Дистанційна робота — це не «домовленість на словах», а окремий режим, передбачений статтею 60-2 Кодексу законів про працю. Оформити її можна двома шляхами: для нового працівника — прописати умову про дистанційність у трудовому договорі; для того, хто вже працює, — підписати додаткову угоду до чинного договору, а потім видати наказ. Без письмового документа роботодавець не має права ані вимагати роботу поза офісом, ані відмовитися від компенсації обладнання.
На практиці питання «дистанційна робота як оформити» виникає у трьох типових ситуаціях: роботодавець хоче перевести частину команди на віддалений формат на постійній основі; працівник просить дозволити працювати з іншого міста чи з-за кордону; або компанія працює у воєнний час і змушена переводити людей дистанційно для безпеки. Далі розбираємо кожен крок без води.
Коротко
- Дистанційну роботу регулює стаття 60-2 КЗпП, а у воєнний час — окремий закон про трудові відносини.
- Для оформлення достатньо трудового договору або додаткової угоди до нього і наказу по підприємству чи у ФОП.
- Заробітна плата не зменшується лише через дистанційний формат роботи.
- Обладнання надає роботодавець або компенсує працівникові витрати на власне.
- Працівник сам планує робочий час, якщо договір не встановлює інше, але має бути на зв’язку в межах узгоджених годин.
Як оформити дистанційну роботу: договір, додаткова угода чи наказ?
Найпоширеніший сценарій — працівник уже оформлений, але сторони домовилися перевести його на віддалений режим. У такому разі потрібна письмова додаткова угода до трудового договору. Саме вона фіксує зміну істотних умов праці: місце виконання роботи, порядок комунікації, облік робочого часу, компенсацію. Усна згода керівника «працюй із дому, якщо треба» юридично не створює режиму дистанційної роботи і не захищає ні працівника, ні роботодавця.
Для нового працівника умова про дистанційність одразу вноситься до тексту трудового договору. Тоді окрема додаткова угода не потрібна. Але й у першому, і в другому випадку після підписання документів роботодавець видає наказ. У ньому зазначають дату початку дистанційної роботи, форму (постійна чи тимчасова), перелік обладнання або умови компенсації.
У визначених КЗпП випадках дистанційну роботу можна запровадити наказом роботодавця без обов’язкового письмового договору; воєнний стан сам по собі не є єдиною підставою., — але лише тоді, коли для цього є обґрунтована потреба, наприклад загроза безпеці людей. Така можливість передбачена Законом України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Працівник має бути повідомлений, а згодом, коли обставини зміняться, може ініціювати повернення до попереднього режиму.
Що обов’язково має містити договір про дистанційну роботу?
Стаття 60-2 КЗпП вимагає, щоб у трудовому договорі про дистанційну роботу було чітко визначено як мінімум кілька позицій. Перша — порядок і строки забезпечення працівника обладнанням, програмно-технічними засобами, засобами захисту інформації. Якщо працівник використовує власний ноутбук чи телефон, у договорі прописують розмір і порядок компенсації таких витрат.
Друга обов’язкова умова — порядок і строки подання працівником звітів про виконану роботу. Це може бути щоденний звіт у месенджері, табель у корпоративній системі або інша форма, яку сторони погодили письмово. Без зафіксованого способу звітування роботодавцеві складно довести, що робота виконувалася, а працівникові — що він має право на оплату.
Третя умова — режим робочого часу і відпочинку. Закон допускає, що дистанційний працівник розподіляє свій час самостійно, якщо інше не зазначено в договорі. Водночас у договорі можна встановити конкретні години, протягом яких працівник зобов’язаний бути на зв’язку. Це вигідно обом сторонам: працівник знає свої межі, роботодавець не очікує відповіді о десятій вечора.
Окремо варто зафіксувати, які витрати покриває роботодавець: інтернет, мобільний зв’язок, електроенергію, амортизацію техніки. Якщо цього не зробити, пізніше виникне суперечка, яку доведеться вирішувати через Держпраці або суд.
Хто платить за ноутбук, інтернет і телефон?
Питання обладнання сторони визначають у трудовому договорі: роботодавець може надати техніку або погодити використання працівником власної з компенсацією. Це може бути корпоративний ноутбук, телефон, доступ до робочої пошти та систем. Передають техніку за актом приймання-передачі, а після припинення договору працівник зобов’язаний її повернути.
Якщо працівник використовує власне чи орендоване обладнання, розмір, порядок і строки компенсації слід визначити у трудовому договорі про дистанційну роботу. Йдеться не про премію чи бонус, а про відшкодування: амортизація техніки, інтернет, електроенергія, засоби зв’язку. Розмір і періодичність компенсації — предмет домовленості, але її відсутність у договорі є порушенням. Наприклад, якщо працівник використовує особистий ноутбук вартістю 30 000 грн і сплачує 500 грн за інтернет щомісяця, компенсація може становити фіксовану суму або розраховуватися за узгодженою формулою.
| Ознака | Дистанційна робота | Надомна робота |
|---|---|---|
| Місце виконання | Будь-яке місце поза приміщенням роботодавця | Фіксована адреса житла працівника |
| Інструменти | Переважно інформаційно-комунікаційні технології | Ручна або виробнича праця, матеріали роботодавця |
| Результат | Інтелектуальна чи творча праця, послуги онлайн | Виготовлена продукція чи виконана фізична робота |
| Правова норма | Стаття 60-2 КЗпП | Стаття 60-1 КЗпП |
Чи можна відмовитися від дистанційної роботи або повернутися в офіс?
Так, але це залежить від того, як режим було запроваджено. Якщо працівник приймався на роботу одразу з умовою про дистанційність, змінити її на роботу в офісі можна лише за взаємною згодою — через додаткову угоду і новий наказ. Одностороння вимога роботодавця «з понеділка всі в офісі» не діє, якщо договір такої можливості не передбачає.
Коли дистанційний режим був уведений наказом під час воєнного стану без згоди працівника, ситуація інша. Після усунення причин, що змусили перейти на дистанційну форму, сторони повертаються до договірних умов. Працівник може звернутися до роботодавця із заявою про відновлення звичайного режиму, але остаточне рішення ухвалюється з урахуванням безпекової ситуації та потреб виробництва.
Варто пам’ятати: в Україні немає безумовного права працівника вимагати дистанційну роботу, якщо роботодавець проти. Це питання домовленості. Колективним договором можна закріпити категорії працівників, які мають пріоритетне право на дистанційний формат, — і тоді відмова без поважних причин буде неправомірною.
Як оплачується дистанційна робота?
Заробітна плата дистанційного працівника не залежить від місця виконання роботи. Стаття 60-2 КЗпП забороняє зменшувати оплату лише через те, що людина працює віддалено. Якщо посада передбачає посадовий оклад, відрядну чи погодинну оплату — усі ці форми зберігаються. Виплата проводиться у строки, встановлені Законом України «Про оплату праці».
Окремо від зарплати йде компенсація за обладнання, інтернет і зв’язок. Вона не вважається частиною заробітної плати, а отже, не впливає на розрахунок відпускних чи лікарняних. Водночас працівник повинен розуміти: якщо компенсацію не передбачено в договорі, вимагати її заднім числом буде складно.
Роботодавець веде табель обліку робочого часу для всіх працівників, включно з дистанційними. У табелі зазначають фактично відпрацьовані дні або години згідно з умовами договору. Це важливо для нарахування зарплати й обліку робочого часу; страховий стаж працівника підтверджується даними персоніфікованого обліку та відомостями про сплату внесків.
Які ризики та що варто перевірити перед підписанням?
Перший ризик для працівника — розмитий робочий час. Якщо в договорі написано «бути на зв’язку протягом робочого дня», але не вказано конкретних годин, роботодавець може очікувати відповіді фактично цілодобово. Тому варто зафіксувати проміжок, наприклад з 9:00 до 18:00 з перервою на обід.
Другий ризик — незрозуміла компенсація. Якщо в договорі написано лише «компенсація узгоджується додатково», а додаткової угоди немає, працівник залишається без відшкодування витрат на інтернет і техніку. У такому разі слід наполягати на конкретній сумі або формулі розрахунку ще до підписання.
Для роботодавця основний ризик — неможливість контролювати робочий процес і підтвердити виконання завдань. Якщо немає системи звітності, табелювання і чітких індикаторів, спір про оплату чи дисципліну може закінчитися скаргою до Держпраці. Крім того, Для дистанційної роботи роботодавець проводить інструктаж з охорони праці і пожежної безпеки в межах використання обладнання та засобів, рекомендованих або наданих роботодавцем., інформацію про запобігання перевантаженню. Це передбачено Законом України «Про охорону праці».
Що каже закон
Основний документ — Кодекс законів про працю України, стаття 60-2 якого визначає поняття дистанційної роботи, вимоги до договору, обов’язок компенсувати обладнання і гарантії щодо робочого часу. Поруч із нею діє стаття 60-1 про надомну роботу — не плутайте ці два режими.
У період воєнного стану особливості запровадження дистанційної роботи встановлює Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану». Питання виплати заробітної плати, строків і відповідальності за її затримку регулює Закон України «Про оплату праці».
Покроково
- Визначте тип дистанційної роботи: постійна, тимчасова або змішана (кілька днів з дому, решта — в офісі).
- Для нового працівника — укладіть трудовий договір із пунктом про дистанційний характер роботи та всіма обов’язковими умовами.
- Для чинного працівника — підпишіть додаткову угоду про запровадження дистанційної роботи до основного договору.
- Видайте наказ про дистанційну роботу із зазначенням дати початку, форми і відповідальних осіб.
- Погодьте обладнання: передайте корпоративну техніку за актом або встановіть компенсацію за власне.
- Зафіксуйте графік роботи, спосіб комунікації, форму звітності та правила табелювання.
- Ознайомте працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку в частині дистанційної роботи та проведіть інструктаж з охорони праці.
Документи
- зразок заяви на дистанційну роботу — потрібний, коли ініціатива перейти на віддалений формат виходить від працівника.
- зразок трудового договору — використовується для оформлення нового працівника, зокрема з умовою про дистанційність.
- зразок наказу про прийняття на роботу у ФОП — для фіксації рішення ФОП-роботодавця про прийняття і режим роботи.
- зразок наказу про графік роботи працівників — для встановлення робочого часу і періодів доступності дистанційних працівників.
- зразок договору про нерозголошення конфіденційної інформації — якщо віддалений працівник має доступ до комерційної таємниці чи персональних даних.
Строки, штрафи, типові помилки
- Окремих строків для оформлення дистанційної роботи немає: додаткова угода діє з дати, зазначеної в ній, і не раніше письмової згоди працівника.
- Помилка: оформити дистанційну роботу лише наказом поза випадками, коли закон дозволяє це без обов’язкового письмового договору. Наслідок — оскарження, поновлення попередніх умов, а за скаргою до Держпраці можливий штраф згідно зі статтею 265 КЗпП.
- Помилка: не платити компенсацію за власне обладнання, інтернет чи зв’язок. Це пряме порушення статті 60-2 КЗпП.
- Помилка: зменшувати посадовий оклад лише тому, що працівник перейшов на дистанційний формат. Така дія є незаконною.
- Помилка: оформити дистанційного працівника за цивільно-правовим договором ЦПХ, якщо фактично він виконує трудову функцію з підпорядкуванням графіку. Це ризик визнання відносин трудовими і значних штрафів.
- Важливо: роботодавець зобов’язаний повідомити працівника про нарахування зарплати так само, як і в офісі, — письмово чи через захищені електронні канали.
Часті питання
Чи зараховується дистанційна робота до страхового стажу?
Так, якщо трудовий договір оформлено належним чином і роботодавець сплачує єдиний внесок. Форма виконання роботи — в офісі чи віддалено — не впливає на нарахування стажу.
Чи можна працювати дистанційно з-за кордону?
КЗпП прямо не забороняє цього, але виникають питання податкового резидентства, соціального страхування та виконання обов’язків роботодавця. Перед виїздом варто письмово погодити з роботодавцем місце перебування та умови.
Чи обов’язково укладати окремий договір про дистанційну роботу, якщо мене наймає ФОП?
Ні, окремого договору не потрібно. Достатньо одного трудового договору, у якому прописано умову про дистанційний характер роботи, компенсацію та звітність.
Що робити, якщо роботодавець не платить компенсацію за власний інтернет і техніку?
Спершу письмово зверніться до роботодавця з вимогою виконати умови договору. Якщо відмовить — можна подати скаргу до Держпраці або позов до суду, посилаючись на статтю 60-2 КЗпП.
Чи може роботодавець разово викликати дистанційного працівника в офіс?
Так, якщо це передбачено договором або наказом. Разові виклики мають бути погоджені, а час перебування в офісі — зарахований як робочий і оплачений.
Чи потрібен окремий табель обліку робочого часу для дистанційного працівника?
Окремий табель не потрібен — працівника вносять до загального табеля. Але в договорі має бути визначено, як саме фіксуватимуться відпрацьовані дні або години.
Матеріал має інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Докладніше.