Заява на дистанційну роботу

Коли потрібна заява на дистанційну роботу?

Заява на дистанційну роботу оформлюється тоді, коли працівник хоче змінити звичайне місце виконання трудових обов’язків і працювати не в офісі, цеху чи іншому приміщенні роботодавця, а поза ним. Найчастіше документ подають для переходу на роботу з дому, роботи з іншого населеного пункту, тимчасового дистанційного режиму під час воєнного стану, карантинних обмежень, переїзду, догляду за дитиною або через стан здоров’я.

Важливо відрізняти дистанційну роботу від відпустки чи простою. Працівник продовжує виконувати свої трудові функції, дотримується встановлених завдань, строків і правил комунікації, але робить це з використанням інформаційно-комунікаційних технологій. Заява потрібна, щоб зафіксувати ініціативу працівника та дати роботодавцю підставу розглянути питання про зміну режиму роботи, видати наказ або укласти додаткову угоду до трудового договору.

Хто має право подати

Подати заяву може працівник, який перебуває у трудових відносинах з роботодавцем: працює за основним місцем роботи, за сумісництвом, на повний або неповний робочий час. Звернутися можуть як офісні працівники, так і спеціалісти, робота яких фактично може виконуватися віддалено: бухгалтери, юристи, менеджери, викладачі, оператори, програмісти, працівники відділів кадрів, маркетингу, підтримки клієнтів.

Можливість дистанційної роботи залежить від характеру посади. Якщо виконання обов’язків потребує постійної присутності на робочому місці, доступу до обладнання, виробничої лінії або роботи з матеріальними цінностями, роботодавець може відмовити або запропонувати змішаний формат. Окремі категорії працівників, зокрема працівники з сімейними обставинами або особи, які мають об’єктивні перешкоди для роботи в приміщенні роботодавця, можуть обґрунтовувати прохання додатковими документами.

Куди подається заява на дистанційну роботу

Заява подається безпосередньо роботодавцю. У більшості випадків її адресують директору, керівнику установи, начальнику відокремленого підрозділу або фізичній особі-підприємцю. Якщо на підприємстві діє кадрова служба, документ передають через відділ кадрів, канцелярію або систему електронного документообігу.

Паперову заяву бажано подавати у двох примірниках: один залишається у роботодавця, на другому працівник може отримати відмітку про прийняття із датою та підписом відповідальної особи. Якщо на підприємстві дозволено електронний документообіг, заяву можна надіслати корпоративною поштою або через внутрішню систему. Для офіційного підтвердження електронний документ бажано підписати кваліфікованим електронним підписом або подати у спосіб, визначений локальними правилами роботодавця.

Які документи додаються

У багатьох випадках заява може подаватися без додатків, якщо працівник просить про дистанційну роботу за домовленістю сторін. Але коли прохання пов’язане з конкретними життєвими обставинами, доцільно додати підтвердні документи. Вони допомагають роботодавцю оцінити обґрунтованість звернення та правильно оформити кадрове рішення.

• копія паспорта або іншого документа, якщо роботодавець просить актуалізувати персональні дані;
• документи, що підтверджують сімейні обставини: свідоцтво про народження дитини, документи про догляд за членом сім’ї;
• медичні документи або рекомендації лікаря, якщо прохання пов’язане зі станом здоров’я;
• документи, що підтверджують зміну місця перебування, якщо працівник тимчасово проживає в іншому місті або за кордоном;
• службова записка керівника підрозділу або погодження безпосереднього керівника, якщо це передбачено внутрішніми правилами;
• пропозиція щодо графіка роботи, каналів зв’язку та способу звітування, якщо працівник хоче одразу погодити організаційні умови.

Структура та обов’язкові реквізити

Заява про дистанційну роботу складається у стандартній формі ділового документа. Її зміст має бути зрозумілим для кадрової служби та керівника, адже саме на підставі заяви часто готується наказ. У документі не потрібно використовувати складні юридичні формулювання, але важливо чітко зазначити, що працівник просить саме дистанційний режим, а не відпустку, зміну посади чи переведення до іншого підрозділу.

• найменування роботодавця або посада керівника, якому адресується заява;
• прізвище, ім’я, по батькові працівника, посада та структурний підрозділ;
• назва документа: заява;
• прохання встановити дистанційну роботу повністю або частково;
• бажана дата початку та, за потреби, дата завершення дистанційного режиму;
• коротке обґрунтування причини звернення;
• адреса або місце, з якого планується виконувати роботу;
• контактні дані для зв’язку: телефон, електронна пошта, корпоративний месенджер;
• перелік додатків, якщо вони подаються;
• дата складання заяви та особистий підпис працівника.

Як правильно заповнити

Починайте заяву з правильної адресації. Якщо у вашій організації всі кадрові документи подаються на ім’я директора, зазначте його посаду та назву роботодавця. Далі вкажіть свої дані: посаду, відділ, прізвище, ім’я та по батькові. У тексті заяви сформулюйте прохання конкретно: «Прошу встановити мені дистанційну роботу з …» або «Прошу дозволити виконання роботи дистанційно …».

Обов’язково зазначте період. Якщо дистанційна робота потрібна тимчасово, напишіть дату початку і орієнтовну дату завершення або подію, з якою пов’язано повернення до звичайного режиму. Якщо потрібен постійний формат, це також варто прямо зазначити. У заяві можна запропонувати графік комунікації, наприклад роботу за чинним графіком підприємства із щоденним звітуванням електронною поштою.

Не варто перевантажувати документ особистими подробицями. Достатньо коротко пояснити причину та додати підтвердження, якщо воно є. Якщо ви використовуєте готовий бланк, уважно замініть усі змінні дані: назву роботодавця, посаду, дати, місце роботи та перелік додатків.

Типові помилки

Помилки в заяві можуть призвести до затримки розгляду або необхідності переписувати документ. Найчастіше проблеми виникають не через форму, а через нечіткість прохання та відсутність важливих організаційних деталей.

• у тексті не зазначено, з якої дати працівник просить встановити дистанційну роботу;
• працівник плутає дистанційну роботу з відпусткою, лікарняним або простоєм;
• немає даних про посаду, структурний підрозділ або безпосереднього керівника;
• не вказано, чи дистанційний режим має бути постійним, тимчасовим або змішаним;
• відсутні контактні дані для робочої комунікації;
• заява містить вимогу, а не прохання, хоча зміна режиму зазвичай оформлюється за погодженням сторін;
• додатки згадані в тексті, але фактично не подані;
• працівник надсилає фото заяви без підпису або без можливості підтвердити дату подання.

Строки розгляду

Законодавство не встановлює єдиного спеціального строку для розгляду кожної заяви працівника про дистанційну роботу. На практиці роботодавець розглядає її відповідно до правил внутрішнього документообігу, кадрових процедур і потреб організації роботи. Якщо питання термінове, у заяві можна зазначити бажану дату початку дистанційного режиму та попросити розглянути звернення до цієї дати.

Після погодження роботодавець зазвичай видає наказ або розпорядження, з яким працівника ознайомлюють під підпис чи через електронну систему. У наказі можуть визначатися режим роботи, порядок обліку робочого часу, відповідальні особи, правила використання обладнання та спосіб звітування. До отримання рішення роботодавця працівник не повинен самовільно припиняти виходити на робоче місце, якщо інше не погоджено сторонами.

Часті питання

Чи можна подати заяву на дистанційну роботу електронною поштою?

Так, якщо роботодавець приймає кадрові документи електронними каналами або це передбачено внутрішніми правилами. Для більшої юридичної визначеності заяву бажано підписати електронним підписом або подати через офіційну систему документообігу.

Чи зобов’язаний роботодавець погодити дистанційну роботу?

Не завжди. Роботодавець оцінює характер роботи, можливість контролю виконання завдань, доступ до інформації, обладнання та потреби підприємства. Водночас обґрунтована заява з додатками підвищує шанси на конструктивний розгляд.

Чим відрізняється дистанційна робота від надомної?

Дистанційна робота зазвичай виконується з використанням цифрових засобів зв’язку та може не бути прив’язаною до конкретного робочого місця. Надомна робота більше пов’язана з виконанням завдань за місцем проживання працівника та організацією робочого місця вдома.

Чи потрібно укладати додаткову угоду до трудового договору?

У багатьох випадках роботодавець оформлює дистанційну роботу наказом і, за потреби, додатковою угодою. Це залежить від строку, умов переходу, характеру роботи та правил, які діють у роботодавця.

Чи можна просити дистанційну роботу лише на кілька днів на тиждень?

Так, у заяві можна просити змішаний формат, наприклад два або три дні дистанційно, а решту часу в офісі. У такому разі потрібно чітко зазначити бажаний графік і спосіб погодження робочих завдань.

Чи зберігається зарплата під час дистанційної роботи?

Дистанційна робота не є підставою для автоматичного зменшення зарплати. Оплата праці здійснюється відповідно до трудового договору, штатного розпису, фактично виконаної роботи та встановлених умов оплати.

Що робити, якщо роботодавець не відповідає на заяву?

Бажано мати підтвердження подання заяви: відмітку на копії, реєстраційний номер, електронне повідомлення або інший доказ. Якщо відповіді немає, можна повторно звернутися до кадрової служби чи керівника підрозділу з проханням повідомити результат розгляду.

Чи можна скачати зразок і змінити його під свою ситуацію?

Так, шаблон заяви можна адаптувати: змінити підставу звернення, період дистанційної роботи, контактні дані, графік і перелік додатків. Головне, щоб фінальний текст відповідав вашим фактичним обставинам і правилам роботодавця.