Коли ФОП уперше вирішує найняти працівника, він автоматично набуває статусу роботодавця з усіма обов’язками: укласти трудовий договір, видати наказ, повідомити податкову службу до початку роботи людини, а далі — щомісяця нараховувати заробітну плату, утримувати податки й сплачувати ЄСВ. Уся процедура займає один-два дні, але кожен етап має чіткі вимоги. Порушення обертається штрафами, навіть якщо працівник пропрацював лише кілька годин. Перед початком оформлення перевірте повноту документів, які подає працівник, і переконайтеся, що у вас налаштований електронний кабінет платника податків.
Коротко
- Трудовий договір укладається письмово, до нього подаються заява від працівника і наказ про прийняття.
- Повідомлення до ДПС про прийняття працівника подається до початку роботи — не після першого робочого дня.
- ФОП має перебувати на обліку як платник ЄСВ; окрему «реєстрацію за працівника» не роблять, а повідомлення подають за місцем такого обліку.
- ЄСВ за працівника нараховується на виплати; якщо за повний місяць немає жодних нарахувань, ЄСВ не сплачується, але звітність може подаватися.
- Альтернатива трудовому договору — цивільно-правовий договір із ФОП, але лише тоді, коли відносини не мають ознак трудових.
Як оформити працівника до ФОП: з чого почати?
Перший крок — визначити, які стосунки виникають між вами і людиною. Якщо працівник підпорядковується вам, працює за графіком, виконує вказівки і отримує щомісячну зарплату — це трудові відносини, для яких обов’язковий трудовий договір. Якщо ж людина виконує разове завдання, самостійно організовує роботу і несе відповідальність за результат — доречніший договір з ФОП на послуги або роботи.
Після визначення формату переходьте до збору документів від працівника. Це паспорт, реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП), за потреби — документ про освіту; для призовників, військовозобов’язаних і резервістів перевірте військово-обліковий документ, зокрема е-документ, сформований не раніше ніж за 72 години. Працівник пише заяву про прийняття на роботу, на підставі якої ви видаєте наказ. Після збору документів ознайомте працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку (якщо вони у вас є) та умовами оплати під підпис — це зменшує ризик конфліктів на старті.
Потім укладається трудовий договір у письмовій формі. Для ФОП потрібен окремий письмовий трудовий договір; наказ або розпорядження про прийняття оформлює допуск, але не замінює договір. Важливо вказати посаду, умови оплати, режим роботи, права і обов’язки сторін. Зразок трудового договору ФОП з працівником допоможе нічого не пропустити.
Чи обов’язково подавати повідомлення до ДПС?
Так. Повідомлення про прийняття працівника на роботу — це окремий документ, який ФОП подає до територіального органу ДПС незалежно від укладання договору чи видання наказу. Його мета — зафіксувати факт початку трудових відносин, щоб податкова бачила, що ви стали роботодавцем.
Ключова вимога — строк. Повідомлення подається до початку роботи працівника, тобто до моменту, коли людина фактично стала до виконання обов’язків. Якщо наказ виданий 5 числа, а працівник вийшов на роботу 6 числа, повідомлення має бути подане до фактичного початку роботи 6 числа, а не обов’язково попереднього календарного дня. Подання наступного дня вже вважається порушенням.
Подати повідомлення слід електронно до ДПС за місцем обліку платника ЄСВ; паперово — лише за відсутності технічної можливості та разом з електронною копією. Після подання ви отримуєте підтвердження, яке варто зберігати разом із кадровими документами. Якщо ви подаєте через електронний кабінет, система фіксує дату і час надходження, що є доказом своєчасності подання.
Що з ЄСВ і податками після оформлення працівника?
Із першого місяця роботи працівника у ФОП виникає обов’язок сплачувати єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Ставка — 22% від суми нарахованої заробітної плати. Внеску підлягає фактично нарахована зарплата, але якщо працівник відпрацював повний місяць, база для ЄСВ не може бути нижчою за мінімальну заробітну плату, встановлену на цей рік.
Крім ЄСВ, із заробітної плати працівника утримуються податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) — 18%, і військовий збір із зарплати найманих працівників — 5% у 2026 році; 1,5% зберігається лише для окремих виплат військовослужбовців, перевірте актуальне значення в Податковому кодексі України). Ці суми ви утримуєте із зарплати працівника і перераховуєте до бюджету, а ЄСВ сплачуєте за власний кошт — він не вираховується із зарплати.
Звітність подається щокварталу через об’єднану звітність (Податковий розрахунок), де зазначаються суми нарахованої зарплати, ЄСВ, ПДФО і військового збору. ЄСВ за місяць сплачується не пізніше 20 числа наступного місяця, але під час кожної виплати зарплати — одночасно з такою виплатою. Наприклад, якщо зарплата нарахована за січень, ЄСВ потрібно сплатити до 20 лютого включно.
Трудовий договір чи договір з ФОП на послуги: як вибрати?
Це найпоширеніше питання, з яким підприємці звертаються до бухгалтерів і юристів. Відповідь залежить не від бажання сторін, а від фактичних умов співпраці.
Трудовий договір укладається, коли є три ознаки одночасно: працівник вбудований у ваш робочий процес, підпорядковується внутрішньому розпорядку і отримує оплату за процес роботи, а не за окремий результат. Наприклад, продавець у магазині, який працює за графіком із 9:00 до 18:00 і отримує оклад — це трудові відносини.
Договір із ФОП на послуги доречний, коли ви замовляєте конкретний результат: розробити сайт, налаштувати рекламу, відремонтувати приміщення. Виконавець-ФОП сам організовує роботу і сплачує податки, якщо послуги відповідають його зареєстрованим видам діяльності та немає ознак трудових відносин. Наприклад, якщо вам потрібен кур’єр, який щодня забирає посилки за вашим графіком — це трудові відносини; якщо ви замовляєте окрему доставку за конкретним маршрутом — цивільно-правові. Підміна трудових відносин цивільно-правовим договором — типова помилка, за яку передбачені штрафи, тому важливо чесно оцінити, які відносини виникають насправді.
Що каже закон
Загальні правила оформлення працівників визначені Кодексом законів про працю України та Податковим кодексом України. Кодекс законів про працю вимагає письмової форми трудового договору, а для ФОП ця вимога особливо важлива, оскільки відсутність письмового договору ускладнює доведення факту трудових відносин. Статус ФОП як роботодавця і його реєстраційні дії врегульовано Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань». Подання повідомлення до ДПС в електронній формі здійснюється з урахуванням Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».
Договірні відносини між ФОП і найманим працівником, ведення кадрової документації, нарахування заробітної плати, обчислення і сплата ЄСВ, ПДФО та військового збору деталізовані в Податковому кодексі України та підзаконних актах ДПС. Зміни ставок і мінімальної заробітної плати на 2026 рік перевіряйте в бюджетному законодавстві, оскільки вони впливають на базу ЄСВ.
Покроково
- Визначте тип відносин: трудовий договір або цивільно-правовий договір.
- Зберіть документи від працівника: паспорт, РНОКПП, за потреби військово-обліковий документ і документ про освіту.
- Отримайте від працівника заяву про прийняття на роботу.
- Укладіть трудовий договір ФОП з працівником у письмовій формі.
- Видайте наказ про прийняття на роботу у ФОП.
- Подайте повідомлення до ДПС до початку роботи; щодо призовників, військовозобов’язаних і резервістів також повідомте ТЦК протягом 7 днів після наказу.
- Перевірте, що ви зареєстровані як платник ЄСВ за найманих працівників.
- Ознайомте працівника з посадовою інструкцією та правилами безпеки праці під підпис (якщо такі документи заведені).
- Із першого місяця нараховуйте зарплату, утримуйте ПДФО і військовий збір, нараховуйте ЄСВ.
- Сплачуйте податки щомісяця і подавайте об’єднану звітність щокварталу.
Документи
- Зразок трудового договору ФОП з працівником — основний документ, що фіксує умови роботи, посаду, оплату і обов’язки сторін.
- Зразок наказу про прийняття на роботу у ФОП — видається на підставі заяви і фіксує дату початку роботи, посаду та умови оплати.
- Зразок заяви про прийняття на роботу — працівник подає її до підписання наказу.
- Зразок договору з ФОП на послуги або роботи — використовуйте, якщо оформлюєте виконавця, а не штатного працівника. Усі кадрові документи зберігайте в окремій справі на кожного працівника.
Строки, штрафи, типові помилки
- Несвоєчасне повідомлення може тягнути штраф як за інше порушення трудового законодавства; фактичний допуск без належного оформлення має окрему, значно суворішу відповідальність.
- Трудовий договір укладається до фактичного допуску працівника, а не після тижня роботи. Фактичний допуск без оформлення прирівнюється до порушення.
- Якщо відпустка без збереження тривала весь місяць і доходу не нараховано, ЄСВ не нараховується; мінімальну базу застосовують, коли є база нарахування. — перевірте мінімальну базу нарахування.
- Повідомлення можна подати завчасно, але дата початку роботи в ньому має відповідати фактичній; за зміни подайте коригування., і розбіжність із фактичною датою — ризик.
- Типова помилка — оформлення працівника як ФОП на послуги, коли фактично він працює за графіком і підпорядковується вам. Ознаки трудових відносин можуть стати підставою для перевірки Держпраці та податкових донарахувань або штрафів, залежно від встановленого порушення.
- Несвоєчасне подання об’єднаної звітності або помилки в ній також тягнуть штрафи, тому налаштуйте нагадування про строки звітування.
| Ознака | Трудовий договір | Договір із ФОП на послуги |
|---|---|---|
| Підпорядкування розпорядку | Працівник підпорядковується | Виконавець самостійний |
| Оплата | За процес і час роботи | За результат |
| Податки сплачує | ФОП як роботодавець | Виконавець самостійно |
| Соціальні гарантії | Відпустка, лікарняні, трудовий стаж | Відсутні |
| Повідомлення до ДПС | Обов’язкове | Не подається |
| Ризик перекваліфікації | Відсутній | Високий, якщо є ознаки трудових відносин |
Часті питання
Чи можна оформити працівника до ФОП без трудового договору?
Ні. Фактичний допуск до роботи без укладеного трудового договору є порушенням, за яке передбачені штрафи. Договір укладається в письмовій формі до початку роботи працівника.
Скільки коштує оформлення працівника до ФОП?
Державного збору за оформлення працівника не існує — процедура безкоштовна. Проте з першого місяця роботи ФОП зобов’язаний сплачувати ЄСВ у розмірі 22% від нарахованої зарплати, а мінімальну базу 22% мінімальної зарплати застосовують насамперед до основного працівника за повний місяць, якщо є база нарахування.
Чи може ФОП найняти працівника, якщо він сам є спрощенцем?
Так. ФОП-єдинник може наймати працівників з урахуванням групи: 1 група — без найманих осіб, 2 група — до 10, 3 група — без обмеження., але для цього він реєструється як платник ЄСВ і подає звітність із найманої праці. Обмеження на кількість працівників залежить від групи спрощеної системи.
Коли працівник може почати роботу після подання повідомлення до ДПС?
Повідомлення подається до початку роботи, тобто працівник може почати роботу після подання повідомлення, але з дати початку роботи, зазначеної в повідомленні та наказі/договорі. Подавати його заднім числом не можна.
Чи обов’язково ФОП вести трудову книжку працівника?
Облік трудової діяльності ведеться електронно; до паперової трудової книжки ФОП вносить записи на вимогу працівника. Запис робиться на підставі наказу про прийняття на роботу.
Які документи підтверджують, що працівника оформили правильно?
Правильність оформлення підтверджують: підписаний трудовий договір, виданий наказ про прийняття, електронні відомості про трудову діяльність, а паперова трудова книжка — лише якщо працівник просив внести запис, і подане повідомлення до ДПС. Зберігайте всі ці документи разом у кадровій справі.
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Докладніше.