Наказ про матеріальну відповідальність працівника

Коли потрібен наказ про матеріальну відповідальність працівника?

Наказ про матеріальну відповідальність працівника оформлюється тоді, коли роботодавець передає працівнику майно або цінності, за збереження яких потрібно встановити чіткий порядок відповідальності. Найчастіше це стосується касирів, комірників, завідувачів складів, експедиторів, продавців, адміністраторів, працівників, які отримують обладнання, інструменти, паливо, товар або грошові кошти.

Такий наказ потрібен при прийнятті працівника на посаду, переведенні на іншу роботу, відкритті нового складу чи торгової точки, зміні матеріально відповідальної особи, проведенні інвентаризації або передачі майна між працівниками. Документ допомагає зафіксувати, кому саме передані цінності, з якої дати виникає відповідальність, які документи підтверджують передачу та хто контролює виконання наказу.

Водночас наказ не повинен використовуватися як спосіб покласти на працівника необмежену відповідальність без законних підстав. Повна матеріальна відповідальність допускається лише у випадках, передбачених трудовим законодавством, і часто потребує окремого письмового договору.

Хто має право видати наказ

Наказ видає роботодавець: керівник юридичної особи, директор підприємства, начальник установи або фізична особа-підприємець, яка має найманих працівників. Якщо на підприємстві діє система делегування повноважень, наказ може підписати інша уповноважена особа, наприклад виконавчий директор або керівник філії, якщо це передбачено статутом, положенням чи довіреністю.

Працівник не подає заяву про видання такого наказу в обов’язковому порядку, але його згода може бути потрібна для укладення договору про повну матеріальну відповідальність. Особливо уважно слід перевіряти, чи належить посада працівника та характер роботи до тих, де дозволено укладати договір про повну матеріальну відповідальність. Якщо працівник лише користується робочим ноутбуком або інструментом, порядок відповідальності може оформлюватися актом передачі майна без встановлення повної матеріальної відповідальності.

Куди подається наказ про матеріальну відповідальність

Наказ про матеріальну відповідальність є внутрішнім документом роботодавця і не подається до державних органів для реєстрації. Він зберігається на підприємстві у кадровій службі, бухгалтерії, канцелярії або в іншому підрозділі, який відповідає за документообіг. Якщо наказ стосується складу, каси чи товарних залишків, копію можуть передати бухгалтерії, керівнику відповідного підрозділу та особі, яка проводить інвентаризацію.

У разі спору наказ може надаватися до суду, Державної служби України з питань праці, правоохоронних органів або комісії підприємства як доказ того, що працівник був визначений відповідальною особою та ознайомлений із відповідними обов’язками. Тому важливо, щоб документ був підписаний керівником, зареєстрований у журналі наказів і містив підпис працівника про ознайомлення.

Підстава для видання наказу

Підставою для видання наказу можуть бути трудовий договір, посадова інструкція, договір про повну матеріальну відповідальність, акт приймання-передачі майна, результати інвентаризації, службова записка керівника підрозділу або рішення керівника про призначення відповідальної особи. У наказі бажано прямо зазначити, на підставі якого документа роботодавець закріплює майно за працівником.

Якщо йдеться про повну матеріальну відповідальність, одного наказу недостатньо. Потрібно перевірити, чи допускає закон укладення відповідного договору з таким працівником, чи досяг він необхідного віку, чи пов’язана його робота із зберіганням, обробкою, продажем, перевезенням або використанням матеріальних цінностей. Якщо таких умов немає, наказ може визначати лише порядок користування майном і обов’язок дбайливо ставитися до нього, але не створює повної матеріальної відповідальності автоматично.

Які документи додаються

До наказу бажано додати документи, які підтверджують законність передачі майна та обсяг обов’язків працівника. Перелік залежить від посади, виду майна і внутрішніх правил роботодавця.

• копія трудового договору або наказу про прийняття на роботу;
• посадова інструкція працівника із зазначенням обов’язків щодо майна;
• договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, якщо він потрібен і дозволений законом;
• договір про колективну матеріальну відповідальність, якщо майно передається бригаді або зміні;
• акт приймання-передачі товарно-матеріальних цінностей;
• інвентаризаційний опис або відомість залишків;
• перелік обладнання, інструментів, ключів, печаток, карток доступу чи грошових коштів;
• службова записка керівника підрозділу про необхідність призначення відповідальної особи.

Якщо наказ видається у зв’язку зі зміною матеріально відповідальної особи, варто оформити акт передачі справ і провести інвентаризацію. Це зменшує ризик спорів щодо того, коли саме виникла нестача і хто відповідав за майно на відповідну дату.

Структура та обов’язкові реквізити

Зразок наказу про матеріальну відповідальність працівника має містити стандартні реквізити управлінського документа і конкретні умови щодо майна. Формулювання повинні бути точними: не варто писати загально, що працівник відповідає за все майно підприємства, якщо йому фактично передано лише певні цінності або робоче обладнання.

• повна назва роботодавця або ПІБ фізичної особи-підприємця;
• назва документа: наказ;
• дата, номер і місце складання;
• заголовок, наприклад про призначення матеріально відповідальної особи;
• підстава видання наказу;
• ПІБ, посада та структурний підрозділ працівника;
• перелік майна або посилання на акт приймання-передачі;
• дата, з якої працівник несе відповідальність за передані цінності;
• обов’язок забезпечити збереження майна, вести облік або дотримуватися правил експлуатації;
• доручення бухгалтерії, кадровій службі чи керівнику підрозділу;
• підпис керівника;
• відмітка про ознайомлення працівника під підпис.

За потреби в наказі можна зазначити особу, відповідальну за контроль виконання. Якщо майно передається кільком працівникам, важливо визначити, чи йдеться про індивідуальну чи колективну відповідальність.

Як правильно заповнити

Почніть із правильної назви роботодавця, дати та номера наказу. У заголовку краще зазначити не просто матеріальну відповідальність, а конкретну дію: про призначення матеріально відповідальної особи, про передачу товарно-матеріальних цінностей або про закріплення обладнання за працівником.

У тексті наказу потрібно назвати працівника повністю, вказати його посаду та підрозділ. Далі зазначаються цінності, за які він відповідає. Якщо перелік великий, не потрібно перевантажувати наказ: достатньо послатися на акт приймання-передачі, інвентаризаційний опис або додаток до наказу. Обов’язково визначте дату, з якої майно передано працівнику.

Окремо варто прописати дії бухгалтерії або відповідального підрозділу: оформити акт, внести дані до обліку, забезпечити інвентаризацію, видати ключі чи доступи. Якщо укладається договір про повну матеріальну відповідальність, у наказі можна вказати на необхідність його оформлення, але не підміняти договір текстом наказу.

Після підписання керівником працівника потрібно ознайомити з наказом під підпис. Якщо працівник відмовляється підписати ознайомлення, складається акт про відмову за участю кількох осіб.

Ознайомлення працівника з наказом

Ознайомлення працівника є важливою частиною оформлення. Підпис працівника підтверджує, що він знає про передачу майна, обсяг своїх обов’язків і дату, з якої ці обов’язки виникають. Відмітку про ознайомлення зазвичай розміщують наприкінці наказу або на окремому аркуші ознайомлення.

Працівник має отримати можливість прочитати наказ і пов’язані з ним документи: акт передачі, посадову інструкцію, договір про повну матеріальну відповідальність, правила користування обладнанням. Якщо наказ стосується каси, складу чи товару, бажано проводити передачу майна не лише формально, а з фактичною перевіркою залишків.

Відмова від підпису не завжди означає, що наказ не діє, але роботодавцю потрібно зафіксувати таку відмову актом. Без належного ознайомлення довести обсяг відповідальності працівника у спорі буде складніше.

Типові помилки

Помилки в наказі часто виникають через спробу зробити документ занадто загальним або покласти на працівника відповідальність без підтверджувальних документів.

• у наказі не вказано конкретне майно або немає посилання на акт передачі;
• працівника не ознайомили з наказом під підпис;
• роботодавець намагається встановити повну матеріальну відповідальність лише наказом;
• посада працівника не відповідає роботі з матеріальними цінностями;
• відсутній договір про повну матеріальну відповідальність, коли він необхідний;
• не проведено інвентаризацію при зміні відповідальної особи;
• у документі немає дати, з якої виникає відповідальність;
• наказ не зареєстрований або не містить підпису керівника.

Щоб уникнути спорів, наказ варто оформлювати разом із первинними документами бухгалтерського та кадрового обліку.

Строки розгляду та зберігання

Наказ про матеріальну відповідальність не розглядається зовнішнім органом, тому строків подання чи адміністративного розгляду немає. Документ набирає чинності з дати, зазначеної в наказі, або з дати його підписання, якщо інше не встановлено текстом. Працівника бажано ознайомити з наказом до фактичної передачі майна або в день такої передачі.

Строк зберігання залежить від внутрішньої номенклатури справ і правил архівного зберігання кадрових та адміністративних документів. Якщо наказ пов’язаний із передачею товарно-матеріальних цінностей, його доцільно зберігати разом з актами, інвентаризаційними описами та договорами до завершення можливих перевірок або спорів.

Часті питання

Чи можна встановити повну матеріальну відповідальність лише наказом?

Ні, у більшості випадків одного наказу недостатньо. Якщо йдеться саме про повну матеріальну відповідальність, потрібні законні підстави та окремий письмовий договір з працівником, коли такий договір допускається трудовим законодавством.

Чи потрібен наказ, якщо вже укладено договір про матеріальну відповідальність?

Так, наказ бажаний, оскільки він фіксує організаційне рішення роботодавця: дату призначення відповідальної особи, перелік майна, обов’язки бухгалтерії та порядок передачі цінностей. Договір і наказ виконують різні функції.

Що робити, якщо працівник відмовляється підписувати наказ?

Потрібно скласти акт про відмову від ознайомлення із зазначенням дати, часу та присутніх осіб. Водночас роботодавцю варто перевірити, чи законно покладається така відповідальність і чи фактично передано працівнику майно.

Чи можна видати наказ про матеріальну відповідальність для офісного працівника?

Можна закріпити за офісним працівником ноутбук, телефон, ключі або інше обладнання за актом передачі. Але це не завжди означає повну матеріальну відповідальність. Її межі визначаються трудовим законодавством і конкретними обставинами.

Чи потрібна інвентаризація при зміні матеріально відповідальної особи?

Так, інвентаризація або фактична перевірка залишків є практично необхідною. Вона дозволяє визначити, яке майно передається новій відповідальній особі та чи немає нестачі на момент передачі.

Чи можна використовувати один бланк наказу для різних працівників?

Можна використовувати один шаблон, але кожен наказ потрібно адаптувати під конкретну посаду, майно, дату передачі та підстави. Універсальний бланк без конкретного переліку цінностей може бути слабким доказом у спорі.

Де зберігати наказ про матеріальну відповідальність?

Оригінал зазвичай зберігається у кадровій службі, канцелярії або в документах керівника. Копії можуть бути у бухгалтерії, на складі чи в підрозділі, де працює матеріально відповідальна особа.

Чи можна скачати зразок наказу і одразу підписати?

Зразок можна використовувати як основу, але перед підписанням потрібно внести дані конкретного роботодавця, працівника, майна, підстави передачі та додатки. Також слід перевірити, чи потрібен окремий договір про повну матеріальну відповідальність.