Витяг з наказу — це документ, який відтворює лише частину розпорядчого акта роботодавця. Його роблять, коли працівникові або третій особі потрібно підтвердити один чи кілька пунктів наказу, а не весь текст. Наприклад, банку достатньо бачити, що вас прийняли на певну посаду з визначеним окладом, а ТЦК — на якій посаді та з якої дати ви працюєте, якщо ці дані знадобляться під час уточнення облікових даних.
Універсального закону про витяги немає, але є загальні правила діловодства і вимоги до документів, які видає роботодавець. Головне — щоб витяг мав повні реквізити оригінального наказу і був належно засвідчений.
Коротко
- Витяг — це засвідчена частина наказу з повними реквізитами оригіналу.
- Підписує керівник або уповноважена особа, зазвичай начальник відділу кадрів.
- Обов’язкові реквізити: назва організації, слова «Витяг з наказу», дата і номер наказу, текст потрібного пункту, підпис, дата, печатка за наявності.
- Для банку, ТЦК і для виїзду заброньованого працівника у відрядження зазвичай достатньо засвідчення роботодавцем; нотаріальне засвідчення, а іноді й апостиль, потрібні переважно для іноземних установ.
- Роботодавець не може безпідставно відмовити у витягу з наказу, який стосується працівника; довідку про роботу він зобов’язаний видати на вимогу (стаття 49 КЗпП).
Що таке витяг з наказу і чим він відрізняється від копії
Витяг з наказу — це дослівне відтворення одного або кількох пунктів розпорядчого документа з обов’язковим зазначенням його реквізитів. На відміну від копії, яка містить увесь текст наказу, витяг дає лише ту інформацію, яка потрібна конкретному адресату. Так банк не отримує зайвих даних про ваші відпустки чи премії, а бачить тільки пункт про прийняття на роботу та розмір заробітної плати.
Щоб витяг мав юридичну силу, у його заголовку зазначають повне найменування організації, слова «Витяг з наказу», дату і номер оригіналу. Нижче відтворюють потрібні пункти без змін: жодних скорочень, перефразувань чи пропусків усередині пункту. У кінці ставлять позначку «Згідно з оригіналом», посаду, підпис, ініціали та прізвище особи, яка засвідчила документ, і дату.
Типова ситуація: працівник просить у відділі кадрів витяг з наказу про прийняття на роботу, щоб підтвердити дохід у банку. Кадровик бере оригінал наказу, переносить пункт про прийняття із зазначенням посади та окладу, додає реквізити й засвідчує. Інші пункти наказу, наприклад про строк випробування чи особливі умови, можуть не потрапити до витягу, якщо вони не стосуються запиту.
Хто підписує витяг з наказу
Витяг підписує особа, яка має повноваження засвідчувати документи. За загальним правилом це керівник організації, але він може делегувати це право. Для кадрових наказів зазвичай достатньо підпису начальника відділу кадрів або іншого працівника, відповідального за ведення особових справ. Для фінансових документів може знадобитися підпис головного бухгалтера або керівника.
Головна вимога — щоб у посадовій інструкції чи наказі про розподіл обов’язків було прямо закріплено право цієї особи засвідчувати кадрові документи. Інакше зовнішній орган може не прийняти витяг, посилаючись на відсутність повноважень у підписанта. Тому, якщо витяг готують для ТЦК чи банку, безпечніше, щоб його підписав керівник або особа з довіреністю на такі дії.
Як засвідчити витяг для банку, ТЦК чи виїзду за кордон
Спосіб засвідчення залежить від того, куди ви подаєте документ. Для банку, як правило, достатньо витягу, засвідченого роботодавцем: підпис уповноваженої особи, печатка за наявності, дата. ТЦК зазвичай також приймає документи, засвідчені роботодавцем (підпис уповноваженої особи, печатка — за наявності), наприклад під час уточнення даних про місце роботи. Водночас бронювання не оформлюють через ТЦК за витягом з наказу: роботодавець, як правило, подає список працівників через портал «Дія», а дані про бронювання автоматично потрапляють до реєстру «Оберіг» і відображаються в застосунку «Резерв+».
Для виїзду за кордон витяг з наказу має значення лише для чоловіків, які під час воєнного стану мають право перетинати кордон, насамперед для заброньованих працівників. Сам наказ про відрядження не дає права на виїзд чоловіку, який не заброньований і не належить до інших категорій, визначених Правилами перетинання державного кордону громадянами України (постанова КМУ № 57). Заброньований працівник зазвичай пред’являє закордонний паспорт, військово-обліковий документ із позначкою про бронювання (зокрема в застосунку «Резерв+») і наказ або витяг з наказу про відрядження чи відпустку із зазначенням країни та строків поїздки, засвідчені підписом керівника та печаткою за наявності. У відпустку можуть виїжджати не всі заброньовані: для деяких посад і за рішенням роботодавця виїзд дозволено лише у відрядження. Нотаріального засвідчення витягу правила не вимагають. Остаточне рішення ухвалює прикордонник, тому перед поїздкою перевірте актуальні вимоги на сайті Державної прикордонної служби.
| Організація або мета | Яке засвідчення зазвичай достатнє | Примітка |
|---|---|---|
| Банк | Підпис уповноваженої особи, печатка — за наявності | Приймають витяг про прийняття або зміну зарплати |
| ТЦК | Підпис уповноваженої особи, печатка — за наявності | Для уточнення даних про місце роботи; бронювання оформлюють через «Дію», витяг для нього не потрібен |
| Виїзд за кордон | Засвідчення роботодавцем (підпис керівника, печатка — за наявності) | Лише для осіб, які мають право на виїзд (зокрема заброньованих працівників); бронювання підтверджують дані в «Резерв+» |
| Іноземна установа (банк, консульство) | Нотаріальне засвідчення, іноді апостиль і переклад | Точні вимоги уточнюйте в установі, куди подаєте документ |
| Суд або держоргани | Підпис уповноваженої особи (печатка — за наявності) або нотаріальне засвідчення | Вимоги залежать від процесуального законодавства |
Як зробити витяг із наказу про прийняття на роботу
Найчастіше витяг потрібен саме з наказу про прийняття на роботу, бо ним підтверджують і посаду, і дату початку роботи, і оклад. Кадровик відкриває оригінал наказу, знаходить пункт, у якому зазначено ваше прізвище, посаду, структурний підрозділ, тарифну ставку або оклад. Цей пункт переносять у витяг дослівно.
У заголовку витягу пишуть, наприклад: «Витяг з наказу ТОВ „Будсервіс“ від 15.03.2024 № 45-к». Далі відтворюють лише пункт, який стосується працівника. У кінці ставлять позначку «Згідно з оригіналом», посаду, підпис, ініціали та прізвище особи, яка засвідчує витяг, і дату; для подання в іншу установу додають напис про місце зберігання оригіналу (наприклад: «Оригінал зберігається у відділі кадрів ТОВ „Будсервіс“») і печатку за наявності.
Пам’ятайте: витяг не може містити виправлень, закреслень чи дописок. Якщо у пункті наказу є посилання на додаток, у витягу треба зазначити, що додаток є частиною наказу, але сам додаток можна не відтворювати, якщо він не потрібен адресату. Однак у такому разі зовнішній орган може попросити повну копію наказу з додатком.
Чи потрібно нотаріально засвідчувати витяг
Для внутрішніх потреб і більшості зовнішніх організацій нотаріальне засвідчення витягу не потрібне. Банк, ТЦК, Пенсійний фонд або Держпраці приймають витяг з підписом уповноваженої особи і печаткою (за наявності). Печатка з 2017 року не є обов’язковою для більшості документів, але якщо організація її використовує, на витягах для зовнішніх органів краще її ставити.
Нотаріальне засвідчення може знадобитися, якщо документ подають до іноземної установи: банку, консульства чи міжнародної організації. Оригінал наказу роботодавець працівникові не видає, і він для цього не потрібен: нотаріус може засвідчити вірність копії документа, виданої самою організацією, яка видала оригінал (на її бланку з відміткою, що оригінал зберігається в ній). Інший варіант — засвідчення справжності підпису посадової особи на витягу, але тоді ця особа має особисто прийти до нотаріуса. Для іноземної установи може знадобитися ще й апостиль і переклад, тому вимоги варто заздалегідь уточнити в установі-адресаті.
Чи може роботодавець відмовити у видачі витягу
Роботодавець не має права безпідставно відмовити працівникові у видачі витягу з наказу, який стосується його самого. Стаття 49 Кодексу законів про працю зобов’язує роботодавця видати на вимогу працівника довідку про його роботу та заробітну плату. Прямої норми про витяги з інших наказів у Кодексі немає, але йдеться про персональні дані та трудові права працівника, тому він має право отримати відомості з наказів про прийняття, переведення, надання відпустки тощо.
Якщо кадрова служба зволікає або відмовляє, працівник може подати письмову заяву з вимогою видати витяг і зафіксувати дату її реєстрації. У разі подальшої відмови можна звернутися до Державної служби з питань праці або до суду. У день звільнення роботодавець зобов’язаний видати копію наказу про припинення трудового договору, тому витяг зазвичай не потрібен, але його можуть вимагати для підтвердження підстави звільнення.
Що каже закон
Витяг з наказу не має окремого спеціального закону, але його правову основу визначають кілька нормативних актів. По-перше, це Кодекс законів про працю України, стаття 49 якого зобов’язує роботодавця видати працівникові на його вимогу довідку про роботу із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати, а стаття 47 — видати в день звільнення копію наказу про звільнення. Окремої норми саме про витяги з інших наказів у Кодексі немає, але працівник має право отримати відомості про себе, зокрема з наказів, які його стосуються.
По-друге, Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» передбачає, що в період воєнного стану допускається дистанційне ознайомлення з наказами та ведення кадрової документації в електронній формі. Проте це не скасовує право працівника отримати паперовий витяг із засвідченням.
Якщо витяг стосується відпустки, підставою для наказу є Закон України «Про відпустки», а для питань оплати праці — Закон України «Про оплату праці». У витягу з наказу про надання відпустки обов’язково зазначають вид відпустки, її тривалість і період, щоб документ мав практичну цінність.
Покроково
- Напишіть письмову заяву на ім’я керівника з проханням видати витяг з конкретного наказу, вказавши його дату, номер і які саме пункти потрібні.
- Зареєструйте заяву в канцелярії або у секретаря, щоб зафіксувати дату звернення.
- Отримайте від кадрової служби готовий витяг: його готують з оригіналу наказу, який зберігається в організації, а сам оригінал працівникові не передають.
- Перевірте, що у витягу є всі реквізити: назва організації, слова «Витяг з наказу», дата і номер оригіналу, дослівний текст пунктів.
- Переконайтеся, що витяг підписаний уповноваженою особою, має дату і, за наявності, печатку.
- Якщо витяг подають до іноземної установи, уточніть, чи потрібні нотаріальне засвідчення, апостиль і переклад; для перетину кордону заброньованим працівником нотаріальне засвідчення витягу не вимагається.
Документи
- Зразок витягу з наказу — основний шаблон, коли потрібно оформити частину розпорядчого документа для зовнішнього використання.
- Зразок наказу про прийняття на роботу — потрібен, якщо витяг роблять саме з цього наказу для підтвердження посади й окладу.
- Зразок наказу про надання відпустки — використовують, коли витяг підтверджує період і вид відпустки.
- Зразок наказу про переведення на іншу посаду — знадобиться, якщо ТЦК чи банк просять підтвердити зміну посади.
- Зразок наказу про встановлення надбавки — для витягу, що підтверджує розмір додаткових виплат.
Строки, штрафи, типові помилки
- Строк видачі витягу законом прямо не встановлений. Якщо заяву розглядають як звернення громадянина, діють строки Закону «Про звернення громадян»: не пізніше 15 днів, якщо питання не потребує додаткового вивчення, в інших випадках — до одного місяця.
- Окремих штрафів за невидачу витягу немає, але відмова видати документи про роботу може кваліфікуватися як порушення трудового законодавства з адміністративною відповідальністю для посадових осіб.
- Типова помилка: у витягу не вказано повну дату і номер оригінального наказу, через що документ неможливо ідентифікувати.
- Інша часта помилка: відсутня позначка «Згідно з оригіналом», підпис або дата засвідчення — такий витяг зовнішній орган, найімовірніше, не прийме.
- Неприпустимо виправляти текст пункту наказу: витяг має бути дослівним, інакше він втрачає юридичну силу.
- Якщо організація використовує електронний документообіг, витяг може бути сформований в електронній формі з кваліфікованим електронним підписом уповноваженої особи.
Часті питання
Чи може витяг з наказу замінити довідку про доходи?
Ні, це різні документи. Витяг підтверджує певний факт з наказу, тоді як довідка про доходи містить суми нарахованої заробітної плати за період. Їх часто вимагають разом.
Хто має право засвідчувати витяг з наказу?
Керівник організації або особа, якій таке право надано наказом, посадовою інструкцією чи довіреністю. Для кадрових документів це зазвичай начальник відділу кадрів.
Чи потрібна печатка на витягу з наказу?
З 2017 року печатка не є обов’язковою для більшості документів, але якщо організація її використовує, на витягах для банку чи ТЦК краще її ставити.
Як довго дійсний витяг з наказу?
Строк дії витягу законом не обмежений, оскільки він лише відтворює частину наказу. Однак окремі органи можуть вимагати свіжий документ, тому уточнюйте вимоги за місцем подання.
Чи достатньо витягу з наказу для виїзду за кордон?
Ні. Сам витяг з наказу права на виїзд не дає: під час воєнного стану чоловіки віком 18–60 років можуть виїхати лише з підстав, визначених Правилами перетинання державного кордону. Для заброньованого працівника витяг з наказу про відрядження чи відпустку, засвідчений роботодавцем, — лише один із документів поряд із закордонним паспортом і військово-обліковим документом з позначкою про бронювання.
Що робити, якщо у витягу є помилка?
Поверніть витяг до кадрової служби і попросіть оформити новий. Виправлення, закреслення чи дописки у витягу неприпустимі, тому помилку не виправляють від руки.
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Докладніше.