Наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника

Коли потрібен наказ про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника?

Наказ оформлюється тоді, коли роботодавець отримав підтвердження, що працівник помер, і має юридично припинити трудові відносини. Така ситуація відрізняється від звичайного звільнення: працівник не подає заяву, не ознайомлюється з наказом і не передає справи у стандартному порядку. Підставою є факт смерті, підтверджений офіційним документом.

Документ потрібен для кадрового обліку, закриття табеля, припинення нарахування заробітної плати, оформлення компенсації за невикористану відпустку та інших належних виплат. На практиці наказ складають у підприємствах, бюджетних установах, навчальних закладах, медичних закладах, органах місцевого самоврядування, а також у ФОП, які мають найманих працівників.

Зразок наказу про звільнення у зв’язку зі смертю варто використовувати тоді, коли потрібно уникнути помилок у даті припинення трудового договору, формулюванні підстави та реквізитах документа, що підтверджує смерть працівника.

Хто має право оформити наказ

Наказ видає роботодавець або уповноважена особа, яка має право підписувати кадрові документи. На підприємстві це зазвичай директор, керівник установи, голова організації або інша посадова особа, якій такі повноваження передані внутрішніми документами. У ФОП наказ підписує сам підприємець як роботодавець.

Проєкт наказу часто готує кадрова служба, інспектор з кадрів, бухгалтер або особа, відповідальна за кадрове діловодство. Родичі працівника не складають наказ, але можуть надати роботодавцю свідоцтво про смерть або інший підтвердний документ. Якщо інформацію про смерть отримано не від родичів, роботодавцю бажано мати офіційне підтвердження, а не лише усне повідомлення.

Підстава видання наказу

Підставою для наказу є документ, який підтверджує смерть працівника. Найчастіше це копія свідоцтва про смерть, виданого органом державної реєстрації актів цивільного стану. Також може використовуватися витяг з відповідного державного реєстру, рішення суду про оголошення особи померлою або інший документ, який має юридичну силу.

У наказі не варто писати, що підставою є телефонний дзвінок, повідомлення колеги чи усна інформація родичів. Такі повідомлення можуть бути приводом для перевірки інформації, але не замінюють офіційного документа. Якщо документ надано пізніше, наказ видається у день фактичного отримання підтвердження, але дата припинення трудового договору зазвичай визначається датою смерті працівника, зазначеною у підтвердному документі.

Куди подається наказ про припинення трудового договору

Наказ не подається до суду, ЦНАП чи іншого органу як окрема заява. Це внутрішній кадровий документ роботодавця, який зберігається у кадровій документації підприємства або ФОП. На його підставі вносяться відмітки до особової картки, табеля обліку робочого часу, електронних кадрових записів та бухгалтерських документів.

Бухгалтерія використовує наказ для проведення остаточного розрахунку. Якщо підприємство веде паперові трудові книжки і вона зберігалася у роботодавця, питання її видачі вирішується з членами сім’ї або спадкоємцями відповідно до законодавства та внутрішнього порядку документообігу. Дані про трудову діяльність також можуть відображатися в електронному обліку через встановлені державні сервіси звітності.

Які документи додаються

До наказу або до кадрової справи працівника бажано долучити документи, які підтверджують підставу припинення трудового договору та подальші кадрові дії. Перелік залежить від того, хто надав інформацію, чи зберігалася трудова книжка у роботодавця, а також кому виплачуються належні працівнику суми.

• копія свідоцтва про смерть працівника або витяг з Державного реєстру актів цивільного стану;
• копія документа, що підтверджує родинний зв’язок особи, яка звернулася до роботодавця, якщо вона отримує документи чи виплати;
• заява члена сім’ї або спадкоємця про виплату належних сум, якщо така подається;
• копія паспорта та реєстраційного номера облікової картки платника податків особи, якій здійснюється виплата, якщо це потрібно бухгалтерії;
• службова записка кадрової служби або відповідальної особи про отримання підтвердного документа;
• розрахункова відомість щодо заробітної плати, компенсації за невикористану відпустку та інших нарахувань;
• акт про неможливість ознайомлення працівника з наказом, якщо роботодавець застосовує таку практику.

Структура та обов’язкові реквізити

Наказ має бути оформлений так, щоб з нього було зрозуміло, кого саме стосується припинення трудового договору, з якої дати воно відбувається і на якій підставі. У кадровому діловодстві важливо не змішувати цей наказ із наказами про звільнення за власним бажанням, угодою сторін або прогулом.

• повна назва роботодавця або прізвище, ім’я та по батькові ФОП;
• назва документа: наказ або розпорядження;
• дата і номер наказу;
• місце складання документа;
• заголовок про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника;
• прізвище, ім’я та по батькові працівника, його посада, структурний підрозділ;
• дата припинення трудового договору;
• формулювання підстави відповідно до трудового законодавства;
• реквізити свідоцтва про смерть або іншого підтвердного документа;
• доручення бухгалтерії провести остаточний розрахунок;
• підпис керівника або уповноваженої особи.

Як правильно заповнити

У заголовку краще використовувати формулювання про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника. Слово звільнення часто використовують у побуті та пошукових запитах, але в самому наказі варто застосовувати юридично точніше формулювання. Це зменшує ризик зауважень під час перевірки кадрових документів.

Особливу увагу потрібно приділити даті. Дата видання наказу може бути пізнішою за дату смерті, адже роботодавець часто отримує свідоцтво не одразу. Водночас датою припинення трудового договору зазвичай зазначають дату смерті, вказану в офіційному документі. Якщо є рішення суду про оголошення особи померлою, потрібно орієнтуватися на дані, зазначені у такому рішенні.

У розпорядчій частині наказу зазначають: припинити трудовий договір із конкретним працівником; бухгалтерії провести розрахунок належних сум; кадровій службі внести відповідні записи до кадрових документів. Не потрібно вимагати заяву від родичів для самого факту припинення трудових відносин, адже підставою є смерть працівника.

Ознайомлення працівника з наказом

У звичайних кадрових наказах працівника ознайомлюють під підпис. У разі смерті працівника це об’єктивно неможливо, тому відсутність підпису працівника на наказі не є помилкою. Роботодавець може залишити поле для ознайомлення незаповненим або зробити службову відмітку про неможливість ознайомлення у зв’язку зі смертю працівника.

Якщо на підприємстві діє внутрішня інструкція з діловодства, можна скласти короткий акт або службову записку про неможливість ознайомлення. Такий документ не замінює наказ, але пояснює, чому підпис працівника відсутній. Родичі працівника не зобов’язані підписувати наказ замість нього, якщо вони не є представниками роботодавця або не виконують окремі дії за дорученням.

Типові помилки

Помилки в наказі можуть вплинути на кадровий облік, розрахунок виплат і правильність подальших документів. Найчастіше проблеми виникають через неправильну дату, некоректне формулювання підстави або відсутність підтвердного документа.

• зазначають дату видання наказу як дату припинення трудового договору, хоча в документі про смерть вказана інша дата;
• пишуть звільнити за власним бажанням або за угодою сторін, хоча працівник помер;
• видають наказ лише на підставі усного повідомлення без свідоцтва про смерть чи іншого підтвердження;
• не зазначають реквізити документа, який підтверджує смерть;
• вимагають заяву від родичів як обов’язкову підставу припинення трудового договору;
• не передають наказ до бухгалтерії для проведення остаточного розрахунку;
• залишають кадрові документи без відмітки про неможливість ознайомлення працівника.

Строки оформлення та розгляду

Наказ бажано оформити без зволікання після того, як роботодавець отримав офіційний документ про смерть працівника. Законодавство не вимагає чекати заяви родичів або завершення спадкової процедури для припинення трудового договору. Затримка може призвести до помилок у табелюванні, нарахуванні заробітної плати та звітності.

Остаточні виплати проводяться з урахуванням норм трудового і цивільного законодавства. Якщо є спір між членами сім’ї або спадкоємцями щодо отримання коштів, роботодавцю варто діяти обережно та спиратися на документи, які підтверджують право конкретної особи на отримання належних сум.

Часті питання

Як правильно назвати документ: наказ про звільнення чи про припинення трудового договору?

У побуті часто кажуть наказ про звільнення у зв’язку зі смертю. Для кадрового оформлення точніше використовувати назву про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю працівника. Саме таке формулювання краще відображає підставу, адже працівник не подає заяву і не ініціює звільнення.

Яку дату ставити датою припинення трудового договору?

Зазвичай зазначають дату смерті працівника, яка вказана у свідоцтві про смерть, витягу з реєстру або рішенні суду. Дата самого наказу може бути пізнішою, якщо роботодавець отримав підтвердний документ не в день смерті.

Чи потрібна заява від родичів померлого працівника?

Для видання наказу заява родичів не є основною підставою. Головним документом є офіційне підтвердження смерті. Водночас заява може знадобитися для отримання належних виплат, трудової книжки або інших документів, якщо це передбачено внутрішнім порядком роботодавця.

Чи треба ознайомлювати когось із наказом під підпис?

Працівника ознайомити неможливо. Родичі не зобов’язані підписувати наказ замість нього. Роботодавець може зробити відмітку про неможливість ознайомлення або скласти службову записку чи акт, якщо такий порядок застосовується в організації.

Що робити, якщо свідоцтво про смерть принесли через кілька тижнів?

Наказ видається після отримання підтвердного документа. У наказі можна зазначити поточну дату видання, але датою припинення трудового договору вказати дату смерті працівника за офіційним документом. Це нормальна ситуація для кадрової практики.

Кому виплачують зарплату та компенсацію за невикористану відпустку?

Належні працівнику суми виплачуються особам, які мають право на їх отримання відповідно до законодавства. Зазвичай роботодавець просить документи, що підтверджують особу, родинний зв’язок або інші правові підстави для виплати.

Чи потрібно подавати наказ до центру зайнятості або ЦНАП?

Сам наказ є внутрішнім документом роботодавця і не подається до ЦНАП. Окремі звітні дані можуть відображатися у податковій, пенсійній або кадровій звітності через встановлені електронні сервіси, якщо це передбачено для конкретного роботодавця.

Чи можна використати один бланк наказу для всіх працівників?

Можна використовувати типовий шаблон або бланк, але кожен наказ заповнюється індивідуально: із правильними даними працівника, посадою, датою смерті, реквізитами підтвердного документа та дорученнями кадровій службі й бухгалтерії.