кого подається, яку дію просить вчинити працівник і з якої дати. Формулювання має відповідати саме звільненню за згодою сторін, а не звільненню за власним бажанням.

• посада, прізвище та ініціали керівника або найменування роботодавця;
• посада, структурний підрозділ, прізвище, ім’я та по батькові працівника;
• назва документа: Заява;
• прохання звільнити з роботи за згодою сторін;
• конкретна дата звільнення, погоджена або запропонована працівником;
• за потреби прохання провести остаточний розрахунок і виплатити компенсацію за невикористані дні відпустки;
• дата складання заяви;
• особистий підпис працівника.

Якщо використовується бланк роботодавця, потрібно перевірити, щоб у ньому не було іншої підстави звільнення. Наприклад, фраза про звільнення за власним бажанням змінює правову природу документа.

Як правильно заповнити

У верхній частині заяви зазначаються дані адресата: директору, керівнику або ФОП, а нижче — дані працівника. У тексті слід написати прохання звільнити за згодою сторін із конкретної дати. Наприклад, працівник може просити звільнити його 15 травня, якщо ця дата погоджена з роботодавцем або пропонується для погодження.

Не варто використовувати нечіткі формулювання на кшталт “прошу звільнити найближчим часом” або “прошу розірвати трудові відносини”. Кадровій службі потрібна конкретна дата для підготовки наказу, нарахування зарплати, компенсації за відпустку та закриття табеля. Якщо працівник шукає заява на звільнення без відпрацювання зразок, саме варіант за згодою сторін часто підходить, але тільки за умови домовленості з роботодавцем.

Перед поданням варто перевірити правильність назви посади, підрозділу, дати звільнення та підстави. Якщо документ подається у паперовій формі, підпис ставиться власноруч. Якщо заява подається електронно, потрібно дотримуватися правил, які діють у конкретного роботодавця.

Типові помилки

Помилки у заяві можуть призвести до неправильного оформлення наказу або спору між працівником і роботодавцем. Особливо уважно потрібно ставитися до підстави та дати припинення трудових відносин.

• працівник пише “за власним бажанням”, хоча фактично хоче звільнитися за згодою сторін;
• у заяві не зазначена дата звільнення або вона вказана неоднозначно;
• документ подається усно, без письмового підтвердження;
• заява складається під тиском роботодавця, без реальної згоди працівника;
• працівник не залишає собі примірник із відміткою про отримання;
• у заяві є виправлення, закреслення або різні дати;
• не узгоджено передачу матеріальних цінностей, якщо працівник був матеріально відповідальною особою;
• працівник вважає, що роботодавець зобов’язаний погодити будь-яку дату, хоча для цієї підстави потрібна взаємна згода.

Строки розгляду

Окремого універсального строку розгляду заяви на звільнення за згодою сторін законодавство не встановлює. На практиці роботодавець розглядає її до дати, яку пропонує працівник, або в межах внутрішнього кадрового процесу. Якщо керівник погоджується, готується наказ про звільнення із зазначенням узгодженої дати.

У день звільнення роботодавець має провести остаточний розрахунок, виплатити належні суми, зокрема зарплату та компенсацію за невикористану відпустку, якщо вона є. Працівнику також надаються документи, пов’язані з роботою, у порядку, передбаченому трудовим законодавством. Якщо роботодавець не погодив дату, сторони можуть домовитися про інший день або працівник може обрати іншу законну підставу звільнення.

Часті питання

Чи можна звільнитися за згодою сторін без відпрацювання?

Так, якщо роботодавець погодиться на запропоновану дату. Для звільнення за згодою сторін не застосовується обов’язкове двотижневе попередження, характерне для звільнення за власним бажанням. Але потрібна саме домовленість обох сторін.

Чим відрізняється заява за згодою сторін від заяви за власним бажанням?

При звільненні за власним бажанням ініціатива належить працівнику, і за загальним правилом він попереджає роботодавця завчасно. При звільненні за згодою сторін дата і підстава визначаються домовленістю працівника та роботодавця.

Чи може роботодавець відмовити у звільненні за згодою сторін?

Так, роботодавець може не погодитися на звільнення саме за цією підставою або на запропоновану дату. У такому разі сторони можуть узгодити інший день або працівник може подати заяву про звільнення за власним бажанням.

Чи можна відкликати заяву на звільнення за згодою сторін?

Відкликання можливе лише за умови, що роботодавець погодиться скасувати попередню домовленість. Якщо наказ уже виданий і дата звільнення настала, відновлення трудових відносин зазвичай потребує окремого рішення сторін або вирішення спору у встановленому порядку.

Яку дату вказувати у заяві?

Потрібно вказувати конкретну календарну дату, з якої працівник просить припинити трудові відносини. Бажано попередньо узгодити її з керівником або кадровою службою, щоб уникнути відмови чи затримки з оформленням наказу.

Чи обов’язково писати заяву від руки?

Ні, заяву можна надрукувати, але підпис працівника на паперовому примірнику має бути власноручним. Якщо роботодавець використовує електронний документообіг, можливе подання в електронній формі за правилами, які діють у цій організації.

Чи потрібен окремий наказ після заяви?

Так, заява є підставою для кадрового оформлення, але саме наказ роботодавця фіксує звільнення. У наказі зазначаються працівник, посада, дата та підстава припинення трудового договору.

Де взяти актуальний зразок заяви?

Актуальний зразок заяви на звільнення за згодою сторін варто використовувати як основу, але перед поданням потрібно вписати свої дані, назву роботодавця, посаду та погоджену дату звільнення. Не рекомендується подавати порожній бланк без перевірки підстави звільнення.