Чи потрібен малому підприємству наказ про облікову політику? Коротка відповідь — так, потрібен. Навіть якщо ви працюєте як мікропідприємство і маєте право на спрощений облік, без затвердженого внутрішнього документа бухгалтер не зможе довести, чому він обліковує активи саме так, а не інакше. Облікова політика — це не формальність для податкової, а правила, за якими щодня працює ваша бухгалтерія. Якщо цих правил нема на папері, будь-яка перевірка стає лотереєю.
Нижче розбираємо, що обов’язково включити в документ, коли його видавати, хто за нього відповідає і які помилки найчастіше робить бізнес.
Коротко
- Наказ про облікову політику рекомендується видавати на початку діяльності або на початок звітного року, а далі переглядати щороку.
- У наказі фіксують обрані методи й процедури, щодо яких НП(С)БО дають підприємству вибір; робочий план рахунків, документообіг і права підпису краще оформити окремо або додатками.
- Мале підприємство може застосовувати спрощені методи обліку, але обов’язково має зафіксувати це письмово в наказі.
- Військовий облік ведеться окремим наказом, і там штрафи за порушення значно вищі — майже 60 тис. грн.
Чи обов’язковий наказ про облікову політику для малого підприємства
Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» вимагає, щоб підприємство самостійно визначало свою облікову політику. На практиці це означає, що вибір методів обліку, оцінки активів і порядку документообігу має бути зафіксований внутрішнім розпорядчим документом — найчастіше саме наказом керівника. Без такого документа використання будь-якого методу обліку виглядає як особиста вигадка бухгалтера.
Прямої статті зі штрафом «за відсутність наказу» в законодавстві немає. Але під час податкової перевірки або аудиту контролери можуть поставити під сумнів правильність визначення фінансового результату, якщо облікова політика не затверджена. Тоді доводити свою правоту доведеться довше і дорожче, ніж просто видати наказ. Для малого підприємства достатньо кількох сторінок, а не багатосторінкового регламенту.
Ті самі правила діють і для мікропідприємств. Спрощення стосуються обсягу фінансової звітності та кількості облікових регістрів, а не права взагалі не визначати облікову політику. Якщо ви обираєте спрощені методи, це теж потрібно записати в наказі.
Що саме включити в облікову політику
Ключові блоки, без яких документ не працюватиме, — це методи оцінки та правила визнання. Наприклад, для запасів потрібно вказати, як ви оцінюєте їх вибуття: за методом FIFO, середньозваженою собівартістю чи ідентифікованою собівартістю. Для основних засобів — який метод амортизації ви застосовуєте: прямолінійний, виробничий, зменшення залишкової вартості тощо. Також варто визначити вартісну межу, з якої актив вважається малоцінним необоротним матеріальним активом, а не об’єктом основних засобів.
Окремий розділ — інвентаризація. В наказі зазначають періодичність проведення інвентаризацій, склад постійної комісії, строки подання результатів і порядок відображення нестач або лишків. Якщо цього не встановити, кожна інвентаризація перетворюється на спір про те, хто і коли мав рахувати майно.
Правила документообігу теж належать до облікової політики. Варто зазначити, хто має право підпису первинних документів, які форми документів використовуються, як зберігаються паперові та електронні документи. Якщо підприємство переходить на електронний документообіг, у наказі доцільно послатися на Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг», щоб підтвердити юридичну силу е-документів.
Також до наказу часто додають робочий план рахунків. Для малого підприємства він може бути коротким: лише субрахунки, які ви реально використовуєте. Не варто копіювати повний план рахунків на десять сторінок — це ускладнює роботу і нічого не додає.
Коли затверджувати і як вносити зміни
Облікову політику доцільно затвердити з початку діяльності або до початку звітного року; закон прямо не встановлює універсального строку видання такого наказу. Найкращий час — грудень, щоб з першого січня бухгалтерія вже працювала за затвердженими правилами. Якщо підприємство працює не перший рік, наказ можна видати в будь-який момент, але тоді він діє з дати підписання.
Зміни протягом року допускаються лише у виняткових випадках. Це може бути зміна законодавства, суттєва зміна умов діяльності — наприклад, підприємство почало займатися новим видом діяльності, — або поліпшення достовірності обліку. Кожну зміну оформлюють окремим наказом, а не тихою правкою старого документа. Інакше перевіряльник не зрозуміє, яка редакція політики діяла в конкретному періоді.
Найпоширеніша помилка — залишити наказ 2019 року без змін, хоча з того часу змінилися і законодавство, і програмне забезпечення, і самі господарські процеси. Облікова політика має оновлюватися разом із бізнесом, а не залишатися музейним експонатом.
Хто відповідає за облікову політику
Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку несе власник або уповноважений орган чи посадова особа, яка керує підприємством відповідно до закону та установчих документів. Саме він підписує наказ про облікову політику і саме він відповідатиме, якщо облік виявиться недостовірним. Головний бухгалтер або особа, яка веде облік за договором, готує проєкт наказу, але фінальне рішення — за керівником.
У малому бізнесі часто директор і бухгалтер — одна особа. Це не звільняє від необхідності видати наказ. Навпаки, коли функції змішані, письмовий документ захищає власника від звинувачень у безсистемному веденні обліку: він показує, що правила існували і їх дотримувалися.
Якщо підприємство створене у формі товариства з обмеженою відповідальністю, варто також перевірити, чи не вимагає статут затвердження облікової політики на загальних зборах учасників. Зазвичай це не потрібно, але в окремих випадках статут містить таку вимогу. Про загальні правила управління ТОВ слід дивитися насамперед у Законі України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» і статуті товариства.
Чим облікова політика відрізняється від військового обліку
Це два різні накази, і їх не варто плутати. Облікова політика стосується бухгалтерських методів і фінансової звітності. Військовий облік регулюється окремими правилами і вимагає окремого наказу з призначенням відповідальної особи та складанням списків військовозобов’язаних працівників.
Міноборони нагадує, що штрафи за порушення військового обліку на підприємствах сягають майже 60 тис. грн, і роботодавці мають не лише складати списки працівників, а й перевіряти їхні військово-облікові документи. Тому навіть якщо у вас є зразковий наказ про облікову політику, але немає наказу про військовий облік, ризик штрафу залишається. Плутати ці документи неприпустимо: жоден розділ облікової політики не замінює військовий облік.
Як оформити документ, щоб він працював
Наказ має бути зрозумілим не лише бухгалтеру, а й будь-якому працівнику, який дотичний до документів чи матеріальних цінностей. Уникайте канцелярських штампів на кшталт «з метою вдосконалення» — краще написати конкретно: який метод амортизації застосовуєте, хто підписує видаткові накладні, коли проводиться інвентаризація.
Після підписання наказу ознайомте з ним усіх відповідальних працівників під підпис. Якщо комірник не знає, що інвентаризація проводиться щокварталу, а не раз на рік, наказ не працює. Документ втрачає сенс, коли лежить у теці «на випадок перевірки», а щоденна робота йде за усними домовленостями.
Що каже закон
- Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» — визначає, що підприємство самостійно встановлює облікову політику. Точну чинну редакцію перевіряйте на офіційному порталі Верховної Ради, оскільки до цього закону часто вносять зміни.
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» — якщо ваша облікова політика передбачає використання електронних первинних документів із кваліфікованим електронним підписом.
- Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» — для товариств з обмеженою відповідальністю, якщо потрібно перевірити вимоги статуту до затвердження внутрішніх документів.
Покроково
- Визначте, які методи обліку використовуватимете: для запасів, амортизації, доходів і витрат. Якщо вагаєтеся, беріть найпростіші методи, які дозволені для малого бізнесу.
- Складіть проєкт наказу з обов’язковими розділами: оцінка запасів, амортизація основних засобів, інвентаризація, документообіг, робочий план рахунків.
- Погодьте текст із бухгалтером, якщо облік веде окрема особа. Переконайтеся, що весь опис відповідає реальним процесам.
- Підпишіть наказ у керівника підприємства. За потреби поставте печатку, але з 19 липня 2017 року її використання для суб’єктів господарювання не є обов’язковим.
- Ознайомте з наказом усіх працівників, які працюють з первинними документами або матеріальними цінностями.
- Переглядайте наказ не рідше ніж раз на рік і вносьте зміни окремим наказом, якщо змінилося законодавство або бізнес-процеси.
Документи
- зразок наказу про облікову політику — основний документ, з якого можна почати: містить типову структуру та зразки формулювань.
- зразок наказу про ведення військового обліку на підприємстві — окремий документ, якщо у вас працюють військовозобов’язані; не змішуйте його з обліковою політикою.
- зразок наказу про надання права підпису документів — потрібен, якщо частину первинних документів підписує не лише керівник, а й інші працівники.
- зразок наказу про проведення інвентаризації — типовий внутрішній акт, який часто згадують у обліковій політиці як частину порядку інвентаризації.
Строки, штрафи, типові помилки
- Закон не встановлює прямого штрафу за відсутність наказу про облікову політику, але під час перевірки можуть визнати облік недостовірним і донарахувати податки.
- Штрафи за порушення військового обліку на підприємстві значно вищі: за повідомленням Міноборони, вони сягають майже 60 тис. грн. Облікова політика цей обов’язок не покриває.
- Типова помилка — не вказати метод оцінки запасів. Тоді контролер може поставити під сумнів послідовність і обґрунтованість обраного методу обліку запасів.
- Ще одна помилка — не визначити періодичність інвентаризації. У такому разі податкова може поставити під сумнів фактичну наявність активів.
- Наказ, складений «під перевірку», але не впроваджений у щоденну роботу, не захищає від претензій. Облікова політика має відповідати реальним процесам, а не навпаки.
Порівняння того, що обов’язково вказати, і що можна спростити для малого підприємства:
| Елемент облікової політики | Що потрібно вказати | Спрощений варіант для малого підприємства |
|---|---|---|
| Запаси | Метод оцінки вибуття | Один метод, наприклад середньозважена собівартість |
| Основні засоби | Метод амортизації, ліквідаційна вартість | Прямолінійний метод, без детального розрахунку ліквідаційної вартості |
| Інвентаризація | Періодичність, склад комісії | Один раз на рік перед річною звітністю, постійна комісія з 3 осіб |
| Первинні документи | Форми, право підпису, строки зберігання | Типові або самостійно розроблені форми, уповноважені підписанти, строки зберігання — за ПКУ та Переліком №578/5 |
Часті питання
Чи можна не складати облікову політику, якщо підприємство є мікропідприємством?
Ні, облікову політику треба визначити навіть мікропідприємству. Спрощений облік дозволяє використовувати менше регістрів і подавати скорочену звітність, але не звільняє від обов’язку зафіксувати обрані методи письмово. Інакше перевірка може вважати облік непідтвердженим.
Що вказати в наказі про облікову політику для ТОВ з одним директором без бухгалтера?
У такому разі директор сам затверджує наказ і в ньому потрібно зазначити, що облік веде безпосередньо керівник або особа за цивільно-правовим договором. Вказати методи оцінки запасів, амортизації, періодичність інвентаризації та правила підпису документів. Окремо варто визначити, хто має право підпису, якщо директор відсутній.
Коли можна вносити зміни до облікової політики протягом року?
Протягом року зміни допускаються лише якщо змінилося законодавство, суттєво змінилися умови діяльності або це поліпшує достовірність обліку. Кожну зміну оформлюють окремим наказом і, за можливості, застосовують ретроспективно. Без належних підстав міняти політику серед року не варто.
Чи потрібен наказ про облікову політику для ФОП?
ФОП зазвичай не затверджує наказ про облікову політику незалежно від системи оподаткування; він веде податковий і, за потреби, товарний облік за спеціальними правилами. Але якщо ФОП використовує найманих працівників або веде товарний облік, доцільно письмово зафіксувати хоча б методи оцінки запасів і порядок документообігу. Це допоможе під час перевірки.
Який строк зберігання наказу про облікову політику?
Строк зберігання наказу про облікову політику визначайте за Переліком №578/5; як наказ з основної діяльності його зазвичай зберігають постійно або до ліквідації. Але оскільки наказ може бути підставою для перевірок минулих періодів, практично його зберігають значно довше. Особливо це стосується наказів, які впливали на визначення фінансового результату.
Що робити, якщо знайшли помилку в наказі про облікову політику?
Помилку виправляють не закреслюванням, а окремим наказом про внесення змін або про скасування попереднього наказу. При цьому варто зазначити, з якої дати діє виправлення і який період воно охоплює. Якщо помилка вплинула на вже подану звітність, її, можливо, доведеться уточнити.
За інформацією видання «LB.ua».
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Докладніше.