Наказ про передачу матеріальних цінностей при звільненні

Навіщо окремий наказ, якщо є наказ про звільнення

Наказ про звільнення припиняє трудовий договір, але не визначає, хто завтра відповідатиме за склад чи касу. Для цього керівник видає окремий наказ: кому передати, хто перевіряє, до якої години і яким документом це закріпити. Документ внутрішній — нікуди подавати його не треба.

Потрібен він, коли за працівником закріплено цінності: з ним укладено договір про повну матеріальну відповідальність або він одержав майно під звіт за разовими документами. Такий договір стаття 135-1 Кодексу законів про працю дозволяє укладати з працівником, якому виповнилося 18 років і чия робота безпосередньо пов’язана зі зберіганням, обробкою, продажем (відпуском), перевезенням або використанням у виробництві переданих йому цінностей.

Передачу треба закінчити не пізніше останнього робочого дня: далі людина вже не підпорядковується наказам роботодавця. Про звільнення за власним бажанням працівник попереджає за два тижні, а з поважної причини (переїзд, вступ до закладу освіти, вихід на пенсію) може піти у строк, про який просить (стаття 38 КЗпП). Тому наказ підписуйте того ж дня, коли надійшла заява.

Інвентаризація: кому обов’язкова, а кому бажана

Підприємства, установи, організації. Пункт 7 розділу I Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань (наказ Мінфіну від 02.09.2014 № 879) відносить зміну матеріально відповідальних осіб до випадків, коли інвентаризація обов’язкова. Проводять її на день приймання-передачі справ і лише в обсязі активів, що перебувають на відповідальному зберіганні в працівника, — перераховувати все майно підприємства не треба. Стаття 10 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» залишає об’єкти й періодичність інвентаризації на розсуд керівника, крім випадків, коли вона обов’язкова за законодавством, — як тут.

Розділ II Положення додає правила, які варто врахувати в наказі:

• комісію створює керівник розпорядчим документом; до неї входять представники апарату управління, бухгалтерії та досвідчені працівники, а очолює її керівник, його заступник або уповноважений керівник підрозділу;
• комісія працює повним складом і в присутності працівника, який здає цінності; до складу комісії, що перевіряє його майно, його не включають;
• до початку підрахунку він дає в інвентаризаційному описі розписку, що всі прибуткові та видаткові документи здано в бухгалтерію; наприкінці той, хто приймає активи, розписується про отримання, а той, хто передає, — про передачу;
• описи й акти оформлюють не менше ніж у двох примірниках.

Наказ за зразком із цієї сторінки вже називає комісію, об’єкт перевірки і строк, тому окремий наказ про проведення інвентаризації потрібен, лише коли перевірка охоплює кілька складів чи підрозділів. Результати заносять до інвентаризаційного опису або акта інвентаризації. У пункті 3 зразка опис названо поряд з актом приймання-передачі: юридична особа складає його завжди.

Роботодавці-ФОП. Положення № 879 застосовують юридичні особи (пункт 2 розділу I), тож для підприємця інвентаризація — не обов’язок, а розумна обережність: без переліку з підписами обох сторін розмір нестачі буде нічим підтвердити. ФОП прибирає з преамбули наказу посилання на Положення № 879, а замість коду ЄДРПОУ вказує реєстраційний номер облікової картки платника податків.

Що написано в наказі: пункт за пунктом

Формулювання для типових випадків

Пункти про те, хто, що і кому передає, підлаштуйте під свій випадок.

Комірник або завідувач складу

1. Завідувачу складу № 2 Іваненку І. І. передати, а комірнику Петренку П. П. прийняти товарно-матеріальні цінності складу № 2 за інвентаризаційним описом, складеним станом на 16.10.2026, а також ключі від складу.

2. Передачу завершити до 17:00 16.10.2026. На час підрахунку відпуск товарів зі складу зупинити.

Касир

1. Касиру Шевченко О. М. 16.10.2026 передати, а бухгалтеру Мельник Н. В. прийняти готівку, що є в касі, грошові документи, бланки суворої звітності, касову книгу, ключі від каси і сейфа.

2. Комісії провести інвентаризацію каси з повним перерахуванням готівки. Акт скласти у трьох примірниках: для особи, яка здала цінності, особи, яка їх прийняла, і бухгалтерії.

Три примірники акта при зміні матеріально відповідальної особи передбачає пункт 46 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні (постанова Правління НБУ від 29.12.2017 № 148), а договір про повну матеріальну відповідальність із тим, хто приймає касу, — пункти 44 і 45.

Завгосп у бюджетній установі

1. Завідувачу господарства Бондаренку В. С. передати, а заступнику директора з адміністративно-господарської роботи Ткаченко Л. І. прийняти основні засоби, інші необоротні матеріальні активи та запаси, закріплені за ним за даними бухгалтерського обліку станом на 16.10.2026.

2. Результати інвентаризації оформити інвентаризаційним описом необоротних активів та інвентаризаційним описом запасів за типовими формами, затвердженими наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572.

Наказ № 572 затвердив ці форми для бюджетних установ; інші юридичні особи можуть користуватися ними за бажанням.

Короткий акт приймання-передачі

Наказ лише доручає передати цінності — сам факт передачі підтверджує акт. Для обліку в ньому мають бути реквізити первинного документа зі статті 9 Закону про бухгалтерський облік: назва документа, дата складання, назва підприємства, зміст та обсяг операції з одиницею виміру, посади і прізвища відповідальних осіб, їхні підписи. Мінімальний текст:

АКТ приймання-передачі матеріальних цінностей

ТОВ «Приклад», м. Київ, 16.10.2026

На виконання наказу від 05.10.2026 № 15-к/тмц комісія у складі: голова — заступник директора Коваль О. П., члени — бухгалтер Гнатюк С. В., менеджер із постачання Лисенко Т. М. — склала цей акт про таке.

1. Завідувач складу Іваненко І. І. передав, а комірник Петренко П. П. прийняв матеріальні цінності складу № 2 за інвентаризаційним описом від 16.10.2026 № 1: 148 найменувань на загальну суму 412 600,00 грн.

2. Нестач, лишків і пошкоджень не виявлено. (Або: виявлено нестачу — найменування, кількість, сума; письмові пояснення Іваненка І. І. додаються.)

3. Ключі від складу передано.

4. Акт складено у трьох примірниках: для особи, яка передала цінності, особи, яка їх прийняла, і бухгалтерії.

Передав: ________ Іваненко І. І. Прийняв: ________ Петренко П. П.

Голова комісії: ________ Коваль О. П. Члени комісії: ________ Гнатюк С. В., ________ Лисенко Т. М.

Кілька предметів — ноутбук, телефон, інструмент, виданий у користування, — вписують просто в акт таблицею: найменування, інвентарний номер, одиниця виміру, кількість, стан.

Що перевірити перед підписанням

• Дати. Строк передачі не пізніший за день звільнення, а дата звільнення та сама, що й у наказі про звільнення.
• Предмет. «Майно підприємства» — замало: назвіть склад, касу, кабінет, інвентарні номери або пошліться на опис.
• Хто приймає. Конкретна людина з посадою, а не «відділ» чи «бухгалтерія».
• Ознайомлення. Обидва працівники розписалися під наказом до початку підрахунку; відмову зафіксовано актом.

Часті питання

Чи можна не звільняти працівника, доки він не передасть цінності?

Ні. У день звільнення роботодавець зобов’язаний видати копію наказу про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми і провести розрахунок (статті 47 і 116 КЗпП); винятку для матеріально відповідальних осіб кодекс не містить. Якщо передачу не встигли завершити, комісія все одно проводить інвентаризацію, а нестачу стягують у порядку статті 136 КЗпП.

Працівник не приходить на передачу або відмовляється підписати акт. Що робити?

Положення № 879 вимагає проводити інвентаризацію в присутності матеріально відповідальної особи, а порядку на випадок її неявки не описує. Тому спершу письмово повідомте працівника про дату й місце — під підпис або листом із повідомленням про вручення. На практиці неявку чи відмову від підпису комісія фіксує актом і перераховує цінності без працівника. Для каси правило записане прямо: за відсутності касира цінності перераховує касир, який їх приймає, у присутності керівника та головного бухгалтера або призначеної керівником комісії, про що складають акт (пункт 45 Положення НБУ № 148).

Виявили нестачу. Скільки можна стягнути і в які строки?

За загальним правилом працівник відповідає в розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (стаття 132 КЗпП). У повному розмірі — якщо з ним укладено договір про повну матеріальну відповідальність, цінності одержано за разовими документами та в інших випадках зі статті 134. Суму в межах середнього заробітку утримують із зарплати за розпорядженням роботодавця: видати його треба не пізніше двох тижнів з дня виявлення шкоди, а виконувати — не раніше ніж через сім днів після повідомлення працівника (стаття 136). Якщо сума більша або до дня звільнення ці сім днів не спливають, а добровільно працівник шкоду не відшкодував, залишається позов до суду — протягом одного року з дня виявлення шкоди (стаття 233).

Працівник звільняється «одним днем» через бойові дії. Як встигнути з передачею?

Стаття 4 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» дозволяє працівникові розірвати трудовий договір у строк, зазначений у заяві, якщо в районі, де розташоване підприємство, ведуться бойові дії та є загроза його життю і здоров’ю (крім примусового залучення до суспільно корисних робіт і роботи на об’єктах критичної інфраструктури). Тоді наказ про передачу видають у день заяви. Якщо безпечного доступу до складу чи документів немає, діє пункт 8 розділу I Положення № 879: підприємства в районах бойових дій проводять інвентаризацію, коли такий доступ з’являється, — станом на 1 число місяця, наступного за місяцем, у якому перешкоди зникли.

Нового працівника ще не знайшли. Кому передавати?

Працівникові, якого визначить керівник: заступнику, керівнику підрозділу, бухгалтеру. Якщо зберігання цінностей не входить до його обов’язків, потрібна його згода: вимагати роботи, не обумовленої трудовим договором, роботодавець не має права (стаття 31 КЗпП). Тоді ж із ним варто укласти договір про повну матеріальну відповідальність. Коли прийде постійний працівник, передачу повторюють: це знову зміна матеріально відповідальної особи — новий наказ, інвентаризація й акт.